The General Conference of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, meeting in Paris from 4 November to 5 December 1958, at its tenth session,
Convinced that development of the international exchange of publications is essential to the free exchange of ideas and knowledge among the peoples of the world,
Considering the importance accorded to the international exchange of publications by the Constitution of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization,
Being aware of the provisions for the exchange of official publications set forth in the Convention for the International Exchange of Official Documents, Scientific and Literary Publications and in the Convention for the Immediate Exchange of Official Journals, Public Parliamentary Annals and Documents, concluded in Brussels on 15 March 1886 and in various regional agreements for the exchange of publications,
Recognizing the need for a new international convention concerning the exchange of official publications and government documents between States,
Having before it proposals concerning the exchange of official publications and government documents between States constituting item 15.4.1 on the agenda of the session,
Having decided, at its ninth session, that these proposals should be made the subject of international regulation by way of an international convention,
Adopts, this third day of December 1958, the present Convention.
The Contracting States express their willingness to exchange their official publications and government documents, on a reciprocal basis, in accordance with the provisions of the present Convention.
For the purpose of the present Convention, the following are considered official publications and government documents when they are executed by the order and at the expense af any national governmental authority: parliamentary documents, reports and journals and other legislative papers; administrative publications and reports from central, federal and regional governmental bodies; national bibliographies, State handbooks, bodies of law, decisions of the Courts of Justice; and other publications as may be agreed.
The Contracting States, whenever they deem it appropriate, shall enter into bilateral agreements for the purpose of implementing the present Convention and regulating matters of common concern arising out of its application.
In each Contracting State, the national exchange service or, where no such service exists, the central authority or authorities designated for the purpose, shall carry out the functions of exchange.
The exchange authorities shall be responsible within each Contracting State for the implementation of the present Convention and of bilateral agreements as referred to in Article 3, whenever appropriate. Each Contracting State shall give its national exchange service or the central exchange authorities the powers required to obtain the material to be exchanged and sufficient financial means to carry out the functions of exchange.
The list and number of official publications and government documents for exchange shall be agreed between the exchange authorities of the Contracting States. This list and the number of official publications and government documents for exchange may be modified by arrangements between such authorities.
Transmissions may be made directly to exchange authorities or to recipients named by them. The method of listing consignments may be agreed between exchange authorities.
Unless otherwise agreed, the exchange authority which undertakes the transmission shall bear the cost thereof as far as destination, but for transport by sea, the cost of packing and carriage shall be paid only as far as the customs office of the port of arrival.
The Contracting States shall take all the necessary measures to ensure that the exchange authorities benefit from the most favourable existing rates and transport conditions, whatever the means of transport chosen: post, road, rail, inland or sea transport, airmail or air cargo.
Each Contracting State shall grant its exchange authorities exemption from customs duties for both imported and exported material under the provisions of the present Convention or under any agreement in implementation thereof and shall accord them the most favourable treatment as regards customs and other facilities.
To assist the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization in the performance of the functions concerning the international co-ordination of exchange assigned to it by its Constitution, the Contracting States shall send to the Organization annual reports on the working of the present Convention and copies of bilateral agreements entered into in accordance with Article 3.
The United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization shall publish information received from the Contracting States in conformity with Article 10 and shall prepare and publish studies on the working of the present Convention.
The Contracting States may call upon the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization for technical assistance in connexion with any problem arising out of the application of the present Convention. The Organization shall accord such assistance within the limits fixed by its programme and its resources, in particular, for the creation and organization of national exchange services.
The present Convention shall not affect obligations previously entered into by the Contracting States by virtue of international agreements. It shall not be construed as requiring a duplication of exchanges conducted under existing agreements.
The present Convention is drawn up in English, French, Russian and Spanish, the four texts being equally authoritative.
The present Convention shall enter into force twelve months after the date of the deposit of the third instrument of ratification, acceptance or accession, but only with respect to those States which have deposited their respective instruments on or before that date. It shall enter into force for each other State which deposits its instrument of ratification, acceptance or accession, twelve months after the deposit of its instrument of ratification, acceptance or accession.
Any Contracting State may, at the time of ratification, acceptance or accession, or at any time thereafter, declare by notification addressed to the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization that the present Convention shall extend to all or any of the territories for whose international relations it is responsible. The said notification shall take effect twelve months after the date of its receipt.
Each Contracting State may denounce the present Convention on its own behalf or on behalf of any territory for whose international relations it is responsible.
The Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization shall inform the States members of the Organization, States not members of the Organization referred to in Article 16, as well as the United Nations, of the deposit of all the instruments of ratification, acceptance and accession provided for in Articles 15 and 16 and of the notifications and denunciations provided for respectively in Articles 18 and 19.
The present Convention may be revised by the General Conference of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, any such revision, however, binding only those States which shall become parties to the revising convention.
Should the General Conference adopt a new convention revising the present Convention in whole or in part, and unless the new convention otherwise provides, the present Convention shall cease to be open to ratification, acceptance or accession as from the date when the new revising convention enters into force.
In accordance with Article 102 of the Charter of the United Nations, the present Convention shall be registered with the Secretariat of the United Nations at the request of the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization.
