Overeenkomst ter uitvoering van artikel 15 van het tussen het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden op 23 juli 2018 te Brussel gesloten Verdrag inzake politiesamenwerking

1

Voor de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst wordt verstaan onder:

• a.

  Contactpunt: verantwoordelijk leidinggevende van de ambtenaren die werken in de gemeenschappelijke politiepost;

• b.

  Gegevensset: verzameling van gegevens die raadpleegbaar zijn voor de uitvoering van politietaken en deel uitmaken van de in bijlage 6 bij het Politieverdrag genoemde databanken;

• c.

  Externe databank: databank die niet wordt beheerd door een bevoegde dienst;

• d.

  Inloggen: zich op rechtmatige wijze toegang verschaffen tot een databank om daarin aanwezige gegevens te raadplegen.

2

Voor het overige gelden voor deze Uitvoeringsovereenkomst eveneens de definities vastgelegd in artikel 1 van het Politieverdrag.

1

De bevoegde diensten die deelnemen aan de gemeenschappelijke politiepost verlenen elkaars op deze post werkzame ambtenaren rechtstreeks toegang tot elkaars politiedatabanken door middel van een op naam verleende autorisatie.

2

De rechtstreekse toegang tot de politiedatabanken is enkel toegestaan in het specifieke gebouw of de specifieke gebouwen van de gemeenschappelijke politiepost, zoals aangeduid in de bijlage bij deze Uitvoeringsovereenkomst.

3

De rechtstreekse toegang tot de politiedatabanken beperkt zich tot het raadplegen van gegevenssets benodigd voor de uitvoering van de politietaken in het territoriale bevoegdheidsgebied van de gemeenschappelijke politiepost.

4

Voor elke gemeenschappelijke politiepost worden in de bijlage bij deze Uitvoeringsovereenkomst de gegevenssets aangeduid welke raadpleegbaar zijn, alsook de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken voor de databanken waar deze gegevenssets deel van uitmaken.

5

Externe databanken mogen alleen worden geraadpleegd met inachtneming van de erop van toepassing zijnde nationale wetgeving, voor zover de uitvoeringsmodaliteiten voor de raadpleging van de betreffende databank niet in of krachtens het Politieverdrag bepaald zijn.

6

Gegevens in een gegevensset die afkomstig zijn uit een externe databank, maar zijn verwerkt in de betreffende politiedatabanken, kunnen naderhand worden geraadpleegd in het raam van deze Uitvoeringsovereenkomst.

7

De bevoegde diensten die een gegevensset raadpleegbaar stellen, verzekeren door technische en organisatorische maatregelen dat enkel deze gegevens raadpleegbaar zijn die een ambtenaar van een bevoegde dienst van de andere Partij op basis van deze Uitvoeringsovereenkomst mag raadplegen.

1

De Partijen verstrekken elkaar lijsten met de namen van de in artikel 4, eerste lid, van deze Uitvoeringsovereenkomst bedoelde ambtenaren en alle verdere gegevens die nodig zijn om de autorisaties bedoeld in artikel 15, tweede lid, van het Politieverdrag te verlenen. De uitwisseling van deze gegevens vindt plaats tussen de contactpunten.

2

De contactpunten dragen zorg dat de autorisaties op naam worden verleend dan wel worden beëindigd.

3

Personele mutaties als indiensttreding, uittreding, functiewijziging, wijziging in standplaats of langdurige afwezigheid worden wederzijds zo snel mogelijk doorgegeven via de contactpunten.

4

Periodiek, ten minste eenmaal per jaar, wordt door elke bevoegde dienst gecontroleerd of de aan haar ambtenaren verleende autorisaties nog actueel zijn.

5

Een account behorende bij een verleende autorisatie dat gedurende een bepaalde periode, gelijk aan deze die geldt voor de eigen ambtenaren van de bevoegde dienst die de autorisatie heeft verleend, niet gebruikt is, wordt technisch ongeschikt gemaakt voor gebruik. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld, met vermelding van de termijn waarbinnen een gemotiveerd verzoek tot reactivering van het account kan worden ingediend. Indien geen verzoek tot reactivering wordt ingediend of dit verzoek onvoldoende gemotiveerd is, wordt het account definitief verwijderd. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld.

1

Het inloggen in een politiedatabank en het raadplegen van gegevens vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de betreffende databank.

2

Elke verdere verwerking van de geraadpleegde gegevens in een politiedatabank van de Partij wier ambtenaar de raadpleging uitvoerde, vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de databank waarin of van waaruit de betreffende verwerking plaatsvindt.

