Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Milieu 2012

1

De beheersregeling en de Archiefwet 1995 zijn van toepassing op het beheer van alle records waarvoor de Minister van IenM zorgdrager is.

1

Minister:

• a)

  de Minister van IenM is zorgdrager in de zin van artikel 1d van de Archiefwet 1995 voor de records van het ministerie.

• b)

  de Minister blijft onverminderd verantwoordelijk voor de zorg voor de archieven, ook indien hij dit gemandateerd of, geheel danwel gedeeltelijk, uitbesteed heeft.

2

Secretaris-Generaal:

• a)

  de Secretaris-Generaal van IenM draagt verantwoordelijkheid voor de documentaire informatieverzorging en stelt de op dit terrein nodige beheersregels en aanwijzingen vast.

3

Hoofddirecteur Financiën, Management en Control is belast met:

• a)

  de zorg voor governance en de inrichting en kwaliteit van de bedrijfsvoering, waarvan de documentaire informatieverzorging deel uitmaakt;

• b)

  het voorbereiden van regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging;

• c)

  het toezicht op de naleving van de geldende regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging;

• d)

  de vaststelling van kwaliteitseisen aan de documentaire informatieverzorging, metagegevensschema, selectielijsten en standaards;

• e)

  coördinerende en adviserende activiteiten waarmee de effectiviteit en de efficiëntie van de documentaire informatieverzorging binnen het ministerie van IenM zijn gediend.

4

Hoofd van een archiefvormend orgaan:

• a)

  het hoofd van een archiefvormend orgaan beheert zijn records in overeenstemming met de bepalingen van deze beheersregeling en andere van toepassing zijnde regelgeving;

• b)

  het hoofd van een archiefvormend orgaan kan desgewenst nadere aanwijzingen opstellen voor het archiefbeheer binnen zijn onderdeel van het ministerie of orgaan;

• c)

  het hoofd van een archiefvormend orgaan zorgt voor de beschikbaarheid van een vastgestelde selectielijst voor de records in zijn archief;

• d)

  het hoofd van een archiefvormend orgaan stelt een SDI op voor het archief van het archiefvormend orgaan en onderhoudt dit;

• e)

  voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijkse toezicht op het archief stelt het hoofd van een archiefvormend orgaan een beheerder aan met voldoende deskundigheid en aan wie voldoende middelen en deskundig personeel voor de uitoefening van zijn taken beschikbaar worden gesteld.

5

Beheerder: de beheerder verricht of doet verrichten, in opdracht van het hoofd van een archiefvormend orgaan en in overeenstemming met de bepalingen van de beheersregeling en andere van toepassing zijnde regelgeving, de feitelijke werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatieverzorging.

6

Ambtenaar of medewerker: de ambtenaar en de in opdracht van het ministerie van IenM medewerkende, zijn verantwoordelijk voor de aanbieding van door hen behandelde archiefwaardige documenten aan het archief, conform de eisen van de beheerder.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat de identificatie van records ten minste plaatsvindt op basis van de bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelangen van dat orgaan.

2

Records worden direct na ontvangst of voor verzending ten minste voorzien van een uniek registratiekenmerk. Dit kenmerk wordt tezamen met de in het derde en vierde lid genoemde kenmerken vastgelegd.

3

Bij de registratie van records worden ten minste de verplichte kenmerken van het geldende metagegevensschema opgenomen.

4

Ingekomen stukken waarvoor afdoeningstermijnen gelden, worden bij de registratie voorzien van de termijngegevens voor de afhandeling.

5

Het ontsluiten van de inhoud van de records wordt zodanig verricht, dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het ministerie mogelijk is.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan zorgt ervoor dat van elk van de te bewaren records te allen tijde kan worden vastgesteld:

• a)

  de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het onderdeel van het ministerie of orgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het werkproces;

• b)

  wanneer, en door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het onderdeel van het ministerie of orgaan werd ontvangen of opgemaakt;

• c)

  de samenhang met andere door het onderdeel van het ministerie of orgaan ontvangen en opgemaakte records;

• d)

  de met betrekking tot de records uitgevoerde beheersactiviteiten;

• e)

  de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de records worden bewaard of beheerd.