DONE at Paris, this fifth day of December 1958, in two authentic copies bearing the signatures of the President of the tenth session of the General Conference and of the Director-General of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, which shall be deposited in the Archives of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization and certified true copies of which shall be delivered to all the States referred to in Articles 15 and 16 as well as to the United Nations.
The foregoing is the authentic text of the Convention duly adopted by the General Conference of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization during its tenth session which was held in Paris and declared closed the fifth day of December 1958.
De Algemene Vergadering van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur, van 4 november tot 5 december 1958 te Parijs bijeengekomen voor haar tiende zitting,
Ervan overtuigd dat voor een vrije uitwisseling van gedachten en kennis tussen de volken van de wereld uitbreiding van de internationale uitwisseling van publikaties onontbeerlijk is,
Overwegende het belang dat het Statuut van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur aan de internationale uitwisseling van publikaties hecht,
Gelet op de bepalingen ten aanzien van de uitwisseling van officiële publikaties, zoals opgenomen in het Verdrag inzake de internationale uitwisseling van officiële documenten en van wetenschappelijke en litteraire publikaties en in het Verdrag nopens de onmiddellijke uitwisseling van staatscouranten en parlementaire annalen en documenten, gesloten te Brussel op 15 maart 1886, alsmede in verschillende regionale overeenkomsten inzake de uitwisseling van publikaties,
Gezien de behoefte aan een nieuwe internationale overeenkomst inzake de uitwisseling tussen Staten van officiële publikaties en regeringsdocumenten,
Kennis genomen hebbende van de voorstellen inzake de uitwisselingen tussen Staten van officiële publikaties en regeringsdocumenten, welk onderwerp punt 15.4.1 van de agenda van de zitting vormt,
Besloten hebbende tijdens haar negende zitting, dat deze voorstellen internationaal geregeld dienen te worden door aanvaarding van een internationale overeenkomst,
Aanvaardt heden, de derde december 1958, deze Overeenkomst.
De Overeenkomstsluitende Staten geven uiting aan hun bereidheid hun officiële publikaties en regeringsdocumenten op basis van wederkerigheid uit te wisselen overeenkomstig de bepalingen van deze Overeenkomst.
Voor de toepassing van deze Overeenkomst worden, indien zij worden uitgegeven op last en op kosten van enige nationale regeringsautoriteit, als officiële publikaties en regeringsdocumenten beschouwd: staatscouranten, parlementaire documenten, verslagen en annalen en andere wetteksten; bestuurlijke publikaties en rapporten van centrale, federale of regionale overheidsinstanties; nationale bibliografieën, staatsalmanakken, wettenverzamelingen, uitspraken van gerechtshoven en andere publikaties tot uitwisseling waarvan men heeft besloten.
De Overeenkomstsluitende Staten kunnen, telkens wanneer zij zulks wenselijk achten, bilaterale Overeenkomsten sluiten ter uitvoering van deze Overeenkomst en ter regeling van met de toepassing ervan verband houdende zaken van gemeenschappelijk belang.
In elke Overeenkomstsluitende Staat oefent de nationale dienst voor uitwisseling, of waar zulk een dienst niet bestaat, de centrale instantie of instanties die hiervoor zijn aangewezen, de taken ter zake van de uitwisseling uit.
De met de uitwisseling belaste instanties zijn in elke Overeenkomstsluitende Staat verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst, en, indien zulks van toepassing is, van bilaterale Overeenkomsten als bedoeld in artikel 3. Elke Overeenkomstsluitende Staat verleent zijn nationale dienst voor uitwisseling of zijn centrale instantie of instanties belast met de uitwisseling, de volmachten die zij behoeven ter verkrijging van de uit te wisselen documenten en voorziet hen van de nodige financiële middelen ten einde hun taken ter zake van de uitwisselingen te waarborgen.
Over de lijst en het aantal der officiële publikaties en regeringsdocumenten dienen de met de uitwisseling belaste instanties van de Overeenkomstsluitende Staten tot overeenstemming te komen. De lijst en het aantal der officiële publikaties en regeringsdocumenten voor uitwisseling kunnen worden gewijzigd door een overeenkomst ter zake tussen deze instanties.
Verzending geschiedt rechtstreeks aan de met de uitwisseling belaste instanties of aan elke door hen genoemde geadresseerde. De wijze van opstellen van de verzendlijsten wordt vastgesteld in gemeen overleg tussen de met de uitwisseling belaste instanties.
Tenzij anders is overeengekomen, draagt de met de uitwisseling belaste instantie de kosten van vervoer tot aan de plaats van bestemming, doch bij vervoer over zee worden de kosten van verpakking en vervoer uitsluitend betaald tot aan het douanekantoor in de haven van aankomst.
De Overeenkomstsluitende Staten nemen alle noodzakelijke maatregelen ter waarborging dat de instanties die belast zijn met de uitwisseling gebruik kunnen maken van de gunstigste vervoerstarieven en -voorwaarden, ongeacht of het vervoer geschiedt per post, over de weg, per spoor, per schip via de binnenvaart of de grote vaart, per luchtpost of als luchtvracht.
