Overeenkomst tot oprichting van de internationale EU-LAC-Stichting

1

De internationale EU-LAC-Stichting („de Stichting” of „de EU-LAC-Stichting”) wordt opgericht bij deze overeenkomst.

2

In deze overeenkomst worden de doelstellingen van de Stichting vastgesteld en worden de regels en richtsnoeren bepaald voor haar activiteiten, structuur en werking.

1

De EU-LAC-Stichting is een krachtens het volkenrecht opgerichte internationale intergouvernementele organisatie. Zij richt zich op de versterking van het biregionale partnerschap tussen de EU en de EU-lidstaten, en de Gemeenschap van Latijns-Amerikaanse en Caribische staten (CELAC).

2

De hoofdzetel van de EU-LAC-Stichting is gevestigd in de Vrije Hanzestad Hamburg, Bondsrepubliek Duitsland.

1

De Latijns-Amerikaanse en Caribische Staten, de EU-lidstaten en de EU, die te kennen hebben geven dat zij ermee instemmen overeenkomstig hun interne juridische procedures door de overeenkomst te worden gebonden, worden de enige leden van de EU-LAC-Stichting.

2

De EU-LAC-Stichting staat ook open voor de deelname van de Gemeenschap van Latijns-Amerikaanse en Caribische staten (CELAC).

1

De EU-LAC-Stichting heeft internationale rechtspersoonlijkheid en beschikt over de nodige handelingsbekwaamheid voor de verwezenlijking van haar doelstellingen en activiteiten, op het grondgebied van elk van haar leden, overeenkomstig hun nationale wetgeving.

2

De Stichting heeft de bevoegdheid om contracten te sluiten, roerende en onroerende goederen te verwerven en te vervreemden, en in rechte op te treden.

1

De EU-LAC-Stichting:

• a.

  draagt bij tot de versterking van het CELAC-EU biregionale partnerschap waarbij gezorgd wordt voor de deelname en inbreng van het maatschappelijk middenveld en andere sociale actoren;

• b.

  bevordert een grotere wederzijdse kennis en begrip tussen beide regio's;

• c.

  versterkt de onderlinge zichtbaarheid tussen beide regio's en die van het biregionale partnerschap zelf.

2

De EU-LAC-Stichting richt zich in het bijzonder op:

• a.

  bevordering en coördinatie van resultaatgerichte activiteiten ter ondersteuning van biregionale betrekkingen en toegespitst op de uitvoering van de prioriteiten die op CELAC-EU-topconferenties zijn vastgesteld;

• b.

  bevordering van het overleg over gemeenschappelijke strategieën die gericht zijn op de uitvoering van de bovenvermelde prioriteiten door het stimuleren van onderzoek en studies;

• c.

  bevordering van vruchtbare uitwisselingen en nieuwe netwerkmogelijkheden voor het maatschappelijk middenveld en andere sociale actoren.

1

Om de in artikel 5 van deze overeenkomst bedoelde doelstellingen te verwezenlijken,

• a.

  zijn de activiteiten van de EU-LAC-Stichting gebaseerd op de prioriteiten en thema's die aan de orde zijn gekomen op de topconferenties op het niveau van de staatshoofden en regeringsleiders en die zijn gericht op de vastgestelde behoeften ter bevordering van het biregionale partnerschap;

• b.

  worden – voor zover mogelijk en in het kader van de activiteiten van de Stichting – het maatschappelijk middenveld en andere sociale actoren, zoals academische instellingen hierbij betrokken, waarbij zonder enige verplichting met hun bijdragen rekening kan worden gehouden. Hiertoe kan elk lid passende instellingen en organisaties identificeren die de biregionale dialoog op nationaal niveau kunnen versterken;

• c.

  bieden de activiteiten een toegevoegde waarde voor de bestaande initiatieven;

• d.

  verlenen de activiteiten zichtbaarheid aan het partnerschap, waarbij de aandacht in het bijzonder uitgaat naar acties met een multiplicatoreffect.

