Verdrag tot oprichting van het Internationaal Instituut voor democratie en verkiezingsondersteuning

1

The Parties to this Agreement hereby establish the International Institute for Democracy and Electoral Assistance, as an inter-governmental organization, hereinafter referred to as the Institute.

2

The headquarters of the Institute shall be in Stockholm, unless the Council decides to relocate the Institute elsewhere. The Institute may establish offices in other locations as required to support its programme.

3

The Institute shall possess full juridical personality and enjoy such capacities as may be necessary to exercise its functions and fulfill its objectives, inter alia, the capacity to:

• a)

  acquire and dispose of real and personal property;

• b)

  enter into contracts and other types of agreements;

• c)

  employ persons and accept seconded personnel on loan;

• d)

  institute and defend in legal proceedings;

• e)

  invest the money and properties of the Institute; and

• f)

  take other lawful action necessary to accomplish the objectives of the Institute.

1

The objectives of the Institute are:

• a)

  to promote and advance sustainable democracy worldwide;

• b)

  to improve and consolidate democratic electoral processes worldwide;

• c)

  to broaden the understanding and promote the implementation and dissemination of the norms, rules and guidelines that apply to multi-party pluralism and democratic processes;

• d)

  to strengthen and support national capacity to develop the full range of democratic instruments;

• e)

  to provide a meeting-place for exchanges between all those involved in electoral processes in the context of democratic institution-building;

• f)

  to increase knowledge and enhance learning about democratic electoral processes; and

• g)

  to promote transparency and accountability, professionalism and efficiency in the electoral process in the context of democratic development.

2

In order to accomplish the foregoing objectives, the Institute may engage in the following type of activities:

• a)

  develop networks globally in the sphere of electoral processes;

• b)

  establish and maintain information services;

• c)

  provide advice, guidance and support on the role of government and opposition, political parties, electoral commissions, an independent judiciary, the media and other aspects of the electoral process in a pluralistic democratic context;

• d)

  encourage research and the dissemination and application of research findings within the Institute’s sphere of competence;

• e)

  organize and facilitate seminars, workshops and training on free and fair elections in the context of pluralistic democratic systems; and

• f)

  engage in other activities related to elections and democracy as the need arises.

1

The Institute may establish cooperative relationships with other organizations, including international, inter-governmental and non-governmental organisations, with a view to furthering the objectives of the Institute.

2

The Institute may also invite organizations with which it shares similar objectives in democracy building, to enter into a strategic partnership for mutual cooperation on a medium or long term basis.

1

Members of the Institute are Governments of States Parties to this Agreement.

2

To qualify for membership, States need to:

• a)

  subscribe to the objectives and activities of the Institute, as stated in Article II, undertake to further these objectives and support activities and to assist the Institute to carry out its programme of work;

• b)

  demonstrate, by example in their own State, their commitment to the rule of law, human rights, the basic principles of democratic pluralism and strengthening democracy

• c)

  undertake to engage in the governance of the Institute and share in the financing responsibility, in accordance with Article V.

3

Membership may be suspended for members who no longer meet the requirements of paragraph 2 of this Article. A decision on suspension is taken by the Council by a two thirds majority.

1

The Institute shall obtain its financial resources through such means as voluntary contributions and donations by governments and others; programme sponsorship or project funding; publications and other revenue; interest income from trusts, endowments and investments.

2

Members are encouraged to support the Institute by annual contributions, programme sponsorship, project funding and/or other means.

3

Members shall not be responsible, individually or collectively, for any debts, liabilities or obligations of the Institute.

1

The Council shall be composed of one representative of each Member.

2

The Council shall meet once a year in ordinary sessions. An extraordinary session of the Council be convened upon the initiative of one-fifth of its Members.

3

The Council shall adopt its rules of procedure.

4

The Council shall

• a)

  elect one Chair and two Vice Chairs;

• b)

  appoint the Secretary-General, for a term of up to five years, subject to renewal;

• c)

  appoint individuals to the Institute’s Board of Advisers;

• d)

  appoint the Auditors

5

The Council shall:

• a)

  give the overall direction to the Institute’s work

• b)

  review progress in meeting its objectives;

• c)

  approve the annual work programme and budget;

• d)

  approve the audited financial statements;

• e)

  approve new Members by two-thirds majority;

• f)

  approve suspension of Members by a two-thirds majority

• g)

  issue by-laws and guidelines, as required; and

• h)

  set up committees and/or working groups, as required,

• i)

  and perform all other functions necessary to promote and protect the interests of the Institute.

