Verdrag tot oprichting van het Internationaal Instituut voor democratie en verkiezingsondersteuning

1

The Parties to this Agreement hereby establish the International Institute for Democracy and Electoral Assistance, as an international organisation, hereinafter referred to as the Institute or International IDEA.

2

The headquarters of the Institute shall be in Stockholm, unless the Council decides to relocate the Institute elsewhere. The Institute may establish offices in other locations as required to support its programs.

3

International IDEA shall possess full juridical personality and enjoy such capacities as may be necessary to exercise its functions and fulfil its objectives, inter alia, the capacity to:

• a)

  acquire and dispose of real and personal property;

• b)

  enter into contracts and other types of agreements;

• c)

  employ persons and accept seconded personnel on loan;

• d)

  institute and defend in legal proceedings;

• e)

  invest the money and properties of the Institute; and

• f)

  take other lawful action necessary to accomplish the objectives of the Institute.

1

The objectives of the Institute are:

• a)

  To promote and advance sustainable democracy worldwide;

• b)

  To improve and consolidate democratic electoral processes worldwide;

• c)

  To broaden the understanding and promote the implementation and dissemination of the norms, rules and guidelines that apply to multi-party pluralism and democratic processes;

• d)

  To strengthen and support national capacity to develop the full range of democratic instruments;

• e)

  To provide a meeting-place for exchanges between all those involved in electoral processes in the context of democratic institution-building;

• f)

  To increase knowledge and enhance learning about democratic electoral processes;

• g)

  To promote transparency and accountability, professionalism and efficiency in the electoral process in the context of democratic development.

2

In order to accomplish the foregoing objectives, the Institute may engage in the following type of activities:

• a)

  Develop networks globally in the sphere of electoral processes;

• b)

  Establish and maintain information services;

• c)

  Provide advice, guidance and support on the role of government and opposition, political parties, electoral commissions, an independent judiciary, the media and other aspects of the electoral process in a pluralistic democratic context;

• d)

  Encourage research and the dissemination and application of research findings withing the institute's sphere of competence;

• e)

  Organize and facilitate seminars, workshops and training on free and fair elections in the context of pluralistic democratic systems;

• f)

  Engage in other activities related to elections and democracy as the need arises.

3

The members and associate members subscribe to the objectives and activities of the Institute as stated in this article and undertake to further them and assist the Institute to carry out its program of work.

1

Members of the Institute are:

• a)

  Governments of States Parties to this Agreement;

• b)

  Inter-governmental organizations parties to this Agreement.

2

Associate members of the Institute are International non-governmental organizations. Such organizations must have as members properly constituted organizations or a combination of organizations and individuals, with defined rules governing the admission of members. The organization must include members from at least seven States. The organization should have a functional and professional role relevant to the Institute's sphere of activity.

3

An International Non-governmental Organization may at any time notify the Secretary General of its request to become an Associate member of the Institute.

4

At no time shall the number of associate members exceed that of members of the Institute.

1

The Institute shall obtain its financial resources through such means as voluntary contributions and donations by governments and others; publications and other service revenue, interest income from trusts, endowments and bank accounts.

2

The Parties to this Agreement shall not be required to provide financial support to the Institute beyond voluntary contributions. Nor shall they be responsible, individually or collectively, for any debts, liabilities or obligations of the Institute.

3

The Institute shall establish arrangements satisfactory to the Government of the country in which the headquarters are located with a view to ensuring the Institute's ability to meet its obligations.

1

The Council shall be composed of one representative of each member and associate member of the Institute.

2

The Council shall meet once a year in ordinary sessions. An extraordinary session of the Council shall be convened:

• a)

  upon the invitation of the Board of Directors

• b)

  upon the initiative of one third of the Council's members.

3

Observers may be invited to Council meetings, but have no right to vote. Associate members shall be invited to Council meetings. They have the right to take part in and to address Council meetings, but have no right to vote or to participate otherwise in decision taking in the Council.

4

The Council shall adopt its own rules of procedure, and elect a chairman for each meeting.

5

The Council shall:

• a)

  Give the overall direction of the Institute's work

• b)

  Review the activities of the Institute

• c)

  Approve by a two-thirds majority new members and associate members of the Institute, upon recommendation by the Board

• d)

  Consider and decide by a two-thirds majority on suspension of members and associate members, upon recommendation by the Board.

