Article
I
There is hereby established an International Hydrographic Organisation, hereinafter referred to as the Organisation, the seat of which shall be in Monaco.
The Governments Parties to this Convention,
Considering that the International Hydrographic Bureau was established in June 1921 to contribute to making navigation easier and safer throughout the world by improving nautical charts and documents;
Desiring to pursue on an intergovernmental basis their co-operation in hydrography;
Have agreed as follows:
There is hereby established an International Hydrographic Organisation, hereinafter referred to as the Organisation, the seat of which shall be in Monaco.
The Organisation shall have a consultative and purely technical nature. It shall be the object of the Organisation to bring about:
The coordination of the activities of national hydrographic offices;
The greatest possible uniformity in nautical charts and documents;
The adoption of reliable and efficient methods of carrying out and exploiting hydrographic surveys;
The development of the sciences in the field of hydrography and the techniques employed in descriptive oceanography.
The Members of the Organisation are the Governments Parties to this Convention.
The Organisation shall comprise:
The International Hydrographic Conference, hereinafter referred to as the Conference;
The International Hydrographic Bureau, hereinafter referred to as the Bureau, administered by the Directing Committee.
The functions of the Conference shall be:
To give general directives on the functioning and work of the Organisation;
To elect the members of the Directing Committee and its President;
To examine the reports submitted to it by the Bureau;
To make decisions in respect of all proposals of a technical or administrative nature submitted by the Member Governments or by the Bureau;
To approve the budget by a majority of two thirds of the Member Governments represented at the Conference;
To adopt, by a two thirds majority of the Member Governments, amendments to the General Regulations and Financial Regulations;
To adopt, by the majority prescribed in the preceding paragraph, any other particular regulations that may prove to be necessary, notably on the status of the directors and staff of the Bureau.
The Conference shall be composed of representatives of the Member Governments. It shall meet in ordinary session every five years. An extraordinary session of the Conference may be held at the request of a Member Government or of the Bureau, subject to approval by the majority of the Member Governments.
The Conference shall be convened by the Bureau on at least six months notice. A provisional agenda shall be submitted with the notice.
Each Member Government shall have one vote. However, for the voting on the questions referred to in Article V (b), each Member Government shall have a number of votes determined by a scale established in relation to the tonnage of its fleets.
Conference decisions shall be taken by a simple majority of the Member Governments represented at the Conference, except where this Convention provides otherwise. When voting for or against is evenly divided, the President of the Conference shall be empowered to make a decision. In the case of resolutions to be inserted in the Repertory of Technical Resolutions, the majority shall in any event include the affirmative votes of not less than one third of the Member Governments.
Between sessions of the Conference the Bureau may consult the Member Governments by correspondence on questions concerning the technical functioning of the Organisation. The voting procedure shall conform to that provided for in paragraph 5 of this Article, the majority being calculated in this case on the basis of the total membership of the Organisation.
For the fulfilment of the objects defined in Article II it shall be the responsibility of the Bureau, in particular:
To bring about a close and permanent association between national hydrographic offices;
To study any matters relating to hydrography and the allied sciences and techniques, and to collect the necessary papers;
To further the exchange of nautical charts and documents between hydrographic offices of Member Governments;
To circulate the appropriate documents;
To tender guidance and advice upon request, in particular to countries engaged in setting up or expanding their hydrographic service;
To encourage coordination of hydrographic surveys with relevant oceanographic activities;
To extend and facilitate the application of oceanographic knowledge for the benefit of navigators;
To cooperate with international organisations and scientific institutions which have related objectives.
The Bureau shall be composed of the Directing Committee and the technical and administrative staff required by the Organisation.
The Directing Committee shall administer the Bureau in accordance with the provisions of this Convention and the Regulations and with directives given by the Conference.
The Directing Committee shall be composed of three members of different nationality elected by the Conference, which shall further elect one of them to fill the office of President of the Committee. The term of office of the Directing Committee shall be five years.
If a post of director falls vacant during the period between two Conferences, a by-election may be held by correspondence as provided for in the General Regulations.
The functioning of the Organisation shall be set forth in detail in the General Regulations and Financial Regulations, which are annexed to this Convention but do not form an integral part thereof.
The official languages of the Organisation shall be English and French.
The Organisation shall have juridical personality. In the territory of each of its Members it shall enjoy, subject to agreement with the Member Government concerned, such privileges and immunities as may be necessary for the exercise of its functions and the fulfilment of its object.
The expenses necessary for the functioning of the Organisation shall be met:
From the ordinary annual contributions of Member Governments in accordance with a scale based on the tonnage of their fleets;
From donations, bequests, subventions and other sources, with the approval of the Finance Committee.
Any Member Government which is two years in arrears in its contributions shall be denied all rights and benefits conferred on Member Governments by the Convention and the Regulations until such time as the outstanding contributions have been paid.
The budget of the Organisation shall be drafted by the Directing Committee, studied by the Finance Committee and approved by the Conference.
Any dispute concerning the interpretation or application of this Convention which is not settled by negotiation or by the good offices of the Directing Committee shall, at the request of one of the parties to the dispute, be referred to an arbitrator designated by the President of the International Court of Justice.
This Convention shall be open in Monaco on 3 May 1967, and subsequently at the Legation of the Principality of Monaco in Paris from 1 June until 31 December 1967, for signature by any Government which participates in the work of the Bureau on 3 May 1967.
The Governments referred to in paragraph 1 above may become Parties to the present Convention:
By signature without reservation as to ratification or approval, or
By signature subject to ratification or approval and the subsequent deposit of an instrument of ratification or approval.
After it has entered into force this Convention shall be open for accession by the Government of any maritime state which applies to the Government of the Principality of Monaco specifying the tonnage of its fleets, and whose admission is approved by two thirds of the Member Governments. Such approval shall be notified by the Government of the Principality of Monaco to the Government concerned. The Convention shall enter into force for that Government on the date on which it has deposited its instrument of accession with the Government of the Principality of Monaco which shall inform the Member Governments and the President of the Directing Committee.
Proposals of amendment shall be considered by the Conference and decided upon by a majority of two thirds of the Member Governments represented at the Conference. When a proposed amendment has been approved by the Conference, the President of the Directing Committee shall request the Government of the Principality of Monaco to submit it to all Contracting Parties.
The amendment shall enter into force for all Contracting Parties three months after notifications of approval by two thirds of the Contracting Parties have been received by the Government of the Principality of Monaco. The latter shall inform the Contracting Parties and the President of the Directing Committee of the fact, specifying the date of entry into force of the amendment.
