Verdrag tot oprichting van het Europees Bureau voor Communicatie (EBC) 's-Gravenhage op 23 juni 1993, zoals gewijzigd te Kopenhagen op 9 april 2002

1

A European Communications Office, hereinafter referred to as the „ECO”, is hereby established.

2

The Headquarters of the ECO shall be in Copenhagen, Denmark.

1

The primary functions of the ECO shall be:

• 1.

  to provide a centre of expertise which shall act as a focal point, identifying problem areas and new possibilities in the postal and electronic communications field and to advise the CEPT Presidency and the CEPT Committees accordingly;

• 2.

  to draft long-term plans for future use of scarce resources utilised by electronic communications on a European level;

• 3.

  to liaise with the national authorities, as appropriate;

• 4.

  to study regulatory issues in the postal and electronic communications field;

• 5.

  to conduct consultations on specific topics;

• 6.

  to maintain a record of important CEPT Committee actions and of the implementation of relevant CEPT Decisions and Recommendations;

• 7.

  to provide the CEPT Committees with status reports at regular intervals;

• 8.

  to liaise with the European Union and with the European Free Trade Association;

• 9.

  to support the CEPT Presidency, inter alia in maintaining the Rolling Policy Agenda;

• 10.

  to provide support and studies for the CEPT Committees, inter alia for proposing a work programme for CEPT on the basis of the Rolling Policy Agenda;

• 11.

  to support CEPT Working Groups and Project Teams, in particular in the arrangement of specific consultation meetings;

• 12.

  to be the custodian of the CEPT archives and to disseminate CEPT information as appropriate.

2

In carrying out the above functions related to consultation meetings, the ECO shall develop and maintain up-to-date procedures designed to enable organisations in Europe with a relevant interest in the use of postal and electronic communications – including government departments, public operators, manufacturers, users and private network operators, service providers, research establishments and standards-making bodies or organisations representing groups of such parties – to subscribe to relevant information on a regular basis and to participate in these consultation meetings in an equitable manner having regard to their particular interests.

3

In addition to the functions mentioned in paragraph 1 the ECO shall organise regular meetings open to organisations mentioned in paragraph 2 to provide an opportunity to discuss the activities and the future work programmes of the CEPT Committees and the ECO.

1

The ECO shall have legal personality. The ECO shall enjoy full capacity necessary for the exercise of its functions and the achievement of its purposes, and may in particular:

• 1.

  enter into contracts;

• 2.

  acquire, lease, hold and dispose of movable and immovable property;

• 3.

  be a party to legal proceedings; and

• 4.

  conclude agreements with States or international organisations.

2

The Director and the Staff of the ECO shall have privileges and immunities in Denmark as defined in an Agreement concerning the Headquarters of the ECO between the ECO and the Government of Denmark.

3

Other countries may grant similar privileges and immunities in support of the ECO's activities in such countries, in particular with regard to immunity from legal process in respect of words spoken and written and all acts performed by the Director and the Staff of the ECO in their official capacity.

1

The Council shall consist of representatives of the Contracting Parties.

2

The Council shall elect its Chairman and Vice-Chairman, who shall be a representative of a Contracting Party. The term of office shall be three years, renewable for one period. The Chairman shall have authority to act on behalf of the Council.

3

Representatives of the CEPT Presidency and the CEPT Committees, the European Commission and of the Secretariat of the European Free Trade Association may participate in the Council with the status of Observer.

1

The Council shall be the supreme decision-making body of the ECO and shall in particular:

• 1.

  determine the ECO's policy on technical and administrative matters;

• 2.

  approve the work programme, the budget and the accounts;

• 3.

  determine the number of staff and their terms of employment;

• 4.

  appoint the Director and the Staff;

• 5.

  enter into contracts and agreements on behalf of the ECO;

• 6.

  adopt amendments to this Convention in accordance with Articles 15 and 20; and

• 7.

  take all measures necessary for the fulfilment of the purposes of the ECO within the framework of this Convention.

