Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

1

Les représentants des Pays-membres se réunissent en Congrès au plus tard quatre ans après la fin de l’année au cours de laquelle le Congrès précédent a eu lieu.

2

Chaque Pays-membre se fait représenter au Congrès par un ou plusieurs plénipotentiaires munis, par leur Gouvernement, des pouvoirs nécessaires. Il peut, au besoin, se faire représenter par la délégation d’un autre Pays-membre. Toutefois, il est entendu qu’une délégation ne peut représenter qu’un seul Pays-membre autre que le sien.

3

Dans les délibérations, chaque Pays-membre dispose d’une voix, sous réserve des sanctions prévues à l’article 129.

4

En principe, chaque Congrès désigne le pays dans lequel le Congrès suivant aura lieu. Si cette désignation se révèle inapplicable, le Conseil d’administration est autorisé à désigner le pays où le Congrès tiendra ses assises, après entente avec ce dernier pays.

5

Après entente avec le Bureau international, le Gouvernement invitant fixe la date définitive et le lieu exact du Congrès. Un an, en principe, avant cette date, le Gouvernement invitant envoie une invitation au Gouvernement de chaque Pays-membre. Cette invitation peut être adressée soit directement, soit par l’intermédiaire d’un autre Gouvernement, soit par l’entremise du Directeur général du Bureau international.

6

Lorsqu’un Congrès doit être réuni sans qu’il y ait un Gouvernement invitant, le Bureau international, avec l’accord du Conseil d’administration et après entente avec le Gouvernement de la Confédération suisse, prend les dispositions nécessaires pour convoquer et organiser le Congrès dans le pays siège de l’Union. Dans ce cas, le Bureau international exerce les fonctions du Gouvernement invitant.

7

Le lieu de réunion d’un Congrès extraordinaire est fixé, après entente avec le Bureau international, par les Pays-membres ayant pris l’initiative de ce Congrès.

8

Les dispositions prévues sous 2 à 6 sont applicables par analogie aux Congrès extraordinaires.

1

Le Conseil d’administration se compose de quarante et un membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2

La présidence est dévolue de droit au pays hôte du Congrès. Si ce pays se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d’un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Conseil d’administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le pays hôte.

3

Les quarante autres membres du Conseil d’administration sont élus par le Congrès sur la base d’une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l’occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.

4

Chaque membre du Conseil d’administration désigne son représentant, qui doit être compétent dans le domaine postal.

5

Les fonctions de membre du Conseil d’administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à la charge de l’Union.

6

Le Conseil d’administration a les attributions suivantes:

• 6.1

  superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des décisions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;

• 6.2

  examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

• 6.3

  favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

• 6.4

  examiner et approuver le budget et les comptes annuels de l’Union;

• 6.5

  autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 128.3 à 5;

• 6.6

  arrêter le Règlement financier de l’UPU;

• 6.7

  arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;

• 6.8

  arrêter les règles régissant le Fonds spécial;

• 6.9

  arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;

• 6.10

  arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;

• 6.11

  assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;

• 6.12

  autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux conditions prévues à l’article 130.6;

• 6.13

  autoriser le changement de groupe géographique, si un pays le demande, en tenant compte des avis exprimés par les pays qui sont membres des groupes géographiques concernés;

• 6.14

  arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;

• 6.15

  créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;

• 6.16

  arrêter le Règlement du Fonds social;

• 6.17

  approuver les rapports biennaux établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;

• 6.18

  décider des contacts à prendre avec les administrations postales pour remplir ses fonctions;

• 6.19

  après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des contacts à prendre avec les organisations qui ne sont pas des observateurs de droit, examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l’UPU avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner; désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire général, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées à se faire représenter à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau international d’envoyer les invitations nécessaires;

• 6.20

  arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale portant sur les mêmes sujets;

• 6.21

  étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des administrations postales, les problèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal international; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les administrations postales dans l’intervalle des Congrès;

• 6.22

  formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des administrations postales conformément à l’article 124;

• 6.23

  approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation postale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

• 6.24

  examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les propositions soumises par ce dernier;

• 6.25

  soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’article 104.9.16;

• 6.26

  désigner le pays siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.4;

• 6.27

  déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

• 6.28

  désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:

  • –

    d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;

  • –

    de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;

• 6.29

  examiner et approuver le projet de plan stratégique à présenter au Congrès et élaboré par le Conseil d’exploitation postale avec l’aide du Bureau international; examiner et approuver les révisions annuelles du plan arrêté par le Congrès sur la base des recommandations du Conseil d’exploitation postale et travailler en concertation avec le Conseil d’exploitation postale à l’élaboration et à l’actualisation annuelle du plan;

• 6.30

  établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l’article 106;

• 6.31

  établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhésion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d’administration;

• 6.32

  désigner les membres qui feront partie du Comité consultatif;

• 6.33

  réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès.

7

A sa première réunion, qui est convoquée par le Président du Congrès, le Conseil d’administration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur.

8

Sur convocation de son Président, le Conseil d’administration se réunit, en principe une fois par an, au siège de l’Union.

9

Le Président, les Vice-Présidents, les Présidents des Commissions du Conseil d’administration ainsi que le Président du Groupe de planification stratégique forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’administration. Il approuve, au nom du Conseil d’administration, le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d’administration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

10

Le représentant de chacun des membres du Conseil d’administration participant aux sessions de cet organe, à l’exception des réunions qui ont eu lieu pendant le Congrès, a droit au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions, de ses Groupes de travail ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.

11

Le Président du Conseil d’exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d’administration à l’ordre du jour desquelles figurent des questions relatives à l’organe qu’il dirige.

12

Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’administration lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

13

Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’administration en qualité d’observateurs.

14

L’administration postale du pays où le Conseil d’administration se réunit est invitée à participer aux réunions en qualité d’observateur, si ce pays n’est pas membre du Conseil d’administration.

15

Le Conseil d’administration peut inviter à ses réunions, sans droit de vote, tout organisme international, tout représentant d’association ou d’entreprise ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux. Il peut également inviter dans les mêmes conditions une ou plusieurs administrations postales des Pays-membres intéressées à des questions prévues à son ordre du jour.

16

A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration, sans droit de vote:

• 16.1

  membres du Conseil d’exploitation postale;

• 16.2

  membres du Comité consultatif;

• 16.3

  organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’administration;

• 16.4

  autres Pays-membres de l’Union.

17

Pour des raisons logistiques, le Conseil d’administration peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

18

Les membres du Conseil d’administration participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

19

Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

1

Après chaque session, le Conseil d’administration informe les Pays-membres de l’Union, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2

Le Conseil d’administration fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

1

Le Conseil d’exploitation postale se compose de quarante membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2

Les membres du Conseil d’exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d’une répartition géographique spécifiée. Vingt-quatre sièges sont réservés aux pays en développement et seize sièges aux pays développés. Le tiers au moins des membres est renouvelé à l’occasion de chaque Congrès.

3

Chaque membre du Conseil d’exploitation postale désigne son représentant qui assume les responsabilités mentionnées dans les Actes de l’Union en matière de prestation de services.

4

Les frais de fonctionnement du Conseil d’exploitation postale sont à la charge de l’Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération. Les frais de voyage et de séjour des représentants des administrations postales participant au Conseil d’exploitation postale sont à la charge de celles-ci. Toutefois, le représentant de chacun des pays considérés comme défavorisés d’après les listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.

5

A sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président, un Vice-Président, les Présidents des Commissions et le Président du Groupe de planification stratégique.

6

Le Conseil d’exploitation postale arrête son Règlement intérieur.

7

En principe, le Conseil d’exploitation postale se réunit tous les ans au siège de l’Union. La date et le lieu de la réunion sont fixés par son Président, après accord avec le Président du Conseil d’administration et le Directeur général du Bureau international.

8

Le Président, le Vice-Président, les Présidents des Commissions du Conseil d’exploitation postale ainsi que le Président du Groupe de planification stratégique forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

9

Les attributions du Conseil d’exploitation postale sont les suivantes:

• 9.1

  conduire l’étude des problèmes d’exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coopération technique les plus importants qui présentent de l’intérêt pour les administrations postales de tous les Pays-membres de l’Union, notamment des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), élaborer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;

• 9.2

  procéder à la révision des Règlements de l’Union dans les six mois qui suivent la clôture du Congrès, à moins que celui-ci n’en décide autrement; en cas d’urgente nécessité, le Conseil d’exploitation postale peut également modifier lesdits Règlements à d’autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d’exploitation reste subordonné aux directives du Conseil d’administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;

• 9.3

  coordonner les mesures pratiques pour le développement et l’amélioration des services postaux internationaux;

• 9.4

  entreprendre, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration dans le cadre des compétences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

• 9.5

  formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des administrations postales conformément à l’article 125; l’approbation du Conseil d’administration est requise lorsque ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;

• 9.6

  examiner, à la demande de l’administration postale d’un Pays-membre, toute proposition que cette administration postale transmet au Bureau international selon l’article 124, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l’approbation des administrations postales des Pays-membres;

• 9.7

  recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d’administration et consultation de l’ensemble des administrations postales, l’adoption d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

• 9.8

  élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux administrations postales, des normes en matière technique, d’exploitation et dans d’autres domaines de sa compétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu’il a déjà établies;

• 9.9

  examiner, en consultation avec le Conseil d’administration et avec son approbation, le projet de plan stratégique de l’UPU, élaboré par le Bureau international et à soumettre au Congrès; réviser chaque année le plan approuvé par le Congrès avec le concours du Groupe de planification stratégique et du Bureau international, ainsi qu’avec l’appro-bation du Conseil d’administration;

• 9.10

  approuver le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union dans ses parties qui ont trait aux responsabilités et fonctions du Conseil d’exploitation postale;

• 9.11

  décider des contacts à prendre avec les administrations postales pour remplir ses fonctions;

• 9.12

  procéder à l’étude des problèmes d’enseignement et de formation professionnelle intéressant les pays nouveaux et en développement;

• 9.13

  prendre les mesures nécessaires en vue d’étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains pays dans les domaines de la technique, de l’exploitation, de l’économie et de la formation professionnelle intéressant les services postaux;

• 9.14

  étudier la situation actuelle et les besoins des services postaux dans les pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d’améliorer les services postaux dans ces pays;

• 9.15

  prendre, après entente avec le Conseil d’administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l’Union, en particulier avec les pays nouveaux et en développement;

• 9.16

  examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d’exploitation postale, par le Conseil d’administration ou par toute administration postale d’un Pays-membre;

• 9.17

  réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;

• 9.18

  désigner les membres qui feront partie du Comité consultatif.

10

Sur la base du plan stratégique de l’UPU adopté par le Congrès et, en particulier, de la partie afférente aux stratégies des organes permanents de l’Union, le Conseil d’exploitation postale établit, à sa session suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d’actualité et d’intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles ainsi que des modifications apportées au plan stratégique.

11

Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’exploitation postale en qualité d’observateurs.

12

A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’exploitation postale:

• 12.1

  membres du Conseil d’administration;

• 12.2

  membres du Comité consultatif;

• 12.3

  organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’exploitation postale;

• 12.4

  autres Pays-membres de l’Union.

13

Pour des raisons logistiques, le Conseil d’exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

14

Les membres du Conseil d’exploitation postale participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

15

Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

16

Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’exploitation postale lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

17

Le Conseil d’exploitation postale peut inviter à ses réunions, sans droit de vote:

• 17.1

  tout organisme international ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux;

• 17.2

  des administrations postales de Pays-membres n’appartenant pas au Conseil d’exploitation postale;

• 17.3

  toute association ou entreprise qu’il souhaite consulter sur des questions concernant ses activités.

1

Après chaque session, le Conseil d’exploitation postale informe les Pays-membres de l’Union, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2

Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Conseil d’administration, un rapport annuel sur ses activités.

3

Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Congrès, un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

1

Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées. Il comprend des organisations non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services œuvrant pour le secteur des services postaux, et des organismes similaires regroupant des particuliers, ainsi que des entreprises intéressées par les services postaux internationaux. Si ces organisations sont enregistrées, elles doivent l’être dans un Pays-membre de l’Union. Le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale désignent leurs membres respectifs siégeant en tant que membres du Comité consultatif. En dehors des membres désignés par le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale, l’adhésion au Comité consultatif est déterminée à l’issue d’un processus de dépôt de demande et d’acceptation de celle-ci, établi par le Conseil d’administration et réalisé conformément à l’article 102.6.31.

