Verdrag inzake het Europees Bossen Instituut

1

The purpose of the Institute is to undertake research on the pan-European level on forest policy, including its environmental aspects, on the ecology, multiple use, resources and health of European forests and on the supply of and demand for timber and other forest products and services in order to promote the conservation and sustainable management of forests in Europe.

2

In order to achieve its purpose, the Institute

• a)

  provides relevant information for policy-making and decision-making in European countries relating to the forest and forest industry sector;

• b)

  conducts research in the above-mentioned fields;

• c)

  develops research methods;

• d)

  organises and participates in scientific meetings; and

• e)

  organises and disseminates knowledge of its work and results.

1

The Contracting Parties are Members of the Institute.

2

Associate membership of the Institute is open for research institutes, educational establishments, commercial organisations, forest authorities, non-governmental organisations and institutions of a similar nature from European States (hereafter referred to as Associate Members). Affiliate membership is open for institutions of a similar nature from non-European States (hereafter referred to as Affiliate Members). Affiliate Members do not participate in the decision-making process of the Institute.

1

The Council shall consist of representatives of the Members, and will meet in ordinary session every three years. An extraordinary session may be held at the request of a Member or of the Board, subject to approval by a simple majority of the Members.

2

The Council shall

• a)

  appoint members of the Board in accordance with Article 8, paragraphs 2 a), c) and d);

• b)

  give assent to the appointment of the Director in accordance with Article 8, paragraph 4, subparagraph d);

• c)

  set the policy framework for the work of the Institute;

• d)

  take decisions on general issues of a technical, financial or administrative nature submitted by the Members, the Conference or the Board;

• e)

  approve, by simple majority, such guidance as may be necessary for the functioning of the Institute and its organs; and

• f)

  approve and amend, by a simple majority, its Rules of Procedure.

3

Each Member shall have one vote. Decisions shall be taken by consensus, unless otherwise provided in the Convention.

1

The Conference shall consist of representatives of the Associate Members. The Conference shall meet once a year in plenary session and shall take decisions by a simple majority. The Affiliate Members may participate in the annual plenary sessions of the Conference. Institutions and regional or international organisations that are not Associate or Affiliate Members of the Institute may be invited to attend the plenary sessions of the Conference in accordance with the rules established by the Board.

2

The Conference shall,inter alia,

• a)

  appoint the members of the Board in accordance with Article 8, paragraphs 2 b), c) and d);

• b)

  determine the membership fees for the Associate and Affiliate Members;

• c)

  make recommendations to initiate activities with a view to the realisation of the purposes of the Institute;

• d)

  approve the audited financial statements;

• e)

  approve the work plan for the following year submitted by the Board;

• f)

  review and adopt the Annual Report on the Institutes activities; and

• g)

  approve and amend its Rules of Procedure.

1

The Board shall be composed of eight individuals with established competence in the field of the activities of the Institute. Such Board members may serve no more than two consecutive terms.

2

• a)

  Four members of the Board shall be appointed by the Council for a period of three years.

• b)

  Four members of the Board shall be appointed by the Conference for a period of three years.

• c)

  The Council and the Conference shall adopt rules relating to the process of nomination and rotation of the members they appoint.

• d)

  Interim vacancies shall be filled by written procedure by the Council or the Conference, respectively.

3

The Board shall meet at least once every year and shall take decisions by a simple majority.

4

The Board shall

• a)

  within the policy framework laid down by the Council, establish and keep under review the administrative and research programme of the Institute's work;

• b)

  subject to any guidance by the Council , adopt such internal regulations as may be necessary;

• c)

  approve the budget and the accounts;

• d)

  appoint the Director, subject to assent of the Council;

• e)

  approve the admission and expulsion of Associate and Affiliate Members;

• f)

  report to the Council and the Conference;

• g)

  subject to any guidance by the Council, approve the agreement referred to in Article 12;

• h)

  approve and amend its Rules of Procedure; and

• i)

  establish the rules referred to in Article 7, paragraph 1.

