Regeling van de Minister van Economische Zaken van 12 november 2007, nr. WJZ 7130350, houdende de Rijkscofinanciering voor EFRO-programma's 2007–2013 voor doelstelling 2

Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013

De Minister van Economische Zaken,

Besluit:

Artikel

1

Als Europees Programma, bedoeld in artikel 3, eerste lid en artikel 4 van het Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013, wordt aangewezen:

  • a.

    het Operationeel Programma voor Oost-Nederland (beschikkingsnummer C(2007)3724), op 27 juli 2007 goedgekeurd door de Europese Commissie;

  • b.

    het Operationeel Programma voor Zuid-Nederland (beschikkingsnummer C(2007)2604), op 13 juni 2007 goedgekeurd door de Europese Commissie;

  • c.

    het Operationeel Programma voor West-Nederland (beschikkingsnummer C(2007)3949), op 13 augustus 2007 goedgekeurd door de Europese Commissie;

  • d.

    het Operationeel Programma voor Noord-Nederland (beschikkingsnummer C(2007)3725), op 27 juli 2007 goedgekeurd door de Europese Commissie.

Artikel

2

Artikel

3

De managementautoriteit stelt de subsidieplafonds voor de rijkscofinanciering en Europese financiering voor de uitvoering van deze regeling vast en maakt deze bekend met inachtneming van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel

4

De managementautoriteit kan een formulier vaststellen voor de aanvraag. In voorkomend geval draagt de managementautoriteit zorg voor bekendmaking van het formulier met inachtneming van artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel

5

Artikel

6

Artikel

7

Artikel

8

Artikel

9

Artikel

9a

Als procedure, bedoeld in artikel 19, vijfde lid, van de Uitvoeringsverordening, wordt vastgesteld de in de bij deze regeling behorende bijlage 1 opgenomen procedure.

Artikel

10

Artikel

10a

Artikel

11

Artikel

13

Artikel

14

De in artikel 1 en artikel 13, vijfde lid, genoemde programma's worden ter inzage gelegd bij het Informatiecentrum van het Ministerie van Economische Zaken, Bezuidenhoutseweg 30, kamer 0.23, te Den haag.

Artikel

15

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel

16

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007–2013.

Den Haag
De Minister van Economische Zaken, M.J.A. van der Hoeven

Bijlage

bedoeld in artikel 9a van de regeling efro doestelling 2 programmaperiode 2007–2013

Procedures voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken

In het kader van de verantwoording dient de subsidieontvanger de kosten te onderbouwen met originele bewijsstukken. Artikel 19 van de Uitvoeringsverordening maakt het mogelijk om gewaarmerkte kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een waarmerkingsprocedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld.

De Europese Commissie accepteert op basis van bovengenoemd artikel ten minste de volgende documenten als bewijsstukken:

  • a.

    fotokopieën van originelen;

  • b.

    microfiches van originelen;

  • c.

    elektronische versies van originelen;

  • d.

    documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.

Hieronder vindt u de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de EFRO-administratie. Niet vergeten mag worden dat ook voor deze bewijsstukken de bewaarplicht van bewijsstukken van toepassing is (artikel 90 van de Kaderverordening). De subsidieontvanger dient derhalve te waarborgen dat ook deze bewijsstukken daaraan zullen voldoen.

Procedure voor het waarmerken van geconverteerde documenten (onderdelen a en b)

De Belastingdienst spreekt van conversie van gegevens op het moment dat gegevens vanaf de originele gegevensdrager worden overgezet naar een andere gegevensdrager. In de opsomming van de Europese Commissie (artikel 19 van Verordening (EG) 1828/2006) gaat het dan om de onderdelen a en b: fotokopieën van originelen, microfiches van originelen. Deze procedure kan bijvoorbeeld worden toegepast indien het project een samenwerkingsverband betreft en de penvoerder - het aanspreekpunt c.q. de eerstverantwoordelijke namens alle projectpartners - alle bewijsstukken wil of dient over te leggen.

U kunt deze geconverteerde gegevens onder voorwaarden gebruiken als bewijsstukken ter onderbouwing van de EFRO-administratie. Als dit op de juiste wijze gebeurt, is het, in het kader van de EFRO-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager over te leggen. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden.

Voorwaarde hierbij is dat het document dat naar een nieuwe gegevensdrager wordt geconverteerd, vóór conversie wordt gewaarmerkt door de begunstigde c.q. de eigenaar van het document. Dit wordt als volgt bewerkstelligd: de betrokken functionaris zet op het origineel, voordat het wordt geconverteerd, een waarmerk door (1.) een handtekening, (2.) de datum van waarmerking en (3.) de mededeling dat het gaat om waarmerking ten behoeve van EFRO1Voorzover dat niet al duidelijk blijkt.. Vervolgens is dat waarmerk ook zichtbaar op het geconverteerde document.

Procedure voor elektronische versies van originelen (onderdeel c)

In Nederland is de praktijk steeds vaker dat bij binnenkomst een document direct wordt gescand en met de gescande versie het verdere traject wordt doorlopen. In dat geval dient de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van het omzettingsproces en van de elektronische versies te worden gewaarborgd. Het is aan de subsidieontvanger om aan te tonen dat het scanproces en het verdere verloop c.q. de verdere procesgang binnen de organisatie daaraan kan voldoen.

Indien de verdere procesgang volkomen elektronisch geschiedt, moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

  • de originelen volgens een standaard procedure worden omgezet;

  • de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd en

  • beoordelingen en vaststellingen door daartoe gerechtigden niet meer te wijzigen zijn.

Indien de verdere procesgang overeenkomt met die van een papieren bewijsstuk (de verdere afhandeling geschiedt met een print van de scan, welke aan het einde weer wordt gescand), moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

  • documenten volgens een standaard procedure worden omgezet en

  • het verdere verloop c.q. afhandeling blijkt uit de verschillende en/of laatste versie van de scans.

Procedure voor het bewaren van stukken die uitsluitend in elektronische versie bestaan (onderdeel d)

Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, dienen de geautomatiseerde systemen voorzien te zijn van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens waarborgen. Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen. Hierbij kan worden aangesloten op de voorschriften die de Belastingdienst stelt aan digitale administraties. Voor een tweetal veel voorkomende situaties zijn de voorschriften hieronder uitgewerkt.

  • 1.

    Digitale urenadministratie

    Om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:

    • de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;

    • de tijdigheid binnen het systeem wordt gewaarborgd;

    • vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.

      Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen.

  • 2.

    Facturen die digitaal worden ontvangen

    Om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieontvanger via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een offerte, opdracht en betaalbewijs) aantonen dat de voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.