2

Bij het opstarten of deelnemen aan activiteiten is de EU-LAC-Stichting dynamisch, actie- en resultaatgericht.

1

Om de in artikel 5 bedoelde doelstellingen te bereiken, worden onder meer volgende activiteiten door de EU-LAC-Stichting ondernomen:

• a.

  een impuls geven aan het debat door middel van seminars, conferenties, workshops, discussiegroepen, opleidingen, tentoonstellingen, publicaties, presentaties, beroepsopleiding, uitwisselingen van beste praktijken en specifieke kennis;

• b.

  bevorderen en ondersteunen van evenementen die verband houden met onderwerpen die aan de orde komen in de CELAC-EU-topconferenties en die betrekking hebben op de prioriteiten van de bijeenkomsten van hoge ambtenaren van CELAC-EU (SOM);

• c.

  opstarten van biregionale bewustmakingsprogramma's en -initiatieven, inclusief uitwisselingen op de vastgestelde prioritaire gebieden;

• d.

  bevorderen van studies over vraagstukken die door beide regio's aan de orde zijn gesteld;

• e.

  streven naar en aanbieden van nieuwe contactmogelijkheden, waarbij met name rekening wordt gehouden met individuen of instellingen die niet vertrouwd zijn met het biregionale CELAC-EU partnerschap;

• f.

  oprichten van een internetplatform en/of ontwikkelen van een elektronische publicatie.

2

DE EU-LAC-Stichting kan initiatieven opzetten in samenwerking met openbare en particuliere instellingen, EU-instellingen, internationale en regionale instellingen, Latijns-Amerikaanse en Caribische staten en EU-lidstaten.

1

De raad van bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van de leden van de EU-LAC-Stichting. Hij vergadert op het niveau van hoge ambtenaren en kan indien nodig vergaderen op het niveau van de ministers van buitenlandse zaken naar aanleiding van de CELAC-EU-topconferenties.

2

De Gemeenschap van Latijns-Amerikaanse en Caribische staten (CELAC) wordt in de raad van bestuur vertegenwoordigd door het tijdelijk voorzitterschap van CELAC, hetgeen de deelname van het desbetreffende land in zijn nationale hoedanigheid onverlet laat.

3

Het uitvoerend bureau van de Euro-Latijns-Amerikaanse Parlementaire Vergadering (EuroLat) wordt verzocht een vertegenwoordiger van elke regio als waarnemer in de raad van bestuur aan te stellen.

4

De Paritaire Parlementaire Vergadering ACS-EU wordt verzocht een vertegenwoordiger van zowel de EU als het Caribisch gebied aan te stellen als waarnemers bij de raad van bestuur.

1

De raad van bestuur houdt twee gewone vergaderingen per jaar. Zij vallen samen met de bijeenkomsten van hoge ambtenaren van CELAC-EU (SOM).

2

De raad van bestuur houdt buitengewone vergaderingen op verzoek van een voorzitter, de uitvoerend directeur of op verzoek van ten minste een derde van zijn leden.

3

De secretariaatstaken voor de raad van bestuur worden uitgevoerd onder het gezag van de uitvoerend directeur van de Stichting.

1

De raad van bestuur kiest de voorzitter uit de door de leden van de EU-LAC-Stichting voorgedragen kandidaten. De voorzitter wordt benoemd voor een termijn van vier jaar, die eenmaal kan worden verlengd.

2

De voorzitter is een bekende en zeer gerespecteerde persoonlijkheid in zowel Latijns-Amerika en het Caribisch gebied als in de EU. De voorzitter werkt onbezoldigd, maar heeft recht op de terugbetaling van noodzakelijke en naar behoren gemotiveerde onkosten.

3

Het ambt van voorzitter wordt bij toerbeurt vervuld door een onderdaan van een EU-lidstaat of een onderdaan van een Latijns-Amerikaanse of Caribische staat. Indien de aangestelde voorzitter afkomstig is van een EU-lidstaat, komt de aangestelde uitvoerend directeur uit een Latijns-Amerikaanse of Caribische staat en omgekeerd.