Upon expiration of a period of five years after its entry into force, this Convention may be denounced by any Contracting Party by giving at least one year's notice, in a notification addressed to the Government of the Principality of Monaco. The denunciation shall take effect upon 1 January next following the expiration of the notice and shall involve the abandonment by the Government concerned of all rights and benefits of membership in the Organisation.
After the present Convention enters into force it shall be registered by the Government of the Principality of Monaco with the Secretariat of the United Nations in accordance with Article 102 of its Charter.
IN WITNESS WHEREOF the undersigned, duly authorized thereto, have signed this Convention.
DONE at Monaco on the third day of May nineteen hundred and sixty-seven, in a single copy in the English and French languages, each text being equally authentic, which shall be deposited in the Archives of the Government of the Principality of Monaco, which shall transmit certified copies thereof to all signatory and acceding Governments and to the President of the Directing Committee.
The Organisation is a consultative agency. It has no authority over the hydrographic offices of the Governments Parties to the Convention.
The activities of the Organisation are of a scientific or technical nature and shall not include matters involving questions of international policy.
The International Hydrographic Conference shall meet in ordinary session every five years at the seat of the Organisation at a date fixed at the close of the previous session.
The International Hydrographic Conference shall be prepared and organised by the Bureau.
Each Member Government may be represented at the Conference by one or more delegates, one of whom should preferably be the head of the national hydrographic office. Travelling and hotel expenses of delegates shall be defrayed by their respective Governments.
The Directing Committee shall be authorized to invite observers from:
Governments that are not Parties to the Convention: one or two observers each, if proposed by a Member Government or the Directing Committee and subject to approval by two thirds of the Member Governments.
International organisations whose activities are connected with those of the Bureau: one or exceptionally two observers each. A list of such organisations shall be notified by the Directing Committee to Member Governments in advance, so that they may have opportunity to raise objections or suggest additions.
National organisations of Member Governments which have had or are likely to have occasion to collaborate with the Bureau, under the conditions prescribed in the preceding paragraph.
The working languages of the Conference shall be English, French and Spanish.
Twelve months before the opening of the Conference, the Bureau shall invite representatives of Member Governments to submit the proposals that they wish to discuss at the Conference. At least eight months before the Conference these proposals, as well as those submitted by the Bureau, shall be circulated to all Member Governments.
Between conferences, the Finance Committee may meet in extraordinary session on the request of three Governments or of the Directing Committee. The Directing Committee may also consult the Finance Committee by correspondence.
During its ordinary session, the Committee shall:
examine and approve the administrative accounts for the preceding financial period,
examine the budget for the coming financial period and submit it to the Conference.
The Committee shall take decisions by a majority of two thirds of the Members present. Each delegate shall have one vote.
The accounts shall be audited annually by an external auditor designated by the Committee.
In accordance with the provisions of article VIII of the Convention, the Bureau shall undertake the scientific and technical activities necessary for the attainment of the objectives of the Organisation.
For its relations with the Bureau, each Member Government shall designate an official representative, preferably the head of its hydrographic office.
The Bureau shall keep in close communication with the hydrographic offices of Member Governments. It may also correspond with related scientific organisations of Member Governments, provided that it informs the official representative of the Government concerned (article 16 above). Furthermore it may correspond with similar bodies of other Governments and with international organisations.
The Bureau shall bring to the notice of the hydrographic or other competent offices of the Member Governments any hydrographic work of an international character and problems of general interest that it might be useful to study or to undertake. It shall strive for the solution of such problems or the undertaking of such work by seeking the necessary collaboration between Member Governments.
To enable the Bureau to achieve its purpose, the hydrographic offices of Member Governments shall forward copies of their new publications and new editions of their charts, as well as works or documents published by them or by other offices in their countries which may be of interest.
The Bureau shall satisfy as far as possible all requests from representatives of Member Governments for information or advice related to its work. Matters which can be dealt with directly between two national hydrographic offices should not normally be referred to the Bureau.
The Bureau shall issue and distribute the publications referred to in articles 32 to 35 and any other documents requested by the Conference.
In their communications with the Bureau, representatives of Member Governments may use languages other than the official languages of the Organisation, but the Bureau shall not be held responsible for any delay or misinterpretation which may ensue.
In the period between two Conferences, should no appropriate provision be made in the Convention or the Regulations, the Committee shall make any administrative or technical decisions which may be necessary, with the reservation that they be referred to the next Conference.
If the Committee considers that any question should be referred to the Member Governments for solution, it shall send a circular letter to their representatives, in accordance with article VI (6) of the Convention, requesting them to notify the Bureau of the opinion of their respective Governments.
If circumstances preclude observation of the procedure prescribed in the Regulations, the Committee shall make the necessary decisions and give Member Governments an immediate account of the fact.
The duties of the Directing Committee shall terminate on the last day of the third month following that in which the new Directing Committee has been elected.
A director who has been incapacitated for duty for six consecutive months, or otherwise for an aggregate of twelve months, during his term of office shall automatically cease to be a director.
Each director shall have particular responsibility for one or more branches of the work of the Bureau, but the Committee shall deliberate on all important questions. If only two directors attend a meeting of the Committee and a decision cannot be postponed until a full meeting, the view of the President or the acting President shall prevail.
The staff of the Bureau shall be under the control of the Directing Committee. It shall consist of technical and administrative assistants and employees. The staff shall be appointed by the Committee as necessary.
At the beginning of each year the Bureau shall publish a report on its activities.
The Bureau shall issue a Yearbook giving all necessary information on the hydrographic offices of the Member Governments and, insofar as such information can be obtained, on those of other Governments.
The Yearbook shall include the addresses of the official representatives designated in accordance with Article 16, and the following information:
A list of Governments which have participated in the work of the Bureau between the date of its creation and the date of entry into force of the Convention.
A list of Member Governments.
A list of Governments which have denounced the Convention pursuant to Article XXII.
A table of tonnages of Member Governments' fleets.
A table showing the shares, contributions and number of votes of the Member Governments.
The Bureau shall issue two periodical publications: the International Hydrographic Review and the International Hydrographic Bulletin.
The Bureau shall issue special publications on technical subjects of interest to hydrographic offices.
The directors shall be elected by the Conference in accordance with the provisions of Articles V (b), VI (4) and X (2) of the Convention. The election shall be held by secret ballot at the end of the Conference.