1

Indien de Partijen de door raadpleging van de gegevensset van de andere Partij bekomen gegevens willen gebruiken voor een ander doel dan de uitvoering van de politietaken in het territoriale bevoegdheidsgebied van de gemeenschappelijke politiepost, dient hiervoor schriftelijke toestemming te worden verkregen van de Partij die de gegevens raadpleegbaar heeft gesteld.

2

De bepalingen van artikel 10, tweede tot vierde lid, van het Politieverdrag zijn van overeenkomstige toepassing op de gegevens die geraadpleegd werden zoals voorzien in deze Uitvoeringsovereenkomst.

1

De raadplegingen van de politiedatabanken worden gelogd door de bevoegde dienst die zijn gegevens raadpleegbaar stelt. Deze logbestanden worden bewaard gedurende de termijn die daartoe voorzien is in de eigen nationale regelgeving.

2

In de mate dat dit eveneens verplicht is voor de ambtenaren van de bevoegde dienst die de betreffende politiedatabank beheert, vermelden de ambtenaren die een politiedatabank van een bevoegde dienst van de andere Partij raadplegen daarbij telkens de reden voor deze raadpleging volgens de regels die voor deze politiedatabank gelden.

3

Verdere verwerkingen van geraadpleegde gegevens door de bevoegde dienst die de gegevens geraadpleegd heeft of door een andere bevoegde dienst van dezelfde Partij, worden gelogd door de bevoegde dienst die deze verwerking uitvoert.

4

De Partijen monitoren actief de raadplegingen en verdere verwerkingen , al dan niet op basis van logging. Ze voeren daartoe onder meer minstens één maal per jaar proactieve steekproefcontroles uit.

5

De bevoegde diensten verstrekken de loggegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, zodra deze daar om verzoeken.

6

Bij signalen of vermoedens van oneigenlijke raadplegingen verstrekt de bevoegde dienst die de geraadpleegde gegevensset beheert de relevante loggegevens aan de Partij wiens bevoegde dienst de gegevens heeft geraadpleegd.

7

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, kunnen bij signalen of vermoedens van oneigenlijk gebruik per direct de autorisatie van de betrokken ambtenaar of de autorisaties van alle ambtenaren van de betrokken bevoegde dienst opschorten of beëindigen.

8

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, houden een register bij van de vastgestelde oneigenlijke raadplegingen, zoals bedoeld in het zesde en zevende lid van dit artikel, dat telkens de aard van de oneigenlijke raadpleging, de aanduiding van de politiedatabank in kwestie en de genomen maatregel of maatregelen vermeldt. Deze registers worden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen, zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, bezorgd zodra deze daar om verzoeken.

1

Problemen omtrent logging, verstoringen, incidenten en schendingen worden in eerste instantie onderling besproken tussen de contactpunten van de bevoegde diensten.

2

Indien wordt vastgesteld dat er mogelijk een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, dan wel een gebruik van een autorisatie dat aanleiding kan geven tot strafrechtelijke of tuchtrechtelijke sancties of een opschorting of beëindiging van één of meerdere autorisaties, melden de contactpunten dit gezamenlijk aan:

• a.

  Voor het Koninkrijk België: de Directie voor de Internationale Politiesamenwerking van de Federale Politie;

• b.

  Voor het Koninkrijk der Nederlanden: de korpschef, namens deze de directeur van het Politie Diensten Centrum, voor deze het Sectorhoofd Dienstverlening Partners.

1

Elke Partij draagt de kosten die voor haar overheden uit de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst voortvloeien.

2

De kosten voor het opleiden of voor de instructie van de ambtenaren die een autorisatie nodig hebben, worden gedragen door de Partij wier bevoegde diensten de te raadplegen gegevensset beheren, met uitzondering van de personele kosten van de ambtenaren die de opleiding of instructie verkrijgen.

3

In bijzondere gevallen kunnen de bevoegde diensten van de betrokken Partijen een afwijkende regeling overeenkomen.

1

De secretaris-generaal van de Benelux Unie is depositaris van deze Uitvoeringsovereenkomst.

2

De depositaris doet aan elke Partij een eensluidend afschrift van deze Uitvoeringsovereenkomst toekomen.

3

De Partijen stellen de depositaris in kennis wanneer hun interne procedures vereist voor de inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst werden voltooid en zij technisch en organisatorisch klaar zijn voor de toepassing ervan.