4

De voorzitter:

• a.

  vertegenwoordigt de Stichting in haar externe betrekkingen, door een zichtbare en representatieve rol te spelen door middel van contacten op hoog niveau met autoriteiten van Latijns-Amerika en het Caribisch gebied, de EU, de EU-lidstaten en andere partners;

• b.

  rapporteert aan de bijeenkomsten van de ministers van Buitenlandse Zaken, andere ministeriële bijeenkomsten, de raad van bestuur en zo nodig andere belangrijke bijeenkomsten;

• c.

  verstrekt advies aan de uitvoerend directeur bij de voorbereiding van het ontwerp van het meerjarige en jaarlijkse werkprogramma en de ontwerpbegroting die ter goedkeuring aan de raad van bestuur worden voorgelegd;

• d.

  voert andere taken uit zoals afgesproken door de raad van bestuur.

1

De Stichting wordt beheerd door een uitvoerend directeur die door de raad van bestuur voor een termijn van vier jaar wordt benoemd, die éénmaal kan worden verlengd, en wordt gekozen uit de door de leden van de EU-LAC-Stichting voorgedragen kandidaten.

2

Zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheden van de raad van bestuur, vraagt of aanvaardt de uitvoerend directeur geen aanwijzingen van enige regering of van enig ander orgaan.

3

Het ambt van uitvoerend directeur is bezoldigd en wordt bij toerbeurt vervuld door een onderdaan van een EU-lidstaat en een onderdaan van een Latijns-Amerikaanse of Caribische staat. Indien de aangestelde uitvoerend directeur afkomstig is van een EU-lidstaat, komt de aangestelde voorzitter uit een Latijns-Amerikaanse of Caribische staat en omgekeerd.

4

De uitvoerend directeur is de wettelijke vertegenwoordiger van de Stichting en oefent de volgende taken uit:

• a.

  opstelling van het meerjarige en jaarlijkse werkprogramma van de Stichting en haar begroting in overleg met de voorzitter;

• b.

  aanstellen van en leiding geven aan het personeel van de Stichting, in overeenstemming met de doelstellingen van de Stichting;

• c.

  uitvoering van de begroting;

• d.

  indiening van periodieke en jaarlijkse activiteitenverslagen, alsook financiële rekeningen aan de raad van bestuur voor goedkeuring, handhaving van transparante procedures en correcte doorstroming van informatie betreffende alle activiteiten die door de Stichting zijn verricht of ondersteund, met inbegrip van een geactualiseerde lijst van de op nationale niveau vastgestelde instellingen en organisaties en die welke deelnemen aan de activiteiten van de Stichting;

• e.

  indiening van het in artikel 18 bedoelde rapport;

• f.

  voorbereiding van de bijeenkomsten en ondersteuning van de raad van bestuur;

• g.

  raadpleging wanneer dit nodig is van de bevoegde vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld en andere sociale actoren, in het bijzonder de instellingen die hiervoor door de leden van de EU-LAC-Stichting kunnen zijn aangewezen, afhankelijk van kwestie die aan de orde is gesteld en de concrete behoeften, waarbij de raad van bestuur in kennis wordt gesteld van de resultaten van deze contacten met het oog op verder onderzoek;

• h.

  raadplegingen en onderhandelingen met het gastland van de Stichting en de andere partijen bij deze overeenkomst met betrekking tot de nadere kenmerken van de faciliteiten waarop de Stichting in deze staten een beroep kan doen;

• i.

  onderhandelingen over een overeenkomst of rechtsinstrument met internationale werking, met internationale organisaties, staten, publieke of particuliere instellingen over aangelegenheden die verder gaan dan de administratieve, dagelijkse werking van de Stichting, na passend overleg met en kennisgeving bij de raad van bestuur over de aanvang en geplande afronding van deze onderhandelingen, alsook periodiek overleg over hun inhoud, reikwijdte en vermoedelijk resultaat;

• j.

  rapportering aan de raad van bestuur over gerechtelijke procedures waarbij de Stichting is betrokken.