For the election of the directors, each Member Government shall have two votes; those Governments which have 100 000 tons of shipping or more shall have supplementary votes in accordance with the following scale:
|
Gross Tonnage |
Supplementary votes |
|
100 000 — 499 999 500 000 — 1 999 999 2 000 000 — 7 999 999 8 000 000 and above |
1 2 3 4 |
Each Member Government may nominate one or more candidates who may be of the nationality of any Contracting Party. If possible, nominations should reach the Bureau at least three months before the Conference. The list of candidates shall be closed ten days prior to the opening of the Conference.
Every candidate should have had considerable sea experience and have extensive knowledge of practical hydrography and navigation. In the elections, the technical and administrative ability only of the candidates should be taken into consideration. No particular rank or other standing is required of them.
Every nomination shall be accompanied by a note giving the candidate's qualifications for the position. To facilitate comparison of the candidates' qualifications the statements of service shall be compiled in a uniform manner as follows:
Name.
Nationality.
Date of birth.
Titles and decorations.
Education (periods, including specialised or special qualifications).
Languages (speaking and reading knowledge).
Promotions.
Hydrographic service.
Sea service (periods and posts).
Shore service (periods and posts).
Non-hydrographic service.
Sea service (periods and posts).
Shore service (periods and posts).
Publications.
Research work and awards.
Scientific societies (member of, past and present).
(Signature of candidate and of forwarding authority).
The three candidates of different nationality receiving the largest number of votes shall be considered elected.
In the event of two or more candidates receiving an equal number of votes making it impossible to fill the three posts under the conditions prescribed in the preceding paragraph, a new ballot shall be held to determine the relative positions only of those candidates who obtained the same number of votes.
When the three directors have been elected, a separate ballot shall be held to elect one of them as President of the Directing Committee. For this purpose, delegations shall inscribe on their allotted number of voting papers the name of the director they wish to make President.
When voting has been completed, the President of the Conference shall invite the newly-elected directors to take up their duties on the first day of the fourth month following the month of their election.
If a post of director falls vacant during the period between two Conferences and more than two years before the next Conference is due to meet, the Directing Committee shall conduct a bye-election by correspondence to fill the vacancy.
A director elected to fill a vacancy shall take third place among the directors.
The financial administration of the Bureau shall be effected in accordance with the provisions of articles V, VII, XIV and XVI of the Convention and Articles 11 to 14 of the General Regulations.
Any balancing of income and expenditure shall be prohibited in the presenting of the budget.
The annual contributions of Governments Parties to the Convention shall be based on the standard of the gold franc as defined in article 2 and shall be paid into the Bureau's bank accounts. Such contributions shall be fixed by the following rules:
Each Government shall subscribe two shares of 2 000 gold francs each;
Those Governments which have 100 000 gross tons of shipping or more shall contribute supplementary shares of the same value in accordance with the following scale:
|
Gross Tonnage |
Supplementary Shares |
|
(2 000 gold francs each) |
|
|
100 000 — 249 999 250 000 — 454 999 455 000 — 719 999 720 000 — 1 049 999 1 050 000 — 1 449 999 1 450 000 — 1 924 999 1 925 000 — 2 479 999 2 480 000 — 3 119 999 3 120 000 — 3 849 999 3 850 000 — 4 674 999 4 675 000 — 5 599 999 5 600 000 — 6 629 999 |
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 |
|
Tonnage brut |
Parts supplémentaires |
|
(de 2 000 francs-or chacune) |
|
|
6 630 000 — 7 769 999 7 770 000 — 9 024 999 9 025 000 — 10 399 999 10 400 000 — 11 899 999 11900 000 — 13 529 999 13 530 000 — 15 294 999 15 295 000 — 17 199 999 17 200 000 — 19 249 999 19 250 000 — 21 449 999 21450 000 — 23 804 999 23 805 000 — 26 319 999 26 320 000 — 28 999 999 29 000 000 — and above |
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 (max.) |
In application of the Convention and its Regulations, the tonnage figures of the Member Governments shall be obtained by adding to 6/7 of the displacement tonnage of ships of war the gross tonnage of all other vessels exceeding 100 tons.
The table of tonnages determining the contributions of Governments shall be brought up to date by the Directing Committee before each ordinary Conference. Twelve months before the Conference, the Bureau shall ask Governments to supply their tonnage figures as of 1 January of the year preceding that of the Conference. Six months before the Conference the Bureau shall distribute to Governments a revised table of tonnages.
The table of tonnages and that of shares, contributions and votes shall be submitted to the Conference for approval, and shall enter into force on 1 January of the year following that of the Conference. Except as provided for in paragraph (c) and (d) below, these tables shall remain in force until 31 December of the year of the subsequent Conference.
The Principality of Monaco shall enjoy special treatment. In consideration of the fact that it provides the Bureau with premises free of charge, it shall not pay any contribution but shall retain its right of vote.
The Directing Committee shall draw up the estimated budget and forward it to the Member Governments for examination by the Finance Committee at least three months in advance of the Finance Committee's Session.
The Directing Committee shall carry the budget into effect. Subject to the provisions of article 11, the Directing Committee shall ensure that expenditure and commitments conform with the budgetary provisions.
Transfers of credit from one chapter to another shall require authorization by the Finance Committee.
After the close of the financial period corresponding to a budget, no further financial obligations under it may be incurred. Outstanding obligations may be met for a further period of three months.
All Bureau funds shall be under the control of the Directing Committee. No expenditure exceeding 1 000 gold francs may be incurred without the prior approval of one of the members of the Directing Committee. Payments exceeding 10 000 gold francs require the prior approval of the full Committee.
A Government acceding to the Convention shall be liable to pay its contribution for that year only if its accession takes effect before 1 July. If its accession takes effect on or after that date it shall be liable only for half that contribution.
Outstanding contributions shall be shown in a table annexed to the report on financial administration which is submitted to the Finance Committee by the Directing Committee.
The suspension of the rights of a Member Government pursuant to the provisions of Article XV of the Convention shall be notified by the Directing Committee to the Government concerned on or shortly after 1 July of the year in which a third annual contribution would be due. Any Member Government thus deprived of its rights of membership shall remain obligated to the Bureau for the two years' contributions outstanding at the time of suspension.
To ensure the financial stability of the Bureau, and to avoid any treasury difficulties, the Bureau shall have at its disposal a working capital, the amount of which shall correspond, at the beginning of each year, to not less than half the total annual contributions of Member Governments.
The Bureau shall have at its disposal a reserve fund, the amount of which shall be fixed by the Conference. This fund is exclusively designed to enable the Organisation to meet extraordinary expenditure. It shall only be used in exceptional circumstances.
