Archiefbeheersregeling voor het CAK

1

Het Centraal Administratie Kantoor (CAK)

• a)

  Het dagelijks bestuur is de zorgdrager in de zin van artikel 1, lid d, van de Archiefwet voor de archiefbescheiden van het CAK en is derhalve belast met de wettelijke verplichting deze archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

• b)

  Artikel 1, sub a, blijft van kracht wanneer het dagelijks bestuur taken uitbesteedt. In dat geval dient het CAK duidelijke afspraken vast te leggen met de dienstverlenende instantie.

• c)

  Het dagelijks bestuur stelt aanvullende regelingen en algemene voorschriften op het gebied van de documentaire activiteiten vast.

2

De bestuursvoorzitter van het CAK

• a)

  De bestuursvoorzitter is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de zorg voor de documentaire activiteiten. Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende middelen voor het archiefbeheer zoals (de opleiding van) deskundig personeel, de aanwezigheid van voldoende financiële middelen en van voldoende, goed geoutilleerde archiefruimten en -systemen.

• b)

  Voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archief wijst de bestuursvoorzitter een unitmanager en zijn/haar medewerkers als dagelijkse beheerders aan.

• c)

  De bestuursvoorzitter is belast met het toezicht op de toepassing van de regels en instrumenten met het oog op goed archiefbeheer.

3

Beheerders van het archief

• a)

  De beheerders zijn belast met de uitvoering van het in deze beheersregeling aangaande de documentaire activiteiten gestelde.

• b)

  De beheerders zijn belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en algemene voorschriften op het terrein van de documentaire activiteiten.

• c)

  De beheerders verrichten adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van de documentaire activiteiten zijn gediend.

1

Formele documenten worden direct na ontvangst of voor verzending geregistreerd.

2

Van de formele documenten wordt ten minste één van de onderstaande kenmerken geregistreerd:

• a)

  uniek registratienummer waaronder het stuk is geïndexeerd;

• b)

  afzender of geadresseerde;

• c)

  door afzender of behandelaar toegekend kenmerk;

• d)

  datum van stuk en van binnenkomst/verzending;

• e)

  onderwerp/zaak/werkproces;

• f)

  klantnummer;

• g)

  dossiercode;

3

Door de beheerder kunnen documenten van gering belang van registratie worden uitgezonderd.

4

Ingekomen formele documenten welke behoren te worden geregistreerd, ook al zijn zij geadresseerd op naam van een functionaris, mogen niet in behandeling worden genomen alvorens zij zijn geregistreerd.

1

De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het afdoen van formele documenten binnen redelijke termijn, en in voorkomende gevallen binnen de wettelijk gestelde termijn.

2

De afdoeningstermijn wordt vastgelegd in het registratiesysteem.

3

Indien een binnengekomen stuk niet binnen de gestelde termijn kan worden beantwoord, dient de afzender daarvan in kennis te worden gesteld door middel van een behandelingsbericht, waarin eventueel een nieuwe afdoeningstermijn wordt genoemd.

1

Alle ontvangen formele documenten worden direct na ontvangst door de beheerder gearchiveerd. Er wordt een nieuw zaakdossier aangemaakt of het stuk wordt in het bijbehorende zaakdossier opgeborgen.

2

Van elk te verzenden document en elk relevant intern document is een kopie beschikbaar ter archivering.

3

Bij dossiervorming wordt rekening gehouden met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, zodat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden.

4

Dossiervorming en archiefordening geschieden volgens een door de beheerder van het archief vast te stellen ordeningsplan, waarin de archiefbescheiden van het CAK gekoppeld worden aan de werkprocessen die geformuleerd zijn in de selectielijst.

5

Bij de dossiervorming wordt gebruik gemaakt van standaard zaakomschrijvingen, die in het ordeningsplan zijn opgenomen.

6

Permanent te bewaren zaakdossiers worden vanaf de vorming van de dossiers volgens de geldende eisen duurzaam materieel verzorgd c.q. bewaard.

1

Van de zaakdossiers worden ten minste de volgende gegevens geregistreerd:

• a)

  uniek zaaknummer;

• b)

  zaakdossieromschrijving;

• c)

  looptijd van het zaakdossier;

• d)

  indicatie bewaren of vernietigen met het eventuele vernietigingsjaar;

• e)

  werkprocesnummer uit de selectielijst;

• f)

  verblijfplaats (indien noodzakelijk).

2

Wanneer dat wenselijk is, wordt het ontsluiten van de inhoud van de archiefbescheiden zodanig verricht dat het gebruik van deze gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het CAK mogelijk is.

1

De selectie van archiefbescheiden vindt uitsluitend plaats aan de hand van de vastgestelde selectielijst.