2

De beheerder koppelt aan records metagegevens volgens het geldende metagegevenschema, aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in het eerste lid, kunnen worden herleid.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan stelt afdoeningstermijnen vast voor de bij dat orgaan voorkomende categorieën van records, een en ander met inachtneming van de normen gesteld in de Algemene wet bestuursrecht, de behoorlijkheidsvereisten van de Nationale ombudsman, de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens.

2

Het hoofd van een archiefvormend orgaan is verantwoordelijk voor het afdoen van de records binnen de geldende termijnen.

3

De afdoeningstermijn wordt vastgelegd, bewaakt en bewaard in een registratiesysteem.

4

De beheerder van het afhandelingsproces signaleert tijdig een naderende afdoeningstermijn aan de procesverantwoordelijke.

5

Als een ingekomen stuk niet binnen de ingevolge het tweede lid vastgestelde afdoeningstermijn kan worden beantwoord, wordt door de procesverantwoordelijke aan de afzender een behandelingsbericht gezonden.

1

Alle ingekomen archiefwaardige documenten worden voor, tijdens of direct na behandeling of afdoening ter archivering aangeboden aan de beheerder van het archief.

2

Van elk archiefwaardig uitgaand stuk wordt voor verzending een gewaarmerkt getrouwe kopie vervaardigd, die ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het archief.

3

Van de records en de dossiers waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht volgens het betreffende SDI.

4

Alle versies van een SDI worden bewaard bij het archief waarop ze van toepassing zijn.

5

Dossiervorming geschiedt zodanig,

• a)

  dat het conform het vastgestelde SDI is;

• b)

  dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst;

• c)

  dat alle records, die op een zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is;

• d)

  dat gebruik wordt gemaakt van de vastgestelde dossieromschrijvingen.

1

Het archiveringssysteem waarborgt de toegankelijkheid van de records zodanig dat elk van de records binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.

2

Van een, voor permanente bewaring in aanmerking komend, afgesloten archief wordt een beschrijvende inventaris opgesteld en onderhouden.

3

De hoofden archiefvormend orgaan verstrekken de inventaris op diens verzoek aan de Hoofddirecteur Financiën Management en Control ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 3, vierde lid, van deze regeling bedoelde taken.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan treft zodanige voorzieningen ten aanzien van door dat orgaan opgemaakte records, die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van deze records na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

2

Voor het vormen en bewaren van door het ministerie van IenM opgemaakte permanent te bewaren records worden materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de artikelen 3 tot en met 15 van de Archiefregeling 2010.

3

Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt zorg dat vernietigbare records gedurende hun bewaartermijn in goede materiële staat worden gehouden.

4

Indien records door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging van de records door reproducties op de wijze als in artikel 12 van de beheersregeling wordt omschreven of in geval van programmatuur tot conversie, migratie en emulatie volgens artikel 19.

1

Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

2

Het diensthoofd zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende records zo min mogelijk gevaar lopen ingeval van een calamiteit.

3

Archiefruimten waarin permanent te bewaren records berusten in afwachting van hun overbrenging naar het Nationaal Archief voldoen aan de normen die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van de Archiefregeling 2010.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan is er verantwoordelijk voor dat ten behoeve van de onder hem ressorterende archiefvormende organen relevante, toepasbare en vastgestelde selectielijsten beschikbaar zijn.

2

Het ontwerpen, onderhouden en vaststellen van een selectielijst vindt plaats volgens artikel 5 van de Archiefwet 1995 en het geldende selectiebeleid.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan kan alleen besluiten over te gaan tot vervanging van records door reproducties, indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen records voorkomende gegevens.

2

Voor vervanging van permanent te bewaren records is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.

3

De vervanging van permanent te bewaren records en routinematige digitale vervanging naar digitale gegevensdragers, dienen te voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden.

4

Een machtiging tot vervanging behelst tevens een machtiging tot vernietiging van de originele records.

5

Bij het nemen van een besluit tot vervanging houdt het hoofd van een archiefvormend orgaan rekening met:

• a)

  de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

• b)

  de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• c)

  de waarde van de records als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• d)

  het belang van de in de records voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Zowel in de aanvraag van de machtiging tot vervanging als in de bekendmaking van het besluit geeft het hoofd van een archiefvormend orgaan aan op welke wijze met a tot en met d rekening is gehouden.