Every year the Directing Committee shall submit to the Member Governments a report on the financial administration over the past financial year. At the same time, the Directing Committee shall give information on the value of the movable and immovable property of the Organisation.
The external auditor designated under the terms of article 14 of the General Regulations shall ensure that expenditures are appropriate and conform to the directives given by the Conference and that they are correctly entered into the books. Such auditing may be carried out at any time.
In the event of dissolution, the balance of the accounts of the Organisation shall be divided amongst the Governments which are still Parties to the Convention on the day when the latter ceases to have effect. Any credit balance shall be divided amongst these Governments in proportion to the total amount of their contributions since 1921. Any debit balance shall be divided amongst these Governments in proportion to their last annual contribution.
De Regeringen die Partij zijn bij dit Verdrag,
Overwegende dat het Internationale Hydrografische Bureau in juni 1921 werd opgericht ten einde bij te dragen tot het vergemakkelijken en veiliger maken van de navigatie over de hele wereld door het verbeteren van zeekaarten en boekwerken;
Verlangende op intergouvernementele basis samen te werken op het gebied der hydrografie;
Zijn als volgt overeengekomen:
Bij dezen wordt opgericht een Internationale Hydrografische Organisatie, hierna te noemen de Organisatie, waarvan de zetel in Monaco is gevestigd.
De Organisatie heeft een raadgevend en zuiver technisch karakter. De Organisatie beoogt de volgende doeleinden:
coördinatie van de werkzaamheden der nationale hydrografische diensten;
een zo groot mogelijke eenvormigheid van zeekaarten en boekwerken;
de toepassing van betrouwbare en doelmatige methoden voor het uitvoeren en gebruik maken van hydrografische metingen;
ontwikkeling van de wetenschappen op het terrein der hydrografie en van de technieken die gebruikt worden bij de beschrijvende oceanografie.
Leden van de Organisatie zijn de Regeringen die Partij zijn bij dit Verdrag.
De Organisatie omvat:
De Internationale Hydrografische Conferentie, hierna te noemen de Conferentie;
Het Internationale Hydrografische Bureau, hierna te noemen het Bureau, dat wordt geleid door de Bestuurscommissie.
De functies van de Conferentie omvatten:
het opstellen van algemene richtlijnen, het functioneren en de werkzaamheden van de Organisatie betreffende;
het verkiezen van de leden van de Bestuurscommissie en van haar Voorzitter;
het bestuderen van de aan haar door het Bureau voorgelegde rapporten;
het nemen van beslissingen met betrekking tot alle voorstellen van technische of administratieve aard die door de leden of door het Bureau worden ingediend;
het goedkeuren van de begroting door een meerderheid van twee derden van de op de Conferentie vertegenwoordigde Lid-Staten;
het aanvaarden, door een meerderheid van twee derden van de leden, van wijzigingen van het Algemeen Reglement en het Financieel Reglement;
het aanvaarden, door een meerderheid als genoemd in het voorgaande lid, van alle andere bijzondere reglementen, waarvan de totstandkoming noodzakelijk kan blijken, met name met betrekking tot de status van de bestuursleden en het personeel van het Bureau.
De Conferentie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de leden. Zij komt eenmaal in de vijf jaar in gewone zitting bijeen. Een buitengewone zitting van de Conferentie kan worden gehouden op verzoek van een lid of van het Bureau, behoudens goedkeuring door de meerderheid van de leden.
De Conferentie wordt, door middel van een aankondiging die ten minste zes maanden van te voren worden verzonden, door het Bureau bijeengeroepen. Met de aankondiging wordt een voorlopige agenda toegezonden.
Ieder lid heeft één stem. Wat betreft het stemmen over de in artikel V (b) genoemde zaken heeft ieder lid echter een aantal stemmen dat wordt vastgesteld volgens een verdeelsleutel die uitgaat van de tonnage van zijn vloten.
Beslissingen van de Conferentie worden genomen met een volstrekte meerderheid van stemmen van de op de Conferentie vertegenwoordigde leden, tenzij dit Verdrag anders bepaalt. Indien het aantal stemmen voor en het aantal stemmen tegen gelijk zijn, is de President van de Conferentie gerechtigd een beslissing te nemen. Indien het resoluties betreft die zullen worden opgenomen in de Lijst van Technische Resoluties, dient de meerderheid in ieder geval mede te omvatten de stemmen voor van niet minder dan een derde der leden.
Tussen de zittingen van de Conferentie kan het Bureau de leden schriftelijk raadplegen over zaken de technische functionering van de Organisatie betreffende.
De gang van zaken met betrekking tot het stemmen is dezelfde als bedoeld in het vijfde lid van dit artikel, zij het dat in dit geval de meerderheid wordt bepaald op basis van het totale aantal leden van de Organisatie.
Ter verwezenlijking van de doelstellingen omschreven in artikel II behoort het in het bijzonder tot de taak van het Bureau:
nauwe en duurzame betrekkingen tot stand te brengen tussen de nationale hydrografische diensten;
alle zaken de hydrografie en de daarmede verwante takken van wetenschap en techniek betreffende te bestuderen en de noodzakelijke documenten te verzamelen;
de uitwisseling van zeekaarten en boekwerken tussen de hydrografische diensten van de leden te bevorderen;
de daarvoor in aanmerking komende documenten te verspreiden;
op verzoek voorlichting en advies te geven, met name aan landen die doende zijn hun hydrografische dienst op te zetten of uit te breiden;
de coördinatie van hydrografische metingen met daarmede verband houdende oceanografische werkzaamheden te bevorderen;
de toepassing van oceanografische kennis uit te breiden en te vereenvoudigen, ten behoeve van zeevaarders;
met internationale organisaties en wetenschappelijke instellingen die verwante doeleinden nastreven samen te werken.
Het Bureau omvat de Bestuurscommissie en het voor de Organisatie benodigde technische en administratieve personeel.
De Bestuurscommissie beheert het Bureau overeenkomstig de bepalingen van dit Verdrag en van de Reglementen en overeenkomstig de richtlijnen zoals die door de Conferentie zijn opgesteld.
De Bestuurscommissie bestaat uit drie leden van verschillende nationaliteit die worden gekozen door de Conferentie die vervolgens een van hen kiest voor het vervullen van de functie van Voorzitter van de Commissie.