4

Deze Uitvoeringsovereenkomst treedt in werking op de dag waarop de depositaris vanwege de laatste van de twee Partijen de kennisgeving als bedoeld in het derde lid van dit artikel ontvangt, of op de dag waarop het Politieverdrag in werking treedt indien dit op een later moment gebeurt. De depositaris stelt de Partijen op de hoogte van de datum van inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst.

5

Het Groothertogdom Luxemburg kan toetreden tot deze Uitvoeringsovereenkomst door een akte van toetreding neer te leggen bij de depositaris, waarin het bevestigt dat zijn interne procedures vereist voor de inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst werden voltooid en het technisch en organisatorisch klaar is voor de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst. Deze Uitvoeringsovereenkomst treedt in werking voor het Groothertogdom Luxemburg op de eerste dag van de tweede maand volgend op de dag waarop het Groothertogdom Luxemburg zijn akte van toetreding heeft neergelegd bij de depositaris. De depositaris brengt de andere Partijen op de hoogte van de neerlegging van de akte van toetreding van het Groothertogdom Luxemburg en de datum van inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst voor het Groothertogdom Luxemburg.

6

Onverminderd een eventuele eerdere opzegging overeenkomstig het zevende lid van dit artikel, blijft deze Uitvoeringsovereenkomst gelijke tijd van kracht als het Politieverdrag.

7

Elke Partij kan deze Uitvoeringsovereenkomst opzeggen door een schriftelijke kennisgeving daartoe aan de depositaris. De depositaris notificeert deze kennisgeving aan de andere Partijen. De opzegging wordt van kracht zes maanden na laatstgenoemde kennisgeving. Indien het Groothertogdom Luxemburg overeenkomstig het vijfde lid van dit artikel intussen Partij bij deze Uitvoeringsovereenkomst geworden is, blijft de Uitvoeringsovereenkomst in werking tussen de Partijen die geen kennisgeving tot opzegging hebben gedaan.

8

De bepalingen van deze Uitvoeringsovereenkomst blijven ook na de beëindiging ervan of na de uittreding van één van de Partijen van toepassing op de informatie die de Partijen elkaar reeds voorafgaand verstrekt hadden in het kader van de door deze Uitvoeringsovereenkomst geregelde samenwerking.

9

De uitvoering van deze Uitvoeringsovereenkomst wordt door de bevoegde diensten van de Partijen geëvalueerd twee jaar na inwerkingtreding ervan en daarna minimaal elke vijf jaar.

10

Indien één van de Partijen de inhoud van deze Uitvoeringsovereenkomst wenst te wijzigen, treden de Partijen met elkaar in overleg teneinde overeenstemming te vinden over de eventueel aan te brengen wijzigingen. Een wijziging bevat in ieder geval een regeling inzake de inwerkingtreding ervan.

1

Aux fins de l’application du présent Accord d’exécution, on entend par :

• a)

  Point de contact : supérieur responsable des fonctionnaires travaillant dans le poste de police commun ;

• b)

  Ensemble de données : ensemble de données pouvant être consultées pour l’exécution des tâches de police et faisant partie des banques de données énumérées à l’annexe 6 du Traité de police ;

• c)

  Banque de données externe : banque de données qui n’est pas gérée par un service compétent ;

• d)

  Se connecter : obtenir un accès légal à une banque de données afin de consulter les données qu’elle contient.

2

Pour le reste, les définitions de l’article 1^er du Traité de police s’appliquent également au présent Accord d’exécution.

1

Les services compétents qui participent au poste de police commun accordent mutuellement aux fonctionnaires travaillant dans ce poste de police un accès direct aux banques de données policières de l’autre Partie au moyen d’une autorisation nominative.

2

L’accès direct aux banques de données de la police n’est autorisé que dans le ou les bâtiments spécifiques du poste de police commun, comme précisé dans l’annexe du présent Accord d’exécution.

3

L’accès direct aux banques de données de la police est limité à la consultation des ensembles de données nécessaires à l’exécution des tâches de police dans le ressort territorial du poste de police commun.

4

Pour chaque poste de police commun, les ensembles de données accessibles et le ou les responsables du traitement des banques de données auxquelles ces ensembles de données appartiennent sont désignés dans l’annexe du présent Accord d’exécution.

5

Les banques de données externes ne peuvent être consultées que conformément au droit national qui leur est applicable, dans la mesure où les modalités de consultation de la base de données concernée ne sont pas précisées dans le Traité de police ou en vertu de celui-ci.

6

Les données d’un ensemble de données qui proviennent d’une banque de données externe, mais qui ont été traitées dans les banques de données de la police concernées, peuvent être consultées ultérieurement dans le cadre du présent Accord d’exécution.