• e)

  Appoint the members and the Chairman of the Board

• f)

  Appoint the Nominating Committee

• g)

  Appoint the auditors

• h)

  Approve the audited financial statements

6

Decisions of the Council shall be taken by consensus. If all efforts have been made and no consensus is reached the Chairman may decide to proceed to a formal vote. A formal vote shall also be held if so requested by a voting member.

Except when this agreement provides otherwise, a formal vote of the Council shall be made by a simple majority of the votes cast. Each member of the Council shall be entitled to one vote, and in the case of an equality of votes, the Chairman of the meeting may cast the deciding vote.

1

The Council shall elect one representative of the members and one representative of the associate members and one member of the Board of Directors to serve as members of the Nominating Committee.

2

The Nominating Committee shall:

• a)

  Nominate distinguished personalities to serve as members or as Chairman of the Board for appointment by the Council.

• b)

  Nominate external auditors for appointment by the Council.

1

The Institute shall operate under the direction of a Board of Directors consisting of between nine (9) and fifteen (15) members. One member of the Board shall be appointed by the country in which the Institute has its headquarters (Permanent Representative). The Chairman of the Board shall be elected by the Council. Board members shall be selected on the basis of accomplishment in the fields of law, electoral techniques, politics, relevant research, political science, economics and other areas of importance for the work of the Institute. They shall serve in their personal capacities and not as representatives of governments or organizations.

2

The term of appointment of a member and of the Chairman of the Board, shall be three years (3), subject to renewal. The terms of the first members of the Board shall be staggered in order to establish gradual transition of membership.

3

The Board shall meet as often as it finds necessary to carry out its functions. At its first meeting every year the Board will appoint a Vice-Chairman.

4

The Board shall also:

• a)

  Issue by-laws for the governance of the Institute in accordance with this Agreement;

• b)

  Develop the policy of the institute based on the overall direction given by the Council;

• c)

  Appoint the Secretary General of the Institute;

• d)

  Approve the Institute's annual work programs and budget;

• e)

  Recommend new members of the Institute for approval by the Council;

• f)

  Recommend the suspension of Members and Associate Members deemed to be failing to adhere to Article II, paragraph 3 above.

• g)

  Comment on the audited financial statements;

• h)

  Perform all other functions necessary to carry out the powers delegated to the Board.

1

The Institute shall be headed by a Secretary General who shall be appointed by the Board for a term of five (5) years, subject to renewal.

2

The Secretary General shall appoint such Professional and General Service Staff as may be required to carry out the objectives of the Institute in accordance with personnel policies approved by the Board.

3

The Secretary General shall be responsible to the Board.

1

The Secretary General of the Institute shall be the Depositary of this Agreement.

2

The Depositary shall communicate all notifications relating to the Agreement to all members and associate members.

1

The Institute may be dissolved, if a four-fifths majority of all members and associate members determines that the Institute is no longer required or that it will no longer be able to function effectively.

2

In case of dissolution, any assets of the Institute which remain after payment of its legal obligations shall be distributed to institutions having objectives similar to those of the Institute as decided by the Council in consultation with the Board.

1

This Agreement may be amended by a two-thirds majority vote of all the Parties to it. A proposal for such an amendment shall be circulated at least eight weeks in advance.

2

The amendment will enter into force thirty days after the date on which two-thirds of the Parties have notified the Depositary that they have fulfilled the formalities required by national legislation with respect to the amendment. It shall then be binding on all members and associate members.

1

Any Party to this Agreement may withdraw from it. Such withdrawal shall become effective three months after the date on which this has been notified to the Depositary.

2

Any associate member may withdraw its membership from the Institute. Such withdrawal shall become effective the day on which this has been notified to the Depositary.

1

This Agreement shall be open for signature by States participating in the Founding Conference, held in Stockholm on the 27th of February 1995, until the date of the second Council meeting.

2

This Agreement shall enter into force on the day upon which at least three States have signed it and provided each other with notification that the formalities required by their national legislation have been completed.

3

For those States which can not provide such notification on the day of its entry into force, the Agreement shall enter into force thirty days after receipt by the Depositary of notification that the formalities required by national legislation have been completed.