2

The Council shall establish all necessary rules for the proper functioning of the ECO and its organs.

1

Decisions of the Council shall be reached by consensus as far as possible. If consensus cannot be reached a decision shall be taken by a two-thirds majority of the weighted votes cast.

2

The weighting of the individual votes of the Council shall be in accordance with Annex A.

3

Proposals to amend this Convention, including the Annexes, shall be considered only if they are supported by at least 25% of the total weighted votes of all Contracting Parties.

4

For all decisions of the Council, a quorum must exist at the time when the decision is made which:

• 1.

  for decisions relating to amendments to this Convention and its Annexes, is equivalent to at least two thirds of the total weighted votes of all Contracting Parties;

• 2.

  for all other decisions, is equivalent to at least one half of the total weighted votes of all Contracting Parties.

5

Observers to the Council may participate in the discussions but shall not have the right to vote.

1

The Director shall act as the legal representative of the ECO and shall have the authority, within limits agreed by the Council, to enter into contracts on behalf of the ECO. The Director may delegate this authority, in whole or in part, to the Deputy Director.

2

The Director shall be responsible for the proper execution of all internal and external activities of the ECO in accordance with this Convention, the Headquarters Agreement, the work programme, the budget, and directives and guidelines given by the Council.

3

A set of Staff Rules shall be established by the Council.

1

The financial year of the ECO shall run from the 1st of January to the 31st of December following.

2

The Director shall be responsible for preparing the annual budget and annual accounts for the ECO and submitting them for consideration and approval as appropriate by the Council.

3

The budget shall be prepared taking into account the requirements of the work programme established in accordance with Article 10. The timetable for submitting and approving the budget, in advance of the year to which it applies, shall be determined by the Council.

4

A set of detailed financial regulations shall be established by the Council. They shall, inter alia, contain provisions about the timetable for the submission and approval of the annual accounts of the ECO and provisions concerning the audit of the accounts.

1

The capital expenditure and the current operating expenses of the ECO, excluding costs related to Council meetings, shall be borne by the Contracting Parties, who shall share the costs on the basis of the contributory units in accordance with the table in Annex A, which is an integral part of this Convention.

2

This shall not preclude the ECO, after decision by the Council, from carrying out work for third parties, including the CEPT Presidency, on a cost-recovery basis.

3

Costs related to Council meetings shall be borne by the inviting Contracting Party or, if there is no inviting Contracting Party, by the ECO. Travel and subsistence expenses shall be borne by the Contracting Parties represented.

1

A State becomes a Contracting Party to this Convention either by the procedure of Article 14 or by the procedure of Article 15.

2

On a State becoming a Contracting Party to this Convention, the contributory unit referred to in Annex A, as amended in accordance with Article 15, shall apply.

1

Any State whose Telecommunications Administration is a Member of CEPT may become a Contracting Party by:

• 1.

  signature without reservation as to ratification, acceptance or approval, or

• 2.

  signature subject to ratification, acceptance or approval, followed by ratification, acceptance or approval.

2

This Convention shall be open for signature as of the 23rd of June 1993 until it enters into force, and shall thereafter remain open for accession.

1

This Convention shall be open for accession by any State whose Administration is a Member of CEPT.

2

After consultation with the acceding State, the Council shall adopt the necessary amendments to Annex A. Notwithstanding paragraph 2 of Article 20, such amendment shall enter into force on the first day of the second month following the date on which the Government of Denmark has received the instrument of accession of that State.

3

The instrument of accession shall express the consent of the acceding State with the adopted amendments of Annex A.

1

This Convention shall enter into force on the first day of the second month following the date on which the Government of Denmark has received sufficient signatures and, if required, instruments of ratification, acceptance or approval from Contracting Parties, so as to ensure that at least 80% of the maximum possible number of contributory units referred to in Annex A have been committed.