2

Chaque membre du Comité consultatif désigne son propre représentant.

3

Les frais de fonctionnement du Comité consultatif sont répartis entre l’Union et les membres du Comité, selon les modalités déterminées par le Conseil d’administration.

4

Les membres du Comité consultatif ne bénéficient d’aucune rémunération ou rétribution.

5

Le Comité consultatif se réorganise après chaque Congrès, selon le cadre établi par le Conseil d’administration. Le Président du Conseil d’administration préside la réunion d’organisation du Comité consultatif, au cours de laquelle on procède à l’élection du Président dudit Comité.

6

Le Comité consultatif détermine son organisation interne et établit son propre règlement intérieur, en tenant compte des principes généraux de l’Union et sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, après consultation du Conseil d’exploitation postale.

7

Le Comité consultatif se réunit deux fois par an. En principe, les réunions ont lieu au siège de l’Union au moment des sessions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale. La date et le lieu de chaque réunion sont fixés par le Président du Comité consultatif, en accord avec les Présidents du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et le Directeur général du Bureau international.

8

Le Comité consultatif établit son propre programme dans le cadre de la liste des attributions ci-après:

• 8.1

  examiner les documents et les rapports appropriés du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale; dans des circonstances exceptionnelles, le droit de recevoir certains textes et documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploita-tion postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe; par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié;

• 8.2

  mener des études et débattre de questions importantes pour les membres du Comité consultatif;

• 8.3

  examiner les questions concernant le secteur des services postaux et présenter des rapports sur ces questions;

• 8.4

  contribuer aux travaux du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, notamment par la présentation de rapports et de recommandations, et par la présentation d’avis à la demande des deux Conseils;

• 8.5

  faire des recommandations au Congrès, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, moyennant examen et commentaire de ce dernier.

9

Le Président du Conseil d’administration et le Président du Conseil d’exploitation postale représentent ces organes aux réunions du Comité consultatif lorsque l’ordre du jour de ces réunions comprend des questions intéressant ces organes.

10

Pour assurer une liaison efficace avec les organes de l’Union, le Comité consultatif peut désigner des représentants pour participer aux réunions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale ainsi que de leurs Commissions respectives en qualité d’observateurs sans droit de vote.

11

A leur demande, les membres du Comité consultatif peuvent assister aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, conformément aux articles 102.16 et 104.12.Ils peuvent également participer aux travaux des Equipes de projet et des Groupes de travail aux termes des articles 102.18 et 104.14. Les membres du Comité consultatif peuvent participer au Congrès en qualité d’observateurs sans droit de vote.

12

A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer, sans droit de vote, aux sessions du Comité consultatif:

• 12.1

  membres du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale;

• 12.2

  organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Comité consultatif;

• 12.3

  Unions restreintes;

• 12.4

  autres membres de l’Union.

13

Pour des raisons logistiques, le Comité consultatif peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

14

Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

15

Le Bureau international, sous la responsabilité du Directeur général, assure le secrétariat du Comité consultatif.

1

Après chaque session, le Comité consultatif informe le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale de ses activités en adressant aux Présidents de ces organes, entre autres, un compte rendu analytique de ses réunions ainsi que ses recommandations et avis.

2

Le Comité consultatif fait au Conseil d’administration un rapport d’activité annuel et en envoie un exemplaire au Conseil d’exploitation postale. Ce rapport est inclus dans la documentation du Conseil d’administration fournie aux Pays-membres de l’Union et aux Unions restreintes, conformément à l’article 103.

3

Le Comité consultatif fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

1

Pour l’organisation de ses travaux et la conduite de ses délibérations, le Congrès applique le Règlement intérieur des Congrès.

2

Chaque Congrès peut modifier ce Règlement dans les conditions fixées au Règlement intérieur lui-même.

1

Pour la documentation de l’Union, les langues française, anglaise, arabe et espagnole sont utilisées. Sont également utilisées les langues allemande, chinoise, portugaise et russe, à condition que la production dans ces dernières langues se limite à la documentation de base la plus importante. D’autres langues sont également utilisées, à condition que les Pays-membres qui en font la demande en supportent tous les coûts.

2

Le ou les Pays-membres ayant demandé une langue autre que la langue officielle constituent un groupe linguistique.

3

La documentation est publiée par le Bureau international dans la langue officielle et dans les langues des groupes linguistiques constitués, soit directement, soit par l’intermédiaire des bureaux régionaux de ces groupes, conformément aux modalités convenues avec le Bureau international. La publication dans les différentes langues est faite selon le même modèle.

4

La documentation publiée directement par le Bureau international est, dans la mesure du possible, distribuée simultanément dans les différentes langues demandées.

5

Les correspondances entre les administrations postales et le Bureau international et entre ce dernier et des tiers peuvent être échangées en toute langue pour laquelle le Bureau international dispose d’un service de traduction.

6

Les frais de traduction vers une langue quelle qu’elle soit, y compris ceux résultant de l’application des dispositions prévues sous 5, sont supportés par le groupe linguistique ayant demandé cette langue. Les Pays-membres utilisant la langue officielle versent, au titre de la traduction des documents non officiels, une contribution forfaitaire dont le montant par unité contributive est égal à celui supporté par les Pays-membres ayant recours à l’autre langue de travail du Bureau international. Tous les autres frais afférents à la fourniture des documents sont supportés par l’Union. Le plafond des frais à supporter par l’Union pour la production des documents en allemand, chinois, portugais et russe est fixé par une résolution du Congrès.

7

Les frais à supporter par un groupe linguistique sont répartis entre les membres de ce groupe proportionnellement à leur contribution aux dépenses de l’Union. Ces frais peuvent être répartis entre les membres du groupe linguistique selon une autre clé de répartition, à condition que les intéressés s’entendent à ce sujet et notifient leur décision au Bureau international par l’intermédiaire du porte-parole du groupe.

8

Le Bureau international donne suite à tout changement de choix de langue demandé par un Pays-membre après un délai qui ne doit pas dépasser deux ans.

9

Pour les délibérations des réunions des organes de l’Union, les langues française, anglaise, espagnole et russe sont admises, moyennant un système d’interprétation – avec ou sans équipement électronique – dont le choix est laissé à l’appréciation des organisateurs de la réunion après consultation du Directeur général du Bureau international et des Pays-membres intéressés.

10

D’autres langues sont également autorisées pour les délibérations et les réunions indiquées sous 9.

11

Les délégations qui emploient d’autres langues assurent l’interprétation simultanée en l’une des langues mentionnées sous 9, soit par le système indiqué au même paragraphe, lorsque les modifications d’ordre technique nécessaires peuvent y être apportées, soit par des interprètes particuliers.

12

Les frais des services d’interprétation sont répartis entre les Pays-membres utilisant la même langue dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l’Union. Toutefois, les frais d’installation et d’entretien de l’équipement technique sont supportés par l’Union.

13

Les administrations postales peuvent s’entendre au sujet de la langue à employer pour la correspondance de service dans leurs relations réciproques. A défaut d’une telle entente, la langue à employer est le français.

1

Le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international sont élus par le Congrès pour la période séparant deux Congrès successifs, la durée minimale de leur mandat étant de quatre ans. Leur mandat est renouvelable une seule fois. Sauf décision contraire du Congrès, la date de leur entrée en fonctions est fixée au 1erjanvier de l’année qui suit le Congrès.

2

Au moins sept mois avant l’ouverture du Congrès, le Directeur général du Bureau international adresse une note aux Gouvernements des Pays-membres en les invitant à présenter les candidatures éventuelles pour les postes de Directeur général et de Vice-Directeur général et en indiquant en même temps si le Directeur général ou le Vice-Directeur général en fonctions sont intéressés au renouvellement éventuel de leur mandat initial. Les candidatures, accompagnées d’un curriculum vitae, doivent parvenir au Bureau international deux mois au moins avant l’ou-verture du Congrès. Les candidats doivent être des ressortissants des Pays-membres qui les présentent. Le Bureau international élabore la documentation nécessaire pour le Congrès. L’élection du Directeur général et celle du Vice-Directeur général ont lieu au scrutin secret, la première élection portant sur le poste de Directeur général.

3

En cas de vacance du poste de Directeur général, le Vice-Directeur général assume les fonctions de Directeur général jusqu’à la fin du mandat prévu pour celui-ci; il est éligible à ce poste et est admis d’office comme candidat, sous réserve que son mandat initial en tant que Vice-Directeur général n’ait pas déjà été renouvelé une fois par le Congrès précédent et qu’il déclare son intérêt à être considéré comme candidat au poste de Directeur général.

4

En cas de vacance simultanée des postes de Directeur général et de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration élit, sur la base des candidatures reçues à la suite d’une mise au concours, un Vice-Directeur général pour la période allant jusqu’au prochain Congrès. Pour la présentation des candidatures, les dispositions prévues sous 2 s’appliquent par analogie.

5

En cas de vacance du poste de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration charge, sur proposition du Directeur général, un des Directeurs de grade D 2 au Bureau international d’assumer, jusqu’au prochain Congrès, les fonctions de Vice-Directeur général.

1

Le Directeur général organise, administre et dirige le Bureau international, dont il est le représentant légal. Il est compétent pour classer les postes des grades G 1 à D 2 et pour nommer et promouvoir les fonctionnaires dans ces grades. Pour les nominations dans les grades P 1 à D 2, il doit prendre en considération les qualifications professionnelles des candidats recommandés par les administrations postales des Pays-membres dont ils ont la nationalité, ou dans lesquels ils exercent leur activité professionnelle, en tenant compte d’une équitable répartition géographique continentale et des langues. Les postes de grade D 2 doivent, dans toute la mesure possible, être pourvus par des candidats provenant de régions différentes et d’autres régions que celles dont le Directeur général et le Vice-Directeur général sont originaires, compte tenu de la considération dominante de l’efficacité du Bureau international. Dans le cas de postes exigeant des qualifications spéciales, le Directeur général peut s’adresser à l’extérieur. Il tient également compte, lors de la nomination d’un nouveau fonctionnaire, de ce qu’en principe les personnes qui occupent les postes des grades D 2, D 1 et P 5 doivent être des ressortissants de différents Pays-membres de l’Union. Lors de la promotion d’un fonctionnaire du Bureau international aux grades D 2, D 1 et P 5, il n’est pas tenu à l’application du même principe. En outre, les exigences d’une équitable répartition géographique et des langues passent après le mérite dans le processus de recrutement. Le Directeur général informe le Conseil d’administration une fois par an des nominations et des promotions aux grades P 4 à D 2.

2

Le Directeur général a les attributions suivantes:

• 2.1

  assurer les fonctions de dépositaire des Actes de l’Union et d’intermédiaire dans la procédure d’adhésion et d’admission à l’Union ainsi que de sortie de celle-ci;

• 2.2

  notifier les décisions prises par le Congrès à tous les Gouvernements des Pays-membres;

• 2.3

  notifier à l’ensemble des administrations postales les Règlements arrêtés ou révisés par le Conseil d’exploitation postale;

• 2.4

  préparer le projet de budget annuel de l’Union au niveau le plus bas possible compatible avec les besoins de l’Union et le soumettre en temps opportun à l’examen du Conseil d’administration; communiquer le budget aux Pays-membres de l’Union après l’approbation du Conseil d’administration et l’exécuter;

• 2.5

  exécuter les activités spécifiques demandées par les organes de l’Union et celles que lui attribuent les Actes;

• 2.6

  prendre les initiatives visant à réaliser les objectifs fixés par les organes de l’Union, dans le cadre de la politique établie et des fonds disponibles;

• 2.7

  soumettre des suggestions et des propositions au Conseil d’administration ou au Conseil d’exploitation postale;

• 2.8

  après la clôture du Congrès, présenter au Conseil d’exploitation postale les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, conformément au Règlement intérieur du Conseil d’exploitation postale;

• 2.9

  préparer, à l’intention du Conseil d’exploitation postale et sur la base des directives données par ce dernier, le projet de plan stratégique à soumettre au Congrès et le projet de révision annuelle;

• 2.10

  assurer la représentation de l’Union;

• 2.11

  servir d’intermédiaire dans les relations entre:

  • –

    l’UPU et les Unions restreintes;

  • –

    l’UPU et l’Organisation des Nations Unies;

  • –

    l’UPU et les organisations internationales dont les activités présentent un intérêt pour l’Union;

  • –

    l’UPU et les organismes internationaux, associations ou entreprises que les organes de l’Union souhaitent consulter ou associer à leurs travaux;

• 2.12

  assumer la fonction de Secrétaire général des organes de l’Union et veiller à ce titre, compte tenu des dispositions spéciales du présent Règlement, notamment:

  • –

    à la préparation et à l’organisation des travaux des organes de l’Union;

  • –

    à l’élaboration, à la production et à la distribution des documents, rapports et procès-verbaux;

  • –

    au fonctionnement du secrétariat durant les réunions des organes de l’Union;

• 2.13

  assister aux séances des organes de l’Union et prendre part aux délibérations sans droit de vote, avec la possibilité de se faire représenter.