1

The Secretariat headed by the Director shall comprise the personnel of the Institute.

2

Subject to any general directions of the Council, the Conference and the Board, the Director shall appoint such other personnel as may be required for the purposes of the Institute on such terms and to perform such duties as the Director may determine.

1

This Convention shall be open for signature by European States and European regional economic integration organisations in Joensuu on 28 August 2003. Thereafter, it shall remain open for signature in Helsinki at the Ministry for Foreign Affairs of Finland, until 28 November 2003.

2

This Convention is subject to ratification, acceptance or approval by the signatory States and regional economic integration organisations. Instruments of ratification, acceptance or approval shall be deposited with the Government of Finland which shall act as the depositary.

3

This Convention shall be open for accession by those European States and European regional economic integration organisations that have not signed it. Instruments of accession shall be deposited with the Depositary.

4

For the purposes of this Convention, a European State is a State which is eligible for membership of the United Nations Economic Commission for Europe as a European State.

1

This Convention shall enter into force on the sixtieth day after the date of the deposit of the eighth instrument of ratification, acceptance, approval or accession.

2

For each State and regional economic integration organisation ratifying, accepting, approving or acceding to this Convention after the deposit of the eighth instrument of ratification, acceptance, approval or accession, the Convention shall enter into force on the sixtieth day after the date of deposit of such State or regional economic integration organisation of its instrument of ratification, acceptance, approval or accession.

1

Upon the entry into force of this Convention, the research institutes, educational establishments, commercial organisations, forest authorities, non-governmental organisations and institutions of a similar nature from European States that are members or associate members of the European Forest Institute established in 1993 as an association under Finnish law and by that date have not according to its Bylaws given notice of resignation, shall become Associate Members of the Institute. Institutions of a similar nature from non-European States that are associate members of the said European Forest Institute shall likewise in the absence of notice of resignation become Affiliate Members of the Institute.

2

After the entry into force of this Convention the Institute shall initiate negotiations with the European Forest Institute established in 1993 as an association under Finnish law on the transfer of the latter's activities, funds, assets and liabilities to the Institute.

1

This Convention may be amended by the unanimous vote of the Members present in a meeting of the Council or by a written procedure. Any proposal for amendment shall be circulated by the Depositary at least eight weeks in advance. In case of a written procedure the Depositary shall fix the deadline for the replies.

2

The amendment will enter into force on the sixtieth day after the date on which all the Contracting Parties have notified the Depositary that they have fulfilled the formalities required by national legislation with respect to the amendment.

3

Unless the Conference approves, amendments shall not affect the institutional position of Associate or Affiliate Members.

1

Het doel van het Instituut is het verrichten van onderzoek op pan-Europees niveau naar bosbeleid, met inbegrip van de milieuaspecten, naar de ecologie, het meervoudig gebruik, de hulpbronnen en de gezondheid van Europese bossen en naar het aanbod van en de vraag naar hout en andere bosproducten en -diensten teneinde het behoud en het duurzaam beheer van bossen in Europa te bevorderen.

2

Teneinde zijn doelstellingen te bereiken:

• a.

  verstrekt het Instituut relevante informatie met betrekking tot de bos- en houtsector voor beleids- en besluitvorming in Europese landen;

• b.

  verricht het onderzoek op de bovenvermelde gebieden;

• c.

  ontwikkelt het onderzoeksmethoden;

• d.

  organiseert het wetenschappelijke bijeenkomsten en participeert het daarin; en

• e.

  coördineert en verspreidt het kennis van zijn werk en resultaten.

1

De Verdragsluitende Partijen zijn leden van het Instituut.

