Verordening op de administratie en de financiële integriteit

Hoofdstuk

I

Begripsbepaling

Artikel

1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a)
Advocaat: de in Nederland ingeschreven advocaat, alsmede de advocaat bedoeld in artikel 16h van de Advocatenwet;
b)
Deken: de deken van het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt;
c)
Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt;
d)
Algemene Raad: de Algemene Raad als bedoeld in artikel 18 van de Advocatenwet;
e)
Secretaris: de secretaris van de Algemene Raad als bedoeld in artikel 34 van de Advocatenwet;
f)
Aanspraak: de vordering tot vergoeding van schade die is ingesteld tegen de advocaat in het kader van de uitoefening van zijn beroep;
g.
College van Afgevaardigden: het College van Afgevaardigden bedoeld in artikel 19 van de Advocatenwet;
h.
Authenticatiemiddel: het door de Algemene Raad vastgestelde en in persoon uit te reiken middel waarmee
- a.
  de advocaat zich fysiek kan legitimeren en ten behoeve van communicatie binnen beveiligde internetomgevingen zijn hoedanigheid van advocaat en identiteit langs elektronische weg kan aantonen;
- b.
  de door de advocaat gemachtigde kantoormedewerker en contactpersoon hun identiteit langs elektronische weg kunnen aantonen om ten behoeve van de advocaat toegang te hebben tot door de advocaat aan te wijzen beveiligde internetomgevingen;
i.
Leverancier: de onderneming die door de Algemene Raad is belast met het vervaardigen van het authenticatiemiddel en certificaten, alsmede met de afhandeling van de aanvraag daarvan;
j.
Certificaat: de op het authenticatiemiddel opgeslagen elektronische bevestiging die gegevens voor het verifiëren van een elektronische handtekening verbindt met een bepaalde persoon en de identiteit van die persoon bevestigt;
k.
Kantoormedewerker: degene die door de advocaat gemachtigd is het authenticatiemiddel aan te vragen en daarvan gebruik te maken ten behoeve van die advocaat;
l.
Contactpersoon:
- –
  de advocaat die,
  
  of
- –
  degene die door de advocaat, belast is met gegevensverstrekking aan de secretaris met gebruikmaking van het authenticatiemiddel;
m)
Samenwerkingsverband: iedere samenwerking waarin de deelnemers voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of te dien aanzien de zeggenschap dan wel de eindverantwoordelijkheid met elkaar delen waarbij de deelnemers zijn advocaten dan wel niet in Nederland ingeschreven advocaten mits het land van herkomst lid is van een door de Algemene Raad erkende organisatie van advocaten dan wel leden van een andere door de Algemene Raad erkende groep van vrije beroepsbeoefenaars;
n)
Derdengelden: de gelden die niet zijn bestemd voor de advocaat in het kader van zijn optreden in die hoedanigheid en die een relatie moeten hebben met betrekking tot de dienst die door hem wordt verleend, maar voor zijn cliënt of enige andere derde, voor zover deze gelden niet kunnen worden aangemerkt als verschotten of griffierechten;
o)
Stichting Derdengelden: de stichting waarvan het doel blijkens de doelomschrijving uitsluitend is het tijdelijk beheer van derdengelden ten behoeve van de rechthebbende of degene die zal blijken de rechthebbende te zijn en waarvan de statuten gelijkluidend zijn aan een van de als bijlage A aan deze verordening gehechte statuten Stichting Derdengelden en met welke stichting ten behoeve van de advocaat een overeenkomst is gesloten die onverkort de bepalingen bevat van de als bijlage B aan deze verordening gehechte Modelovereenkomst Kantoor-Stichting Derdengelden. Het College van Afgevaardigden kan bij afzonderlijk besluit bijlage A aanvullen;
p)
Rechthebbende: degene voor wie de ontvangen derdengelden zijn bestemd;
q)
Accountant: een accountant als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het accountantsberoep.

Hoofdstuk

II

Administratie

Artikel

2

De advocaat is verplicht ten aanzien van zijn praktijk de administratie op zodanige wijze te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden vastgesteld. Hij is voorts verplicht binnen een redelijke termijn na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen.