De ambtstermijn van de Bestuurscommissie is vijf jaar. Indien een functie van bestuurslid openvalt in het tijdvak tussen twee Conferenties, kan er schriftelijk een tussentijdse verkiezing worden gehouden, zoals bepaald in het Algemeen Reglement.
De werking van de Organisatie wordt uitvoerig beschreven in het Algemeen Reglement en het Financieel Reglement, die aan dit Verdrag zijn toegevoegd, doch er geen integrerend deel van uitmaken.
De voertalen van de Organisatie zijn Engels en Frans.
De Organisatie heeft rechtspersoonlijkheid. Op het grondgebied van elk van haar leden geniet zij, onder voorbehoud van goedkeuring door het betrokken lid, de voorrechten en immuniteiten die nodig zijn voor de uitoefening van haar functies en de verwezenlijking van haar doelstellingen.
De voor het functioneren van de Organisatie te maken onkosten worden bestreden uit:
de normale jaarlijkse bijdragen van de leden volgens een verdeelsleutel die uitgaat van de tonnage van hun vloten;
giften, legaten, bijdragen en andere bronnen, met goedkeuring van de Financiële Commissie.
Een lid dat twee jaar ten achter is met de betaling van zijn bijdragen worden alle rechten en voorrechten waarop de leden krachtens het Verdrag en de Reglementen aanspraak kunnen maken ontzegd totdat de achterstallige bijdragen zijn betaald.
De begroting van de Organisatie wordt opgesteld door de Bestuurscommissie, beoordeeld door de Financiële Commissie en goedgekeurd door de Conferentie.
Elk geschil betreffende de uitlegging of de toepassing van dit Verdrag dat niet door onderhandeling of door tussenkomst van de Bestuurscommissie wordt geregeld, wordt op verzoek van een der bij het geschil betrokken partijen voorgelegd aan een scheidsman, die door de President van het Internationaal Gerechtshof wordt aangewezen.
Dit Verdrag staat op 3 mei 1967 te Monaco en vervolgens van 1 juni tot 31 december 1967 bij het Gezantschap van het Vorstendom Monaco te Parijs open ter ondertekening door iedere Regering die op 3 mei 1967 deelneemt aan de werkzaamheden van het Bureau.
De in het eerste lid hierboven bedoelde Regeringen kunnen Partij worden bij dit Verdrag:
door ondertekening zonder voorbehoud van bekrachtiging of goedkeuring, of
door ondertekening onder voorbehoud van bekrachtiging of goedkeuring en de daarop volgende nederlegging van een akte van bekrachtiging of goedkeuring.
Na zijn inwerkingtreding staat dit Verdrag open voor toetreding door de Regering van iedere maritieme Staat die een daartoe strekkend verzoek richt aan de Regering van het Vorstendom Monaco, onder vermelding van de tonnage van zijn vloten, en wiens toetreding wordt goedgekeurd door twee derden van de leden. Een zodanig bericht van goedkeuring wordt door de Regering van het Vorstendom Monaco ter kennis gebracht van de betrokken Regering. Voor die Regering treedt het Verdrag in werking op de datum waarop zij haar akte van toetreding nederlegt bij de Regering van het Vorstendom Monaco, die daarvan kennis geeft aan de leden en aan de Voorzitter van de Bestuurscommissie.
Voorstellen tot wijziging worden door de Conferentie bestudeerd en beslissingen daaromtrent worden genomen met een meerderheid van twee derden van de leden die op de Conferentie zijn vertegenwoordigd. Wanneer een voorgestelde wijziging door de Conferentie is goedgekeurd, verzoekt de Voorzitter van de Bestuurscommissie de Regering van het Vorstendom Monaco deze ter kennis te brengen van alle Verdragsluitende Partijen.
De wijziging wordt drie maanden nadat van twee derden van het aantal Verdragsluitende Partijen een kennisgeving van goedkeuring door de Regering van het Vorstendom Monaco is ontvangen, voor alle Verdragsluitende Partijen van kracht. De Regering van het Vorstendom Monaco stelt de Verdragsluitende Partijen en de Voorzitter van de Bestuurscommissie daarvan in kennis, onder vermelding van de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
Na verloop van een tijdvak van vijf jaar, te rekenen van de datum van zijn inwerkingtreding, kan dit Verdrag door elke Verdragsluitende Partij, met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste één jaar, door middel van een aan de Regering van het Vorstendom Monaco gerichte kennisgeving, worden opgezegd. De opzegging wordt van kracht op de eerste januari volgende op de datum waarop de opzeggingstermijn afloopt en houdt in dat de betrokken Regering van alle aan het lidmaatschap van de Organisatie verbonden rechten en voordelen afstand doet.
Na de inwerkingtreding van dit Verdrag wordt het door de Regering van het Vorstendom Monaco bij het Secretariaat van de Verenigde Naties geregistreerd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 102 van het Handvest.
TEN BLIJKE WAARVAN de ondergetekenden, daartoe behoorlijk gemachtigd, dit Verdrag hebben ondertekend.
GEDAAN te Monaco, de derde mei 1967, in een enkel exemplaar, in de Engelse en de Franse taal, zijnde beide teksten gelijkelijk authentiek, dat zal worden nedergelegd in het archief van de Regering van het Vorstendom Monaco, die gewaarmerkte afschriften hiervan doet toekomen aan alle ondertekenende en toetredende Regeringen en aan de Voorzitter van de Bestuurscommissie.
De Organisatie heeft een adviserende functie. Zij heeft geen zeggenschap over de hydrografische diensten van de Regeringen die Partij zijn bij dit Verdrag.
De werkzaamheden van de Organisatie zijn van wetenschappelijke of technische aard en omvatten geen zaken die betrekking hebben op de internationale politiek.
De Internationale Hydrografische Conferentie komt eenmaal in de vijf jaar op een tijdstip dat wordt bepaald aan het einde van de voorafgaande zitting in gewone zitting bijeen in de plaats waar de Organisatie haar zetel heeft.
De Internationale Hydrografische Conferentie wordt voorbereid en georganiseerd door het Bureau.
Elk lid kan op de Conferentie worden vertegenwoordigd door een of meer afgevaardigden, van wie, bij voorkeur, er een het hoofd van de nationale hydrografische dienst is. Reis- en verblijfkosten van de afgevaardigden worden vergoed door hun onderscheiden Regeringen.
