Beleidsregel Toegang niet-openbare informatie in dossiers betreffende uitvoering wetten verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen ten behoeve van onderzoek
De Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank,
AVG:Verordening (EU) 2016/679 bescherming natuurlijke personen i.v.m. verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
Commissie: Commissie van Advies voor de Sociale Verzekeringsbank inzake wetenschappelijk, statistisch en historisch onderzoek en onderzoeksjournalistiek betreffende uitvoering wetten verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen;
d)
derde-belanghebbende: belanghebbende – niet zijnde de verzoeker – die naar verwachting bedenkingen zal hebben bij het verlenen van toegang tot (informatie uit) een dossier op verzoek;
e)
dossier: dossier betreffende uitvoering wetten verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen voor zover dit ziet op het oorlogsrelaas van een verzetsdeelnemer of oorlogsgetroffene. Medische gegevens vallen hier niet onder;
f)
Protocol: Protocol onderzoek dossiers verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen;
Een verzoek wordt schriftelijk ingediend. Dit kan per post of elektronisch via info.wvo@svb.nl.
Artikel
3
Ontvangstbevestiging
1
De RvB van de SVB bevestigt zo spoedig mogelijk de ontvangst van het verzoek aan de verzoeker.
2
Met de ontvangstbevestiging wordt verzoeker geïnformeerd over de afhandeling van het verzoek.
Artikel
4
Voorwaarden waar een verzoek aan moet voldoen
1
Een verzoek moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
•
het verzoek is gedaan ten behoeve van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek;
•
het verzoek ziet op een specifiek dossier of meerdere specifieke dossiers. Algemene verzoeken worden niet in behandeling genomen;
•
het verzoek bevat een onderzoeksopzet dat voldoet aan de vereisten die het protocol van de Commissie stelt;
•
een bericht van overlijden van de betrokken persoon of een uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon dient te worden verstrekt. Indien het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost dient dit gemotiveerd te worden;
•
de verzoeker dient te motiveren of, en zo ja waarom, het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is;
•
verzoeker dient te onderbouwen dat bij de uitvoering van het onderzoek in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van degene op wie het dossier betrekking heeft niet onevenredig wordt geschaad.
2
Indien het verzoek niet voldoende specifiek is, niet compleet is of indien de RvB van de SVB anderszins vragen heeft ten aanzien van het verzoek, wordt de verzoeker in de gelegenheid gesteld het verzoek respectievelijk te preciseren, aan te vullen of de vragen te beantwoorden.
3
Indien het verzoek niet voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in het eerste lid, wordt het verzoek afgewezen zonder dat hiervoor advies aan de Commissie gevraagd hoeft te worden. De RvB van de SVB maakt deze afwijzing schriftelijk bekend aan de verzoeker.
Artikel
5
Advies van de Commissie
1
Voldoet het verzoek aan de voorwaarden als bedoeld in artikel 4, eerste lid, en is het voldoende specifiek, compleet en ook anderszins duidelijk dan wordt het verzoek ter advisering doorgestuurd naar de Commissie. Hiervan wordt gelijktijdig melding gemaakt aan de verzoeker.
2
De Commissie brengt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen acht weken, na ontvangst door de Commissie van het verzoek, advies uit aan de RvB van de SVB over het verzoek.
3
De Commissie baseert haar advies op het Protocol dat wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
4
Het advies van de Commissie bindt de RvB van de SVB niet.
De RvB van de SVB kan het verzoek toewijzen, gedeeltelijk toewijzen of geheel afwijzen.
3
Indien het verzoek op grond van artikel 5 wordt doorgestuurd voor advies aan de Commissie, wordt in de beslissing van de RvB van de SVB het advies van de Commissie betrokken.
4
De RvB van de SVB kan voorwaarden stellen aan het verlenen van toegang. De volgende voorwaarden worden in elk geval aan een (gedeeltelijke) toewijzing verbonden:
•
de informatie kan enkel worden ingezien op het kantoor van de SVB waar de dossiers zich bevinden.
•
het is niet toegestaan om kopieën of foto’s te maken van (documenten uit) de dossiers;
•
inzage van de dossiers kan alleen op afspraak;
•
de verkregen informatie wordt niet verder verspreid zonder voorafgaand besluit van de RvB als bedoeld in artikel 8.
Artikel
7
Termijn
1
De RvB van de SVB beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek, doch uiterlijk binnen acht weken gerekend vanaf de dag na die waarop het verzoek is ontvangen.
2
De RvB van de SVB kan de beslissing verdagen en doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan verzoeker. Daarbij vermeldt de RvB van de SVB binnen welke redelijke termijn op het verzoek beslist wordt.
3
Indien het verzoek op grond van artikel 5 wordt doorgestuurd voor advies aan de Commissie, wordt de beslistermijn als bedoeld in het eerste lid opgeschort voor de periode die de Commissie nodig heeft om tot een advies te komen.
4
Indien toepassing wordt gegeven aan artikel 4:8 van de Awb, wordt aan de verzoeker medegedeeld dat de beslistermijn is opgeschort tot en met de dag waarop door derde-belanghebbenden zienswijzen naar voren zijn gebracht of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
5
Indien de opschorting, bedoeld in het vierde lid, eindigt, doet de RvB van de SVB daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de verzoeker, onder vermelding van de termijn binnen welke alsnog besloten moet worden.
6
Indien de RvB van de SVB heeft besloten het verzoek toe te wijzen, wordt de toegang verleend tenzij naar verwachting een derde-belanghebbende bezwaar daartegen heeft, in welk geval de toegang wordt verleend twee weken nadat de beslissing is bekendgemaakt. Indien wordt verzocht om een voorlopige voorziening als bedoeld in artikel 8:81 van de Awb, wordt de toegang niet verleend totdat de voorzieningenrechter uitspraak heeft gedaan of het verzoek is ingetrokken.
7
Indien de RvB van de SVB heeft besloten de toegang te verlenen kan daaraan een termijn worden verbonden waarbinnen ook gebruik moet worden gemaakt van de geboden mogelijkheid.
Artikel
8
Beslissing tot publicatie
1
De verzoeker is gehouden voor enige publicatie of anderszins verspreiding van de verkregen informatie een aanvraag tot publicatie in te dienen bij de RvB van de SVB.
2
De in het eerste lid bedoelde aanvraag tot publicatie is een verzoek als bedoeld in artikel 4.1 van de Woo en zal dienovereenkomstig worden afgehandeld.
3
De in het eerste lid bedoelde aanvraag tot publicatie dient mede te omvatten de informatie die verzoeker voornemens is openbaar te maken of anderszins te verspreiden waarbij duidelijk wordt gemaakt welke informatie daarvan verkregen is door de aan verzoeker geboden toegang als gevolg van het beslissing tot toegang als bedoeld in artikel 6.
4
Indien de voorgenomen publicatie gegevens bevat van derde-belanghebbenden die nog in leven zijn dient de verzoeker aan te tonen dat de derde-belanghebbenden uitdrukkelijke toestemming hebben verleend voor de publicatie van de op hen betrekking hebbende gegevens.
5
De verzoeker overlegt na de beslissing van de RvB van de SVB op de in het eerste lid bedoelde aanvraag de uiteindelijke publicatie aan de RvB van de SVB.