1

Le Vice-Directeur général assiste le Directeur général et il est responsable devant lui.

2

En cas d’absence ou empêchement du Directeur général, le Vice-Directeur général exerce les pouvoirs de celui-ci. Il en est de même dans le cas de vacance du poste de Directeur général visé à l’article 111.3.

1

Le Bureau international se tient en tout temps à la disposition du Conseil d’administration, du Conseil d’exploitation postale et des administrations postales pour leur fournir tous renseignements utiles sur les questions relatives au service.

2

Il est chargé, notamment, de réunir, de coordonner, de publier et de distribuer les renseignements de toute nature qui intéressent le service postal international; d’émettre, à la demande des parties en cause, un avis sur les questions litigieuses; de donner suite aux demandes d’inter-prétation et de modification des Actes de l’Union et, en général, de procéder aux études et aux travaux de rédaction ou de documentation que lesdits Actes lui attribuent ou dont il serait saisi dans l’intérêt de l’Union.

3

Il procède également aux enquêtes qui sont demandées par les administrations postales en vue de connaître l’opinion des autres administrations postales sur une question déterminée. Le résultat d’une enquête ne revêt pas le caractère d’un vote et ne lie pas formellement.

4

Il peut intervenir à titre d’office de compensation, dans la liquidation des comptes de toute nature relatifs au service postal.

1

Deux exemplaires des Actes des Unions restreintes et des arrangements spéciaux conclus en application de l’article 8 de la Constitution doivent être transmis au Bureau international par les bureaux de ces Unions ou, à défaut, par une des parties contractantes.

2

Le Bureau international veille à ce que les Actes des Unions restreintes et les arrangements spéciaux ne prévoient pas des conditions moins favorables pour le public que celles qui sont prévues dans les Actes de l’Union et informe les administrations postales de l’existence des Unions et des arrangements susdits. Il signale au Conseil d’administration toute irrégularité constatée en vertu de la présente disposition.

1

Sous réserve des exceptions prévues sous 2 et 5, la procédure ci-après règle l’introduction des propositions de toute nature à soumettre au Congrès par les administrations postales des Pays-membres:

• a)

  sont admises les propositions qui parviennent au Bureau international au moins six mois avant la date fixée pour le Congrès;

• b)

  aucune proposition d’ordre rédactionnel n’est admise pendant la période de six mois qui précède la date fixée pour le Congrès;

• c)

  les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre six et quatre mois avant la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins deux administrations postales;

• d)

  les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre quatre et deux mois qui précède la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins huit administrations postales; les propositions qui parviennent ultérieurement ne sont plus admises;

• e)

  les déclarations d’appui doivent parvenir au Bureau international dans le même délai que les propositions qu’elles concernent.

2

Les propositions concernant la Constitution ou le Règlement général doivent parvenir au Bureau international six mois au moins avant l’ouverture du Congrès; celles qui parviennent postérieurement à cette date mais avant l’ouverture du Congrès ne peuvent être prises en considération que si le Congrès en décide ainsi à la majorité des deux tiers des pays représentés au Congrès et si les conditions prévues sous 1 sont respectées.

3

Chaque proposition ne doit avoir en principe qu’un objectif et ne contenir que les modifications justifiées par cet objectif.

4

Les propositions d’ordre rédactionnel sont munies, en tête, de la mention «Proposition d’ordre rédactionnel» par les administrations postales qui les présentent et publiées par le Bureau international sous un numéro suivi de la lettre R. Les propositions non munies de cette mention mais qui, de l’avis du Bureau international, ne touchent que la rédaction sont publiées avec une annotation appropriée; le Bureau international établit une liste de ces propositions à l’intention du Congrès.

5

La procédure prescrite sous 1 et 4 ne s’applique ni aux propositions concernant le Règlement intérieur des Congrès ni aux amendements à des propositions déjà faites.

1

Les Règlements de la Convention postale universelle et de l’Arrangement concernant les services de paiement de la poste sont arrêtés par le Conseil d’exploitation postale, compte tenu des décisions prises par le Congrès.

2

Les propositions de conséquence aux amendements qu’il est proposé d’apporter à la Convention ou à l’Arrangement concernant les services de paiement doivent être soumises au Bureau international en même temps que les propositions au Congrès auxquelles elles se rapportent. Elles peuvent être soumises par l’administration postale d’un seul Pays-membre de l’UPU, sans l’appui des administrations postales d’autres Pays-membres. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant le Congrès.

3

Les autres propositions concernant les Règlements, censées être examinées par le Conseil d’exploitation postale en vue de l’élaboration des nouveaux Règlements dans les six mois suivant le Congrès, doivent être soumises au Bureau international au moins deux mois avant le Congrès.

4

Les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, qui sont soumises par les administrations postales des Pays-membres, doivent parvenir au Bureau international au plus tard deux mois avant l’ouverture du Conseil d’exploitation postale. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant l’ouverture du Conseil d’exploitation postale.

1

Pour être prise en considération, chaque proposition concernant la Convention ou les Arrangements et introduite par une administration postale entre deux Congrès doit être appuyée par au moins deux autres administrations postales. Ces propositions restent sans suite lorsque le Bureau international ne reçoit pas, en même temps, les déclarations d’appui nécessaires.

2

Ces propositions sont adressées aux autres administrations postales par l’intermédiaire du Bureau international.

3

Les propositions concernant les Règlements n’ont pas besoin d’appui, mais ne sont prises en considération par le Conseil d’exploitation postale que si celui-ci en approuve l’urgente nécessité.

1

Toute proposition concernant la Convention, les Arrangements et leurs Protocoles finals est soumise à la procédure suivante: lorsque l’administration postale d’un Pays-membre a envoyé une proposition au Bureau international, ce dernier la transmet à toutes les administrations postales des Pays-membres pour examen. Celles-ci disposent d’un délai de deux mois pour examiner la proposition et, le cas échéant, pour faire parvenir leurs observations au Bureau international. Les amendements ne sont pas admis. A la fin de ce délai de deux mois, le Bureau international transmet aux administrations postales des Pays-membres toutes les observations qu’il a reçues et invite l’administration postale de chaque Pays-membre ayant le droit de vote à voter pour ou contre la proposition. Les administrations postales des Pays-membres qui n’ont pas fait parvenir leur vote dans un délai de deux mois sont considérées comme s’étant abstenues. Les délais précités comptent à partir de la date des circulaires du Bureau international.

2

Les propositions de modification des Règlements sont traitées par le Conseil d’exploitation postale.

3

Si la proposition concerne un Arrangement ou son Protocole final, seules les administrations postales de Pays-membres qui sont parties à cet Arrangement peuvent prendre part aux opérations indiquées sous 1.

1

Les modifications apportées à la Convention, aux Arrangements et aux Protocoles finals de ces Actes sont consacrées par une notification du Directeur général du Bureau international aux Gouvernements des Pays-membres.

2

Les modifications apportées par le Conseil d’exploitation postale aux Règlements et à leurs Protocoles finals sont notifiées aux administrations postales par le Bureau international. Il en est de même des interprétations visées à l’article 36.3.2 de la Convention et aux dispositions correspondantes des Arrangements.

1

Les Règlements entrent en vigueur à la même date et ont la même durée que les Actes issus du Congrès.

2

Sous réserve des dispositions sous 1, les décisions de modification des Actes de l’Union qui sont adoptées entre deux Congrès ne sont exécutoires que trois mois, au moins, après leur notification.

1

Sous réserve des dispositions prévues sous 2 à 6, les dépenses annuelles afférentes aux activités des organes de l’Union ne doivent pas dépasser les sommes ci-après pour les années 2005 et suivantes: 37 000 000 CHF pour les années 2005 à 2008. La limite de base pour 2008 s’applique également aux années postérieures en cas de report du Congrès prévu pour 2008.

2

Les dépenses afférentes à la réunion du prochain Congrès (déplacement du secrétariat, frais de transport, frais d’installation technique de l’interprétation simultanée, frais de reproduction des documents durant le Congrès, etc.) ne doivent pas dépasser la limite de 2 900 000 CHF.

3

Le Conseil d’administration est autorisé à dépasser les limites fixées sous 1 et 2 pour tenir compte des augmentations des échelles de traitement, des contributions au titre des pensions ou indemnités, y compris les indemnités de poste, admises par les Nations Unies pour être appliquées à leur personnel en fonctions à Genève.

4

Le Conseil d’administration est également autorisé à ajuster, chaque année, le montant des dépenses autres que celles relatives au personnel en fonction de l’indice suisse des prix à la consommation.

5

Par dérogation aux dispositions prévues sous 1, le Conseil d’administration, ou en cas d’extrême urgence le Directeur général, peut autoriser un dépassement des limites fixées pour faire face aux réparations importantes et imprévues du bâtiment du Bureau international, sans toutefois que le montant du dépassement puisse excéder 125 000 CHF par année.

6

Si les crédits prévus sous 1 et 2 se révèlent insuffisants pour assurer le bon fonctionnement de l’Union, ces limites ne peuvent être dépassées qu’avec l’approbation de la majorité des Pays-membres de l’Union. Toute consultation doit comporter un exposé complet des faits justifiant une telle demande.

7

Les pays qui adhèrent à l’Union ou qui sont admis en qualité de membres de l’Union ainsi que ceux qui sortent de l’Union doivent acquitter leur cotisation pour l’année entière au cours de laquelle leur admission ou leur sortie devient effective.

8

Les Pays-membres paient à l’avance leur part contributive aux dépenses annuelles de l’Union, sur la base du budget arrêté par le Conseil d’administration. Ces parts contributives doivent être payées au plus tard le premier jour de l’exercice financier auquel se rapporte le budget. Passé ce terme, les sommes dues sont productives d’intérêts au profit de l’Union, à raison de 3% par an durant les six premiers mois et de 6% par an à partir du septième mois.

9

Lorsque les arriérés de contributions obligatoires hors intérêts dues à l’Union par un Pays-membre sont égaux ou supérieurs à la somme des contributions de ce Pays-membre pour les deux exercices financiers précédents, ce Pays-membre peut céder irrévocablement à l’Union tout ou partie de ses créances sur d’autres Pays-membres, selon les modalités fixées par le Conseil d’administration. Les conditions de cession de créances sont à définir selon un accord convenu entre le Pays-membre, ses débiteurs/créanciers et l’Union.

10

Les Pays-membres qui, pour des raisons juridiques ou autres, sont dans l’impossibilité d’effectuer une telle cession s’engagent à conclure un plan d’amortissement de leurs comptes arriérés.

11

Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le recouvrement des arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union ne pourra pas s’étendre à plus de dix années.

12

Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d’administration peut libérer un Pays-membre de tout ou partie des intérêts dus si celui-ci s’est acquitté, en capital, de l’intégralité de ses dettes arriérées.

13

Un Pays-membre peut également être libéré, dans le cadre d’un plan d’amortissement de ses comptes arriérés approuvé par le Conseil d’administration, de tout ou partie des intérêts accumulés ou à courir; la libération est toutefois subordonnée à l’exécution complète et ponctuelle du plan d’amortissement dans un délai convenu de dix ans au maximum.

14

Pour pallier les insuffisances de trésorerie de l’Union, il est constitué un Fonds de réserve dont le montant est fixé par le Conseil d’administration. Ce Fonds est alimenté en premier lieu par les excédents budgétaires. Il peut servir également à équilibrer le budget ou à réduire le montant des contributions des Pays-membres.

15

En ce qui concerne les insuffisances passagères de trésorerie, le Gouvernement de la Confédération suisse fait, à court terme, les avances nécessaires selon des conditions qui sont à fixer d’un commun accord. Ce Gouvernement surveille sans frais la tenue des comptes financiers ainsi que la comptabilité du Bureau international dans les limites des crédits fixés par le Congrès.

1

Tout Pays-membre étant dans l’impossibilité d’effectuer la cession prévue à l’article 128.9 et qui n’accepte pas de se soumettre à un plan d’amortissement proposé par le Bureau international conformément à l’article 128.10, ou ne le respecte pas perd automatiquement son droit de vote au Congrès et dans les réunions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et n’est plus éligible à ces deux Conseils.