De Bestuurscommissie is gerechtigd waarnemers uit te nodigen van:
Regeringen die geen partij zijn bij het Verdrag: een of twee waarnemers per Regering, op voorstel van een lid of van de Bestuurscommissie en behoudens goedkeuring door twee derden van het aantal leden;
internationale organisaties wier werkzaamheden verband houden met die van het Bureau: één of, bij uitzondering, twee waarnemers per organisatie. Een lijst van zodanige organisaties wordt tevoren door de Bestuurscommissie aan de leden toegezonden, zodat deze in de gelegenheid zijn bezwaren te opperen of toevoegingen voor te stellen;
nationale organisaties van de leden die in de gelegenheid zijn geweest of waarschijnlijk in de gelegenheid zullen zijn samen te werken met het Bureau, op de in de voorgaande paragraaf genoemde voorwaarden.
De voertalen van de Conferentie zijn Engels, Frans en Spaans.
Twaalf maanden voor de opening van de Conferentie nodigt het Bureau de vertegenwoordigers van de leden uit de voorstellen in te dienen die zij tijdens de Conferentie willen bespreken. Ten minste acht maanden voor de Conferentie worden deze voorstellen, te zamen met die welke door het Bureau zijn ingediend, ter kennis van alle leden gebracht.
Tussen de Conferenties kan de Financiële Commissie op verzoek van drie Regeringen of van de Bestuurscommissie in buitengewone zitting bijeenkomen. De Bestuurscommissie kan de Financiële Commissie ook schriftelijk raadplegen.
De taak van de Commissie tijdens haar gewone zitting omvat:
het behandelen en goedkeuren van het financiële beleid in het afgelopen boekjaar;
het behandelen van de begroting voor het volgende boekjaar en het voorleggen daarvan aan de Conferentie.
De Commissie neemt haar beslissingen met een meerderheid van twee derden van de door de aanwezige leden uit te brengen stemmen. Elke afgevaardigde heeft één stem.
De boeken worden ieder jaar door een door de Commissie aan te wijzen accountant gecontroleerd.
Overeenkomstig de bepalingen van artikel VIII van het Verdrag, belast het Bureau zich met de wetenschappelijke en technische werkzaamheden die voor het verwezenlijken van de doelstellingen van de Organisatie noodzakelijk zijn.
Voor het onderhouden van de betrekkingen met het Bureau benoemt ieder lid een officiële vertegenwoordiger, bij voorkeur het hoofd van zijn hydrografische dienst.
Het Bureau onderhoudt nauw contact met de hydrografische diensten van de leden. Het kan ook briefwisseling voeren met verwante wetenschappelijke organisaties van de leden, mits het de officiële vertegenwoordiger van de desbetreffende Staat daarvan in kennis stelt (artikel 16). Bovendien kan het brieven wisselen met gelijksoortige lichamen van andere Staten, en met internationale organisaties.
Het Bureau vestigt de aandacht van de hydrografische of andere ter zake bevoegde diensten van de leden op alle hydrografische werken van internationale aard en vraagstukken van algemeen belang waarvan het het bestuderen of uitvoeren nuttig oordeelt. Het streeft ernaar zodanige vraagstukken tot oplossing te brengen of zodanige werken uit te voeren door een beroep te doen op de leden om samen te werken.
Om het Bureau in staat te stellen zijn doel te verwezenlijken doen de hydrografische diensten van de leden het Bureau exemplaren toekomen van hun nieuwe publikaties en nieuwe drukken van hun kaarten, zomede van werken of documenten die door hen of andere diensten in hun land zijn uitgegeven, en die van belang kunnen zijn.
Voor zover mogelijk voldoet het Bureau aan alle verzoeken van vertegenwoordigers van de leden, te worden ingelicht over of geadviseerd met betrekking tot aangelegenheden die met zijn werkzaamheden verband houden. Zaken die rechtstreeks tussen twee nationale hydrografische diensten kunnen worden afgehandeld, worden in de regel niet voorgelegd aan het Bureau.
Het Bureau belast zich met de uitgifte en verspreiding van de in de artikelen 32 tot 35 genoemde publikaties en andere door de Conferentie aangevraagde documenten.
In hun contacten met het Bureau kunnen de vertegenwoordigers van de leden andere talen gebruiken dan de voertalen van de Organisatie, doch het Bureau kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele vertraging en misverstanden die daarvan het gevolg kunnen zijn.
In het tijdvak tussen twee Conferenties neemt de Commissie, aangenomen dat het Verdrag of het Reglement daarin niet voorziet, alle noodzakelijke administratieve of technische beslissingen, onder voorbehoud dat deze ter kennis van de volgende Conferentie worden gebracht.
Indien de Commissie van oordeel is dat een vraagstuk ter oplossing aan de leden moet worden voorgelegd, zendt zij overeenkomstig het bepaalde in artikel VI (6) van dit Verdrag een rondschrijven aan de vertegenwoordigers, waarin hun wordt verzocht de mening van hun onderscheiden Regeringen ter kennis van het Bureau te brengen.
Indien de omstandigheden het onmogelijk maken de in het Reglement beschreven procedure te volgen, neemt de Commissie de noodzakelijke beslissingen en stelt de leden daarvan onmiddellijk in kennis.
De werkzaamheden van de Bestuurscommissie lopen af op de laatste dag van de derde maand volgend op die waarin de nieuwe Bestuurscommissie is gekozen.
Een bestuurslid dat tijdens zijn ambtstermijn gedurende zes achtereenvolgende maanden, of anders gedurende twaalf maanden in totaal, niet in staat is geweest zijn functie te vervullen, houdt automatisch op bestuurslid te zijn.
Elk bestuurslid is in het bijzonder verantwoordelijk voor een of meer onderdelen van de werkzaamheden van het Bureau, doch de Commissie pleegt onderling overleg omtrent alle belangrijke vraagstukken. Indien slechts twee bestuursleden een vergadering van de Commissie bijwonen en een beslissing geen uitstel tot een volgende voltallige vergadering duldt, is de mening van de Voorzitter of de waarnemend Voorzitter doorslaggevend.
Het personeel van het Bureau staat onder gezag van de Bestuurscommissie. Het bestaat uit technische en administratieve assistenten en werknemers. Het personeel wordt naar behoefte aangesteld door de Commissie.
Aan het begin van elk jaar publiceert het Bureau een verslag van zijn werkzaamheden.
Het Bureau geeft een Jaarboek uit bevattende alle noodzakelijke inlichtingen met betrekking tot de hydrografische diensten van de leden en voor zover mogelijk van andere Staten.