2

After entry into force of this Convention each subsequent Contracting Party shall be bound by its provisions including amendments in force as from the first day of the second month following the date on which the Government of Denmark has received that party's instrument of ratification, acceptance, approval or accession.

1

After this Convention has been in force for two years, any Contracting Party may denounce it by giving notice in writing to the Government of Denmark, who shall notify this denunciation to the Council, the Contracting Parties, the Director and the President of CEPT.

2

The denunciation shall take effect at the expiry of the next full financial year as specified in Article 11, paragraph 1, following the date of receipt of the notice of denunciation by the Government of Denmark.

1

Nothing in this Convention shall interfere with the sovereign right of each Contracting Party to regulate its own postal and electronic communications.

2

Each Contracting Party which is a Member State of the European Union will apply this Convention in accordance with its obligations under the relevant Treaties.

3

No reservation may be made to this Convention.

1

The Council may adopt amendments to this Convention subject to confirmation in writing by all Contracting Parties.

2

The amendments shall enter into force for all Contracting Parties on the first day of the third month after the Government of Denmark has notified the Contracting Parties of the receipt of notifications of ratification, acceptance or approval from all Contracting Parties.

1

The original of this Convention, with subsequent amendments, and instruments of ratification, acceptance, approval or accession shall be deposited in the archives of the Government of Denmark.

2

The Government of Denmark shall provide a certified copy of this Convention and the text of any amendment as adopted by the Council, to all States that have signed or acceded to this Convention and to the President of CEPT. Copies shall further be sent for information to the Director of ECO the Secretary-General of the Universal Postal Union, to the Secretary-General of the International Telecommunication Union, to the President of the European Commission and to the Secretary-General of the European Free Trade Association.

3

The Government of Denmark shall notify all States that have signed or acceded to this Convention and the President of CEPT, of all signatures, ratifications, acceptances, approvals and denunciations, as well as of the entry into force of this Convention and of each amendment. The Government of Denmark shall further notify all States that have signed or acceded to this Convention and the President of CEPT of the entry into force of each accession.

1

Hierbij wordt een Europees Bureau voor Communicatie opgericht, hierna te noemen het „EBC”.

2

De zetel van het EBC wordt gevestigd te Kopenhagen, Denemarken.

1

De voornaamste taken van het EBC zijn:

• 1.

  op te treden als coördinerend vaktechnisch centrum, dat probleemgebieden opspoort en zoekt naar nieuwe mogelijkheden op het gebied van postale en elektronische communicatie en hierover advies uitbrengt aan het voorzitterschap en de commissies van de CEPT;

• 2.

  lange-termijnplannen op te stellen voor het toekomstige gebruik van schaarse middelen door elektronische communicatie op Europese schaal;

• 3.

  wanneer nodig contacten te onderhouden met de nationale autoriteiten;

• 4.

  regelgevingskwesties te bestuderen op het gebied van postale en elektronische communicatie;

• 5.

  overleg te voeren over specifieke onderwerpen;

• 6.

  een register bij te houden van belangrijke activiteiten van commissies van de CEPT en van de uitvoering van de desbetreffende besluiten en aanbevelingen van de CEPT;

• 7.

  de commissies van de CEPT regelmatig voortgangsrapporten te verstrekken;

• 8.

  contacten te onderhouden met de Europese Unie en de Europese Vrijhandelsassociatie;

• 9.

  het voorzitterschap van de CEPT te ondersteunen, onder andere door het bijhouden van de Voortschrijdende Beleidsagenda;

• 10.

  ondersteuning te bieden aan en onderzoeken uit te voeren ten behoeve van de commissies van de CEPT, onder andere voor het voorstellen van een werkprogramma voor de CEPT op basis van de Voortschrijdende Beleidsagenda;

• 11.

  ondersteuning te bieden aan werkgroepen en projectteams van de CEPT, met name bij het organiseren van speciale overlegbijeenkomsten;

• 12.

  op te treden als beheerder van de archieven van de CEPT en zo nodig informatie van de CEPT te verspreiden.

