Verordening op de administratie en de financiële integriteit

Het College van Afgevaardigden van de Nederlandse Orde van Advocaten,

Overwegende, dat het van belang is dat de regels die zijn gesteld betreffende:

–
een behoorlijke inrichting van de administratie van de praktijkvoering;

–
de verzekering door advocaten van het risico van beroepsaansprakelijkheid;

–
de contractuele beperking van beroepsaansprakelijkheid door advocaten;

–
de financiële integriteit van advocaten;

–
het voorkomen van betrokkenheid van advocaten bij criminele handelingen;

worden samengevoegd, en waar nodig aangepast, in een overzichtelijke verordening.

Gelet op de artikelen 26, 28 en 32 van de Advocatenwet;

Gezien het ontwerp met toelichting van de Algemene Raad;

Gelet op het advies van de Adviescommissie Regelgeving;

Stelt de navolgende verordening vast:

Hoofdstuk

I

Begripsbepaling

Artikel

1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a)
Advocaat: de in Nederland ingeschreven advocaat, alsmede de advocaat bedoeld in artikel 16h van de Advocatenwet;
b)
Deken: de deken van het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt;
c)
Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt;
d)
Algemene Raad: de Algemene Raad als bedoeld in artikel 18 van de Advocatenwet;
e)
Secretaris: de secretaris van de Algemene Raad als bedoeld in artikel 34 van de Advocatenwet;
f)
Aanspraak: de vordering tot vergoeding van schade die is ingesteld tegen de advocaat in het kader van de uitoefening van zijn beroep;
g)
Samenwerkingsverband: iedere samenwerking waarin de deelnemers voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of te dien aanzien de zeggenschap dan wel de eindverantwoordelijkheid met elkaar delen waarbij de deelnemers zijn advocaten dan wel niet in Nederland ingeschreven advocaten mits het land van herkomst lid is van een door de Algemene Raad erkende organisatie van advocaten dan wel leden van een andere door de Algemene Raad erkende groep van vrije beroepsbeoefenaars;
h)
Derdengelden: de gelden die niet zijn bestemd voor de advocaat in het kader van zijn optreden in die hoedanigheid en die een relatie moeten hebben met betrekking tot de dienst die door hem wordt verleend, maar voor zijn cliënt of enige andere derde, voor zover deze gelden niet kunnen worden aangemerkt als verschotten of griffierechten;
i)
Stichting Derdengelden: de stichting waarvan het doel blijkens de doelomschrijving uitsluitend is het tijdelijk beheer van derdengelden ten behoeve van de rechthebbende of degene die zal blijken de rechthebbende te zijn en waarvan de statuten gelijkluidend zijn aan een van de als bijlage A aan deze verordening gehechte statuten Stichting Derdengelden en met welke stichting ten behoeve van de advocaat een overeenkomst is gesloten die onverkort de bepalingen bevat van de als bijlage B aan deze verordening gehechte Modelovereenkomst Kantoor-Stichting Derdengelden. Het College van Afgevaardigden kan bij afzonderlijk besluit bijlage A aanvullen;
j)
Rechthebbende: degene voor wie de ontvangen derdengelden zijn bestemd;
k)
Accountant: een registeraccountant of een accountant administratieconsulent als bedoeld in artikel 55 van de Wet op de registeraccountants respectievelijk artikel 36 van de Wet op de Accountants-administratieconsulenten.

Hoofdstuk

II

Administratie

Artikel

2

De advocaat is verplicht ten aanzien van zijn praktijk de administratie op zodanige wijze te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden vastgesteld. Hij is voorts verplicht binnen een redelijke termijn na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen.

Hoofdstuk

III

Beroepsaansprakelijkheid

Artikel

3

1

De advocaat is verplicht ter zake van het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd te zijn.