7

Les services compétents qui rendent un ensemble de données consultable garantissent, par des mesures techniques et organisationnelles, que seules sont consultables les données qu’un fonctionnaire d’un service compétent de l’autre Partie est autorisé à consulter sur la base du présent Accord d’exécution.

1

Les Parties se communiquent mutuellement des listes contenant les noms des fonctionnaires visés à l’article 4, premier paragraphe, du présent Accord d’exécution ainsi que toute autre information nécessaire à l’octroi des autorisations prévues à l’article 15, deuxième paragraphe, du Traité de police. L’échange de ces données a lieu entre les points de contact.

2

Les points de contact veillent à ce que les autorisations soient accordées ou résiliées de manière nominative.

3

Les changements de personnel tels que l’entrée dans le service, la sortie du service, un changement de poste ou une absence de longue durée sont signalés dès que possible par le biais des points de contact.

4

Périodiquement, au moins une fois par an, chaque service compétent vérifie que les autorisations accordées à ses fonctionnaires sont toujours valables.

5

Un compte lié à une autorisation accordée qui n’a pas été utilisé pendant une certaine période de temps, équivalente à celle applicable aux propres fonctionnaires du service compétent qui a accordé l’autorisation, est techniquement désactivé. Le point de contact du service compétent dont dépend le fonctionnaire en est immédiatement informé et est informé du délai dans lequel une demande motivée de réactivation du compte doit être présentée. Faute de demande de réactivation ou si la demande n’est pas suffisamment motivée, le compte sera définitivement supprimé. Le point de contact du service compétent dont dépend le fonctionnaire en est informé dans les plus brefs délais.

1

La connexion à une banque de données de la police et la consultation des données se font sous la responsabilité du ou des responsables de la banque de données concernée.

2

Tout traitement ultérieur des données consultées dans une banque de données de police de la Partie dont le fonctionnaire a effectué la consultation est sous la responsabilité du ou des responsables de la banque de données dans ou à partir de laquelle le traitement en question est effectué.

1

Si les Parties souhaitent utiliser les données obtenues par la consultation de l’ensemble des données de l’autre Partie à une fin autre que l’exécution des tâches de police dans le ressort territorial du poste de police commun, il est nécessaire d’obtenir une autorisation écrite de la Partie qui a rendu les données accessibles.

2

Les dispositions de l’article 10, deuxième à quatrième paragraphes, du Traité de police s’appliquent de la même façon aux données consultées comme prévu dans le présent Accord d’exécution.

1

Les consultations des banques de données de la police sont enregistrées par le service compétent qui met ses données à disposition pour consultation. Ces fichiers journaux sont conservés pendant la période prévue à cet effet dans la propre réglementation nationale.

2

Dans la mesure où cela est également obligatoire pour les fonctionnaires du service compétent qui gère la base de données policières en question, les fonctionnaires qui consultent une base de données policières d’un service compétent de l’autre Partie indiquent dans chaque cas le motif de la consultation conformément aux règles applicables à cette base de données policières.

3

Le traitement ultérieur des données consultées par le service compétent qui a consulté les données ou par un autre service compétent de la même Partie, est enregistré par le service compétent qui effectue ce traitement.

4

Les Parties surveillent activement les consultations et les traitements ultérieurs, sur la base éventuelle de fichiers journaux. À cette fin, ils effectuent entre autres des contrôles ponctuels proactifs au moins une fois par an.

5

Les services compétents fournissent les données de connexion aux autorités de surveillance compétentes des deux Parties visées à l’article 41 de la directive (UE) 2016/680, dès que celles-ci le demandent.

6

En cas de signaux ou de soupçons de consultations inappropriées, le service compétent qui gère l’ensemble de données consulté fournit les données de connexion pertinentes à la Partie dont le service compétent a consulté les données.

7

Le ou les responsables du traitement de l’ensemble de données mis à disposition pour consultation, tel que visé à l’article 9, premier paragraphe, peuvent, en cas de signaux ou de soupçons d’utilisation inappropriée, suspendre immédiatement ou mettre fin à l’autorisation du fonctionnaire concerné ou aux autorisations de tous les fonctionnaires du service compétent concerné.

8

Le ou les responsables du traitement de l’ensemble de données mis à disposition pour consultation, tel que visé à l’article 9, premier paragraphe, tiennent un registre des consultations inappropriées identifiées, telles que visées aux sixième et septième paragraphes du présent article, qui indique systématiquement la nature de la consultation inappropriée, l’identification de la base de données policière concernée et la ou les mesures prises. Ces registres sont fournis aux autorités de surveillance compétentes des deux Parties visées à l’article 41 de la directive (UE) 2016/680, dès que celles-ci les demandent.