6

Van de vervanging van records wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

7

In de in artikel 8, tweede lid, van de beheersregeling genoemde inventaris wordt de datum van de vervanging van de betreffende records vermeld.

1

Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meerdere taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt door het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de betrokken beheerder(s), in de regeling tot wijziging van de organisatie een voorziening opgenomen voor het desbetreffende archief(onderdeel).

2

Bij de totstandkoming van de voorziening, bedoeld in het eerste lid, houdt het hoofd van een archiefvormend orgaan rekening met het gestelde in de artikelen twee, drie en vier van het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.

3

Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of terbeschikkingstelling zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als in het eerste lid bedoeld, wordt een verklaring opgesteld, getekend en gearchiveerd overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande artikelen.

4

Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel of de geprivatiseerde organisatie begint een nieuw (deel)archief.

5

Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen, zoals commissies en projecten, wordt, in overleg met de beheerder, in de regeling van de instelling een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer.

1

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de Minister worden uitgevoerd door derden, bevat een voorziening omtrent het archiefbeheer bij deze taken, overeenkomstig het gestelde in de beheersregeling.

2

Bij de uitbesteding van diensten en werken legt de opdrachtgever de verplichting op aan de opdrachtnemer alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst onder zich heeft, binnen 10 werkdagen na beëindiging van de desbetreffende werkzaamheden aan opdrachtgever ter beschikking te stellen.

1

Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijkheid en geordende staat van digitale records, gaat het hoofd van een archiefvormend orgaan over tot conversie of migratie van de digitale records, dan wel dat die digitale records door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.

2

Iedere conversie of migratie van digitale records die niet geschiedt met inachtneming van de gestelde eisen in de Archiefregeling 2010 ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

3

Van de conversie of migratie wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde records bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie, aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat wordt voldaan.

1

Digitale records worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van het Nationaal Archief overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.

2

Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van het Nationaal Archief de bijbehorende encryptiesleutel verstrekt.

3

Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale records kan worden voldaan.

1

Records worden uitsluitend vernietigd op grond van een vastgestelde selectielijst, op grond van noodvernietiging of, met inachtneming van de voorschriften uit artikel 12 van de beheersregeling, na vervanging van de betreffende records door reproducties.

2

Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt verantwoordelijkheid voor vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen en bijbehorende metagegevens, zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken.

3

Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

4

In het in artikel 7, vierde lid, van de beheersregeling genoemde overzicht wordt vermeld op welke datum de betreffende records vernietigd zijn.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan draagt er verantwoordelijkheid voor dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende records twintig jaar na afsluiting, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

2

De over te brengen archiefbestanden zijn voorzien van een toegang en een beschrijvende inventaris die voldoen aan de eisen van de archiefbewaarplaats.

3

Afgesloten archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats eerder worden overgebracht.

4

De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde records kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

5

Bij de overbrenging van records kan het hoofd van een archiefvormend orgaan, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats, voor een periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte records.

6

De overbrenging wordt vastgelegd in een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring die ten minste bevat een specificatie van de records en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd.

1

Het hoofd van een archiefvormend orgaan kan records die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht in overleg met de beheerder vervreemden.

2

Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

3

Bij het nemen van een besluit tot vervreemding houdt het hoofd van een archiefvormend orgaan rekening met de in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 genoemde belangen.

4

Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde records, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer vervreemding is geschied. Een exemplaar van de verklaring wordt gearchiveerd door het hoofd van een archiefvormend orgaan waaronder de records zouden berusten indien zij niet waren vervreemd.

1

Van een overdracht van records wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie van de overgedragen records bevat onder vermelding van de reden tot overdracht. Deze verklaring wordt ondertekend door de hoofden van de archiefvormende organen die betrokken zijn bij de overdracht en gearchiveerd.

2

Voorafgaand aan de overdracht van archiefbestanddelen van het dynamisch naar het semi-statisch archief maken de betrokken archiefbeheerders nadere afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de materiële staat van het over te dragen archief.