2

Les sanctions automatiques sont levées d’office et avec effet immédiat dès que le Pays-membre concerné s’est acquitté entièrement de ses arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union, en capital et intérêts, ou qu’il accepte de se soumettre à un plan d’amortissement de ses comptes arriérés.

1

Les Pays-membres contribuent à la couverture des dépenses de l’Union selon la classe de contribution à laquelle ils appartiennent. Ces classes sont les suivantes:

• classe de 50 unités;

• classe de 45 unités;

• classe de 40 unités;

• classe de 35 unités;

• classe de 30 unités;

• classe de 25 unités;

• classe de 20 unités;

• classe de 15 unités;

• classe de 10 unités;

• classe de 5 unités;

• classe de 3 unités;

• classe de 1 unité;

• classe de 0,5 unité, réservée aux pays les moins avancés énumérés par l’Organisation des Nations Unies et à d’autres pays désignés par le Conseil d’administration.

2

Outre les classes de contribution énumérées sous 1, tout Pays-membre peut choisir de payer un nombre d’unités de contribution supérieur à 50 unités.

3

Les Pays-membres sont rangés dans l’une des classes de contribution précitées au moment de leur admission ou de leur adhésion à l’Union, selon la procédure visée à l’article 21.4 de la Constitution.

4

Les Pays-membres peuvent changer ultérieurement de classe de contribution, à la condition que ce changement soit notifié au Bureau international au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès. Cette notification, qui est portée à l’attention du Congrès, prend effet à la date de mise en vigueur des dispositions financières arrêtées par le Congrès. Les Pays-membres qui n’ont pas fait connaître leur souhait de changer de classe de contribution dans les délais prescrits sont maintenus dans la classe de contribution à laquelle ils appartenaient jusqu’alors.

5

Les Pays-membres ne peuvent pas exiger d’être déclassés de plus d’une classe à la fois.

6

Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles telles que des catastrophes naturelles nécessitant des programmes d’aide internationale, le Conseil d’administration peut autoriser un déclassement temporaire d’une classe, une seule fois entre deux Congrès, à la demande d’un Pays-membre si celui-ci apporte la preuve qu’il ne peut plus maintenir sa contribution selon la classe initialement choisie. Dans les mêmes circonstances, le Conseil d’administration peut également autoriser le déclassement temporaire de Pays-membres n’appartenant pas à la catégorie des pays les moins avancés et déjà rangés dans la classe de 1 unité en les faisant passer dans la classe de 0,5 unité.

7

En application des dispositions prévues sous 6, le déclassement temporaire peut être autorisé par le Conseil d’administration pour une période maximale de deux ans ou jusqu’au prochain Congrès, si celui-ci a lieu avant la fin de cette période. A l’expiration de la période fixée, le pays concerné réintègre automatiquement sa classe initiale.

8

Par dérogation aux dispositions prévues sous 4 et 5, les surclassements ne sont soumis à aucune restriction.

1

En cas de différend à régler par jugement arbitral, chacune des administrations postales en cause choisit une administration postale d’un Pays-membre qui n’est pas directement intéressée dans le litige. Lorsque plusieurs administrations postales font cause commune, elles ne comptent, pour l’application de cette disposition, que pour une seule.

2

Au cas où l’une des administrations postales en cause ne donne pas suite à une proposition d’arbitrage dans le délai de six mois, le Bureau international, si la demande lui en est faite, provoque à son tour la désignation d’un arbitre par l’administration postale défaillante ou en désigne un lui-même, d’office.

3

Les parties en cause peuvent s’entendre pour désigner un arbitre unique, qui peut être le Bureau international.

4

La décision des arbitres est prise à la majorité des voix.

5

En cas de partage des voix, les arbitres choisissent, pour trancher le différend, une autre administration postale également désintéressée dans le litige. A défaut d’une entente sur le choix, cette administration postale est désignée par le Bureau international parmi les administrations postales non proposées par les arbitres.

6

S’il s’agit d’un différend concernant l’un des Arrangements, les arbitres ne peuvent être désignés en dehors des administrations postales qui participent à cet Arrangement.

1

Uiterlijk vier jaar na het einde van het jaar gedurende welk het voorgaande Congres heeft plaatsgevonden, komen de vertegenwoordigers van de lidstaten in Congres bijeen.

2

Elke lidstaat laat zich bij het Congres vertegenwoordigen door een of meerdere gevolmachtigden die door hun Regering met de benodigde bevoegdheden zijn bekleed. Een lidstaat kan zich indien nodig laten vertegenwoordigen door de delegatie van een andere lidstaat. Een delegatie kan naast haar eigen land evenwel slechts één ander land vertegenwoordigen.

3

Bij de beraadslagingen beschikt elk land over één stem, onder voorbehoud van de in artikel 129 bedoelde sancties.

4

In beginsel wijst elk Congres het land aan waarin het volgende Congres plaatsvindt. Indien deze aanwijzing praktisch onuitvoerbaar blijkt, is de Raad van Bestuur bevoegd een land aan te wijzen waar het Congres zitting houdt, na overleg met dit land.

5

Na overleg met het Nationaal Bureau stelt de Regering de definitieve datum en exacte plaats van het Congres vast. In beginsel een jaar voor deze datum zendt de uitnodigende Regering een uitnodiging aan de Regering van elke lidstaat. Deze uitnodiging kan hetzij rechtstreeks aan de Regering worden gericht, hetzij door tussenkomst van een andere Regering of door tussenkomst van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

6

Wanneer een Congres bijeen moet komen zonder uitnodigende Regering, treft het Internationaal Bureau, met instemming van de Raad van Bestuur en na overleg met de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, de nodige maatregelen om het Congres bijeen te roepen en te organiseren in het land waar de Unie zetelt. In dat geval fungeert het Internationaal Bureau als uitnodigende Regering.

7

De plaats van bijeenkomst van een buitengewoon Congres wordt, na overleg met het Internationaal Bureau, vastgesteld door de lidstaten die het initiatief voor dat Congres hebben genomen.

8

De onder 2 tot en met 6 voorziene bepalingen zijn mutatis mutandis van toepassing op buitengewone Congressen.

1

De Raad van Bestuur bestaat uit eenenveertig leden die hun functie gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen uitoefenen.

2

Het voorzitterschap wordt van rechtswege toegekend aan het gastheerland van het Congres. Indien dit land hiervan afziet, wordt het van rechtswege lid en beschikt de geografische groep waartoe het behoort derhalve over een extra zetel waarop de onder 3 bedoelde beperkingen niet van toepassing zijn. In dat geval kiest de Raad van Bestuur een van de leden die behoren tot de geografische groep waarvan het gastheerland deel uitmaakt tot voorzitter.

3

De veertig overige leden van de Raad van Bestuur worden door het Congres gekozen op basis van een billijke geografische spreiding. Ten minste de helft van de leden wordt bij elk Congres vervangen; geen enkele lidstaat kan door drie achtereenvolgende Congressen worden gekozen.

4

Elk lid van de Raad van Bestuur benoemt zijn vertegenwoordiger, die bevoegd moet zijn op postaal gebied.

5

Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur is onbezoldigd. De operationele kosten van deze Raad komen ten laste van de Unie.

6

De Raad van Bestuur heeft de volgende bevoegdheden:

• 6.1

  het toezien op alle activiteiten van de Unie tussen Congressen in, rekening houdend met de besluiten van het Congres, door bestudering van de vraagstukken betreffende regeringsbeleid op postaal gebied en rekening houdend met de internationale beleidslijnen inzake regulering, zoals die welke betrekking hebben op de handel in diensten en mededinging;

• 6.2

  in het kader van zijn bevoegdheden het in overweging nemen en goedkeuren van elke maatregel die nodig is voor het waarborgen en verhogen van de kwaliteit van de internationale postale dienst en deze moderniseren;

• 6.3

  het bevorderen, coördineren en toezien op alle vormen van postale technische bijstand in het kader van internationale technische samenwerking;

• 6.4

  het bestuderen en goedkeuren van de begroting en de jaarrekeningen van de Unie;

• 6.5

  het toestaan, indien de omstandigheden zulks vereisen, van de overschrijding van het uitgavenplafond overeenkomstig artikel 128.3 tot en met 128.5;

• 6.6

  het vaststellen van het Financieel Reglement van de UPU;

• 6.7

  het vaststellen van de regels van het Reservefonds;

• 6.8

  het vaststellen van de regels van het Bijzondere Fonds;

• 6.9

  het vaststellen van de regels van het Fonds Bijzondere Activiteiten;

• 6.10

  het vaststellen van de regels van het Vrijwillige Fonds;

• 6.11

  het zorgdragen voor de controle van de activiteiten van het Internationaal Bureau;

• 6.12

  het, op verzoek, toestaan van de keuze van een lagere contributieklasse, overeenkomstig de in artikel 130.6 bedoelde voorwaarden;

• 6.13

  het, op verzoek van een land, toestaan van de verandering van geografische groep, met inachtneming van de zienswijze van de landen die lid zijn van de betrokken geografische groepen;

• 6.14

  het vaststellen van de Rechtspositie van het personeel en de arbeidsvoorwaarden van de gekozen functionarissen;

• 6.15

  het creëren of schrappen van arbeidsplaatsen bij het Internationaal Bureau, rekening houdend met de beperkingen die samenhangen met het vastgestelde uitgavenplafond;

• 6.16

  het vaststellen van het Reglement van het Sociaal Fonds;

• 6.17

  het goedkeuren van de door het Internationaal Bureau opgestelde tweejaarlijkse verslagen betreffende de activiteiten van de Unie en het financieel beheer en, in voorkomend geval, het leveren van commentaar hierop;

• 6.18

  het nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met postdiensten voor het vervullen van zijn taken;

• 6.19

  het, na overleg met de Postraad, nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met de organisaties die niet van rechtswege waarnemer zijn, het bestuderen en goedkeuren van de verslagen van het Internationaal Bureau over de betrekkingen van de UPU met de andere internationale instanties, het nemen van de door hem opportuun geachte maatregelen met betrekking tot het beheer van deze betrekkingen en het hieraan te geven gevolg; het, op een gelegen moment, na overleg met de Postraad en met de Secretaris-Generaal, aanwijzen van de daarvoor in aanmerking komende internationale organisaties, verenigingen, bedrijven en personen die moeten worden uitgenodigd om zich bij specifieke zittingen van het Congres en van de Commissies ervan te laten vertegenwoordigen wanneer dat in het belang van de Unie is of de werkzaamheden van het Congres ten goede kan komen, en het belasten van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau met de verzending van de vereiste uitnodigingen;

• 6.20

  het vaststellen, wanneer hij zulks nuttig acht, van de beginselen waarmee de Postraad rekening moet houden bij de bestudering van vraagstukken die belangrijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief van luchtvervoer van post en terpostbezorging van brievenpost in het buitenland), het nauwgezet volgen van de bestudering van deze vraagstukken en het beoordelen en goedkeuren van de op dezelfde onderwerpen betrekking hebbende voorstellen van de Postraad, teneinde te waarborgen dat deze overeenkomen met de eerdergenoemde beginselen;

• 6.21

  het, op verzoek van het Congres, van de Postraad of van de postdiensten, bestuderen van de problemen van bestuurlijke, wetgevende en juridische aard die de Unie of de internationale postdienst aangaan; het is de taak van de Raad van Bestuur te besluiten of het op bovengenoemde gebieden al dan niet opportuun is de tussen de Congressen in door de postdiensten verzochte studies te ondernemen;

• 6.22

  het uitbrengen van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de postdiensten overeenkomstig artikel 124;

• 6.23

  het goedkeuren, in het kader van zijn bevoegdheden, van de aanbevelingen van de Postraad betreffende de aanneming, indien nodig, van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van een besluit ter zake door het Congres;

• 6.24

  het beoordelen van het door de Postraad opgestelde jaarverslag en, in voorkomend geval, de door deze Raad ingediende voorstellen;

• 6.25

  het ter beoordeling aan de Postraad voorleggen van studieonderwerpen, overeenkomstig artikel 104.9.16;

• 6.26

  het aanwijzen van het land waar het volgende Congres zitting heeft in het in artikel 101.4 bedoelde geval;

• 6.27

  het, te gelegener tijd en na overleg met de Postraad, vaststellen van het aantal Commissies dat benodigd is om de werkzaamheden van het Congres te verrichten en het vaststellen van hun bevoegdheden;

• 6.28

  het, na overleg met de Postraad en onder voorbehoud van de goedkeuring van het Congres, aanwijzen van de lidstaten die mogelijk:

  • –

    de vice-voorzitterschappen van het Congres en de voorzitterschappen en vice-voorzitterschappen van de Commissies op zich kunnen nemen, zo veel mogelijk rekening houdend met een billijke geografische spreiding van de lidstaten;

  • –

    deel kunnen uitmaken van de Besloten Commissies van het Congres;

• 6.29

  het beoordelen en goedkeuren van het ontwerp-strategisch plan dat aan het Congres moet worden voorgelegd en dat met de hulp van het Internationaal Bureau is opgesteld door de Postraad; het beoordelen en goedkeuren van de jaarlijkse herzieningen van het door het Congres vastgestelde plan, op basis van de aanbevelingen van de Postraad, en het met de Postraad samenwerken aan de jaarlijkse opstelling en actualisering van het plan;

• 6.30

  het vaststellen van het kader voor de organisatie van de Adviescommissie en het goedkeuren van de organisatie van de Adviescommissie, overeenkomstig de bepalingen van artikel 106;

• 6.31

  het vaststellen van de criteria voor toetreding tot de Adviescommissie en het inwilligen of afwijzen van toetredingsverzoeken aan de hand van deze criteria, waarbij er voor wordt gezorgd dat deze door middel van een versnelde procedure, tussen de vergaderingen van de Raad van Bestuur, worden behandeld;

• 6.32

  het aanwijzen van de leden die deel van de Adviescommissie zullen uitmaken;

• 6.33

  het in ontvangst nemen van de verslagen alsmede de aanbevelingen van de Adviescommissie en hierover beraadslagen, en het bestuderen van de aanbevelingen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres.