2

Bij de uitvoering van de bovengenoemde taken met betrekking tot overlegbijeenkomsten ontwikkelt en actualiseert het EBC procedures om Europese organisaties die zijn betrokken bij het gebruik van postale en elektronische communicatie – waaronder ministeries, openbare exploitanten, producenten, gebruikers, exploitanten van particuliere netten, dienstverleners, onderzoeksinstellingen, normalisatie-instituten of organisaties die groepen van deze partijen vertegenwoordigen – in staat te stellen regelmatig relevante informatie te ontvangen en op billijke wijze aan deze overlegbijeenkomsten deel te nemen, gelet op hun specifieke belangen.

3

Naast de in het eerste lid genoemde taken belegt het EBC regelmatig vergaderingen die openstaan voor de in het tweede lid genoemde organisaties, teneinde hun de gelegenheid te bieden de activiteiten en toekomstige werkprogramma's van de commissies van de CEPT en het EBC te bespreken.

1

Het EBC bezit rechtspersoonlijkheid. Het EBC bezit volledige handelingsbekwaamheid, noodzakelijk om zijn taken te verrichten en zijn doelstellingen te verwezenlijken, en kan in het bijzonder:

• 1.

  overeenkomsten aangaan;

• 2.

  roerende en onroerende zaken aanschaffen, (ver)huren, houden en vervreemden;

• 3.

  in rechte optreden;

  en

• 4.

  verdragen sluiten met staten of internationale organisaties.

2

De Directeur en het personeel van het EBC genieten in Denemarken de voorrechten en immuniteiten als omschreven in een verdrag tussen het EBC en de Deense regering inzake de zetel van het EBC.

3

Andere landen kunnen soortgelijke voorrechten en immuniteiten verlenen ten behoeve van activiteiten van het EBC in die landen, in het bijzonder immuniteit van rechtsvervolging met betrekking tot het gesproken en geschreven woord en alle handelingen verricht door de Directeur en het personeel van het EBC in de uitoefening van hun officiële functies.

1

De Raad bestaat uit vertegenwoordigers van de Verdragsluitende Partijen.

2

De Raad kiest een Voorzitter en een Vice-voorzitter, die vertegenwoordigers zijn van een Verdragsluitende Partij. De zittingstermijn bedraagt drie jaar en kan met één termijn worden verlengd. De Voorzitter is bevoegd namens de Raad te handelen.

3

Vertegenwoordigers van het voorzitterschap van de CEPT en van de commissies van de CEPT, van de Europese Commissie en van het Secretariaat van de Europese Vrijhandelsassociatie kunnen in de Raad zitting nemen als waarnemer.

1

De Raad is het hoogste bestuursorgaan van het EBC en heeft in het bijzonder tot taak:

• 1.

  het beleid van het EBC te bepalen inzake technische en administratieve aangelegenheden;

• 2.

  het werkprogramma, de begroting en de boeken goed te keuren;

• 3.

  het aantal personeelsleden en hun arbeidsvoorwaarden vast te stellen;

• 4.

  de Directeur en het personeel te benoemen;

• 5.

  overeenkomsten en verdragen te sluiten namens het EBC;

• 6.

  wijzigingen op het Verdrag aan te nemen overeenkomstig de artikelen 15 en 20; en

• 7.

  alle maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het EBC in het kader van dit Verdrag.

2

De Raad stelt de nodige reglementen op om het EBC en zijn organen goed te doen functioneren.

1

Besluiten van de Raad worden voor zover mogelijk bij consensus genomen. Indien geen consensus kan worden bereikt, wordt een besluit genomen met een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte gewogen stemmen.

2

Het wegen van de afzonderlijke stemmen in de Raad geschiedt overeenkomstig Bijlage A.