2

Het geassocieerd lidmaatschap staat open voor onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, commerciële organisaties, bosautoriteiten, niet-gouvernementele organisaties en instellingen van soortgelijke aard uit Europese staten (hierna te noemen geassocieerde leden). Het geaffilieerde lidmaatschap staat open voor instellingen van soortgelijke aard uit niet-Europese staten (hierna te noemen geaffilieerde leden). Geaffilieerde leden nemen niet deel aan het besluitvormingsproces van het Instituut.

1

De raad bestaat uit vertegenwoordigers van de leden en komt eenmaal per drie jaar in gewone zitting bijeen. Een buitengewone zitting kan worden gehouden op verzoek van een lid of het bestuur, onder voorbehoud van goedkeuring door een gewone meerderheid van de leden.

2

De raad

• a.

  benoemt bestuursleden overeenkomstig artikel 8, tweede lid, onderdelen a, c en d;

• b.

  keurt de benoeming van de directeur goed overeenkomstig artikel 8, vierde lid, onderdeel d;

• c.

  geeft het beleidskader aan voor de werkzaamheden van het Instituut;

• d.

  beslist over algemene onderwerpen van technische, financiële of administratieve aard die ingediend worden door de leden, de conferentie of het bestuur;

• e.

  keurt met gewone meerderheid richtlijnen goed die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het Instituut en zijn organen, en

• f.

  keurt zijn reglement van orde goed en wijzigt dit met gewone meerderheid.

3

Elk lid heeft een stem. Besluiten worden bij consensus genomen, tenzij in het Verdrag anders is bepaald.

1

De conferentie bestaat uit vertegenwoordigers van de geassocieerde leden. De conferentie komt eenmaal per jaar in plenaire vergadering bijeen en neemt beslissingen met een gewone meerderheid. De geaffilieerde leden mogen deelnemen aan de jaarlijkse plenaire vergaderingen van de conferentie. Instanties en regionale of internationale organisaties die geen geassocieerd of geaffilieerd lid zijn van het Instituut kunnen uitgenodigd worden aanwezig te zijn bij de plenaire vergaderingen van de conferentie overeenkomstig de door het bestuur vastgestelde regels.

2

Tot de taken van de conferentie behoren onder meer:

• a.

  bestuursleden benoemen overeenkomstig artikel 8, tweede lid, onderdelen b, c en d;

• b.

  de lidmaatschapsgelden vaststellen voor de geassocieerde en geaffilieerde leden;

• c.

  aanbevelingen doen om de aanzet te geven tot activiteiten die gericht zijn op het realiseren van de doelstellingen van het Instituut;

• d.

  de door accountants gecontroleerde jaarstukken goedkeuren;

• e.

  het door het bestuur ingediende werkplan voor het komende jaar goedkeuren;

• f.

  het jaarverslag van de activiteiten van het Instituut beoordelen en aannemen; en

• g.

  zijn reglement van orde goedkeuren en wijzigen.

1

Het bestuur bestaat uit acht personen met aantoonbare deskundigheid op het gebied van de activiteiten van het Instituut. Deze bestuursleden mogen ten hoogste twee opeenvolgende termijnen in functie zijn.

2

• a.

  Vier bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd door de raad.

• b.

  Vier bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd door de conferentie.

• c.

  De raad en de conferentie nemen regels aan met betrekking tot de benoemings- en rouleerprocedure van de leden die zij benoemen.

• d.

  Tussentijdse vacatures worden middels een schriftelijke procedure vervuld door respectievelijk de raad of de conferentie.

3

Het bestuur komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en neemt beslissingen met een gewone meerderheid.

4

Het bestuur:

• a.

  stelt binnen het beleidskader dat door de raad is vastgesteld, het administratieve en onderzoeksprogramma van het werk van het Instituut vast en blijft dit toetsen;

• b.

  neemt, met inachtneming van de richtlijnen van de raad, interne regels aan die noodzakelijk geacht worden;

• c.

  keurt de begroting en de boekhouding goed;

• d.

  benoemt de directeur, behoudens instemming van de raad;

• e.

  keurt het toelaten en royeren van geassocieerde en geaffilieerde leden goed;

• f.

  brengt verslag uit aan de raad en de conferentie;

• g.

  keurt, met inachtneming van de richtlijnen van de raad, de in artikel 12 genoemde overeenkomst goed;

• h.

  keurt zijn reglement van orde goed en wijzigt dit; en

• i.

  stelt de in artikel 7, eerste lid, genoemde regels vast.