7

Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen door de Voorzitter van het Congres, kiest de Raad van Bestuur, uit zijn leden, vier Vice-Voorzitters en stelt hij zijn Reglement van Orde vast.

8

Op bijeenroeping door de Voorzitter komt de Raad van Bestuur, in beginsel eenmaal per jaar, bijeen op de zetel van de Unie.

9

De Voorzitter, Vice-Voorzitters, de Voorzitters van de Commissies van de Raad van Bestuur alsmede de Voorzitter van de Strategische Planninggroep vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Raad van Bestuur voor en geeft hieraan leiding. De Commissie keurt namens de Raad van Bestuur het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten van de Unie goed en neemt alle andere taken op zich die de Raad van Bestuur besluit aan haar op te dragen of die aan de hand van het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

10

De vertegenwoordiger van elk van de leden van de Raad van Bestuur die deelneemt aan de zittingen van dit orgaan, met uitzondering van de vergaderingen die tijdens een Congres plaatsvinden, heeft recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economy class retourvliegticket of van een eersteklastreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, mits het bedrag de prijs van een economy class retourvliegticket niet te boven gaat. Hetzelfde recht wordt toegekend aan de vertegenwoordiger van elk lid van de Commissies, Werkgroepen of andere organen van de Raad wanneer deze buiten het Congres en de zittingen van de Raad vergaderen.

11

De Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigt deze Raad tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die betrekking hebben op het door hem geleide orgaan.

12

De Voorzitter van de Adviescommissie vertegenwoordigt deze Commissie tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Adviescommissie van belang zijn.

13

Teneinde een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen te waarborgen kan de Postraad vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

14

De postdienst van het land waar de Raad van Bestuur bijeenkomt wordt, indien dit land geen lid is van de Raad van Bestuur, verzocht de vergaderingen in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

15

De Raad van Bestuur kan elke internationale instantie, elke vertegenwoordiger van een vereniging of onderneming of elke daarvoor in aanmerking komende persoon die hij bij zijn werkzaamheden wenst te betrekken, uitnodigen zonder stemrecht zijn vergaderingen bij te wonen. Ook kan hij onder dezelfde voorwaarden een of meerdere postdiensten uitnodigen van de lidstaten die betrokken zijn bij de op de agenda geplaatste vraagstukken.

16

Op hun verzoek kunnen de hierna genoemde waarnemers, zonder stemrecht, aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur deelnemen:

• 16.1

  leden van de Postraad;

• 16.2

  leden van de Adviescommissie;

• 16.3

  intergouvernementele organisaties die belangstelling hebben voor de werkzaamheden van de Raad van Bestuur;

• 16.4

  andere lidstaten van de Unie.

17

Vanwege logistieke redenen kan de Raad van Bestuur het aantal deelnemers per waarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

18

De leden van de Raad van Bestuur nemen metterdaad deel aan de activiteiten van de Raad. Het kan de waarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Werkgroepen en Projectteams wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

19

Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist; het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen; de verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

1

Na elke zitting brengt de Raad van Bestuur de lidstaten van de Unie, de beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, met name door hun een analytisch verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

2

De Raad van Bestuur stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de postdiensten van de lidstaten van de Unie en aan de leden van de Adviescommissie.

1

De Postraad is samengesteld uit veertig leden die hun taken gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen vervullen.

2

De leden van de Postraad worden door het Congres gekozen, aan de hand van een duidelijk omschreven geografische spreiding. Vierentwintig zetels zijn gereserveerd voor de ontwikkelingslanden en zestien zetels voor de ontwikkelde landen. Bij elk Congres wordt ten minste een derde van het aantal leden vervangen.

3

Elk lid van de Postraad wijst zijn vertegenwoordiger aan die de in de Akten van de Unie bedoelde verantwoordelijkheden op het gebied van dienstverlening op zich neemt.

4

De operationele kosten van de Postraad komen ten laste van de Unie. De leden van de Raad ontvangen geen enkele vergoeding. De reis- en verblijfkosten van de vertegenwoordigers van de aan de Postraad deelnemende postdiensten komen ten laste van deze diensten. De vertegenwoordiger van elk van de landen die volgens de door de Organisatie van de Verenigde Naties opgestelde lijsten als benadeelde landen worden beschouwd, hebben, behalve voor vergaderingen die gedurende het Congres plaatsvinden, evenwel recht op vergoeding van hetzij de prijs van een economy class retourvliegticket of een eersteklastreinkaartje, hetzij de kosten van de reis met elk ander middel, mits dat bedrag de prijs van het economy class retourvliegticket niet te boven gaat.

5

Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen en wordt geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Postraad uit zijn leden een Voorzitter, een Vice-Voorzitter, de Voorzitters van de Commissies en de Voorzitter van de Strategische Planninggroep.

6

De Postraad stelt zijn eigen Reglement van Orde vast.

7

In beginsel vergadert de Postraad jaarlijks op de zetel van de Unie. De datum en plaats van de vergadering worden door de Voorzitter van de Raad vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

8

De Voorzitter, de Vice-Voorzitter, de Voorzitters van de Commissies van de Postraad alsmede de Voorzitter van de Strategische Planninggroep vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Postraad voor en geeft hieraan leiding, en neemt alle taken op zich die de Raad besluit aan haar op te dragen of die tijdens het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

9

De Postraad heeft de volgende bevoegdheden:

• 9.1

  het leiden van de bestudering van de belangrijkste exploitatie-, handels-, technische en economische problemen en problemen op het gebied van technische samenwerking die van belang zijn voor de postdiensten van alle lidstaten van de Unie, in het bijzonder vraagstukken die aanzienlijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief luchtvervoer, quota postpakketten en terpostbezorging van briefpostzendingen in het buitenland), het samenstellen van informatie en het formuleren van zienswijzen hieromtrent en het aanbevelen van te nemen maatregelen;

• 9.2

  het herzien van de Regelingen van de Unie binnen zes maanden na de sluiting van het Congres, tenzij het Congres anderszins besluit; bij spoedeisende aangelegenheden kan de Postraad eveneens de genoemde Regelingen wijzigen tijdens andere zittingen; in beide gevallen blijft de Postraad wat betreft het beleid en de fundamentele beginselen onderworpen aan de richtlijnen van de Raad van Bestuur;

• 9.3

  het coördineren van de praktische maatregelen voor de ontwikkeling en verbetering van internationale postale diensten;

• 9.4

  het, onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur in het kader van diens bevoegdheden, ondernemen van elke actie die nodig wordt geacht voor het behouden en verbeteren van de kwaliteit van de internationale postale dienst en om deze te moderniseren;

• 9.5

  het formuleren van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij aan de postdiensten overeenkomstig artikel 125; de goedkeuring van de Raad van Bestuur is vereist wanneer deze voorstellen betrekking hebben op vraagstukken die onder de bevoegdheid van de Raad vallen;

• 9.6

  het, op verzoek van de postdienst van een lidstaat, bestuderen van elk voorstel dat deze postdienst overeenkomstig artikel 124 aan het Internationaal Bureau zendt, het opstellen van het commentaar hierop en het Bureau opdragen deze bij het genoemde voorstel te voegen alvorens dit ter goedkeuring voor te leggen aan de postdiensten van de lidstaten;

• 9.7

  het, indien nodig, aanbevelen en eventueel aannemen – na goedkeuring door de Raad van Bestuur en overleg met alle postdiensten – van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van het besluit van het Congres ter zake;

• 9.8

  het, in de vorm van aanbevelingen aan de postdiensten, opstellen en aanreiken van normen op het gebied van techniek en exploitatie en op andere gebieden binnen zijn bevoegdheden waarop een uniforme werkwijze onmisbaar is; de Postraad verstrekt dienovereenkomstig, indien nodig, ook wijzigingen van reeds door hem vastgestelde normen;

• 9.9

  het, in overleg met de Raad van Bestuur en met diens goedkeuring, bestuderen van het door het Internationaal Bureau opgestelde en aan het Congres voor te leggen ontwerp-strategisch plan van de UPU; het jaarlijks herzien van het door het Congres goedgekeurde plan, met de medewerking van de Strategische Planninggroep en het Internationaal Bureau, alsmede met de goedkeuring van de Raad van Bestuur;

• 9.10

  het goedkeuren van het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag inzake de activiteiten van de Unie, op die onderdelen welke betrekking hebben op de taken en verantwoordelijkheden van de Postraad;

• 9.11

  het nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met postdiensten voor het vervullen van zijn taken;

• 9.12

  het bestuderen van de problemen die verband houden met het onderwijs en de beroepsopleiding die nieuwe landen en ontwikkelingslanden aangaan;

• 9.13

  het treffen van de nodige maatregelen met het oog op de bestudering en verspreiding van de door bepaalde landen opgedane ervaring en geboekte vooruitgang op het gebied van techniek, exploitatie, economie en beroepsopleiding die de postdiensten aangaan;

• 9.14

  het bestuderen van de huidige situatie en de behoefte aan postale diensten in nieuwe landen en ontwikkelingslanden en het opstellen van passende aanbevelingen over de wijze waarop en de middelen waarmee de postale diensten in deze landen kunnen worden verbeterd;

• 9.15

  het, na overleg met de Raad van Bestuur, nemen van passende maatregelen op het gebied van technische samenwerking met alle lidstaten van de Unie, in het bijzonder met nieuwe landen en ontwikkelingslanden;

• 9.16

  het bestuderen van alle overige vraagstukken die door een lid van de Postraad, door de Raad van Bestuur of door een postdienst van een lidstaat aan hem worden voorgelegd;

• 9.17

  het in ontvangst nemen en bespreken van verslagen alsmede van de aanbevelingen van de Adviescommissie en, voor de vraagstukken die de Postraad aangaan, het bestuderen en van opmerkingen voorzien van de aanbevelingen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

• 9.18

  het aanwijzen van de leden die deel van de Adviescommissie zullen uitmaken.

10

Op basis van het door het Congres aangenomen strategisch plan van de UPU en, in het bijzonder, het gedeelte dat betrekking heeft op de strategieën van de permanente organen van de Unie, stelt de Postraad tijdens zijn zitting na het Congres, een basiswerkprogramma op dat een aantal tactieken bevat ter verwezenlijking van de strategieën. Dit basisprogramma, dat een beperkt aantal werkzaamheden op het gebied van actuele onderwerpen van gemeenschappelijk belang behelst, wordt jaarlijks herzien aan de hand van de nieuwe feiten en prioriteiten en de in het strategisch plan aangebrachte wijzigingen.

11

Teneinde te zorgen voor een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen kan de Raad van Bestuur vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

12

Op hun verzoek kunnen de hierna genoemde waarnemers, zonder stemrecht, aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Postraad deelnemen:

• 12.1

  leden van de Raad van Bestuur;

• 12.2

  leden van de Adviescommissie;

• 12.3

  intergouvernementele organisaties die belangstelling hebben voor de werkzaamheden van de Postraad;

• 12.4

  andere lidstaten van de Unie.