3

Voorstellen tot wijziging van dit Verdrag, met inbegrip van de Bijlagen, worden slechts in overweging genomen indien zij worden gesteund door ten minste 25% van de totale gewogen stemmen van alle Verdragsluitende Partijen.

4

Voor elk besluit van de Raad moet op het tijdstip waarop het wordt genomen een quorum aanwezig zijn dat:

• 1.

  bij besluiten betreffende wijzigingen van dit Verdrag en de Bijlagen daarbij, gelijk is aan ten minste tweederde van de totale gewogen stemmen van alle Verdragsluitende Partijen;

• 2.

  bij alle andere besluiten, gelijk is aan ten minste de helft van de totale gewogen stemmen van alle Verdragsluitende Partijen.

5

Waarnemers kunnen aan de besprekingen van de Raad deelnemen, maar zij hebben geen stemrecht.

1

De Directeur treedt op als wettelijk vertegenwoordiger van het EBC en is, binnen de door de Raad overeengekomen grenzen, bevoegd namens het EBC overeenkomsten aan te gaan. De Directeur kan deze bevoegdheid geheel of gedeeltelijk delegeren aan de Adjunct-directeur.

2

De Directeur is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van alle interne en externe activiteiten van het EBC in overeenstemming met dit Verdrag, het zetelverdrag, het werkprogramma, de begroting en de door de Raad gegeven richtlijnen en aanwijzingen.

3

De Raad stelt een personeelsreglement op.

1

Het boekjaar van het EBC loopt van 1 januari tot en met 31 december.

2

De Directeur is belast met het opstellen van de jaarbegroting en de jaarrekeningen van het EBC en dient deze ter bestudering en/of goedkeuring voor te leggen aan de Raad.

3

Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de vereisten van het overeenkomstig artikel 10 vastgestelde werkprogramma. De termijnen voor indiening en goedkeuring van de begroting, voorafgaande aan het boekjaar waarop zij betrekking heeft, worden bepaald door de Raad.

4

De Raad stelt een gedetailleerd financieel reglement vast. Dit dient onder andere bepalingen te bevatten betreffende de termijnen voor indiening en goedkeuring van de jaarrekeningen van het EBC alsmede bepalingen betreffende de accountantscontrole daarvan.

1

De kapitaaluitgaven en de lopende bedrijfsuitgaven van het EBC, met uitzondering van de kosten verbonden aan de vergaderingen van de Raad, worden over de Verdragsluitende Partijen omgeslagen overeenkomstig de bijdragen-eenheden genoemd in de tabel in Bijlage A, die een integrerend deel van dit Verdrag uitmaakt.

2

Dit belet het EBC niet, na een besluit van de Raad, werk voor derden te verrichten, met inbegrip van het voorzitterschap van de CEPT, tegen vergoeding van de kosten.

3

Kosten verbonden aan vergaderingen van de Raad worden gedragen door de Verdragsluitende Partij die als gastheer optreedt, of bij het ontbreken daarvan, door het EBC. Reis- en verblijfkosten worden gedragen door de vertegenwoordigde Verdragsluitende Partijen.

1

Een Staat wordt Partij bij dit Verdrag via de procedure van artikel 14, dan wel via de procedure van artikel 15.

2

Zodra een Staat Partij bij dit Verdrag wordt, is de bijdragen-eenheid genoemd in Bijlage A, zoals gewijzigd overeenkomstig artikel 15, van toepassing.

1

Een Staat waarvan de telecommunicatie-administratie lid is van de CEPT kan Verdragsluitende Partij worden door middel van:

• 1.

  ondertekening zonder voorbehoud van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring, of

• 2.

  ondertekening onder voorbehoud van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring, gevolgd door bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring.

2

Dit Verdrag staat open voor ondertekening vanaf 23 juni 1993 tot de datum van inwerkingtreding en blijft daarna openstaan voor toetreding.