1

Les problèmes concernant la connexion, les perturbations, les incidents et les violations sont d’abord abordés entre les points de contact des services compétents.

2

S’il est établi qu’une violation de données à caractère personnel ou une utilisation d’une autorisation pouvant entraîner des sanctions pénales ou disciplinaires ou la suspension ou la résiliation d’une ou plusieurs autorisations a pu se produire, les points de contact le signalent conjointement :

• a)

  Pour le Royaume de Belgique : à la Direction de la coopération policière internationale de la Police fédérale ;

• b)

  Pour le Royaume des Pays-Bas : au chef de Corps, au nom duquel le directeur du centre des services de police (Politie Diensten Centrum), au nom duquel le chef de secteur des partenaires de prestation de services (Sectorhoofd Dienstverlening Partners).

1

Chaque Partie supporte les coûts résultant de l’application du présent Accord d’exécution pour ses autorités.

2

Les coûts de formation ou d’instruction des fonctionnaires nécessitant une autorisation sont à la charge de la Partie dont les services compétents gèrent l’ensemble des données à consulter, à l’exception des frais personnels des fonctionnaires qui reçoivent la formation ou l’instruction.

3

Dans des cas particuliers, les services compétents des Parties concernées peuvent convenir d’arrangements différents.

1

Le secrétaire général de l’Union Benelux est le dépositaire du présent Accord d’exécution.

2

Le dépositaire transmet une copie certifiée conforme du présent Accord d’exécution à chaque Partie.

3

Les Parties informent le dépositaire de l’accomplissement de leurs procédures internes requises pour l’entrée en vigueur du présent Accord d’exécution ainsi que lorsqu’elles sont prêtes pour la mise en œuvre de l’Accord sur le plan technique et organisationnel.

4

Le présent Accord d’exécution entre en vigueur le jour où le dépositaire reçoit de la dernière des deux Parties la notification visée au troisième paragraphe du présent article, ou le jour de l’entrée en vigueur du Traité de police, si cette date est ultérieure. Le dépositaire informe les Parties de la date d’entrée en vigueur du présent Accord d’exécution.

5

Le Grand-Duché de Luxembourg peut adhérer au présent Accord d’exécution en déposant auprès du dépositaire un acte d’adhésion confirmant que ses procédures internes requises pour l’entrée en vigueur du présent Accord d’exécution ont été accomplies et qu’il est prêt pour l’application du présent Accord d’exécution sur le plan technique et organisationnel. Le présent Accord d’exécution entre en vigueur pour le Grand-Duché de Luxembourg le premier jour du deuxième mois suivant le jour où le Grand-Duché de Luxembourg a déposé son acte d’adhésion auprès du dépositaire. Le dépositaire informe les autres Parties du dépôt de l’acte d’adhésion du Grand-Duché de Luxembourg et de la date d’entrée en vigueur du présent Accord d’exécution pour le Grand-Duché de Luxembourg.

6

Sans préjudice d’une éventuelle dénonciation antérieure en vertu du septième paragraphe du présent article, le présent Accord d’exécution reste en vigueur pendant la même durée que le Traité de police.

7

Chaque Partie peut dénoncer le présent Accord d’exécution par notification écrite au dépositaire. Le dépositaire transmet cette notification aux autres Parties. La dénonciation prend effet six mois après ladite notification. Si, entre-temps, le Grand-Duché de Luxembourg est devenu Partie au présent Accord d’exécution en vertu du cinquième paragraphe du présent article, l’Accord d’exécution continue de s’appliquer entre les Parties qui n’ont pas donné de notification relative à la dénonciation.

8

Les dispositions du présent Accord d’exécution continuent de s’appliquer, même après leur cessation ou le retrait de l’une des Parties, aux informations que les Parties s’étaient précédemment fournies dans le cadre de la coopération régie par le présent Accord d’exécution.

9

La mise en œuvre du présent Accord d’exécution est évaluée par les services compétents des Parties deux ans après son entrée en vigueur et au moins tous les cinq ans par la suite.

10

Si l’une des Parties souhaite modifier le contenu du présent Accord d’exécution, les Parties se consultent en vue de convenir des modifications nécessaires. Toute modification comprendra dans tous les cas les arrangements nécessaires concernant son entrée en vigueur.