13

Vanwege logistieke redenen kan de Postraad het aantal deelnemers per waarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

14

De leden van de Postraad nemen metterdaad deel aan de activiteiten van de Raad. Het kan de waarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Werkgroepen en Projectteams wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

15

Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist; het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen; de verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

16

De Voorzitter van de Adviescommissie vertegenwoordigt deze Commissie tijdens de zittingen van de Postraad wanneer op de agenda punten voorkomen die voor de Adviescommissie van belang zijn.

17

De Postraad kan, zonder stemrecht, op haar vergaderingen uitnodigen:

• 17.1

  elke internationale instantie of iedere gekwalificeerde persoon die hij bij zijn werkzaamheden wenst te betrekken;

• 17.2

  postdiensten van de lidstaten die niet tot de Postraad behoren;

• 17.3

  elke vereniging of onderneming waarmee hij overleg wenst te plegen over vraagstukken die op zijn activiteiten betrekking hebben.

1

Na elke zitting brengt de Postraad de lidstaten van de Unie, de beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, met name door hun een analytisch verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

2

De Postraad stelt, ten behoeve van de Raad van Bestuur, een jaarverslag van zijn activiteiten op.

3

De Postraad stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan alle postdiensten van de lidstaten van de Unie en aan de leden van de Adviescommissie.

1

De Adviescommissie heeft tot doel de belangen van de postale sector in brede zin te behartigen en als kader te dienen voor een doeltreffende dialoog tussen de betrokken partijen. De Commissie omvat niet-gouvernementele organisaties die cliënten vertegenwoordigen, leveranciers van distributiediensten, werknemersorganisaties, leveranciers van goederen en diensten die voor de postdienstensector werkzaam zijn en vergelijkbare instanties waarin particulieren verenigd zijn, alsmede ondernemingen die bij de internationale postdiensten betrokken zijn. Indien deze organisaties geregistreerd worden, moet dit geschieden in een lidstaat van de Unie. De Raad van Bestuur en de Postraad wijzen hun respectieve leden aan die als lid in de Adviescommissie zitting hebben. Naast de aanwijzing van leden door de Raad van Bestuur in de Postraad wordt de toetreding tot de Adviescommissie vastgesteld aan de hand van een procedure van indiening respectievelijk inwilliging van verzoeken, die door de Raad van Bestuur wordt ingesteld en verloopt overeenkomstig artikel 102.6.31.

2

Elk lid van de Adviescommissie wijst zijn eigen vertegenwoordiger aan.

3

De operationele kosten van de Adviescommissie worden op een door de Raad van Bestuur vast te stellen wijze over de Unie en de leden van de Commissie omgeslagen.

4

De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

5

Na elk Congres wordt de Adviescommissie opnieuw georganiseerd, volgens het door de Raad van Bestuur opgezette kader. De Voorzitter van de Raad van Bestuur zit de organisatievergadering van de Adviescommissie voor, gedurende welke wordt overgegaan tot de verkiezing van de Voorzitter van deze Commissie.

6

De Adviescommissie stelt haar interne organisatie vast en stelt haar eigen Reglement van Orde op, rekening houdend met de algemene beginselen van de Unie en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur, na overleg met de Postraad.

7

De Adviescommissie vergadert tweemaal per jaar. In beginsel vinden de vergaderingen plaats op de zetel van de Unie op het tijdstip van de zittingen van de Raad van Bestuur en van de Postraad. De datum en plaats van elke vergadering worden door de Voorzitter van de Adviescommissie vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitters van de Raad van Bestuur en de Postraad en met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

8

De Adviescommissie stelt haar eigen programma vast in het kader van de navolgende lijst van bevoegdheden:

• 8.1

  het bestuderen van de desbetreffende documenten en verslagen van de Raad van Bestuur en van de Postraad; onder uitzonderlijke omstandigheden kan het recht bepaalde teksten en documenten te ontvangen worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist; het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval worden genomen door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan; de verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur medegedeeld, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan vertegenwoordigen; vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen opnieuw beoordelen, wanneer opportuun in overleg met de Postraad;

• 8.2

  het uitvoeren van studies en het voeren van beraadslagingen over vraagstukken die voor de leden van de Adviescommissie van belang zijn;

• 8.3

  het bestuderen van vraagstukken betreffende de postdienstensector en het uitbrengen van verslagen over deze vraagstukken;

• 8.4

  het leveren van bijdragen aan de werkzaamheden van de Raad van Bestuur en van de Postraad, in het bijzonder door het uitbrengen van verslagen en aanbevelingen, en door het uitbrengen van zienswijzen op verzoek van beide Raden;

• 8.5

  het doen van aanbevelingen aan het Congres, onder voorbehoud van goedkeuring van de Raad van Bestuur en, wat de vraagstukken die voor de Postraad van belang zijn betreft, door middel van beoordeling en commentaar door deze laatste.

9

De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigen deze organen bij de vergaderingen van de Adviescommissie wanneer op de agenda van deze vergaderingen punten staan die voor deze organen van belang zijn.

10

Ter waarborging van een doeltreffend contact met de organen van de Unie kan de Adviescommissie vertegenwoordigers aanwijzen om aan de vergaderingen van het Congres, van de Raad van Bestuur en van de Postraad alsmede van hun respectieve Commissies deel te nemen in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht.

11

Op hun verzoek kunnen de leden van de Adviescommissie de plenaire zittingen en de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur en van de Postraad bijwonen, overeenkomstig de artikelen 102.16 en 104.12. Ook kunnen zij deelnemen aan de werkzaamheden van de Projectteams en de Werkgroepen overeenkomstig de artikelen 102.18 en 104.14. De leden van de Adviescommissie kunnen aan het Congres deelnemen in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht.

12

Op hun verzoek kunnen de hierna genoemde waarnemers, zonder stemrecht, aan de zittingen van de Adviescommissie deelnemen.

• 12.1

  leden van de Raad van Bestuur en van de Postraad;

• 12.2

  intergouvernementele organisaties die belangstelling hebben voor de werkzaamheden van de Adviescommissie;

• 12.3

  beperkte Unies;

• 12.4

  andere leden van de Unie.

13

Vanwege logistieke redenen kan de Adviescommissie het aantal deelnemers per waarnemer beperken. Ook kan de commissie hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

14

Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist; het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan worden genomen; de verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen.

15

Onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal verzorgt het Internationaal Bureau de secretariële taken van de Adviescommissie.

1

Na elke zitting brengt de Adviescommissie de Raad van Bestuur en de Postraad op de hoogte van haar activiteiten door de Voorzitters van deze organen, onder andere, een analytisch verslag te zenden van haar vergaderingen alsmede aanbevelingen en zienswijzen.

2

De Adviescommissie brengt bij de Raad van Bestuur een jaarlijks activiteitenverslag uit en zendt een exemplaar hiervan naar de Postraad. Dit verslag is inbegrepen in de stukken van de Raad van Bestuur die aan de lidstaten van de Unie en aan de beperkte Unies wordt verstrekt overeenkomstig artikel 103.

3

De Adviescommissie stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al haar activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de postdiensten van de lidstaten van de Unie.

1

Voor de organisatie van zijn werkzaamheden en de voering van zijn beraadslagingen past het Congres het Reglement van Orde van de Congressen toe.

2

Elk Congres kan dit Reglement wijzigen onder de in het Reglement van Orde zelf vastgelegde voorwaarden.

1

Voor de stukken van de Unie worden de Franse, Engelse, Arabische en Spaanse taal gebruikt. Tevens worden de Duitse, Chinese, Portugese en Russische taal gebruikt, mits de productie in deze talen zich beperkt tot de belangrijkste basisstukken. Ook worden andere talen gebruikt, mits de lidstaten die daarom verzoeken alle kosten ervan dragen.

2

De lidstaat of -staten die om een andere taal dan de officiële taal hebben verzocht, vormen een taalgroep.

3

De stukken worden door het Internationaal Bureau gepubliceerd in de officiële taal en in de talen van de samengestelde taalgroepen, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van de regionale bureaus van deze groepen, overeenkomstig de met het Internationaal Bureau overeengekomen modaliteiten. De publicatie in de verschillende talen vindt volgens hetzelfde model plaats.

4

De rechtstreeks door het Internationaal Bureau gepubliceerde stukken worden, voor zover mogelijk, gelijktijdig verspreid in de verschillende talen waarom is verzocht.

5

De correspondentie tussen de postdiensten en het Internationaal Bureau en tussen dit Bureau en derden kan worden uitgewisseld in elke taal waarvoor het Internationaal Bureau een vertaaldienst heeft.

6

De vertaalkosten in ongeacht welke taal, met inbegrip van die welke voortvloeien uit de toepassing van het bepaalde onder 5, worden gedragen door de taalgroep die om die taal heeft verzocht. De lidstaten die de officiële taal gebruiken, storten voor de vertaling van niet-officiële stukken een forfaitaire contributie waarvan het bedrag per contributie-eenheid gelijk is aan het bedrag dat wordt betaald door de landen die gebruik maken van de andere werktaal van het Internationaal Bureau. Alle overige kosten die verband houden met de verstrekking van stukken worden door de Unie gedragen. Het plafond van de door de Unie voor de levering van stukken in het Duits, Chinees, Portugees en Russisch te dragen kosten wordt vastgesteld in een resolutie van het Congres.

7

De door een taalgroep te dragen kosten worden verdeeld over de leden van deze groep, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De kosten kunnen volgens een andere verdeelsleutel over de leden van de taalgroep worden omgeslagen, mits de betrokkenen het hierover eens worden en het Internationaal Bureau via de woordvoerder van de groep van hun besluit in kennis stellen.

8

Het Internationaal Bureau geeft na een termijn die ten hoogste twee jaar mag bedragen gevolg aan elke wijziging van de taalkeuze waarom door een lidstaat wordt verzocht.

9

Voor de beraadslagingen van de organen van de Unie worden de Franse, de Engelse, de Spaanse en de Russische taal toegelaten, door middel van een tolksysteem – met of zonder elektronische apparatuur – waarvan de keuze wordt overgelaten aan het oordeel van de organisatoren van de vergadering, na overleg met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau en met de betrokken lidstaten.

10

Voor de onder 9 bedoelde beraadslagingen en vergaderingen worden tevens andere talen toegestaan.

11

De delegaties die andere talen gebruiken, dragen zorg voor de simultane vertolking in een van de onder 9 bedoelde talen, hetzij door middel van het in dat lid bedoelde systeem, wanneer de benodigde technische aanpassingen kunnen worden gerealiseerd, hetzij door middel van persoonlijke tolken.

12

De kosten van de tolkdiensten worden verdeeld over de lidstaten die dezelfde taal gebruiken, in verhouding tot hun bijdrage aan de uitgaven van de Unie. De installatie- en onderhoudskosten van de technische apparatuur worden evenwel door de Unie gedragen.

13

De postdiensten kunnen afspraken maken met betrekking tot de in hun wederzijdse betrekkingen voor dienstcorrespondentie te gebruiken taal. Bij gebreke van dergelijke afspraken wordt de Franse taal gebruikt.

1

De Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau worden door het Congres gekozen voor het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen; de minimumduur van hun mandaat is vier jaar. Hun mandaat kan eenmaal worden verlengd. Behoudens tegenbesluit van het Congres wordt de datum waarop zij hun functie aanvaarden vastgesteld op 1 januari van het jaar volgend op het Congres.

2

Ten minste zeven maanden voor de opening van het Congres zendt de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau een mededeling aan de Regeringen van de lidstaten, waarin deze worden verzocht eventuele kandidaten voor te dragen voor de functies van Directeur-Generaal en Plaatsvervangend Directeur-Generaal en waarin tegelijkertijd wordt vermeld of de zittende Directeur-Generaal of Plaatsvervangend Directeur-Generaal geïnteresseerd zijn in de eventuele verlenging van hun initiële mandaat. De kandidaatstellingen, voorzien van een curriculum vitae, moeten het Internationaal Bureau ten minste twee maanden voor de opening van het Congres bereiken. De kandidaten moeten ingezetene zijn van de lidstaten die hen voordragen. Het Internationaal Bureau stelt de voor het Congres benodigde stukken op. De verkiezing van de Directeur-Generaal en van de Plaatsvervangend Directeur-Generaal vindt plaats door middel van geheime stemming, waarbij de eerste verkiezing die van de functie van Directeur-Generaal betreft.