1

De Partijen bij dit Verdrag richten hierbij het Internationale Instituut voor democratie en verkiezingsondersteuning op als internationale organisatie, hierna te noemen „het Instituut" of „Internationaal IDEA".

2

De zetel van het Instituut is gevestigd te Stockholm, tenzij de Raad besluit het Instituut naar elders te verplaatsen. Het Instituut kan in andere plaatsen kantoren vestigen, indien nodig ter ondersteuning van zijn programma's.

3

Internationaal IDEA bezit volledige rechtspersoonlijkheid en heeft de bevoegdheden die noodzakelijk zijn om zijn taken te verrichten en zijn doelstellingen te verwezenlijken, onder meer de bevoegdheid om:

• a.

  onroerende en roerende zaken te verkrijgen en te vervreemden;

• b.

  contracten en andere soorten overeenkomsten aan te gaan;

• c.

  personen in dienst te nemen en uitgeleend personeel te aanvaarden;

• d.

  in rechte op te treden;

• e.

  het geld en het vermogen van het Instituut te beleggen; en

• f.

  andere rechtmatige stappen te ondernemen om de doelstellingen van het Instituut te verwezenlijken.

1

De doelstellingen van het Instituut zijn:

• a.

  het propageren en stimuleren van duurzame democratie over de gehele wereld;

• b.

  het verbeteren en versterken van democratische verkiezingsprocessen over de gehele wereld;

• c.

  het verruimen van het besef van, en het bevorderen van de toepassing en verbreiding van normen, regels en richtlijnen ter zake van pluralisme, meerpartijenstelsels en democratische processen;

• d.

  het versterken en ondersteunen van de nationale capaciteit om de hele scala van democratische instrumenten tot stand te brengen;

• e.

  het bieden van een ontmoetingsplaats voor uitwisselingen tussen allen die zijn betrokken bij verkiezingsprocessen, in de context van de totstandbrenging van democratische instellingen;

• f.

  het vergroten van de kennis van, en op grotere schaal vertrouwd maken met democratische verkiezingsprocessen;

• g.

  het bevorderen van openbaarheid en verantwoording, deskundigheid en doelmatigheid in het verkiezingsproces, in de context van democratische ontwikkeling.

2

Teneinde de bovenstaande doelstellingen te verwezenlijken kan het Instituut de volgende soorten werkzaamheden verrichten:

• a.

  over de gehele wereld netwerken opzetten op het gebied van verkiezingsprocessen;

• b.

  informatiediensten opzetten en in stand houden;

• c.

  advies en richtsnoeren geven en ondersteuning bieden met betrekking tot de rol van regering en oppositie, politieke partijen, verkiezingscommissies, een onafhankelijke rechterlijke macht, de media en andere aspecten van het verkiezingsproces in een pluralistische democratische context;

• d.

  onderzoek en de verspreiding en toepassing van onderzoeksresultaten stimuleren binnen de grenzen van de bevoegdheden van het Instituut;

• e.

  seminars, workshops en vorming met betrekking tot vrije en eerlijke verkiezingen in de context van pluralistische democratische stelsels organiseren en vergemakkelijken;

• f.

  zich bezighouden met andere werkzaamheden met betrekking tot verkiezingen en democratie, naar gelang de behoefte.

3

De leden en geassocieerde leden onderschrijven de doelstellingen en werkzaamheden van het Instituut als vermeld in dit artikel en verplichten zich ertoe deze te bevorderen en het Instituut te helpen om zijn werkprogramma uit te voeren.

1

Leden van het Instituut zijn:

• a.

  Regeringen van Staten die Partij zijn bij dit Verdrag;

• b.

  Intergouvernementele organisaties die Partij zijn bij dit Verdrag.

2

Geassocieerde leden van het Instituut zijn internationale niet-gouvernementele organisaties. Deze organisaties moeten op de juiste wijze opgerichte organisaties, of een combinatie van organisaties en natuurlijke personen, als leden hebben, met vastgelegde regels betreffende de toelating van leden. De organisatie moet leden uit ten minste zeven Staten omvatten. De organisatie dient een functionele en professionele rol te vervullen, die van belang is voor het werkterrein van het Instituut.

3

Een internationale niet-gouvernementele organisatie kan de Secretaris-Generaal te allen tijde in kennis stellen van haar verzoek om geassocieerd lid van het Instituut te worden.