Elke Overeenkomstsluitende Staat verleent zijn instanties die belast zijn met de uitwisseling vrijdom van douanerechten op het materiaal dat krachtens de bepalingen van deze Overeenkomst of krachtens enige andere Overeenkomst gesloten ter uitvoering hiervan, wordt ingevoerd of uitgevoerd en stelt hen in het genot van de meest gunstige behandeling op het punt van douanefaciliteiten en andere faciliteiten.
Ten einde de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur te helpen de haar ingevolge haar Statuut opgedragen taken inzake de internationale samenwerking ter zake van de uitwisseling te vervullen, brengen de Overeenkomstsluitende Staten aan de Organisatie jaarlijks verslag uit van de toepassing van deze Overeenkomst, en sturen zij haar afschriften van de bilaterale Overeenkomsten, gesloten overeenkomstig het bepaalde in artikel 3.
De Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur publiceert de inlichtingen haar door de Overeenkomstsluitende Staten verschaft ingevolge artikel 10, redigeert studies over de toepassing van deze Overeenkomst, en publiceert deze.
De Overeenkomstsluitende Staten kunnen een beroep doen op technische bijstand van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur ten aanzien van ieder vraagstuk dat zich in verband met de toepassing van deze Overeenkomst voordoet. De Organisatie verleent deze bijstand voor zover haar programma en mogelijkheden zulks toestaan, in het bijzonder waar het de oprichting en de organisatie van nationale diensten voor uitwisseling betreft.
Deze Overeenkomst tast in geen enkel opzicht eerder door de Overeenkomstsluitende Staten aangegane verplichtingen krachtens internationale Overeenkomsten aan. Zij mag niet zodanig worden uitgelegd dat uitwisselingen krachtens reeds bestaande Overeenkomsten zouden moeten worden herhaald.
Deze Overeenkomst is opgesteld in de Engelse, de Franse, de Russische en de Spaanse taal, zijnde de vier teksten gelijkelijk gezaghebbend.
Deze Overeenkomst treedt in werking 12 maanden na de datum van nederlegging van de derde akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding, doch slechts ten aanzien van de Staten die hun onderscheiden akten op of voor dat tijdstip hebben nedergelegd. Ten aanzien van andere Staten die een akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding hebben nedergelegd, treedt zij in werking twaalf maanden na de nederlegging van deze akte van bekrachtiging, aanvaarding of toetreding.
Elke Overeenkomstsluitende Staat kan, hetzij ten tijde van de bekrachtiging, de aanvaarding of de toetreding, hetzij op elk later tijdstip, door middel van een aan de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur gerichte kennisgeving verklaren dat deze Overeenkomst zich zal uitstrekken tot alle of tot bepaalde gebieden voor welker buitenlandse betrekkingen hij verantwoordelijk is. Deze kennisgeving wordt van kracht twaalf maanden na de datum van ontvangst.
Elke Overeenkomstsluitende Staat kan deze Overeenkomst opzeggen zowel voor zichzelf als voor een grondgebied voor welks internationale betrekkingen hij verantwoordelijk is.
De Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur stelt de Lid-Staten van de Organisatie, de Staten die geen lid zijn van de Organisatie, als bedoeld in artikel 16, alsmede de Verenigde Naties, in kennis van de nederlegging van alle akten van bekrachtiging, aanvaarding en toetreding bedoeld in de artikelen 15 en 16, en van de kennisgevingen en opzeggingen bedoeld in de artikelen 18 en 19.
Deze Overeenkomst kan worden herzien door de Algemene Vergadering van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur; zodanige herzieningen binden evenwel slechts de Staten die partij worden bij de overeenkomst houdende herziening.
Indien de Algemene Vergadering een nieuwe overeenkomst aanvaardt ter gedeeltelijke of gehele herziening van deze Overeenkomst, zal deze Overeenkomst, tenzij de nieuwe overeenkomst anders bepaalt, met ingang van de datum waarop de nieuwe overeenkomst houdende herziening in werking treedt, niet langer openstaan voor bekrachtiging, aanvaarding of toetreding.
Overeenkomstig artikel 102 van het Handvest der Verenigde Naties wordt deze Overeenkomst op verzoek van de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur geregistreerd bij het Secretariaat van de Verenigde Naties.
GEDAAN te Parijs, de 5de december 1958, in twee authentieke exemplaren, die zijn voorzien van de handtekeningen van de Voorzitter van de tiende zitting van de Algemene Vergadering en van de Directeur-Generaal van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur, die zullen worden nedergelegd in het archief van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur en waarvan een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift zal worden toegezonden aan alle Staten bedoeld in de artikelen 15 en 16, alsmede aan de Verenigde Naties.
Het voorafgaande is de authentieke tekst van de Overeenkomst door de Algemene Vergadering van de Organisatie der Verenigde Naties voor Onderwijs, Wetenschap en Cultuur naar behoren aangenomen tijdens haar tiende zitting, gehouden te Parijs en gesloten verklaard op 5 december 1958.