3

Indien de functie van Directeur-Generaal vacant wordt, vervult de Plaatsvervangend Directeur-Generaal de taken van de Directeur-Generaal tot aan het einde van het geplande mandaat van de Directeur-Generaal; hij is voor deze functie verkiesbaar en wordt ambtshalve als kandidaat toegelaten, onder het voorbehoud dat zijn initiële mandaat als Plaatsvervangend Directeur-Generaal niet reeds eenmaal door het voorgaande Congres is verlengd en dat hij verklaart er belang aan te hechten als kandidaat voor de functie van Directeur-Generaal te worden aangemerkt.

4

In geval van een gelijktijdige vacature voor de functies van Directeur-Generaal en Plaatsvervangend Directeur-Generaal kiest de Raad van Bestuur, op basis van de na een vergelijkend examen ontvangen kandidaatstellingen, een Plaatsvervangend Directeur-Generaal voor het tijdvak tot het volgende Congres. Voor de kandidaatstellingen zijn de onder 2 bedoelde bepalingen mutatis mutandis van toepassing.

5

Indien de functie van Plaatsvervangend Directeur-Generaal vacant wordt, draagt de Raad van Bestuur, op voorstel van de Directeur-Generaal, een van de Directeuren in de rang D 2 bij het Internationaal Bureau op de taken van de Plaatsvervangend Directeur-Generaal tot aan het volgende Congres te vervullen.

1

De Directeur-Generaal organiseert, bestuurt en leidt het Internationaal Bureau, en is de wettelijk vertegenwoordiger ervan. Hij is bevoegd tot het indelen van de functies in de rangen G 1 tot en met D 2, en tot het bevorderen van de functionarissen in deze rangen. Voor benoemingen in de rangen P 1 tot en met D 2 moet hij de professionele kwalificaties in acht nemen van de kandidaten die zijn aanbevolen door postdiensten van de lidstaten waarvan zij de nationaliteit hebben, of waar zij hun beroep uitoefenen, rekening houdend met een billijke geografische spreiding over de continenten en de taalspreiding. De functies in de graad D 2 moeten, met inachtneming van het doorslaggevende criterium van de doeltreffendheid van het Internationaal Bureau, zoveel mogelijk worden vervuld door kandidaten uit andere regio’s dan die waaruit de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal afkomstig zijn. Indien voor bepaalde functies bijzondere bekwaamheden vereist zijn, kan de Directeur-Generaal extern werven. Bij de benoeming van een nieuwe functionaris houdt de Directeur-Generaal er tevens rekening mee dat de personen in de functies van de rangen D 2, D 1 en P 5 ingezetenen van verschillende lidstaten van de Unie moeten zijn. Bij de bevordering van een functionaris van het Internationaal Bureau in de rangen D 2, D 1 en P 5 is de Directeur-Generaal niet verplicht hetzelfde beginsel toe te passen. De bekwaamheid die tijdens het wervingsproces wordt vastgesteld heeft prioriteit boven de eis van een billijke geografische spreiding en taalspreiding. De Directeur-Generaal brengt de Raad van Bestuur eenmaal per jaar op de hoogte van de benoemingen en bevorderingen in de rangen P 4 tot en met D 2.

2

De Directeur-Generaal heeft de volgende bevoegdheden:

• 2.1

  het vervullen van de taken van depositaris van de Akten van de Unie en van tussenpersoon bij de procedure voor toetreding en toelating tot de Unie alsmede bij de procedure voor het verlaten ervan;

• 2.2

  het aan alle Regeringen van de lidstaten kennisgeven van de besluiten van het Congres;

• 2.3

  het aan alle postdiensten kennisgeven van de door de Postraad vastgestelde of herziene Regelingen;

• 2.4

  het opstellen van de jaarlijkse ontwerpbegroting van de Unie op het laagst mogelijke niveau dat nog verenigbaar is met de behoeften van de Unie en deze op een gelegen tijdstip ter beoordeling voorleggen aan de Raad van Bestuur; het, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, aan de lidstaten mededelen van de begroting en deze ten uitvoer leggen;

• 2.5

  het uitvoeren van de specifieke door de organen van de Unie verzochte activiteiten alsmede die welke hem uit hoofde van de Akten worden toegewezen;

• 2.6

  het nemen van initiatieven voor het verwezenlijken van de door de organen van de Unie gestelde doelen, in het kader van het vastgestelde beleid en de beschikbare financiële middelen;

• 2.7

  het aan de Raad van Bestuur of aan de Postraad voorleggen van suggesties en voorstellen;

• 2.8

  het, na de afsluiting van het Congres, aan de Postraad voorleggen van voorstellen betreffende de wijzigingen die op de Regelingen moeten worden aangebracht naar aanleiding van de besluiten van het Congres, overeenkomstig het Reglement van Orde van de Postraad;

• 2.9

  het opstellen, ten behoeve van de Postraad en op basis van de door deze Raad gegeven richtlijnen, van het ontwerp-strategisch plan dat aan het Congres moet worden voorgelegd en van de jaarlijkse ontwerp-herziening;

• 2.10

  het vertegenwoordigen van de Unie;

• 2.11

  het optreden als tussenpersoon in de betrekkingen tussen:

  • –

    de UPU en de Beperkte Unies;

  • –

    de UPU en de Organisatie van de Verenigde Naties;

  • –

    de UPU en de internationale organisaties wier activiteiten voor de Unie van belang zijn;

  • –

    de UPU en de internationale organisaties, verenigingen of ondernemingen waarmee de organen van de Unie overleg wensen te plegen of die zij bij hun werkzaamheden wensen te betrekken;

• 2.12

  het vervullen van de taak van Secretaris-Generaal van de organen van de Unie en het in die hoedanigheid, met inachtneming van de bijzondere bepalingen van dit Algemeen Reglement toezien op:

  • –

    de voorbereiding en de organisatie van de werkzaamheden van de organen van de Unie;

  • –

    de opstelling, vervaardiging en verspreiding van stukken, rapporten en verslagen;

  • –

    het functioneren van het secretariaat gedurende de vergaderingen van de organen van de Unie;

• 2.13

  het verlenen van bijstand bij de zittingen van de organen van de Unie en het zonder stemrecht deelnemen aan de beraadslagingen, met de mogelijkheid zich te laten vertegenwoordigen.

1

De Plaatsvervangend Directeur-Generaal staat de Directeur-Generaal bij en is verantwoording aan hem verschuldigd.

2

In geval van afwezigheid of verhindering van de Directeur-Generaal oefent de Plaatsvervangend Directeur-Generaal zijn bevoegdheden uit. Hetzelfde geldt indien de in artikel 111.3 bedoelde functie van Directeur-Generaal vacant is.

1

Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad en van de postdiensten voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

2

Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de internationale postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

3

Het verricht eveneens de onderzoeken waarom door de postdiensten wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere postdiensten met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van een onderzoek heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

4

Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

1

Twee exemplaren van de Akten van de Beperkte Unies en van de ingevolge artikel 8 van de Constitutie gesloten bijzondere regelingen moeten door de Bureaus van deze Unies of, bij gebreke daarvan, door een van de verdragsluitende partijen aan het Internationaal Bureau worden gezonden.

2

Het Internationaal Bureau ziet erop toe dat de Akten van de Beperkte Unies en de bijzondere regelingen niet voorzien in minder gunstige voorwaarden voor het publiek dan die welke in de Akten van de Unie zijn voorzien en brengt de postdiensten op de hoogte van het bestaan van bovengenoemde Unies en regelingen. Het Internationaal Bureau meldt elke uit hoofde van deze bepaling vastgestelde onregelmatigheid aan de Raad van Bestuur.

1

Onder voorbehoud van de uitzonderingen bedoeld onder 2 en 5 wordt de indiening bij het Congres van voorstellen van ongeacht welke aard door de postdiensten van de lidstaten geregeld door de volgende procedure:

• a.

  geaccepteerd worden voorstellen die ten minste zes maanden vóór de voor het Congres vastgestelde datum door het Internationaal Bureau worden ontvangen;

• b.

  gedurende het tijdvak van zes maanden voorafgaand aan de voor het Congres vastgestelde datum mogen geen voorstellen van redactionele aard worden ingediend;

• c.

  inhoudelijke voorstellen die door het Internationaal Bureau worden ontvangen in de periode tussen zes en vier maanden vóór de voor het Congres vastgestelde datum worden uitsluitend geaccepteerd indien deze worden ondersteund door ten minste twee postdiensten;

• d.

  inhoudelijke voorstellen die door het Internationaal Bureau worden ontvangen in de periode tussen vier en twee maanden voorafgaand aan de voor het Congres vastgestelde datum worden uitsluitend geaccepteerd indien deze worden ondersteund door ten minste acht postdiensten; de voorstellen die daarna worden ontvangen, worden niet meer geaccepteerd;

• e.

  de adhesiebetuigingen moeten door het Internationaal Bureau binnen dezelfde termijn worden ontvangen als de voorstellen waarop deze betrekking hebben.

2

Voorstellen betreffende de Constitutie of het Algemeen Reglement moeten ten minste zes maanden vóór de opening van het Congres door het Internationaal Bureau worden ontvangen; voorstellen die na die datum maar vóór de opening worden ontvangen, kunnen slechts in aanmerking worden genomen indien het Congres daartoe met een meerderheid van twee derde van de bij het Congres vertegenwoordigde landen beslist en indien aan de onder 1 bedoelde voorwaarden wordt voldaan.

3

Elk voorstel mag in beginsel slechts één doel hebben en uitsluitend wijzigingen bevatten die door dat doel worden gerechtvaardigd.

4

De voorstellen van redactionele aard worden door de postdiensten die deze indienen bovenaan voorzien van de vermelding „Voorstel van redactionele aard” en door het Internationaal Bureau gepubliceerd onder een nummer, gevolgd door de letter R. De voorstellen die niet van deze vermelding zijn voorzien, maar die naar het oordeel van het Internationaal Bureau van louter redactionele aard zijn, worden gepubliceerd met een passende annotatie; het Internationaal Bureau stelt ten behoeve van het Congres een lijst van deze voorstellen op.

5

De onder 1 en 4 voorgeschreven procedure is noch van toepassing op voorstellen betreffende het Reglement van Orde van de Congressen, noch op wijzigingen van reeds gedane voorstellen.

1

De Regelingen van het Algemeen Postverdrag en van het Verdrag inzake postale financiële diensten worden vastgesteld door de Postraad, met inachtneming van de door het Congres genomen besluiten.

2

De voorstellen naar aanleiding van de voorgestelde wijzigingen van het Postverdrag of het Verdrag inzake financiële diensten moeten gelijktijdig met de voorstellen aan het Congres waarop deze betrekking hebben aan het Internationaal Bureau worden voorgelegd. De voorstellen kunnen door de postdiensten van een enkele lidstaat van de UPU worden ingediend, zonder steun van de postdiensten van andere lidstaten. Deze voorstellen moeten uiterlijk een maand voor het Congres aan alle lidstaten worden toegezonden.

3

De overige voorstellen betreffende de Regelingen, die dienen te worden bestudeerd door de Postraad met het oog op de opstelling van nieuwe Reglementen binnen zes maanden na het Congres, moeten ten minste twee maanden voor het Congres aan het Internationaal Bureau worden voorgelegd.

4

De voorstellen betreffende de wijzigingen die in de Reglementen moeten worden aangebracht vanwege de besluiten van het Congres, die door de postdiensten van de lidstaten worden ingediend, moeten uiterlijk twee maanden voor de opening van de Postraad door het Internationaal Bureau worden ontvangen. Deze voorstellen moeten uiterlijk een maand voor de opening van de Postraad aan alle lidstaten worden toegezonden.

1

Om in aanmerking te worden genomen moet elk voorstel betreffende het Verdrag of de Regelingen dat door een postdienst tussen twee Congressen in wordt ingediend, worden ondersteund door ten minste twee andere postdiensten. Aan deze voorstellen wordt geen gevolg gegeven indien het Internationaal Bureau niet tegelijkertijd de benodigde adhesiebetuigingen ontvangt.

2

Deze voorstellen worden door tussenkomst van het Internationaal Bureau aan de andere postdiensten gericht.

3

Voorstellen betreffende de Regelingen behoeven geen steun, maar worden slechts door de Postraad in aanmerking genomen indien deze de spoedeisende noodzaak ervan onderschrijft.