4

Het aantal geassocieerde leden mag nimmer groter zijn dan het aantal leden van het Instituut.

1

Het Instituut verkrijgt zijn financiële middelen uit o.a. vrijwillige bijdragen en donaties van regeringen en anderen, publikaties en andere baten van dienstverlening, rente-opbrengsten van in beheer gegeven vermogen, giften en bankrekeningen.

2

De Partijen bij dit Verdrag zijn niet verplicht financiële steun aan het Instituut te geven buiten hun vrijwillige bijdragen. Zij zijn evenmin afzonderlijk of gezamenlijk aansprakelijk voor schulden, verplichtingen of verbintenissen van het Instituut.

3

Het Instituut treft, ten genoegen van de Regering van het land waarin zijn zetel is gevestigd, regelingen om te verzekeren dat het Instituut in staat is aan zijn verplichtingen te voldoen.

1

De Raad bestaat uit één vertegenwoordiger van elk lid en elk geassocieerd lid van het Instituut.

2

De Raad komt eenmaal per jaar in gewone zitting bijeen. Een buitengewone zitting van de Raad wordt belegd:

• a.

  op verzoek van het Bestuur

• b.

  op initiatief van een derde van de leden van de Raad.

3

Tot vergaderingen van de Raad kunnen waarnemers worden uitgenodigd, maar zij hebben geen stemrecht. Geassocieerde Leden worden uitgenodigd tot vergaderingen van de Raad. Zij hebben het recht deel te nemen aan vergaderingen van de Raad en deze toe te spreken, maar zij hebben geen stemrecht noch het recht anderszins deel te nemen aan de besluitvorming van de Raad.

4

De Raad neemt zijn eigen reglement van orde aan en kiest voor elke vergadering een voorzitter.

5

De Raad

• a.

  bepaalt algemene lijnen voor het werk van het Instituut;

• b.

  beziet de werkzaamheden van het Instituut;

• c.

  hecht, met een meerderheid van tweederde, zijn goedkeuring aan nieuwe leden en geassocieerde leden van het Instituut, op aanbeveling van het Bestuur;

• d.

  bestudeert en besluit met een meerderheid van tweederde over de schorsing van leden en geassocieerde leden, op aanbeveling van het Bestuur;

• e.

  benoemt de leden en de voorzitter van het Bestuur;

• f.

  benoemt de Commissie van Voordracht;

• g.

  benoemt de accountants;

• h.

  keurt de van een accountantsverklaring voorziene financiële overzichten goed.

6

Besluiten van de Raad worden bij consensus genomen. Indien alle pogingen daartoe zijn ondernomen en geen consensus wordt bereikt, kan de voorzitter besluiten om tot formele stemming over te gaan. Een formele stemming vindt ook plaats indien daarom wordt verzocht door een stemgerechtigd lid.

Behalve wanneer in dit Verdrag anders is bepaald, geschiedt formele besluitvorming in de Raad bij een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Elk lid van de Raad heeft recht op één stem en indien de stemmen staken, kan de voorzitter van de vergadering de beslissende stem uitbrengen.

1

De Raad kiest één vertegenwoordiger van de leden, één vertegenwoordiger van de geassocieerde leden en één lid van het Bestuur tot lid van de Commissie van Voordracht.

2

De Commissie van Voordracht:

• a.

  draagt eminente personen voor ter benoeming door de Raad als leden of als voorzitter van het Bestuur;

• b.

  draagt externe accountants voor ter benoeming door de Raad.

1

Het Instituut werkt onder de leiding van een Bestuur, bestaande uit ten minste negen (9) en ten hoogste vijftien (15) leden. Eén lid van het Bestuur wordt benoemd door het land waarin het Instituut zijn zetel heeft (de permanente vertegenwoordiger). De voorzitter van het Bestuur wordt gekozen door de Raad. Leden van het Bestuur worden gekozen op grond van hun verdiensten op het gebied van het recht, verkiezingsmethoden, politiek, relevant onderzoek, politieke wetenschappen, economie en andere gebieden die voor het werk van het Instituut van belang zijn. Zij nemen op persoonlijke titel zitting en niet als vertegenwoordiger van een regering of organisatie.