1

De bijdragen worden verstrekt op basis van vrijwilligheid en zonder afbreuk te doen aan de deelname aan de raad van bestuur.

2

De Stichting wordt hoofdzakelijk gefinancierd door haar leden. De raad van bestuur kan met inachtneming van het biregionale evenwicht, andere financieringswijzen van de activiteiten van de Stichting overwegen.

3

In specifieke gevallen en na voorafgaande kennisgeving aan en voorafgaand overleg met de raad van bestuur met het oog op goedkeuring is de Stichting gemachtigd extra middelen te genereren door een beroep te doen op externe financiering van publieke en particuliere instellingen, onder meer door het opstellen van rapporten en analyses op verzoek. Deze middelen worden uitsluitend benut voor de activiteiten van de Stichting.

4

De Bondsrepubliek Duitsland stelt op eigen kosten en in het kader van haar eigen financiële bijdrage aan de Stichting naar behoren gemeubileerde panden ter beschikking van de Stichting die geschikt zijn om door de Stichting te worden gebruikt, met de bijbehorende onderhoudswerkzaamheden, nutsvoorzieningen en beveiliging.

1

De raad van bestuur benoemt onafhankelijke accountants voor het verifiëren van de rekeningen van de Stichting.

2

Zo spoedig mogelijk na het afsluiten van elk boekjaar, doch uiterlijk zes maanden na die datum, worden onafhankelijke accountantsverslagen inzake de activa, passiva, ontvangsten en uitgaven van de Stichting aan de leden ter beschikking gesteld. Zij worden door de raad van bestuur bestudeerd ten einde te worden goedgekeurd tijdens zijn eerstvolgende zitting.

3

Een samenvatting van de geverifieerde rekeningen alsmede de balans wordt gepubliceerd.

1

De Stichting heeft vier oorspronkelijke strategische partners: L’Institut des Amériques in Frankrijk en Regione Lombardia in Italië voor de EU, en de Global Foundation for Democracy and Development (FUNGLODE) in de Dominicaanse Republiek en de Economische Commissie van de Verenigde Naties voor Latijns-Amerika en het Caribisch Gebied (ECLAC) voor de Latijns-Amerikaanse en Caribische Staten.

2

Om haar doelstellingen te bereiken, kan de EU-LAC-Stichting toekomstige strategische partnerschappen opzetten met intergouvernementele organisaties, staten, publieke of private instellingen van beide regio's, met strikte inachtneming van het beginsel van biregionaal evenwicht.

1

De aard en rechtspersoonlijkheid van de Stichting is bepaald in de artikelen 2 en 4.

2

Voor de status, voorrechten en immuniteiten van de Stichting, de raad van bestuur, de voorzitter, de uitvoerend directeur, de personeelsleden en de vertegenwoordigers van de leden wanneer zij zich op het grondgebied van Bondsrepubliek Duitsland bevinden voor het uitoefenen van hun functies, geldt de zetelovereenkomst tussen de regering van de Bondsrepubliek Duitsland en de Stichting.

3

De in lid 2 van dit artikel bedoelde zetelovereenkomst staat los van deze overeenkomst.

4

De Stichting kan met een of meer Latijns-Amerikaanse en Caribische staten en EU-lidstaten andere overeenkomsten sluiten betreffende de voorrechten en immuniteiten die voor de goede werking van de Stichting op hun respectieve grondgebied vereist kunnen zijn; dergelijke overeenkomsten moeten door de raad van bestuur worden goedgekeurd.

5

In het kader van haar officiële activiteiten zijn de Stichting, haar bezittingen, inkomsten en andere eigendommen vrijgesteld van alle directe belastingen. De Stichting geniet geen vrijstelling van betaling voor geleverde diensten.