Hoofdstuk

IIa

Authenticatiemiddel

Artikel

2a

1

De advocaat beschikt over een door de Algemene Raad vast te stellen authenticatiemiddel met het daarbij behorende beschermingsniveau en is verantwoordelijk voor het gebruik daarvan.

2

De advocaat kan een kantoormedewerker of de contactpersoon, niet zijnde advocaat, machtigen het authenticatiemiddel aan te vragen.

3

Ten behoeve van het authenticatiemiddel heeft de advocaat een persoonlijk e-mailadres en draagt er zorg voor dat de personen bedoeld in het tweede lid eveneens een persoonlijk e-mailadres hebben.

4

De advocaat deelt aan de secretaris mede wie hij heeft gemachtigd het authenticatiemiddel aan te vragen en te gebruiken.

5

Bij de aanvraag van het authenticatiemiddel verstrekt de advocaat respectievelijk de kantoormedewerker en de contactpersoon, niet zijnde advocaat, de secretaris de nader door de Algemene Raad te bepalen gegevens.

6

De advocaat is verantwoordelijk voor het gebruik van het authenticatiemiddel door de door hem gemachtigde kantoormedewerker respectievelijk de contactpersoon, niet zijnde advocaat.

Artikel

2b

1

Het authenticatiemiddel heeft een geldigheidsduur van maximaal drie jaren, te rekenen vanaf de datum van afgifte.

2

Het College van Afgevaardigden stelt de vergoeding voor het authenticatiemiddel vast voor de in het eerste lid genoemde periode.

3

De vergoeding voor het authenticatiemiddel wordt in rekening gebracht aan de advocaat

a.
aan wie het authenticatiemiddel beschikbaar wordt gesteld;
b.
die een kantoormedewerker of de contactpersoon, niet zijnde advocaat, heeft gemachtigd tot de aanvraag en het gebruik van het authenticatiemiddel.

4

Geen restitutie vindt plaats voor een korter gebruik van het authenticatiemiddel dan de geldigheidsduur daarvan.

Artikel

2c

1

De advocaat doet onverwijld mededeling aan de secretaris van feiten die de geldigheid van het authenticatiemiddel betreffen en in elk geval bij

a.
ernstige beschadiging, verlies of diefstal van zijn authenticatiemiddel;
b.
ernstige beschadiging, verlies of diefstal van het authenticatiemiddel van een door hem gemachtigde kantoormedewerker of de contactpersoon, niet zijnde advocaat;
c.
intrekking van de bevoegdheid gebruik te maken van het authenticatiemiddel door een daartoe gemachtigde kantoormedewerker of de contactpersoon, niet zijnde advocaat.

2

De secretaris geeft de leverancier onverwijld opdracht het authenticatiemiddel zo spoedig mogelijk in te trekken:

a.
in de gevallen genoemd in het eerste lid;
b.
bij verlies van de hoedanigheid van advocaat;
c.
bij schorsing van de advocaat;
d.
bij opschorting van de stage.

3

Beschikbaarstelling van een nieuw authenticatiemiddel vindt plaats tegen de vergoeding bedoeld in artikel 2b, tweede lid.

Artikel

2d

De Algemene Raad

1.
vergewist zich ervan dat de leverancier voldoet aan de vereisten geldend voor certificatiedienstverleners als bedoeld in de Telecommunicatiewet, in het bijzonder Hoofdstuk 2;
2.
draagt zorg voor de verwerking van de aanvrage en ter beschikkingstelling van het authenticatiemiddel door de leverancier met alle daarbij behorende taken, waarbij verificatie van de identiteit van de aanvrager voorop staat;
3.
brengt ten minste twee keer per jaar verslag uit aan het College van Afgevaardigden over de bevindingen met het authenticatiemiddel.

Artikel

2e

1

De advocaat gebruikt het authenticatiemiddel

a.
in bij of krachtens enige wet verplicht gestelde legitimatie als advocaat;
b.
ter verkrijging van de toegang tot voor de praktijkuitoefening relevante door de Algemene Raad aangewezen beveiligde internetomgevingen;
c.
overeenkomstig het door de Algemene Raad bij nadere regeling bepaalde.