2

Uitsluitend indien een werkgever als bedoeld in artikel 3, tweede lid van de Verordening op de praktijkuitoefening in dienstbetrekking schriftelijk en onherroepelijk te kennen heeft gegeven de advocaat in dienstbetrekking niet aansprakelijk te zullen houden voor schade, in de beroepsuitoefening als advocaat toegebracht aan hem als werkgever, behoeft de advocaat dat risico niet te verzekeren. In dat geval blijft voor de advocaat in dienstbetrekking de verplichting bestaan een aansprakelijkheidsverzekering te sluiten voor schade, als advocaat toegebracht aan derden.

3

De advocaat die de praktijk uitoefent in dienst van de Staat is niet verplicht een verzekering te sluiten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, indien de Staat door middel van een schriftelijke verklaring te kennen heeft gegeven de advocaat niet aansprakelijk te zullen houden voor schade, in zijn beroepsuitoefening aan de Staat toegebracht en de advocaat te vrijwaren tegen aanspraken van derden ter zake van schade hun toegebracht in zijn beroepsuitoefening als advocaat in dienst van de Staat. De verklaring dient onverkort de bepalingen te bevatten van het als bijlage F aan deze verordening gehechte model.

Artikel

4

De in artikel 3 bedoelde verzekering dient te voldoen aan de volgende eisen:

a)
Het verzekerd bedrag dient per advocaat of indien de advocaat deel uitmaakt van een samenwerkingsverband per samenwerkingsverband in overeenstemming te zijn met het soort zaken en de belangen, die de advocaat of dat samenwerkingsverband pleegt te behartigen. Onverminderd het vorenstaande is de hoogte van het verzekerd bedrag ten minste € 500.000,– per aanspraak tot een totaal van ten minste twee maal dit bedrag per verzekeringsjaar;
b)
Het bedrag van het eigen risico is voor één advocaat en voor een samenwerkingsverband van twee advocaten ten hoogste € 12.500,– per aanspraak. Indien aan de in artikel 3, eerste lid bedoelde verplichting wordt voldaan door het sluiten van een verzekering ten name van een samenwerkingsverband bestaande uit meer dan twee advocaten, mag het bedrag van het eigen risico ten hoogste zoveel maal € 5.000,– per aanspraak zijn als het aantal verzekerde advocaten met een maximum van € 100.000,– per aanspraak;
c)
De advocaat dient zich te verzekeren voor alle werkzaamheden die gerekend kunnenworden tot de beroepsuitoefening van de advocaat, daaronder begrepen het optreden als curator in een faillissement, als bewindvoerder in een (voorlopige)surséance van betaling en in andere hoedanigheid waarin de advocaat door de rechter wordt benoemd dan wel als mediator, bindend adviseur of arbiter;
d)
De verzekering is ten minste van kracht voor gebeurtenissen in de lidstaten van de Europese Unie en landen die partij zijn bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte en Zwitserland;
e)
De verzekering is aangegaan met een verzekeraar van wie aannemelijk is dat deze voldoet aan redelijkerwijs te stellen eisen van solvabiliteit;
f)
De verzekering dekt mede de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de advocaat voor handelingen en nalatigheden van personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

Artikel

5

1

De advocaat die aan zijn in artikel 3 omschreven verplichtingen heeft voldaan is het toegestaan zich, buiten het bedrag van het eigen risico, van aansprakelijkheid vrij te tekenen; vrijtekening is slechts geoorloofd voor zover de door hem overeenkomstig deze verordening verplicht afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering geen aanspraak op een uitkering geeft.

2

Een afspraak tot beperking van de beroepsaansprakelijkheid dient schriftelijk tussen de advocaat en de cliënt te worden vastgelegd.

Hoofdstuk

IV

Stichting Derdengelden

Artikel

6

1

De advocaat is verplicht een Stichting Derdengelden ter beschikking te hebben. De Stichting Derdengelden mag uitsluitend gebruikt worden voor derdengelden in de zin van deze verordening.

2

De advocaat ziet erop toe dat derdengelden niet naar hem worden overgemaakt, maar hetzij rechtstreeks naar de rechthebbende, hetzij naar de hem ter beschikking staande Stichting Derdengelden. De advocaat mag op zijn briefpapier uitsluitend het bankrekeningnummer van die stichting vermelden. De vermelding van het eigen bankrekeningnummer is slechts toegestaan bij betalingsverzoeken betrekking hebbende op verschotten en geldbedragen die de advocaat zelf toekomen.