6

The Council shall in principle take decisions by consensus. If no consensus is reached, despite efforts made, the Chair may decide to proceed to a vote. A vote shall also be held if so requested by a Member. Except where this Agreement provides otherwise, a decision shall be taken by a simple majority of the votes cast. Each Member shall be entitled to one vote, and in the case of an equality of votes, the Chair may cast the deciding vote. Between Council meetings, decisions may be taken by written procedure.

7

The Council may invite observers to its meetings.

8

The Council shall appoint a Steering Committee composed of the Council Chair and the two Vice Chairs, the Chair and Vice-Chair of the Board of Advisers and a representative of the country in which the Institute has its headquarters. The Secretary-General shall be an ex-officio member of the Steering Committee. The Council may appoint other individuals to serve on the Steering Committee. The Steering Committee shall prepare meetings of the Council and act to further the interests of the Institute between Council meetings. The Council may delegate matters to the Steering Committee.

1

The Institute shall be assisted by a Board of Advisers of up to 15 members who shall be eminent personalities or experts from a wide variety of backgrounds. They shall be selected on the basis of their accomplishments and experience, whether professional or academic, in areas of importance for the activities of the Institute such as the field of law, electoral processes, politics, political science, peace building, conflict management and civil society. They shall serve in their personal capacities and not as representatives of governments or organizations. A member of the Board of Advisers shall be appointed for a term of up to three years and may be reappointed.

2

Members of the Board of Advisers shall be invited to perform tasks to strengthen the Institute and its mission and to enhance the quality and impact of its programme. They may be invited to represent the Institute and in other ways contribute to its activities. The Institute may organize an annual forum with the Board of Advisers and may also arrange meetings at national and/or regional level.

3

The Board of Advisers shall elect among themselves a Chair and a Vice-Chair who will also be members of the Steering Committee. The members of the Board of Advisers may particularly be invited to comment and give advice on membership issues and on the selection of the Secretary General.

1

The Institute shall have a Secretariat headed by a Secretary-General who shall be responsible to the Council

2

The Secretary-General shall in particular:

• a.

  provide strategic leadership for the Institute

• b.

  report on the overall implementation of the Institute’s activities

• c.

  represent the Institute externally and develop strong relations with Member States and other constituencies

3

The Secretary-General shall appoint staff as required to carry out the programme of the Institute.

1

The Secretary-General shall be the Depositary of this Agreement.

2

The Secretary-General shall communicate all notifications relating to the Agreement to all Members.

3

The Secretary-General shall communicate to all members the date of entry into force of amendments in accordance with Article XIV paragraph 2.

1

The Institute may be dissolved, if a four-fifths majority of all Member States determines that the Institute is no longer required or that it is no longer able to function effectively.

2

In case of dissolution, any assets of the Institute which remain after payment of its legal obligations shall be distributed to institutions having objectives similar to those of the Institute as decided by the Council.

1

This Agreement may be amended by a two-thirds majority vote of all the Parties to it. A proposal for such an amendment shall be circulated at least eight weeks in advance.

2

Amendments will enter into force thirty days after the dated on which two-thirds of the Parties have notified the Depositary that they have fulfilled the formalities required by national legislation with respect to the amendments. It shall then be binding on all Members.

1

Any Party to this Agreement may withdraw from it. A Party wishing to withdraw from this Agreement, shall give written notice to the Depositary six months in advance of its formal notification, to allow the Institute to inform the other Parties to this Agreement and to initiate discussions as required.

2

A formal decision to withdraw shall become effective six months after the date on which this has been notified to the Depositary.

1

The original agreement between the founding Members of the Institute was open for signature by States participating in the Founding Conference, held in Stockholm on the 27th February 1995, and entered into force on the 28th of February 1995.th February 1995, and entered into force on the 28th of February 1995.

2

Article VII of the Statutes was amended in accordance with Article XIV (then Article XV). The amendment entered into force on 17 July 2003.

