Besluit:
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
directie: een van de organisatieonderdelen, genoemd in artikel 2;
directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie;
ICT: informatie- en communicatietechnologie.
Onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren:
de directie Facilitaire Zaken;
de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering;
de directie ICT-diensten;
de directie Personeel, Organisatie en Informatie.
Elk van de directeuren is verantwoordelijk voor:
het leiding geven aan de eigen directie;
het door tussenkomst van de plaatsvervangend secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;
het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;
het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;
de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;
het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de directie Personeel, Organisatie en Informatie, de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering en de Stichting Pensioenfonds ABP;
het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;
het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;
het rapporteren aan de plaatsvervangend secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;
het, na overeenstemming daarover met de plaatsvervangend secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;
het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;
de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen;
het dynamisch archiefbeheer van zijn directie, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdracht aan de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie;
het materieel beheer overeenkomstig de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 en de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen.
De directie Facilitaire Zaken is verantwoordelijk voor:
het beheren en exploiteren van de Haagse vestigingen van het ministerie voor zover daarin niet uitsluitend organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW gehuisvest zijn en het beheren en exploiteren van de vestigingen van organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW voor zover zij gebruik maken van de departementale infrastructuur dan wel gehuisvest zijn in een vestiging waar ook andere onderdelen van het ministerie gehuisvest zijn, dan wel indien dit met het Agentschap SZW respectievelijk de inspecteur-generaal is overeengekomen;
het vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige postale-, grafische- en multimedia-producten en diensten;
het adviseren over en het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van documentaire informatievoorziening;
de advisering en begeleiding op het gebied van inkoop, (Europese) aanbestedingen, huisvesting, milieumanagement en materieel beheer;
het verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures;
de beveiliging van het ministerie in het algemeen, uitgezonderd de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen en hun huisgenoten;
het technisch faciliteren van de crisisbeheersingsorganisatie en bedrijfshulpverlening.
De directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een efficiënte en kwalitatief goede uitvoering conform dienstverleningsafspraken van ondersteunende taken en werkzaamheden op de volgende gebieden:
personeelsbeheer en -administratie;
departementale salarisadministratie;
documentaire informatievoorziening en archivering;
registratie en afhandeling van verplichtingen;
kas- en vorderingenbeheer, alsmede financiële administratie;
functioneel beheer van departementale bedrijfsvoeringssystemen;
ondersteuning en voeren van het secretariaat van de medezeggenschap en het georganiseerd overleg.
Onverminderd artikel 3, eerste lid, onderdeel l, is de directeur Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de behandeling van klachten over de wijze waarop de bemiddelingsorganisatie, bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van de Regeling Kinderopvang SZW, uitvoering geeft aan de Regeling Kinderopvang SZW.
De directie ICT-diensten is verantwoordelijk voor:
het ontwikkelen van technologiebeleid, inclusief standaarden op het gebied van de ICT-infrastructuur, webtechnologie en kantoorautomatisering van het ministerie;
de ontwikkeling en implementatie van de ICT-infrastructuur en websystemen van het ministerie, waaronder netwerken binnen en tussen de verschillende vestigingen van het ministerie, centrale computerapparatuur en data-basesystemen, directiespecifieke en departementale informatiesystemen en werkplekapparatuur, inclusief apparatuur voor telewerkplekken;
het functioneel beheer van de kantoorautomatiseringstoepassingen en, op verzoek van de eigenaar daarvan, van ICT-systemen;
het uitvoeren van het technisch beheer en de exploitatie en beveiliging van de ICT-infrastructuur van het ministerie, voor zover dit geen betrekking heeft op digitaal bewijsmateriaal dat door de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst is opgeslagen en zich bevindt op door de directie ICT-diensten specifiek daartoe aangewezen computerapparatuur binnen het netwerkdomein van het ministerie;
het onderhouden van door de directie ICT-diensten ontwikkelde websystemen;
het controleren van en toezicht houden op extern beheer en exploitatie van informatiesystemen;
het beheer van de automatiseringsmiddelen van het ministerie.
De directie Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor:
het adviseren van de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de inspecteur-generaal en de directeuren-generaal over het personeels-, organisatie-, informatie- en informatiseringsbeleid;
het beleid op het gebied van primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, rechtspositionele aangelegenheden van (ex-)medewerkers van het ministerie, arbeidsomstandigheden, bedrijfsvoering, planning en control op de personele, informatieve en organisatorische processen, administratieve organisatie en medezeggenschap;
het adviseren van organisatieonderdelen bij de implementatie van departementaal beleid op bovengenoemde terreinen, alsmede het adviseren over en het leveren van projectleiding ten behoeve van directiespecifieke veranderingstrajecten;
het adviseren en ondersteunen van medewerkers over loopbaanontwikkeling en op het terrein van bedrijfsmaatschappelijk werk;
het behandelen van bezwaarschriften, beroepschriften en zaken van de Nationale ombudsman van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdend met de dienstbetrekking, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures;
het ontwikkelen van beleid op het gebied van personele informatievoorzieningen en gegevensbescherming;
het ontwikkelen en uitvoeren van ministeriebrede opleidings- en leerprojecten, waaraan naast de medewerkers van het ministerie ook andere belanghebbenden kunnen deelnemen;
de advisering van de plaatsvervangend secretaris-generaal over de verdeling van de middelen uit de begroting voor ICT.
Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van zijn directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal, dan wel dit ingevolge artikel 9 onder de volmacht van een andere directeur valt.
Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
de in artikel 3, eerste lid, onderdeel e, genoemde personeelsaangelegenheden;
de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder elk van hen ressorterende functionarissen.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.
De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst:
overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een raamovereenkomst;
overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;
overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;
overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;
overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;
overeenkomsten waarmee de directeur ICT-diensten heeft ingestemd en die betrekking hebben op systeemontwikkeling, functioneel beheer, onderhoud van applicaties en licenties van automatiseringssystemen en waarvoor de directeur schriftelijk door de plaatsvervangend secretaris-generaal is aangewezen als systeemeigenaar.
overeenkomsten als bedoeld in artikel 9.
De directeur Facilitaire Zaken is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:
voorzieningen op het gebied van telefonie en het technisch beheer daarvan;
multi-copiers.
De directeur Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:
personeelsbeheerssystemen, salarissystemen en systemen voor documentregistratie en -verwerking, voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 5;
de gerechtelijke en buitengerechtelijke invordering van geldvorderingen van de Staat.
De directeur ICT-diensten is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot websystemen, de technische infrastructuur, de hardware, kantoorautomatiseringstoepassingen, netwerkvoorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen.
De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:
departementsbrede informatievoorziening;
de Landsadvocaat inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures met betrekking tot beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking;
de arbodienst en het centraal flankerend beleid ten behoeve van herplaatsers.
De directeuren kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:
het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
het houden van manager-medewerker gesprekken;
verlof van medewerkers;
kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.
In afwijking van het eerste lid kunnen directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, doorverlenen aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voor zover de plaatsvervangend secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.
Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen directeuren, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.
Na de inwerkingtreding van deze regeling berusten het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006, het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Personeel, Organisatie en Informatie 2005, het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering 2006 en het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit ICT-diensten op de artikelen 3, eerste lid, onderdeel k, en 10 van deze regeling.
Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.