3

De advocaat is verplicht zodra hij desondanks derdengelden onder zich heeft gekregen deze onverwijld over te maken hetzij naar de rechthebbende, hetzij naar de in het eerste lid bedoelde Stichting Derdengelden, en een dergelijke handeling steeds afzonderlijk te registreren zodanig dat daaruit telkens blijkt

–
het ontvangen bedrag;
–
de datum en wijze van ontvangst;
–
de datum van overmaking;
–
de begunstigde;
–
de naam van de behandelend advocaat.

4

De advocaat ziet erop toe dat de derdengelden die worden gehouden door de Stichting Derdengelden worden overgemaakt naar de rechthebbende zodra de gelegenheid zich daartoe voordoet.

5

Het is de advocaat niet toegestaan derdengelden te doen strekken tot zekerheid van hemzelf, zijn praktijk of enige derde of anderszins in strijd met hun bestemming te gebruiken.

6

De advocaat mag slechts gelden die zich bevinden onder een Stichting Derdengelden aanwenden voor betaling van een eigen declaratie indien de rechthebbende daarmee ondubbelzinnig instemt en de advocaat dit onverwijld schriftelijk vastlegt met verwijzing naar een specifiek omschreven declaratie en het verschuldigde bedrag.

7

Het in dit artikel bepaalde is voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op geldswaardige papieren en kostbaarheden.

8

Het bepaalde in leden twee tot en met zeven geldt niet in het geval de advocaat optreedt in een hoedanigheid die het gevolg is van een rechterlijke benoeming, indien en voor zover daarbij voorzien is in een regeling voor het beheer van derdengelden.

Hoofdstuk

V

Gegevensverificatie

Artikel

7

1

De advocaat is verplicht zich bij aanvaarding van de opdracht te vergewissen van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht heeft verstrekt, tenzij de aard of de omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken.

2

De advocaat is verplicht bij de aanvaarding van de opdracht na te gaan of niet in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.

Artikel

8

1

De advocaat mag afgaan op de juistheid van de hem door de cliënt verstrekte gegevens zolang in redelijkheid aanwijzingen van het tegendeel ontbreken.

2

Indien de advocaat gerede twijfel heeft, dan wel indien er omstandigheden zijn die gerede twijfel rechtvaardigen, over de juistheid van de door of namens de cliënt verschafte gegevens, de identiteit van de cliënt of de tussenpersoon of aan de wettigheid van het doel waartoe de opdracht strekt, stelt de advocaat een onderzoek in naar de juistheid van de verschafte gegevens, de achtergrond van de cliënt, de tussenpersoon onderscheidenlijk het doel van de opdracht, tenzij de aard of omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken.

Artikel

9

1

De advocaat onthoudt zich van de verlening van diensten of legt een opdracht neer, indien hij in redelijkheid niet in voldoende mate de gegevens heeft verkregen waarom hij de cliënt of de tussenpersoon ter uitvoering van het bepaalde in de artikelen 7 en 8 heeft verzocht, of indien in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opgedragen diensten strekken tot de voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.

2

De advocaat mag slechts gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken aannemen of bewaren, indien hij zich ervan heeft vergewist welke gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken het betreft en zich ervan heeft overtuigd dat dit in het kader van een door hem behandelde zaak een redelijk doel dient.

Hoofdstuk

VI

Betalingsverkeer

Artikel

10

1

De advocaat verricht of aanvaardt in het kader van zijn praktijkuitoefening betalingen slechts giraal behoudens het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.

2

De advocaat mag betalingen in het kader van zijn praktijkuitoefening alleen dan in contanten verrichten of aanvaarden, indien er feiten of omstandigheden zijn die dat rechtvaardigen en met inachtneming van het bepaalde in het derde lid.

3

Indien de advocaat contante betalingen verricht of aanvaardt van € 15.000,– of meer pleegt de advocaat overleg met de deken.