2

De ambtstermijn van een lid en van de voorzitter van het Bestuur beloopt drie (3) jaar, met een mogelijkheid tot verlenging. De eerste leden van het Bestuur hebben een variërende ambtstermijn, teneinde een geleidelijke overgang van het lidmaatschap te bewerkstelligen.

3

Het Bestuur vergadert zo vaak als het zulks noodzakelijk acht om zijn taken te verrichten. Op de eerste vergadering van elk jaar benoemt het Bestuur een vice-voorzitter.

4

Het Bestuur heeft tevens tot taak:

• a.

  additionele regelgeving uit te vaardigen ten behoeve van het beheer van het Instituut in overeenstemming met dit Verdrag;

• b.

  het beleid van het Instituut te ontwikkelen, op basis van de door de Raad bepaalde algemene lijnen;

• c.

  de Secretaris-Generaal van het Instituut te benoemen;

• d.

  de jaarlijkse werkprogramma's en de begroting van het Instituut goed te keuren;

• e.

  nieuwe leden van het Instituut aan te bevelen ter goedkeuring door de Raad;

• f.

  de schorsing aan te bevelen van leden en geassocieerde leden die artikel II, derde lid, niet naleven;

• g.

  commentaar te geven op de gecontroleerde financiële overzichten;

• h.

  alle andere taken te verrichten die noodzakelijk zijn ter uitoefening van de aan het Bestuur gedelegeerde bevoegdheden.

1

Het Instituut wordt geleid door een Secretaris-Generaal, die wordt benoemd door het Bestuur voor een termijn van vijf (5) jaar, met mogelijkheid tot verlenging.

2

De Secretaris-Generaal benoemt de specialisten en ondersteunende personeelsleden die nodig zijn ter verwezenlijking van de doelstellingen van het Instituut, zulks in overeenstemming met het door het Bestuur goedgekeurde personeelsbeleid.

3

De Secretaris-Generaal is verantwoording verschuldigd aan het Bestuur.

1

De Secretaris-Generaal van het Instituut is depositaris van dit Verdrag.

2

De depositaris doet mededeling van alle kennisgevingen met betrekking tot het Verdrag aan alle leden en geassocieerde leden.

1

Het Instituut kan worden ontbonden indien een meerderheid van viervijfde van alle leden en geassocieerde leden besluit dat het Instituut niet langer nodig is of dat het niet langer in staat is doelmatig te functioneren.

2

In geval van ontbinding worden eventuele activa van het Instituut die overblijven na voldoening van zijn wettelijke verplichtingen verdeeld onder instellingen die doelstellingen hebben die vergelijkbaar zijn met die van het Instituut, zoals besloten door de Raad in overleg met het Bestuur.

1

Dit Verdrag kan worden gewijzigd bij een besluit van tweederde van alle Partijen bij het Verdrag. Een wijzigingsvoorstel wordt ten minste acht weken van tevoren rondgezonden.

2

De wijziging wordt van kracht dertig dagen na de datum waarop tweederde van de Partijen de depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat zij de op grond van hun nationale wetgeving vereiste formaliteiten met betrekking tot de wijziging hebben vervuld. De wijziging is dan bindend voor alle leden en geassocieerde leden.

1

Elke Partij bij dit Verdrag kan dit opzeggen. De opzegging wordt van kracht drie maanden na de datum waarop hiervan kennisgeving is gedaan aan de depositaris.

2

Een geassocieerd lid kan zijn lidmaatschap van het Instituut opzeggen. De opzegging wordt van kracht op de datum waarop hiervan kennisgeving is gedaan aan de depositaris.

1

Dit Verdrag staat open voor ondertekening door Staten die deelnemen aan de oprichtingsconferentie, gehouden te Stockholm op 27 februari 1995, tot aan de datum van de tweede vergadering van de Raad.

2

Dit Verdrag treedt in werking op de dag waarop ten minste drie Staten het hebben ondertekend en elkaar ervan in kennis hebben gesteld dat de op grond van hun nationale wetgeving vereiste formaliteiten zijn vervuld.

3

Voor de Staten die op de datum van inwerkingtreding bedoelde kennisgeving niet kunnen doen, treedt het Verdrag in werking dertig dagen na ontvangst door de depositaris van de kennisgeving dat de op grond van de nationale wetgeving vereiste formaliteiten zijn vervuld.