2

De advocaat draagt er zorg voor dat een kantoormedewerker en de contactpersoon, niet zijnde advocaat, het authenticatiemiddel gebruiken conform diens schriftelijke opdracht en met inachtneming van het in dit hoofdstuk bepaalde.

Artikel

2f

1

De advocaat beschikt uiterlijk per 1 januari 2013 over het authenticatiemiddel bedoeld in artikel 2a.

2

De geldigheid van de Advocatenpas expireert op het moment dat de advocaat beschikt over het authenticatiemiddel bedoeld in artikel 2a, doch uiterlijk op 31 december 2012.

Artikel

2g

1

Uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van dit hoofdstuk vindt een evaluatie van de toepassing van het authenticatiemiddel plaats door de Algemene Raad.

2

De uitkomsten van de evaluatie bedoeld in het eerste lid worden uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 2b, eerste lid, ter kennis gebracht van het College van Afgevaardigden.

Hoofdstuk

III

Beroepsaansprakelijkheid

Artikel

3

1

De advocaat is verplicht ter zake van het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd te zijn.

2

Uitsluitend indien een werkgever als bedoeld in artikel 3, tweede lid van de Verordening op de praktijkuitoefening in dienstbetrekking schriftelijk en onherroepelijk te kennen heeft gegeven de advocaat in dienstbetrekking niet aansprakelijk te zullen houden voor schade, in de beroepsuitoefening als advocaat toegebracht aan hem als werkgever, behoeft de advocaat dat risico niet te verzekeren. In dat geval blijft voor de advocaat in dienstbetrekking de verplichting bestaan een aansprakelijkheidsverzekering te sluiten voor schade, als advocaat toegebracht aan derden.

3

De advocaat die de praktijk uitoefent in dienst van de Staat is niet verplicht een verzekering te sluiten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, indien de Staat door middel van een schriftelijke verklaring te kennen heeft gegeven de advocaat niet aansprakelijk te zullen houden voor schade, in zijn beroepsuitoefening aan de Staat toegebracht en de advocaat te vrijwaren tegen aanspraken van derden ter zake van schade hun toegebracht in zijn beroepsuitoefening als advocaat in dienst van de Staat. De verklaring dient onverkort de bepalingen te bevatten van het als bijlage F aan deze verordening gehechte model.

Artikel

4

De in artikel 3 bedoelde verzekering dient te voldoen aan de volgende eisen:

a)
Het verzekerd bedrag dient per advocaat of indien de advocaat deel uitmaakt van een samenwerkingsverband per samenwerkingsverband in overeenstemming te zijn met het soort zaken en de belangen, die de advocaat of dat samenwerkingsverband pleegt te behartigen. Onverminderd het vorenstaande is de hoogte van het verzekerd bedrag ten minste € 500.000,– per aanspraak tot een totaal van ten minste twee maal dit bedrag per verzekeringsjaar;
b)
Het bedrag van het eigen risico is voor één advocaat en voor een samenwerkingsverband van twee advocaten ten hoogste € 12.500,– per aanspraak. Indien aan de in artikel 3, eerste lid bedoelde verplichting wordt voldaan door het sluiten van een verzekering ten name van een samenwerkingsverband bestaande uit meer dan twee advocaten, mag het bedrag van het eigen risico ten hoogste zoveel maal € 5.000,– per aanspraak zijn als het aantal verzekerde advocaten met een maximum van € 100.000,– per aanspraak;
c)
De advocaat dient zich te verzekeren voor alle werkzaamheden die gerekend kunnenworden tot de beroepsuitoefening van de advocaat, daaronder begrepen het optreden als curator in een faillissement, als bewindvoerder in een (voorlopige)surséance van betaling en in andere hoedanigheid waarin de advocaat door de rechter wordt benoemd dan wel als mediator, bindend adviseur of arbiter;
d)
De verzekering is ten minste van kracht voor gebeurtenissen in de lidstaten van de Europese Unie en landen die partij zijn bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte en Zwitserland;
e)
De verzekering is aangegaan met een verzekeraar van wie aannemelijk is dat deze voldoet aan redelijkerwijs te stellen eisen van solvabiliteit;
f)
De verzekering dekt mede de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de advocaat voor handelingen en nalatigheden van personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

Artikel

5

1

De advocaat die aan zijn in artikel 3 omschreven verplichtingen heeft voldaan is het toegestaan zich, buiten het bedrag van het eigen risico, van aansprakelijkheid vrij te tekenen; vrijtekening is slechts geoorloofd voor zover de door hem overeenkomstig deze verordening verplicht afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering geen aanspraak op een uitkering geeft.