3

In het in artikel 7, vierde lid, van de beheersregeling genoemde overzicht wordt vermeld op welke datum en aan welk organisatieonderdeel de records zijn overgedragen.

1

De Hoofddirecteur Financiën, Management en Control oefent toezicht uit op de naleving van de geldende regelingen op het gebied van de documentaire informatieverzorging.

2

Het hoofd van een archiefvormend orgaan verstrekt, op verzoek, aan de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control en aan de Erfgoedinspectie, juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde records en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze records vorm wordt gegeven.

3

De beheerder verstrekt desgewenst volledige en juiste informatie met betrekking tot de staat van de records en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze records vorm wordt gegeven en verleent toegang tot de ruimten en systemen waarin zich records bevinden, ten behoeve van archiefonderzoek door de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control of door de Erfgoedinspectie.

1

De beheerder ziet er op toe dat voor de beveiliging van records en voor de bescherming van daarin opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen. Deze beveiliging is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het departementale beveiligingsbeleid.

2

Gerubriceerde records worden beheerd met inachtneming van de daarop van toepassing zijnde regelingen zoals de Wet Bescherming Staatsgeheimen en het Besluit Informatiebeveiliging Rijksdienst – Bijzondere Informatie. De indelingen in risicoklassen van persoonsgegevens moeten, met inachtneming van Achtergrondstudies en Verkenningen 23 (Beveiliging van Persoonsgegevens), worden beheerd conform de beveiligingseisen van de Wet bescherming persoonsgegevens.

3

In de calamiteitenplannen van het ministerie van IenM worden bepalingen opgenomen voor de omgang met records in geval van een calamiteit. Daarin wordt ten minste vastgelegd een uitwijkvoorziening voor de digitale registraties en records en hoe de niet-digitale records bij calamiteiten naar een veilige locatie worden overgebracht. Een uitwijkvoorziening wordt periodiek getest.

4

Indien noodvernietiging van gerubriceerde records plaatsvindt, wordt dit te allen tijde gemeld aan de Hoofddirecteur Financiën, Management en Control en aan de Erfgoedinspectie.

1

De interne openbaarheid van records is geregeld in het openbaarheidsbeleid van het ministerie van IenM.

2

De archiefbeheerder stelt de daartoe bevoegde medewerker in staat om digitale records te raadplegen of leent desgewenst de dossiers voor een bepaalde tijd uit.

3

De beheerder houdt een (geautomatiseerde) administratie bij van de in het tweede lid, bedoelde uitleningen en ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig en in oorspronkelijke staat worden terugbezorgd.

1

Informatieverstrekking uit eigen beweging door het ministerie van IenM geschiedt met inachtneming van het departementale beleid met betrekking tot openbaarheid en de bepalingen van de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, en de Algemene wet bestuursrecht.

2

Verzoeken om informatieverstrekking over of uit records en verzoeken van derden om records te mogen raadplegen, worden door het hoofd van een archiefvormend orgaan getoetst aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, en de Algemene wet bestuursrecht.

3

Een (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om informatieverstrekking of een toewijzing die belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kan hebben, wordt na raadpleging van de directeur Communicatie en de Wob-contactfunctionaris van de Hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken, in concept langs het betreffende diensthoofd geleid. Deze besluiten worden altijd door de Secretaris-Generaal namens de Minister ondertekend.

4

Het hoofd van een archiefvormend orgaan geeft richtlijnen voor het toezicht bij de inzage van records door derden.

5

Indien records aan derden worden uitgeleend of ter inzage gegeven, ondertekent de lener of de raadpleger van de records een verklaring waarin hij zich verplicht stelt de aan hem uitgeleende of ter inzage gegeven records in hun oorspronkelijke staat te retourneren.

6

De beheerder houdt een (geautomatiseerde) administratie bij van aan derden uitgeleende records en ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd.

1

De Beheersregeling Documentaire Informatieverzorging Verkeer en Waterstaat, 8 juni 2005 wordt ingetrokken.

2

Het Statuut Documentaire Informatievoorziening, inrichting van het archiefbeheer bij het ministerie van VROM, 28 oktober 2005 wordt ingetrokken.