Het Jaarboek bevat de adressen van de officiële vertegenwoordigers die zijn aangewezen overeenkomstig het bepaalde in artikel 16, alsmede de volgende gegevens:
een lijst van de Regeringen die hebben deelgenomen aan het werk van het Bureau tussen de datum van zijn oprichting en de datum van inwerkingtreding van het Verdrag;
een lijst van de leden;
een lijst van de Regeringen die het Verdrag overeenkomstig het bepaalde in artikel XXII hebben opgezegd;
een tabel van de tonnages van de vloten der leden;
een tabel waarin de aandelen, de bijdragen en het aantal stemmen van de leden zijn aangegeven.
Het Bureau geeft twee periodieke geschriften uit: de 'International Hydrographic Review' en het 'International Hydrographic Bulletin'.
Het Bureau geeft bijzondere geschriften uit over technische onderwerpen die voor de hydrografische diensten van belang kunnen zijn.
De bestuursleden worden door de Conferentie gekozen overeenkomstig het bepaalde in de artikelen V (b), VI (4) en X (2) van het Verdrag. De verkiezing vindt plaats bij geheime stemming aan het einde van de Conferentie.
Bij de verkiezing van bestuursleden heeft elk lid 2 stemmen; de Staten die over scheepsruimte beschikken van 100 000 ton of meer, hebben extra stemmen, overeenkomstig de volgende schaal:
|
Bruto tonnage |
Extra stemmen |
|
100 000 — 499 999 500 000 — 1 999 999 2 000 000 — 7 999 999 8 000 000 — en meer |
1 2 3 4 |
Elk lid kan een of meer kandidaten stellen, die de nationaliteit van ieder der Verdragsluitende Partijen kan of kunnen bezitten. Zo mogelijk, moeten de kandidaatstellingen ten minste drie maanden vóór de Conferentie in het bezit van het Bureau zijn. De lijst van kandidaten wordt tien dagen vóór de opening van de Conferentie afgesloten.
Elke kandidaat dient een ervaren zeevaarder te zijn en over uitgebreide kennis op het gebied van de praktische hydrografie en de scheepvaart te beschikken. Bij de verkiezing mag uitsluitend de technische en administratieve bekwaamheid van de kandidaten in aanmerking worden genomen. Op een bijzondere rang of status wordt daarbij niet gelet.
Iedere kandidaatstelling dient vergezeld te gaan van een nota houdende een opgave van de gronden waarop de kandidaat wordt geoordeeld geschikt te zijn voor het vervullen van de desbetreffende functie. Ten einde de geschiktheid der verschillende kandidaten beter onderling te kunnen vergelijken, dient het overzicht van hun loopbaan eenvormig, volgens het onderstaande model te worden ingericht:
Naam
Nationaliteit
Geboortedatum
Titels en onderscheidingen
Opleiding (tijdvakken; waarbij tevens te vermelden gespecialiseerde of bijzondere kwalificaties)
Talen (spreekvaardigheid en leesvaardigheid)
Bevorderingen
Hydrografische arbeid
Op zee (tijdvak en functie)
Aan de wal (tijdvak en functie)
Niet-hydrografische arbeid
Op zee (tijdvak en functie)
Aan de wal (tijdvak en functie)
Publikaties
Wetenschappelijk onderzoek en daarvoor ontvangen beloningen
Wetenschappelijke verenigingen (waarvan de kandidaat lid is of is geweest)
(Handtekening van de kandidaat en van de autoriteit die de kandidaat voordraagt).
Voor het uitbrengen van hun stemmen bij de verkiezing van de leden van de Bestuurscommissie vullen de delegaties op een aantal stembiljetten, dat gelijk is aan het aantal stemmen waarop elk van hen recht heeft, alleen de namen in van de drie kandidaten van hun keuze.
De drie kandidaten van verschillende nationaliteit die het grootste aantal stemmen op zich hebben verenigd, worden geacht te zijn gekozen.
Ingeval twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen op zich verenigen, waardoor het onmogelijk is de drie functies overeenkomstig de in het voorgaande lid genoemde voorwaarden te doen vervullen, wordt er een nieuwe stemming gehouden ter bepaling van de stemmenverdeling tussen de kandidaten die een gelijk aantal stemmen op zich hadden verenigd.
Wanneer de drie Bestuursleden zijn gekozen, wordt er een afzonderlijke stemming gehouden om één van hen tot Voorzitter van de Bestuurscommissie te verkiezen. Daartoe vullen de delegaties op het hun toegewezen aantal stembiljetten de naam in van het bestuurslid dat zij tot Voorzitter zouden willen zien benoemd.
Na afloop van de stemming nodigt de President van de Conferentie de zojuist gekozen bestuursleden uit hun werkzaamheden aan te vangen op de eerste dag van de vierde maand volgend op die waarin zij zijn gekozen.
Indien een functie van bestuurslid openvalt in het tijdvak tussen twee Conferenties en meer dan twee jaar vóór de volgende Conferentie wordt gehouden, wordt er door de Bestuurscommissie schriftelijk een tussentijdse verkiezing gehouden om in de opengevallen functie te voorzien.
In zulk een geval verzoekt het Bureau de leden om toezending van lijsten van kandidaten overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 38 tot 40. Na ontvangst van deze lijsten wordt de verkiezing gehouden waarbij een procedure in acht wordt genomen die in alle opzichten gelijk is aan die beschreven in de artikelen 41 tot 43.
Een bestuurslid dat is gekozen om een opengevallen functie te vervullen, neemt onder de bestuursleden de derde plaats in.
Het financiële beleid van het Bureau wordt gevoerd overeenkomstig de bepalingen van de artikelen V, VII, XIV en XVI van het Verdrag en de artikelen 11 tot 14 van het Algemeen Reglement.
Het sluitend maken van inkomsten en uitgaven is niet toegestaan bij het aanbieden van de begroting.
De jaarlijkse bijdragen van de Regeringen die partij zijn bij het Verdrag zijn gebaseerd op de standaard van de goudfrank als omschreven in artikel 2 en worden gestort op de bankrekeningen van het Bureau. Zodanige bijdragen worden vastgesteld volgens de volgende regels:
Elke Regering schrijft in voor twee aandelen van 2.000 goudfranken elk.