2

Bij het ontwerpen en het onderhouden van de selectielijst moet rekening worden gehouden met:

• a)

  de taken van het CAK;

• b)

  de werkprocessen welke van belang zijn voor de uitvoering van de taken van het CAK;

• c)

  de verhouding van het CAK met andere overheidsorganen;

• d)

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• e)

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

3

Bij de totstandkoming of actualisatie van de selectielijst dient onderstaande procedure te worden gevolgd:

• a)

  Intern vooroverleg: eerste concept-selectielijst;

• b)

  Strategisch Informatie Overleg (SIO) tussen ten minste de zorgdrager, een externe deskundige op het gebied van de organisatie en de taken van het CAK en het Nationaal Archief;

• c)

  indiening van de ontwerplijst bij Nationaal Archief;

• d)

  ter inzage legging door het Nationaal Archief voor een periode van zes weken conform de Algemene Wet Bestuursrecht;

• e)

  eventueel aanpassen van het ontwerp

• f)

  vaststellingsbeschikking;

• i)

  publicatie van de selectielijst online in de Staatscourant en op de website van het Nationaal Archief.

4

Geldigheidsduur van de selectielijst

Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode zij geldig is. De selectielijst is echter nooit langer dan twintig jaar geldig.

5

Onderhoud van de selectielijst

Door de beheerder van het archief wordt tweejaarlijks gecontroleerd of de selectielijst onderhoud behoeft. Indien noodzakelijk actualiseert hij de selectielijst. Een gewijzigde selectielijst moet opnieuw worden vastgesteld volgens de procedure genoemd in artikel 8, lid 3.

1

De beheerder van het archief treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door het CAK opgemaakte archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

2

Afgesloten archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

3

De beheerder zorgt voor archiefruimten die zo zijn ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. De archiefruimten zijn op toereikende wijze beveiligd tegen brand, inbraak en wateroverlast.

4

Bij de (ver)bouw van archiefruimten wordt een technisch plan van archiefwettelijke eisen gehanteerd.

1

Registratie

Van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden worden ten minste de volgende kenmerken vastgelegd en bewaard.

• a)

  naast de registratie van formele documenten volgens artikel 4, lid 2 van deze regeling geldt dat van elk digitaal archiefbescheid het gedrag dient te worden vastgelegd ter waarborg van de authenticiteit;

• b)

  de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de digitale archiefbescheiden worden bewaard of beheerd;

• b)

  de metagegevens van de digitale archiefbescheiden, omvatten ten minste de volgende gegevens:

  • –

    de oorspronkelijk technische aard, alsmede van de hard- en softwareomgeving;

  • –

    de actuele technische aard, alsmede van de hard- en softwareomgeving, zodanig dat reproductie te allen tijde mogelijk is;

  • –

    de houder van de digitale handtekening, met moment van validatie en resultaat door verantwoordelijke functionaris alsmede de identificatie van het certificaat van de handtekening;

  • –

    het opslagformaat;

  • –

    in voorkomende gevallen de gebruikte compressietechniek.

2

Toegankelijkheid en authenticiteit

• a)

  Van de voor permanente bewaring in aanmerking komende digitale archiefbescheiden dient de authenticiteit te worden gewaarborgd. Dit houdt in dat hun oorspronkelijke inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag te allen tijde moeten kunnen worden vastgesteld.

• b)

  Het CAK legt functionele eisen vast ten aanzien van de in lid 2a bedoelde inhoud, structuur, verschijningsvorm en het gedrag van de digitale archiefbescheiden.

• c)

  Voor zover nodig voor het behoud van de toegankelijkheid en de authenticiteit van de permanent te bewaren digitale archiefbescheiden, is de beheerder van het digitale archief belast met het bewaren van de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur.

• d)

  De beheerder van het digitale archief controleert jaarlijks of de afgesloten permanent te bewaren digitale gegevensbestanden nog in goede, toegankelijke en geordende staat verkeren.

• e)

  De unitmanager is er verantwoordelijk voor dat bij het ontwerp van digitale registraties en systemen voor gebruik bij het CAK rekening wordt gehouden met de voor die archiefbescheiden geldende bewaar- of vernietigingscriteria conform de selectielijst.

3

Conversie en migratie

• a)

  Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke en geordende staat van de digitale archiefbescheiden, zorgt de beheerder ervoor dat conversie of migratie dan wel emulatie de archiefbescheiden blijvend kunnen worden gebruikt of geraadpleegd.