1

Dit Verdrag staat open voor toetreding door een Staat waarvan de administratie lid is van de CEPT.

2

Na overleg met de toetredende Staat neemt de Raad de noodzakelijke wijzigingen van Bijlage A aan. In afwijking van artikel 20, tweede lid, wordt een dergelijke wijziging van kracht op de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum waarop de Deense regering de akte van toetreding van die Staat heeft ontvangen.

3

Uit de akte van toetreding dient te blijken dat de toetredende Staat instemt met de aangenomen wijzigingen van Bijlage A.

1

Dit Verdrag treedt in werking op de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum waarop de Deense regering voldoende ondertekeningen en, indien vereist, akten van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring van Verdragsluitende Partijen heeft ontvangen, zodat verzekerd is dat ten minste 80% van het maximum aantal bijdragen-eenheden genoemd in Bijlage A is bereikt.

2

Na de inwerkingtreding van dit Verdrag is iedere nieuwe Verdragsluitende Partij gebonden door de bepalingen ervan, met inbegrip van de van kracht zijnde wijzigingen, vanaf de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum waarop de Deense Regering de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding van die Partij heeft ontvangen.

1

Na het verstrijken van twee jaar na de inwerkingtreding van dit Verdrag kan elke Verdragsluitende Partij dit opzeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Deense regering, die kennisgeving van deze opzegging doet aan de Raad, de Verdragsluitende Partijen, de Directeur en de Voorzitter van de CEPT.

2

De opzegging wordt van kracht na het verstrijken van het volgende volledige boekjaar, zoals omschreven in artikel 11, eerste lid, na de datum van ontvangst van de kennisgeving van opzegging door de Deense regering.

1

Dit Verdrag laat het soevereine recht van elke Verdragsluitende Partij om haar eigen postale en elektronische communicatie te regelen onverlet.

2

Elke Verdragsluitende Partij die lidstaat is van de Europese Unie past dit Verdrag toe overeenkomstig haar verplichtingen ingevolge de desbetreffende verdragen.

3

Ten aanzien van dit Verdrag kan geen enkel voorbehoud worden gemaakt.

1

De Raad kan wijzigingen van dit Verdrag aannemen, onder voorbehoud van schriftelijke bevestiging door alle Verdragsluitende Partijen.

2

De wijzigingen treden voor alle Verdragsluitende Partijen in werking op de eerste dag van de derde maand nadat de Deense regering de Verdragsluitende Partijen in kennis heeft gesteld van de ontvangst van kennisgevingen van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring van alle Verdragsluitende Partijen.

1

Het origineel van dit Verdrag, alsmede latere wijzigingen daarop, en de akten van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding worden nedergelegd in het archief van de Deense regering.

2

De Deense regering doet een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van dit Verdrag en van de tekst van eventuele door de Raad aangenomen wijzigingen toekomen aan alle Staten die het Verdrag hebben ondertekend of hiertoe zijn toegetreden en aan de Voorzitter van de CEPT. Voorts worden ter kennisgeving afschriften toegezonden aan de Directeur van het EBC, de Secretaris-Generaal van de Wereldpostunie, de Secretaris-Generaal van de Internationale Unie voor Telecommunicatie, de Voorzitter van de Europese Commissie en de Secretaris-Generaal van de Europese Vrijhandelsassociatie.

3

De Deense regering stelt alle Staten die het Verdrag hebben ondertekend of hiertoe zijn toegetreden en de Voorzitter van de CEPT in kennis van alle ondertekeningen, bekrachtigingen, aanvaardingen, goedkeuringen en opzeggingen, alsmede van de inwerkingtreding van dit Verdrag en van elke wijziging. De Deense regering stelt alle Staten die dit Verdrag hebben ondertekend of hiertoe zijn toegetreden en de Voorzitter van de CEPT voorts in kennis van elke toetreding die van kracht wordt.