De Regeringen die over scheepsruimte beschikken van 100.000 bruto ton of meer, dragen aanvullende aandelen van dezelfde waarde bij, overeenkomstig onderstaande schaal:
|
Bruto tonnage |
Aanvullende aandelen |
|
(2.000 goudfranken elk) |
|
|
100 000 — 249 999 250 000 — 454 999 455 000 — 719 999 720 000 — 1 049 999 1 050 000 — 1 449 999 1 450 000 — 1 924 999 1 925 000 — 2 479 999 2 480 000 — 3 119 999 3 120 000 — 3 849 999 3 850 000 — 4 674 999 |
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
|
Bruto tonnage |
Aanvullende aandelen |
|
(2.000 goudfranken elk) |
|
|
4 675 000 — 5 599 999 5 600 000 — 6 629 999 6 630 000 — 7 769 999 7 770 000 — 9 024 999 9 025 000 — 10 399 999 10 400 000 — 11 899 999 11 900 000 — 13 529 999 13 530 000 — 15 294999 15 295 000 — 17 199 999 17 200 000 — 19 249 999 19 250 000 — 21 449 999 21 450 000 — 23 804 999 23 805 000 — 26 319 999 26 320 000 — 28 999 999 29 000 00 — en hoger |
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 (max.) |
Voor de toepassing van het Verdrag en zijn Reglement worden de tonnagecijfers van de Lid-Staten verkregen door optelling van 6/7 van de waterverplaatsing uitgedrukt in tonnen van de oorlogsschepen en de bruto tonnage van alle andere schepen van meer dan 100 ton.
De tonnenmaattabel die de bijdragen van de Regeringen bepaalt, wordt vóór iedere gewone Conferentie bijgewerkt door de Bestuurscommissie. Twaalf maanden vóór de Conferentie verzoekt het Bureau de Regeringen hun tonnagecijfers per 1 januari van het jaar voorafgaande aan dat van de Conferentie bekend te maken. Zes maanden vóór de Conferentie doet het Bureau de Regeringen een herziene tabel van de tonnages toekomen.
De tabel van de tonnages, zomede die van de aandelen, bijdragen en stemmen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Conferentie en worden van kracht op 1 januari van het jaar volgend op dat van de Conferentie.
Behalve in de gevallen bedoeld in de leden (c) en (d) hieronder, blijven deze tabellen van kracht tot 31 december van het jaar van de eerstvolgende Conferentie.
Het Vorstendom van Monaco geniet een bijzondere behandeling. In aanmerking nemende dat het het Bureau kosteloos huisvest, betaalt het geen enkele bijdrage, doch behoudt het zijn stemrecht.
De Bestuurscommissie stelt de ontwerpbegroting op en doet deze ten minste drie maanden vóór de zitting van de Financiële Commissie aan de Lid-Staten toekomen voor onderzoek door genoemde Commissie.
De Bestuurscommissie voert de begroting uit. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11, ziet de Bestuurscommissie erop toe dat de uitgaven en de schuldenlast in overeenstemming zijn met de cijfers van de begroting.
Voor overboeking van kredieten van één afdeling naar een andere afdeling is de machtiging van de Financiële Commissie vereist.
Na afsluiting van het boekjaar dat met een begroting correspondeert, kunnen daarin geen verdere financiële verplichtingen worden aangegaan. Aan lopende verplichtingen kan nog gedurende drie maanden worden voldaan.
Alle fondsen van het Bureau staan onder toezicht van de Bestuurscommissie. Geen uitgaven van meer dan 1.000 goudfranken mogen worden gedaan zonder voorafgaande toestemming van een van de leden van de Bestuurscommissie. Voor betalingen van meer dan 10.000 goudfranken is de voorafgaande toestemming van de voltallige Commissie vereist.
Een Regering die toetreedt tot het Verdrag is slechts dan verplicht voor dat jaar contributie te betalen, indien haar toetreding vóór 1 juli van kracht wordt. Indien haar toetreding op of na die datum van kracht wordt, behoeft zij slechts de helft van die bijdrage te betalen.
Nog niet betaalde bijdragen worden vermeld in een tabel die wordt gevoegd bij het verslag van het financiële beheer dat door de Bestuurscommissie aan de Financiële Commissie wordt voorgelegd.
De schorsing van een Lid-Staat overeenkomstig de bepalingen van artikel XV van het Verdrag wordt door de Bestuurscommissie op of kort na 1 juli van het jaar waarin een derde jaarlijkse bijdrage verschuldigd was ter kennis van de desbetreffende Regering gebracht. Elke Lid-Staat wie aldus zijn aan het lidmaatschap verbonden rechten zijn ontnomen, blijft het Bureau de twee jaarlijkse bijdragen die ten tijde van de schorsing nog niet waren betaald, verschuldigd.
Een Lid-Staat die slechts een deel van de door hem verschuldigde bijdrage betaalt krijgt twee jaar de tijd om het verschil aan te zuiveren, te rekenen van de datum van de eerste kennisgeving door het Bureau. Aan het einde van dat tijdvak worden zijn aan het lidmaatschap verbonden rechten en voordelen geschorst, totdat het verschil is aangezuiverd.
Ten einde de financiële stabiliteit van het Bureau te waarborgen en financiële moeilijkheden te voorkomen, heeft het Bureau een bedrijfskapitaal tot zijn beschikking, waarvan de grootte aan het begin van elk jaar overeenkomt met ten minste de helft van het totaal der jaarlijkse bijdragen van de Lid-Staten.
Het Bureau beschikt over een reservefonds waarvan de grootte door de Conferentie wordt vastgesteld. Dit fonds is uitsluitend bedoeld om de Organisatie in staat te stellen buitengewone uitgaven te doen. Het mag slechts in bijzondere omstandigheden worden aangesproken.
Ieder jaar legt de Bestuurscommissie de Lid-Staten een verslag voor betreffende het financiële beheer in het afgelopen boekjaar. Tegelijkertijd verstrekt de Bestuurscommissie gegevens omtrent de waarde der roerende en onroerende bezittingen van de Organisatie.
De overeenkomstig het bepaalde in artikel 14 van het Algemene Reglement aangewezen accountant ziet erop toe dat de uitgaven verantwoord zijn, dat zij overeenstemmen met de door de Conferentie aangegeven richtlijnen en dat zij op de juiste wijze zijn geboekt. Een zodanige controle kan op ieder tijdstip worden uitgevoerd.
In geval van ontbinding wordt het saldo van de rekeningen van de Organisatie omgeslagen over de Regeringen die nog Partij zijn bij het Verdrag op de dag dat dit ophoudt van kracht te zijn. Een batig saldo wordt onder deze Regeringen verdeeld naar evenredigheid van het totale bedrag van hun bijdragen sedert 1921. Een nadelig saldo wordt onder deze Regeringen verdeeld naar evenredigheid van hun laatste jaarlijkse bijdrage.