• b)

  Van de conversie, migratie of emulatie wordt een door de uitvoeringsverantwoordelijke ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na conversie of migratie aan de gestelde eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. De beheerder van het digitale archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

Verzoeken om informatieverstrekking over of uit de archiefbescheiden en verzoeken van derden om archiefbescheiden in te zien worden door of namens de beheerder van het archief getoetst aan de vigerende wet- en regelgeving zoals de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Wet Bestuursrecht (voor de afhandeling van WOB verzoeken zal tevens de hiervoor vastgestelde procedure worden gevolgd).

2

Een besluit inzake een verzoek tot informatieverstrekking van gevoelige informatie wordt genomen door de beheerder van het archief, indien nodig in overleg met de bestuursvoorzitter.

3

Aan de raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden is een aantal voorwaarden verbonden zoals deze zijn geformuleerd in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur. De aanvrager dient hiermee in te stemmen door het ondertekenen van een verklaring.

4

De beheerder van het archief geeft richtlijnen voor het toezicht bij de inzage van archiefbescheiden door derden.

1

De beheerder van het archief kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden, echter alleen als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

2

Permanent te bewaren archiefbescheiden mogen uitsluitend vervangen worden indien hiervoor door de zorgdrager een besluit tot vervanging is genomen als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en met inachtneming van het bepaalde in artikel 26b van de Archiefregeling. Dit besluit houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

3

Pas nadat vervanging heeft plaatsgevonden mag tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden worden overgegaan.

1

De beheerder van het archief draagt zorg dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen geschiedt zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken.

2

Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaats gevonden. De verklaring dient ondertekend te worden door de unitmanager. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

De beheerder van het archief draagt zorg dat daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden worden overgebracht naar een Rijksarchiefbewaarplaats. De overbrenging geschiedt niet later dan 10 jaar nadat deze archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

2

Afgesloten archiefbestanddelen die door het CAK niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd kunnen, in overleg met het Nationaal Archief, eerder worden overgebracht.

3

De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde archiefbescheiden kan worden opgeschort, echter alleen indien hiertoe een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is verleend. In geval van opschorting van de overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet van toepassing op de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

4

De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

5

Bij de overbrenging van archiefbestanddelen naar het Nationaal Archief kan door of namens de beheerder van het archief ingevolge artikel 15 van de Archiefwet beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid.

6

De beheerder van het archief maakt afspraken met het Nationaal Archief inzake de wijze en de frequentie van overleg tussen het Nationaal Archief en het CAK, de frequentie van overbrenging, de bestandseenheden waarin overgebracht wordt, de materiële verzorging van de archiefbescheiden die voor overbrenging in aanmerking komen en de wijze waarop de over te brengen digitale archiefbescheiden opgeslagen dienen te worden.

7

De overbrenging wordt vastgelegd in een door of namens de beheerder van het archief ondertekende verklaring, die ten minste bevat een specificatie van de archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

Ingeval van reorganisatie of opheffing van het CAK draagt de bestuursvoorzitter zorg dat archiefbescheiden betreffende nog niet afgedane zaken worden vervreemd of ter beschikking gesteld aan het bestuursorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen.

2

Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie of opheffing zijn afgedaan, blijven tot hun overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats berusten onder het CAK.

3

Overdracht.

Van een overdracht als bedoeld in het eerste lid binnen het CAK wordt een door de bestuursvoorzitter ondertekende verklaring van overdracht gemaakt. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

4

Vervreemding.

• a)

  De beheerder van het archief is bevoegd over te gaan tot vervreemding van archiefbescheiden die niet in een rijksarchiefbewaarplaats berusten, nadat daarvoor een machtiging is verleend door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

• b)

  Indien vervreemding voortvloeit uit een wettelijke verplichting kan hiertoe zonder machtiging worden overgegaan.

• c)

  Indien de archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet zullen worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, betrekt de beheerder van het archief bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden deskundigen als genoemd het derde lid van artikel 8 van deze beheersregeling.

• d)

  Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een door de beheerder van het archief ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt door de beheerder van het archief bewaard.

5

Ter beschikkingstelling.

Indien bij reorganisatie of opheffing van het CAK archiefbescheiden aan een andere overheidsinstelling ter beschikking worden gesteld, wordt een door de bestuursvoorzitter ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste bevat een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden en het tijdvak waarvoor de ter beschikkingstelling geldt. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

1

De beheerder van het archief ziet erop toe dat de uitvoering van het archiefbeheer in overeenstemming is met de gestelde regels.

2

De beheerder van het archief verstrekt desgewenst volledige en juiste informatie met betrekking tot de verzorging en staat van de archiefbescheiden en verleent toegang tot de ruimten waarin zich archiefbescheiden bevinden, ten behoeve van archiefonderzoek namens de beheerder van het archief, manager of de (rijks)archivaris.