1

De Partijen bij dit Verdrag richten hierbij het Internationaal Instituut voor democratie en verkiezingsondersteuning op als een intergouvernementele organisatie, hierna te noemen „het Instituut’’.

2

De zetel van het Instituut is gevestigd te Stockholm, tenzij de Raad besluit het Instituut naar elders te verplaatsen. Het Instituut kan in andere plaatsen kantoren vestigen, indien nodig ter ondersteuning van zijn programma.

3

Het Instituut bezit volledige rechtspersoonlijkheid en heeft de bevoegdheden die noodzakelijk zijn om zijn taken te verrichten en zijn doelstellingen te verwezenlijken, onder meer de bevoegdheid om:

• a.

  onroerende en roerende zaken te verkrijgen en te vervreemden;

• b.

  contracten en andere soorten overeenkomsten aan te gaan;

• c.

  personen in dienst te nemen en uitgeleend personeel te aanvaarden;

• d.

  in rechte op te treden;

• e.

  het geld en het vermogen van het Instituut te beleggen; en

• f.

  andere rechtmatige stappen te ondernemen om de doelstellingen van het Instituut te verwezenlijken.

1

De doelstellingen van het Instituut zijn:

• a.

  het propageren en stimuleren van duurzame democratie over de gehele wereld;

• b.

  het verbeteren en versterken van democratische verkiezingsprocessen over de gehele wereld;

• c.

  het verruimen van het besef van, en het bevorderen van de toepassing en verbreiding van normen, regels en richtlijnen ter zake van pluralisme, meerpartijenstelsels en democratische processen;

• d.

  het versterken en ondersteunen van de nationale capaciteit om het hele scala van democratische instrumenten tot stand te brengen;

• e.

  het bieden van een ontmoetingsplaats voor uitwisselingen tussen allen die zijn betrokken bij verkiezingsprocessen, in de context van de totstandbrenging van democratische instellingen;

• f.

  het vergroten van de kennis van, en op grotere schaal vertrouwd raken met democratische verkiezingsprocessen; en

• g.

  het bevorderen van transparantie en verantwoording, deskundigheid en doelmatigheid in het verkiezingsproces, in de context van democratische ontwikkeling.

2

Teneinde de bovenstaande doelstellingen te verwezenlijken kan het Instituut de volgende soorten werkzaamheden verrichten:

• a.

  over de gehele wereld netwerken opzetten op het gebied van verkiezingsprocessen;

• b.

  informatiediensten opzetten en in stand houden;

• c.

  advies en richtsnoeren geven en ondersteuning bieden met betrekking tot de rol van regering en oppositie, politieke partijen, verkiezingscommissies, een onafhankelijke rechterlijke macht, de media en andere aspecten van het verkiezingsproces in een pluralistische democratische context;

• d.

  onderzoek en de verspreiding en toepassing van onderzoeksresultaten stimuleren binnen de grenzen van de bevoegdheden van het Instituut;

• e.

  seminars, workshops en vorming met betrekking tot vrije en eerlijke verkiezingen in de context van pluralistische democratische stelsels organiseren en vergemakkelijken; en

• f.

  zich bezighouden met andere werkzaamheden met betrekking tot verkiezingen en democratie, naargelang de behoefte.

1

Het Instituut kan samenwerkingsverbanden met andere organisaties aangaan, met inbegrip van internationale, intergouvernementele en niet-gouvernementele organisaties, teneinde de doelstellingen van het Instituut te bevorderen.

2

Het Instituut kan tevens organisaties uitnodigen die vergelijkbare doelstellingen nastreven op het gebied van de opbouw van democratie, teneinde een strategisch partnerschap aan te gaan voor wederzijdse samenwerking op middellange en lange termijn.

1

Leden van het Instituut zijn Regeringen van Staten die Partij zijn bij dit Verdrag.

2

Om voor lidmaatschap in aanmerking te komen dienen Staten:

• a.

  de doelstellingen en werkzaamheden van het Instituut, zoals vermeld in artikel II, te onderschrijven, zich ertoe te verbinden deze doelstellingen te bevorderen en werkzaamheden te ondersteunen en het Instituut te helpen zijn werkprogramma uit te voeren;

• b.

  aan te tonen, met voorbeeld in hun eigen staat, dat zij de rechtsstaat, mensenrechten, de basisbeginselen van de pluriforme democratie en de versterking van de democratie ten volle ondersteunen;

• c.

  verbinden zich deel te nemen aan het besturen van het Instituut en een deel van de verantwoordelijkheid voor de financiering op zich te nemen, in overeenstemming met artikel V.