1

Het secretariaat wordt geleid door de directeur en bestaat uit het personeel van het Instituut.

2

Behoudens algemene instructies van de raad, de conferentie en het bestuur, benoemt de directeur ander personeel dat nodig is om de doelstellingen van het Instituut te realiseren op de voorwaarden en voor de uitvoering van de taken die de directeur vaststelt.

1

Dit Verdrag staat op 28 augustus 2003 in Joensuu open voor ondertekening door Europese staten en Europese regionale organisaties voor economische integratie. Daarna blijft het tot 28 november 2003 openstaan voor ondertekening in Helsinki, bij het ministerie van Buitenlandse Zaken van Finland.

2

Dit Verdrag dient te worden bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd door de ondertekenende staten en regionale organisaties voor economische integratie. De akten van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring dienen te worden nedergelegd bij de regering van Finland, die optreedt als Depositaris.

3

Dit Verdrag staat open voor toetreding door die Europese staten en Europese regionale organisaties voor economische integratie die het niet ondertekend hebben. De akten van toetreding dienen te worden nedergelegd bij de Depositaris.

4

Voor de toepassing van dit Verdrag is een Europese staat een staat die als Europese staat in aanmerking komt voor het lidmaatschap van de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties.

1

Dit Verdrag treedt in werking zestig dagen na de datum van de nederlegging van de achtste akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding.

2

Voor elke staat en regionale organisatie voor economische integratie die na de nederlegging van de achtste akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding, dit Verdrag bekrachtigt, aanvaardt, goedkeurt, of ertoe toetreedt, treedt het Verdrag in werking zestig dagen na de datum van nederlegging van de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding door die staat of regionale organisatie voor economische integratie.

1

Bij de inwerkingtreding van dit Verdrag zullen de onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, commerciële organisaties, bosautoriteiten, niet-gouvernementele organisaties en instellingen van soortgelijke aard uit Europese staten die lid of geassocieerd lid zijn van het Europees Bosseninstituut dat in 1993 is opgericht als een vereniging naar Fins recht, en die voor die datum volgens het reglement geen kennisgeving van opzegging hebben ingediend, geassocieerd lid worden van het Instituut. Instellingen van soortgelijke aard uit niet-Europese staten die geassocieerd lid zijn van het genoemde Europees Bosseninstituut zullen, indien zij geen kennisgeving van opzegging hebben ingediend, geaffilieerd lid worden van het Instituut.

2

Na de inwerkingtreding van dit Verdrag neemt het Instituut initiatief tot onderhandelingen met het Europees Bosseninstituut dat in 1993 is opgericht als een vereniging naar Fins recht, over de overdracht van de werkzaamheden, fondsen, activa en passiva van de laatstgenoemde aan het Instituut.

1

Dit Verdrag kan worden gewijzigd met algemene stemmen van de leden die aanwezig zijn bij een vergadering van de raad of door een schriftelijke procedure. Elk voorstel tot wijziging wordt ten minste acht weken van tevoren door de Depositaris verspreid. In geval van een schriftelijke procedure stelt de Depositaris de termijn vast voor de antwoorden.

2

De wijziging wordt van kracht zestig dagen na de datum waarop alle Verdragsluitende Partijen de Depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat zij voldaan hebben aan de formaliteiten krachtens de nationale wetgeving met betrekking tot de wijziging.

3

Tenzij de conferentie ermee instemt, laten wijzigingen de institutionele positie van geassocieerde of geaffilieerde leden onverlet.