2

Een afspraak tot beperking van de beroepsaansprakelijkheid dient schriftelijk tussen de advocaat en de cliënt te worden vastgelegd.

Hoofdstuk

IV

Stichting Derdengelden

Artikel

6

1

De advocaat is verplicht een Stichting Derdengelden ter beschikking te hebben. De Stichting Derdengelden mag uitsluitend gebruikt worden voor derdengelden in de zin van deze verordening.

2

De advocaat ziet erop toe dat derdengelden niet naar hem worden overgemaakt, maar hetzij rechtstreeks naar de rechthebbende, hetzij naar de hem ter beschikking staande Stichting Derdengelden. De advocaat mag op zijn briefpapier uitsluitend het bankrekeningnummer van die stichting vermelden. De vermelding van het eigen bankrekeningnummer is slechts toegestaan bij betalingsverzoeken betrekking hebbende op verschotten en geldbedragen die de advocaat zelf toekomen.

3

De advocaat is verplicht zodra hij desondanks derdengelden onder zich heeft gekregen deze onverwijld over te maken hetzij naar de rechthebbende, hetzij naar de in het eerste lid bedoelde Stichting Derdengelden, en een dergelijke handeling steeds afzonderlijk te registreren zodanig dat daaruit telkens blijkt

–
het ontvangen bedrag;
–
de datum en wijze van ontvangst;
–
de datum van overmaking;
–
de begunstigde;
–
de naam van de behandelend advocaat.

4

De advocaat ziet erop toe dat de derdengelden die worden gehouden door de Stichting Derdengelden worden overgemaakt naar de rechthebbende zodra de gelegenheid zich daartoe voordoet.

5

Het is de advocaat niet toegestaan derdengelden te doen strekken tot zekerheid van hemzelf, zijn praktijk of enige derde of anderszins in strijd met hun bestemming te gebruiken.

6

De advocaat mag slechts gelden die zich bevinden onder een Stichting Derdengelden aanwenden voor betaling van een eigen declaratie indien de rechthebbende daarmee ondubbelzinnig instemt en de advocaat dit onverwijld schriftelijk vastlegt met verwijzing naar een specifiek omschreven declaratie en het verschuldigde bedrag.

7

Het in dit artikel bepaalde is voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op geldswaardige papieren en kostbaarheden.

8

Het bepaalde in leden twee tot en met zeven geldt niet in het geval de advocaat optreedt in een hoedanigheid die het gevolg is van een rechterlijke benoeming, indien en voor zover daarbij voorzien is in een regeling voor het beheer van derdengelden.

Hoofdstuk

V

Gegevensverificatie

Artikel

7

1

De advocaat is verplicht zich bij aanvaarding van de opdracht te vergewissen van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht heeft verstrekt, tenzij de aard of de omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken.

2

De advocaat is verplicht bij de aanvaarding van de opdracht na te gaan of niet in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.

Artikel

8

1

De advocaat mag afgaan op de juistheid van de hem door de cliënt verstrekte gegevens zolang in redelijkheid aanwijzingen van het tegendeel ontbreken.

2

Indien de advocaat gerede twijfel heeft, dan wel indien er omstandigheden zijn die gerede twijfel rechtvaardigen, over de juistheid van de door of namens de cliënt verschafte gegevens, de identiteit van de cliënt of de tussenpersoon of aan de wettigheid van het doel waartoe de opdracht strekt, stelt de advocaat een onderzoek in naar de juistheid van de verschafte gegevens, de achtergrond van de cliënt, de tussenpersoon onderscheidenlijk het doel van de opdracht, tenzij de aard of omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken.

Artikel

9

1

De advocaat onthoudt zich van de verlening van diensten of legt een opdracht neer, indien hij in redelijkheid niet in voldoende mate de gegevens heeft verkregen waarom hij de cliënt of de tussenpersoon ter uitvoering van het bepaalde in de artikelen 7 en 8 heeft verzocht, of indien in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opgedragen diensten strekken tot de voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten.