3

Het lidmaatschap van Leden die niet langer voldoen aan de bepalingen van het tweede lid van dit artikel, kan worden opgeschort. Een besluit tot opschorting wordt door de Raad met een tweederdemeerderheid genomen.

1

Het Instituut verkrijgt zijn financiële middelen uit onder andere vrijwillige bijdragen en donaties van regeringen en anderen; sponsoring van programma’s of projectfinanciering; publicaties en andere opbrengsten; renteopbrengsten van in beheer gegeven vermogen, giften en investeringen.

2

De Leden worden aangemoedigd het Instituut te ondersteunen met jaarlijkse bijdragen, het sponsoren van programma’s, projectfinanciering en/of andere middelen.

3

De Leden zijn niet afzonderlijk of gezamenlijk aansprakelijk voor schulden, verplichtingen of verbintenissen van het Instituut.

1

De Raad bestaat uit één vertegenwoordiger van elk Lid.

2

De Raad komt eenmaal per jaar in gewone zitting bijeen. Een buitengewone zitting van de Raad wordt belegd op initiatief van een vijfde van de leden van de Raad.

3

De Raad neemt zijn eigen reglement van orde aan.

4

De Raad

• a.

  kiest een voorzitter en twee vicevoorzitters;

• b.

  benoemt de Secretaris-Generaal voor een termijn van ten hoogste vijf jaar, met een mogelijkheid tot verlenging;

• c.

  benoemt natuurlijke personen tot lid van de Commissie van adviseurs van het Instituut;

• d.

  benoemt de accountants.

5

De Raad

• a.

  bepaalt de algemene lijnen voor het werk van het Instituut;

• b.

  beziet de voortgang bij het verwezenlijken van zijn doelstellingen;

• c.

  keurt het jaarlijkse werkprogramma en de begroting goed;

• d.

  keurt de door accountants gecontroleerde jaarstukken goed;

• e.

  hecht met een tweederdemeerderheid goedkeuring aan nieuwe Leden;

• f.

  hecht met een tweederdemeerderheid goedkeuring aan de schorsing van Leden;

• g.

  vaardigt wanneer nodig regels en richtlijnen uit; en

• h.

  stelt commissies en/of werkgroepen in, wanneer nodig;

• i.

  en verricht alle andere taken die nodig zijn om de belangen van het Instituut te bevorderen en te beschermen.

6

De Raad neemt in beginsel besluiten bij consensus. Indien ondanks pogingen daartoe geen consensus wordt bereikt, kan de voorzitter besluiten tot stemming over te gaan. Een stemming vindt ook plaats indien daarom wordt verzocht door een Lid. Behalve wanneer in dit Verdrag anders is bepaald, worden besluiten genomen met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Elk Lid heeft recht op één stem en indien de stemmen staken, kan de voorzitter de beslissende stem uitbrengen. In de periode tussen vergaderingen van de Raad kunnen besluiten genomen worden door middel van schriftelijke procedures.

7

De Raad kan waarnemers bij zijn vergaderingen uitnodigen.

8

De Raad benoemt een Stuurgroep die bestaat uit de voorzitter en twee vicevoorzitters van de Raad, de voorzitter en vicevoorzitter van de Commissie van adviseurs en een vertegenwoordiger van het land waarin het Instituut zijn zetel heeft. De Secretaris-Generaal is ambtshalve lid van de Stuurgroep. De Raad kan andere natuurlijke personen benoemen tot lid van de Stuurgroep. De Stuurgroep bereidt vergaderingen van de Raad voor en verricht handelingen om de belangen van het Instituut in de periode tussen vergaderingen van de Raad te bevorderen. De Raad kan zaken aan de Stuurgroep delegeren.

