Artikel
1
1
alle papieren records van het primaire proces Opvangen en begeleiden asielzoekers en vergunninghouders die deel uitmaken van de bewonersdossiers van het COA, te vervangen door digitale reproducties, waarbij het COA:
-
a.
die papieren records vervangt die de organisatie, in het bijzonder de Units Noord, Midden-Noord, Midden-Zuid, Zuid en Plaatsing, als ook het team Bewonersadministratie van de unit Administratie en Inkoop voor de uitvoering van dat proces na 17 mei 2010 hebben gecreëerd en ontvangen;
-
b.
de oorspronkelijke papieren records vernietigt binnen een korte termijn nadat zij zijn gedigitaliseerd;
-
c.
de digitale reproducties na de bewaarperiode die de Selectielijst COA 1994–2012 en de Selectielijst COA 2013– voorschrijven, zal vernietigen, met uitzondering van de records die behoren tot de met een steekproef geselecteerde bewonersdossiers die het COA als erfgoed naar het Nationaal Archief zal overbrengen;
2
de kwaliteit en de toegankelijkheid van de digitale reproducties te waarborgen door:
-
a.
het vervangen van de papieren records plaats te laten vinden volgens de procedures en instructies van het Handboek voor het digitaliseren van de papieren records van het bedrijfsproces Opvangen en begeleiden van asielzoekers en vergunninghouders (Handboek Vervanging), dat onder meer voorziet in toezicht op/controle van de kwaliteit van het vervangingsproces, de scanapparatuur en de reproducties aan de hand van vastgelegde criteria.
-
b.
de digitale reproducties op te slaan, te archiveren en te beheren in een digitaal archief dat, gegeven de toepasselijke archiefwettelijke bepalingen en internationale en nationale normen en standaarden, geschikt is voor het veilig, geordend en duurzaam bewaren en beheren van de records van het COA.