6

De uitvoerend directeur en de personeelsleden van de Stichting zijn vrijgesteld van nationale belastingen op de door de Stichting betaalde salarissen en emolumenten.

7

Onder personeelsleden van de Stichting wordt verstaan alle personeelsleden die door de uitvoerend directeur zijn benoemd, met uitzondering van die personeelsleden die ter plaatse zijn aangetrokken en volgens uurtarief worden vergoed.

1

Deze overeenkomst kan worden gewijzigd op initiatief van de raad van bestuur van de EU-LAC-Stichting of op verzoek van een van de partijen. De wijzigingsvoorstellen worden aan de depositaris toegezonden, die alle partijen ter overweging en met het oog op onderhandelingen ervan in kennis stelt.

2

De wijzigingen worden bij consensus goedgekeurd en treden in werking dertig dagen na de datum van ontvangst door de depositaris van de laatste kennisgeving dat alle voor de inwerkingtreding vereiste formaliteiten zijn voltooid.

3

De depositaris stelt alle partijen in kennis van de inwerkingtreding van de wijzigingen.

1

Deze overeenkomst staat open voor ondertekening door alle Latijns-Amerikaanse en Caribische staten, alle EU-lidstaten, en de EU, van 25 oktober 2016 tot de datum van de inwerkingtreding en dient te worden bekrachtigd. De akten van bekrachtiging worden neergelegd bij de depositaris.

2

Deze overeenkomst blijft open voor toetreding door de EU, en door die Latijns-Amerikaanse en Caribische staten en EU-lidstaten die de overeenkomst niet hebben ondertekend. De overeenkomstige akten van toetreding worden neergelegd bij de depositaris.

1

Deze overeenkomst treedt in werking dertig dagen nadat acht partijen van elke regio, met inbegrip van de Bondsrepubliek Duitsland en de EU, hun respectieve akten van bekrachtiging of toetreding hebben neergelegd bij de depositaris. Voor de andere Latijns-Amerikaanse en Caribische staten en de EU-lidstaten, die hun akten van bekrachtiging of toetreding neerleggen na de datum van inwerkingtreding, treedt deze overeenkomst in werking dertig dagen na de neerlegging door die Latijns-Amerikaanse en Caribische staten en de EU-lidstaten, van hun akten van bekrachtiging of toetreding.

2

De depositaris stelt alle partijen in kennis van de ontvangst van de akten van bekrachtiging en van toetreding alsook van de datum van de inwerkingtreding van deze overeenkomst, overeenkomstig lid 1 van dit artikel.

1

Deze overeenkomst heeft een onbepaalde duur.

2

Deze overeenkomst kan door elke partij te allen tijde langs diplomatieke weg worden opgezegd door neerlegging van een schriftelijke verklaring bij de depositaris. De opzegging wordt van kracht twaalf maanden nadat kennisgeving is ontvangen.

1

De Stichting wordt ontbonden:

• a.

  indien alle leden van de Stichting, of alle leden van de Stichting op één na, de overeenkomst hebben opgezegd; of

• b.

  indien de leden van de Stichting besluiten over te gaan tot de beëindiging ervan.

2

In geval van beëindiging blijft de Stichting alleen bestaan ten behoeve van de vereffening. De vereffenaars gaan over tot de vereffening, waarbij de activa van de Stichting worden verkocht en de verplichtingen worden afgelost. Het saldo wordt aan de leden toegewezen pro rata hun respectieve bijdragen.

1

Bij de ondertekening of bekrachtiging van deze overeenkomst of de toetreding tot deze overeenkomst kunnen de partijen voorbehouden maken en/of verklaringen afleggen met betrekking tot de tekst ervan op voorwaarde dat deze niet onverenigbaar zijn met het voorwerp en doel van de overeenkomst.

2

De gemaakte voorbehouden en verklaringen worden medegedeeld aan de depositaris, die de andere partijen bij de overeenkomst ervan in kennis stelt.