2

De advocaat mag slechts gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken aannemen of bewaren, indien hij zich ervan heeft vergewist welke gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken het betreft en zich ervan heeft overtuigd dat dit in het kader van een door hem behandelde zaak een redelijk doel dient.

Hoofdstuk

VI

Betalingsverkeer

Artikel

10

1

De advocaat verricht of aanvaardt in het kader van zijn praktijkuitoefening betalingen slechts giraal behoudens het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.

2

De advocaat kan betalingen in het kader van zijn praktijkuitoefening alleen dan in contanten verrichten of aanvaarden, indien er feiten of omstandigheden zijn die dat rechtvaardigen en met inachtneming van het bepaalde in het derde lid.

3

Indien de advocaat in een zaak of in een periode van ten hoogste een jaar ten behoeve van dezelfde cliënt een of meer contante betalingen zal verrichten of aanvaarden met een gezamenlijke waarde van 5.000 euro of meer, overlegt de advocaat hierover voorafgaand aan die verrichting of aanvaarding met de deken. Indien dit voorafgaand overleg redelijkerwijs niet mogelijk is, vindt dit overleg plaats onverwijld na de verrichting of aanvaarding van die betaling.

Hoofdstuk

VII

Toezicht

Artikel

11

De advocaat is verplicht met betrekking tot zijn praktijk een zodanige administratie te voeren dat daaruit te allen tijde genoegzaam blijkt van de naleving van het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Artikel

11a

1.
De advocaat is verplicht te beschrijven hoe hij voldoet aan de verplichtingen die volgen uit de artikelen 2-11 van deze verordening.
2.
De Algemene Raad stelt – gehoord het College van Afgevaardigden – over het bepaalde in het voorgaande lid nadere regels.

Artikel

12

1

De advocaat is verplicht desgevraagd aan de deken of de namens de deken optredende secretaris te verklaren dat is voldaan aan de hem in deze verordening opgelegde verplichtingen. De deken of de secretaris bepaalt de wijze waarop deze verklaring dient te geschieden.

2

De advocaat is verplicht desgevraagd de deken of de namens de deken optredende secretaris de gewenste inlichtingen te verschaffen over de door hem gevoerde administratie, de hem ter beschikking staande of door hem bestuurde Stichting Derdengelden en de financiële situatie van zijn praktijk, met inbegrip van de liquiditeit en de solvabiliteit daarvan. Wanneer de deken van oordeel is dat ten aanzien van die onderwerpen een nader onderzoek noodzakelijk is, gaat hij of de namens de deken optredende secretaris, daartoe over. Daarvoor kan hij een of meer deskundigen als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Verordening op het landelijk dekenberaad toezicht, aanwijzen. De advocaat is verplicht aan een dergelijk onderzoek zijn medewerking te verlenen.

3

Van een ingevolge het voorgaande lid opgemaakt verslag ontvangt de advocaat een afschrift.

4

De deken kan zich bij de uitoefening van zijn bevoegdheid uit hoofde van het eerste lid van dit artikel doen vervangen door een lid van de Raad van Toezicht.

5

Ten aanzien van de deken oefent de Raad van Toezicht of een door deze aangewezen lid de bevoegdheid uit welke aan de deken in eerste lid van dit artikel ten aanzien van de andere advocaten is toegekend.

Hoofdstuk

VIII

Citeertitel en inwerkingtreding

Artikel

13

Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening op de administratie en de financiële integriteit en treedt in werking op een door de Algemene Raad nader te bepalen tijdstip.²De verordening treedt in werking op 1 juli 2009 (Besluit Algemene Raad van 6 april 2009).

Deze verordening treedt in de plaats van de Verordening op de Beroepsaansprakelijkheid 1991, de Boekhoudverordening 1998, de Verordening op de praktijkuitoefening (onderdeel Wid en Wet MOT) en de Richtlijnen ter voorkoming van betrokkenheid van de advocaat bij criminele handelingen. Verwijzingen naar de Boekhoudverordening worden vanaf inwerkingtreding van deze verordening gelezen als verwijzingen naar de Verordening op de administratie en de financiële integriteit.