1

Elk voorstel betreffende het Verdrag, de Regelingen en hun Slotprotocollen is onderworpen aan de volgende procedure: Wanneer de postdienst van een lidstaat een voorstel aan het Internationaal Bureau heeft gezonden, zendt dit Bureau het voorstel aan alle postdiensten van de lidstaten ter beoordeling toe. Deze postdiensten beschikken over een termijn van twee maanden om het voorstel te beoordelen en, in voorkomend geval, hun opmerkingen aan het Internationaal Bureau te doen toekomen. Wijzigingen zijn niet toegestaan. Aan het einde van deze termijn van twee maanden zendt het Internationaal Bureau de postdiensten van de lidstaten alle opmerkingen toe die het heeft ontvangen en verzoekt het de postdienst van elke lidstaat die stemrecht heeft voor of tegen het voorstel te stemmen. De postdiensten van de lidstaten die hun stem niet binnen een termijn van twee maanden hebben verzonden, worden geacht zich van stemming te hebben onthouden. De eerder genoemde termijn gaat in op de datum van de circulaires van het Internationaal Bureau.

2

De voorstellen tot wijziging van de Regelingen worden behandeld door de Postraad.

3

Indien een voorstel betrekking heeft op een Regeling of het Slotprotocol ervan kunnen alleen de postdiensten van de lidstaten die partij bij die Regeling zijn deelnemen aan de onder 1 bedoelde handelingen.

1

De in het Verdrag, de Regelingen en de Slotprotocollen bij deze Akten aangebrachte wijzigingen worden bevestigd door middel van een kennisgeving van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau aan de Regeringen van de lidstaten.

2

Van de door de Postraad in de Regelingen en de Slotprotocollen daarvan aangebrachte wijzigingen geeft het Internationaal Bureau kennis aan de postdiensten. Hetzelfde geldt voor de in artikel 36.3.2 van het Verdrag en in de overeenkomstige bepalingen van de Regelingen bedoelde uitleggingen.

1

De Regelingen treden in werking op dezelfde datum en hebben dezelfde duur als de uit het Congres voortkomende Akten.

2

Onder voorbehoud van het bepaalde onder 1 zijn de tussen twee Congressen aangenomen besluiten tot wijziging van de Akten van de Unie eerst uitvoerbaar na ten minste drie maanden na kennisgeving hiervan.

1

Onder voorbehoud van de bepalingen onder 2 tot en met 6 mogen de jaarlijkse uitgaven die verband houden met de activiteiten van de organen van de Unie de navolgende bedragen voor het jaar 2005 en de jaren daarna niet overschrijden: 37 miljoen Zwitserse frank over de jaren 2005 tot en met 2008. De basislimiet voor het jaar 2008 is eveneens van toepassing op de jaren daarna indien het voor 2008 geplande Congres wordt uitgesteld.

2

De uitgaven die verband houden met de vergadering van het volgende Congres (verplaatsing van het secretariaat, vervoerskosten, kosten voor de technische installatie voor simultaan tolken, kosten voor het kopiëren van stukken gedurende het Congres, enzovoort) mogen de limiet van 2 900 000 Zwitserse frank niet te boven gaan.

3

De Raad van Bestuur is bevoegd de onder 1 en 2 bedoelde limieten te overschrijden bij de verrekening van de verhoging van salarisschalen, contributies voor pensioenen of vergoedingen, met inbegrip van de functievergoedingen, die door de Verenigde Naties worden toegestaan voor toepassing op hun personeel dat in Genève werkzaam is.

4

De Raad van Bestuur is tevens bevoegd jaarlijks het bedrag van de uitgaven anders dan die welke betrekking hebben op het in dienst zijnde personeel aan te passen aan de hand van het Zwitserse prijsindexcijfer voor consumptiegoederen.

5

In afwijking van de bepalingen onder 1 kan de Raad van Bestuur of, in geval van zeer spoedeisende aangelegenheden, de Directeur-Generaal een overschrijding van de vastgestelde limieten toestaan voor belangrijke en onvoorziene reparaties aan het gebouw van het Internationaal Bureau, waarbij de overschrijding evenwel niet meer kan bedragen dan 125 000 Zwitserse frank per jaar.

6

Indien de onder 1 en 2 bedoelde kredieten ontoereikend blijken om het goed functioneren van de Unie te waarborgen, kunnen deze limieten slechts worden overschreden met de goedkeuring van de meerderheid van de lidstaten van de Unie. Elk overleg moet een volledige uiteenzetting bevatten van de feiten die een dergelijk verzoek rechtvaardigen.

7

De landen die tot de Unie toetreden of die worden toegelaten als lid van de Unie, alsmede die welke de Unie verlaten, moeten hun bijdrage betalen voor het gehele jaar waarin hun toelating of vertrek daadwerkelijk plaatsvindt.

8

De lidstaten betalen vooraf hun contributie aan de jaarlijkse uitgaven van de Unie, op basis van de door de Raad van Bestuur vastgestelde begroting. Deze contributies moeten uiterlijk worden betaald op de eerste dag van het financiële jaar waarop de begroting betrekking heeft. Na die termijn zijn de verschuldigde bedragen rentedragend ten behoeve van de Unie, ten belope van 3% per jaar gedurende de eerste zes maanden en 6% per jaar vanaf de zevende maand.

9

Wanneer de achterstallige contributie van een lidstaat aan de Unie exclusief rente gelijk is aan of hoger dan de som van de contributies van die lidstaat over de twee voorgaande financiële jaren, kan deze lidstaat zijn vorderingen op andere lidstaten op de door de Raad van Bestuur vastgestelde wijze geheel of ten dele onherroepelijk aan de Unie overdragen. De voorwaarden voor de overdracht van vorderingen worden vastgesteld in een overeenkomst tussen de lidstaat, zijn debiteuren/schuldeisers en de Unie.

10

De lidstaten die vanwege juridische of andere redenen niet in staat zijn tot een dergelijke overdracht, verplichten zich ertoe een afbetalingsregeling te treffen voor hun achterstallige betalingen.

11

Behoudens uitzonderlijke omstandigheden kan de termijn voor het verhaal van aan de Unie verschuldigde achterstallige verplichte contributies niet langer zijn dan tien jaar.

12

In uitzonderlijke gevallen kan de Raad van Bestuur een lidstaat geheel of ten dele van de betaling van de verschuldigde rente ontheffen indien deze over de hoofdsom zijn achterstallige contributie volledig heeft voldaan.

13

Een lidstaat kan, in het kader van een door de Raad van Bestuur goedgekeurde aflossingsregeling voor zijn achterstallige contributie, eveneens worden ontheven van het geheel of een gedeelte van de geaccumuleerde of nog te ontvangen renten; deze ontheffing wordt evenwel afhankelijk gesteld van de volledige en punctuele uitvoering van de aflossingsregeling binnen een overeengekomen termijn van ten hoogste tien jaar.

14

Teneinde de tekorten in de middelen van de Unie op te vangen, wordt een Reservefonds in het leven geroepen, waarvan het bedrag wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. Dit Fonds wordt in eerste instantie gecreëerd uit begrotingsoverschotten. Het Fonds kan eveneens dienen voor het sluitend maken van de begroting of het verlagen van de contributie van de lidstaten.

15

Ten aanzien van tijdelijke financiële tekorten verstrekt de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, onder de in onderlinge overeenstemming vast te stellen voorwaarden, op korte termijn de benodigde voorschotten. Deze Regering houdt kosteloos toezicht op het beheer van de financiële rekeningen alsmede op de boekhouding van het Internationaal Bureau, binnen de door het Congres vastgestelde kredietlimieten.

1

Elke lidstaat die de in artikel 128.9 bedoelde overdracht niet kan verrichten en weigert zich te onderwerpen aan een overeenkomstig artikel 128.10 door het Internationaal Bureau voorgestelde afbetalingsregeling, of deze regeling niet naleeft, verliest automatisch zijn stemrecht bij het Congres en bij de vergaderingen van de Raad van Bestuur en bij de Postraad, en is niet meer in deze twee Raden verkiesbaar.

2

De automatische sancties worden ambtshalve en met onmiddellijke ingang opgeheven zodra de desbetreffende lidstaat zich, ten aanzien van de hoofdsom en de renten, volledig heeft gekweten van zijn aan de Unie achterstallige contributie, of wanneer hij besluit zich te onderwerpen aan een aflossingsregeling voor zijn schulden.

1

De lidstaten dragen bij aan de dekking van de uitgaven van de Unie volgens de contributieklasse waartoe zij behoren. Deze klassen zijn:

• klasse van 50 eenheden;

• klasse van 45 eenheden;

• klasse van 40 eenheden;

• klasse van 35 eenheden;

• klasse van 30 eenheden;

• klasse van 25 eenheden;

• klasse van 20 eenheden;

• klasse van 15 eenheden;

• klasse van 10 eenheden;

• klasse van 5 eenheden;

• klasse van 3 eenheden;

• klasse van 1 eenheid;

• klasse van 0,5 eenheid, voorbehouden aan de door de Verenigde Naties vermelde minstontwikkelde landen en aan andere door de Raad van Bestuur aangewezen landen.

2

Naast de onder 1 bedoelde klassen kan elke lidstaat ervoor kiezen meer dan 50 contributie-eenheden te betalen.

3

Op het moment van hun toelating of toetreding tot de Unie worden de lidstaten, overeenkomstig de in artikel 21.4 van de Constitutie bedoelde procedure, ingedeeld in een van de eerdergenoemde contributieklassen.

4

De lidstaten kunnen later van contributieklasse veranderen, mits het Internationaal Bureau ten minste twee maanden voor de opening van het Congres van deze verandering in kennis wordt gesteld. Deze kennisgeving, die ter kennis van het Congres wordt gebracht, wordt van kracht op de datum van inwerkingtreding van de door het Congres vastgestelde financiële bepalingen. De lidstaten die niet binnen de gestelde termijn te kennen hebben gegeven dat zij van contributieklasse wensen te veranderen, blijven in de contributieklasse waartoe zij tot op dat moment behoorden.

5

De lidstaten kunnen niet verlangen dat zij met meer dan één klasse tegelijk lager worden geplaatst.

6

In uitzonderlijke gevallen zoals natuurrampen waarvoor internationale hulpprogramma’s nodig zijn, kan de Raad van Bestuur evenwel, eenmaal tussen twee Congressen in, op verzoek van een lidstaat, indien deze aantoont dat hij zijn contributie in de oorspronkelijk gekozen klasse niet kan handhaven, een tijdelijke verlaging met één klasse toestaan. Onder dezelfde omstandigheden kan de Raad van Bestuur eveneens een tijdelijke verlaging toestaan voor lidstaten die niet tot de minstontwikkelde landen behoren die reeds in de klasse van 1 eenheid zijn gerangschikt, door deze in de klasse van 0,5 eenheid te plaatsen.

7

Bij de toepassing van het bepaalde onder 6 kan de tijdelijke verlaging door de Raad van Bestuur worden toegestaan voor een maximumtermijn van twee jaar of tot het volgende Congres, indien dit eerder plaatsvindt. Na het verstrijken van de vastgestelde termijn wordt het betrokken land automatisch in zijn oorspronkelijke klasse teruggeplaatst.

8

In afwijking van het bepaalde onder 4 en 5 zijn de verplaatsingen naar een hogere klasse niet aan beperkingen onderworpen.

1

In geval van een geschil dat door middel van een scheidsrechterlijke beslissing moet worden geregeld, kiest elk van de betrokken postdiensten een postdienst van een land dat niet rechtstreeks bij het geschil is betrokken. Wanneer meerdere postdiensten gezamenlijk partij bij een geschil zijn, tellen zij, voor de toepassing van deze bepaling, slechts als een enkele postdienst.

2

Ingeval een van de betrokken postdiensten binnen een termijn van zes maanden geen gevolg geeft aan een arbitragevoorstel, verzoekt het Internationaal Bureau, indien het daarom wordt verzocht, op zijn beurt de in gebreke blijvende postdienst een scheidsman te benoemen of benoemt het er ambtshalve zelf een.

3

De bij het geschil betrokken partijen kunnen overeenkomen een enkele scheidsman te benoemen; dit kan het Internationaal Bureau zijn.

4

Het besluit van de scheidslieden wordt bij meerderheid van stemmen genomen.

5

In geval van staking der stemmen kiezen de scheidslieden, om het geschil te regelen, een andere postdienst die evenmin bij het geschil betrokken is. Bij gebreke van overeenstemming over deze keuze wordt deze postdienst door het Internationaal Bureau aangewezen uit de postdiensten die niet door de scheidslieden zijn voorgedragen.

6

Indien het een geschil over een van de Regelingen betreft, kunnen de scheidslieden alleen worden benoemd uit de postdiensten die aan die Regeling deelnemen.