1

Het Instituut wordt ondersteund door een Commissie van adviseurs van ten hoogste 15 leden, allen eminente personen of deskundigen met zeer uiteenlopende achtergronden. Zij worden verkozen op grond van hun verdiensten en ervaring, zij het beroepsmatig of op academisch gebied, op terreinen die voor het werk van het Instituut van belang zijn, waaronder het recht, verkiezingsprocessen, politiek, politieke wetenschappen, vredesopbouw, conflictbeheersing en het maatschappelijk middenveld. Zij nemen op persoonlijke titel zitting en niet als vertegenwoordiger van een regering of organisatie. Een lid van de Commissie van adviseurs wordt voor een termijn van ten hoogste drie jaar benoemd en kan worden herbenoemd.

2

Leden van de Commissie van adviseurs worden uitgenodigd taken te verrichten ter versterking van het Instituut en zijn missie en ter verbetering van de kwaliteit en de invloed van zijn programma. Zij kunnen worden gevraagd het Instituut te vertegenwoordigen en op andere wijzen een bijdrage aan zijn werkzaamheden te leveren. Het Instituut kan een jaarlijks forum met de Commissie van adviseurs organiseren en kan tevens vergaderingen op nationaal en/of regionaal niveau organiseren.

3

De Commissie van adviseurs kiest uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter, die tevens in de Stuurgroep zitting zullen nemen. De leden van de Commissie van adviseurs kunnen met name worden uitgenodigd commentaar en advies te geven inzake lidmaatschapskwesties en de keuze van de Secretaris-Generaal.

1

Het Instituut beschikt over een Secretariaat onder leiding van een Secretaris-Generaal die verantwoording verschuldigd is aan de Raad.

2

De Secretaris-Generaal heeft met name de taak:

• a.

  strategisch leiderschap te bieden aan het Instituut;

• b.

  verslag te doen van de algemene uitvoering van de werkzaamheden van het Instituut;

• c.

  het Instituut extern te vertegenwoordigen en goede betrekkingen op te bouwen met de Lidstaten en andere partijen.

3

De Secretaris-Generaal benoemt de personeelsleden die nodig zijn om het programma van het Instituut uit te voeren.

1

De Secretaris-Generaal is depositaris van dit Verdrag.

2

De Secretaris-Generaal doet mededeling van alle kennisgevingen met betrekking tot dit Verdrag aan alle Leden.

3

De Secretaris-Generaal stelt alle Leden in kennis van de datum van inwerkingtreding van wijzigingen in overeenstemming met artikel XIV, tweede lid.

1

Het Instituut kan worden ontbonden indien een meerderheid van vier vijfde van alle Lidstaten besluit dat het Instituut niet langer nodig is of dat het niet langer in staat is doelmatig te functioneren.

2

In geval van ontbinding worden eventuele activa van het Instituut die overblijven na voldoening van zijn wettelijke verplichtingen verdeeld onder instellingen die doelstellingen hebben die vergelijkbaar zijn met die van het Instituut, zoals besloten door de Raad.

1

Dit Verdrag kan worden gewijzigd bij een besluit van twee derde van de Partijen bij het Verdrag. Een wijzigingsvoorstel wordt ten minste acht weken van tevoren rondgezonden.

2

Wijzigingen worden van kracht dertig dagen na de datum waarop twee derde van de Partijen de depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat zij de op grond van hun nationale wetgeving vereiste formaliteiten met betrekking tot de wijzigingen hebben vervuld. De wijziging is dan bindend voor alle Leden.

1

Elke Partij bij dit Verdrag kan het opzeggen. Een Partij die dit Verdrag wenst op te zeggen, stelt de depositaris hiervan schriftelijk in kennis zes maanden voor de formele kennisgeving teneinde het Instituut in staat te stellen de andere Partijen bij dit Verdrag op de hoogte te stellen en zo nodig gesprekken te initiëren.

2

Het formele besluit tot opzegging wordt van kracht zes maanden na de datum waarop dit besluit ter kennis van de depositaris is gebracht.

1

Het oorspronkelijke verdrag tussen de Leden die het Instituut hebben opgericht stond open voor ondertekening door de Staten die deelnamen aan de oprichtingsconferentie, gehouden in Stockholm op 27 februari 1995, en is op 28 februari 1995 van kracht geworden.

2

Artikel VII van de Statuten is gewijzigd in overeenstemming met artikel XIV (het toenmalige artikel XV). De wijziging is op 17 juli 2003 van kracht geworden.