Hoofdstuk

VII

Toezicht

Artikel

11

De advocaat is verplicht met betrekking tot zijn praktijk een zodanige administratie te voeren dat daaruit te allen tijde genoegzaam blijkt van de naleving van het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Artikel

12

1

De advocaat is verplicht desgevraagd aan de deken of aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad schriftelijk te verklaren dat is voldaan aan de hem in de hoofdstukken II, III, IV, V, VI en VII opgelegde verplichtingen. De verklaring van de in hoofdstuk IV opgenomen verplichtingen kan uitsluitend geschieden:

a.
hetzij door overlegging van een door de advocaat ondertekende Eigen Verklaring overeenkomstig het als bijlage C aan deze verordening gehechte Model.
b.
hetzij door een mededeling dat aan een met name genoemde accountant opdracht is verleend tot controle, beoordeling of samenstelling van de jaarrekeningen van zowel de advocaat als de hem ter beschikking staande Stichting Derdengelden, die betrekking hebben op dat boekjaar en tot onderzoek op de naleving van bovengenoemde verplichtingen. Alsdan is de advocaat verplicht voor eigen rekening binnen twee weken na de beëindiging van de werkzaamheden van de accountant met betrekking tot die controle, beoordeling of samenstelling, doch uiterlijk binnen negen maanden na afloop van het boekjaar, aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad, een door de accountant ondertekend Rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van deze verordening over te leggen dat onverkort de bevindingen bevat welke zijn weergegeven in het jaarlijks door de Nederlandse Orde van Advocaten te publiceren Model Rapport.

2

De advocaat die niet of niet tijdig voldoet aan de verplichting neergelegd in de eerste volzin van het vorige lid, en voor zover deze betrekking heeft op de verplichtingen uit hoofdstuk IV, is verplicht voor eigen rekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad het in het eerste lid onder b. bedoelde Rapport van feitelijke bevindingen over te leggen.

3

De advocaat is verplicht desgevraagd de deken of de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad de gewenste inlichtingen te verschaffen over de door hem gevoerde administratie, de hem ter beschikking staande of door hem bestuurde Stichting Derdengelden en de financiële situatie van zijn praktijk, met inbegrip van de liquiditeit en de solvabiliteit daarvan. Wanneer de deken van oordeel is dat ten aanzien van die onderwerpen een nader onderzoek noodzakelijk is, gaat hij of de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad, daartoe over. Daarvoor kan hij een accountant en/of een andere advocaat aanwijzen. Hij bedingt daarbij diens geheimhouding. De advocaat is verplicht aan een dergelijk onderzoek zijn medewerking te verlenen.

4

Indien bij het in het voorgaande lid genoemde onderzoek van tekortkomingen van betekenis niet blijkt, komen de kosten daarvan voor rekening van de Algemene Raad. In het andere geval worden die kosten geheel of ten dele ten laste van de advocaat gebracht. Van een ingevolge het voorgaande lid opgemaakt verslag ontvangt de advocaat een afschrift.

5

De deken kan zich bij de uitoefening van zijn bevoegdheid uit hoofde van het eerste lid van dit artikel doen vervangen door een lid van de Raad van Toezicht.

6

Ten aanzien van de deken oefent de Raad van Toezicht of een door deze aangewezen lid de bevoegdheid uit welke aan de deken in eerste lid van dit artikel ten aanzien van de andere advocaten is toegekend.

Hoofdstuk

VIII

Citeertitel en inwerkingtreding

Artikel

13

Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening op de administratie en de financiële integriteit en treedt in werking op een door de Algemene Raad nader te bepalen tijdstip.²De verordening treedt in werking op 1 juli 2009 (Besluit Algemene Raad van 6 april 2009).

Deze verordening treedt in de plaats van de Verordening op de Beroepsaansprakelijkheid 1991, de Boekhoudverordening 1998, de Verordening op de praktijkuitoefening (onderdeel Wid en Wet MOT) en de Richtlijnen ter voorkoming van betrokkenheid van de advocaat bij criminele handelingen.