Regeling van de Minister van Financiën van 15 juli 2014, FM 2014/1025 M, directie Financiële Markten, houdende regels ten behoeve van een integere bedrijfsvoering door trustkantoren als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Wet toezicht trustkantoren (Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014)

Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014

§

1

Algemene bepalingen

Artikel

1

§

2

Algemene voorschriften met betrekking tot de bedrijfsvoering van trustkantoren

Artikel

2

Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding over de activiteiten van het trustkantoor en draagt zorg voor:

  • a.

    een integere bedrijfsvoering;

  • b.

    de naleving van hetgeen in deze regeling is bepaald;

  • c.

    bekendheid van de organisatie met, en naleving van het procedurehandboek;

  • d.

    een deugdelijke administratie.

Artikel

3

Het bestuur treft maatregelen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie van het trustkantoor.

Artikel

4

Een trustkantoor maakt periodiek een analyse van de risico’s jegens de integere bedrijfsvoering en heeft procedures, processen en maatregelen waarmee de geïdentificeerde risico’s gemitigeerd worden.

Artikel

5

Een trustkantoor treft met betrekking tot gelden of geldswaarden van doelvennootschappen of derden die door het trustkantoor worden beheerd, maatregelen om de rechten van die doelvennootschappen of derden te beschermen.

§

3

Specifieke voorschriften met betrekking tot de bedrijfsvoering van trustkantoren

Artikel

6

Een trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek dat voorziet in:

  • a.

    procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de wet, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Sanctiewet 1977 gestelde regels;

  • b.

    procedures met betrekking tot de compliancefunctie en de auditfunctie zodanig dat voldaan wordt aan artikel 7, eerste en tweede lid, alsmede vermelding van de identiteit van de natuurlijke personen die de auditfunctie kunnen uitoefenen;

  • c.

    een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat voldaan wordt aan artikel 7, derde lid;

  • d.

    het melden van tekortkomingen of gebreken, zodanig dat voldaan wordt aan artikel 7, vierde lid;

  • e.

    procedures met betrekking tot de omgang met en eisen aan personen in een integriteitsgevoelige functie, zodanig dat voldaan wordt aan de artikelen 8 en 9;

  • f.

    procedures met betrekking tot de omgang met incidenten, waaronder de wijze van afhandeling en de administratieve vastlegging van incidenten, zodanig dat voldaan wordt aan artikel 11;

  • g.

    een actueel organisatieschema; en

  • h.

    indien van toepassing, overeenkomsten in het kader van artikel 7, zesde lid.

Artikel

7

Artikel

8

Artikel

9

Artikel

10

Een trustkantoor waaraan over een betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële onderneming:

  • a.

    verklaart schriftelijk dat hij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat,

  • b.

    verstrekt schriftelijk inlichtingen en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen.

Artikel

11

§

4

Cliëntenonderzoek

Artikel

12

Voor de toepassing van deze paragraaf wordt verstaan onder:

  • a.

    cliënt:

    • 1°.

      degene met wie een zakelijke relatie wordt aangegaan of die een dienst laat verrichten;

    • 2°.

      Doelvennootschap;

  • b.

    uiteindelijk belanghebbende van de cliënt: de natuurlijke persoon die:

    • 1°.

      een belang houdt van meer dan 25 procent in het kapitaal van een cliënt;

    • 2°.

      meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van een cliënt;

    • 3°.

      feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een cliënt;

    • 4°.

      begunstigde van 25 procent of meer van het vermogen van een cliënt is; of

    • 5°.

      een bijzondere zeggenschap heeft over 25 procent of meer van het vermogen van een cliënt;

    tenzij de cliënt een vennootschap is die is onderworpen aan openbaarmakingvereisten als bedoeld in Richtlijn 2004/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2004 betreffende de transparantievereisten die gelden voor informatie over uitgevende instellingen waarvan effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (PbEU 2004, L 390), of aan voorschriften van een internationale organisatie die gelijkwaardig zijn aan die richtlijn;

  • c.

    uiteindelijk belanghebbende van de trust: de natuurlijke persoon die begunstigde is van 25 procent of meer van het vermogen van de trust.

Artikel

13

Artikel

14

Artikel

17

Artikel

19

Artikel

20

Artikel

21

Artikel

22

Artikel

23

§

5

Bewaren van gegevens

Artikel

24

Een trustkantoor houdt de volgende gegevens met betrekking tot de eigen organisatie actueel en op een overzichtelijke wijze voor de toezichthouder beschikbaar:

  • a.

    een uittreksel van de inschrijving van het trustkantoor in het handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken en een actueel overzicht van (mede) beleidsbepalers van het trustkantoor met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

  • b.

    een overzicht van houders van een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor, met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats;

  • c.

    een afschrift van de statuten van het trustkantoor;

  • d.

    een overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

  • e.

    een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort;

  • f.

    het procedurehandboek;

  • g.

    de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren dan wel de voorlopige jaarcijfers indien een jaarrekening nog niet is vastgesteld;

  • h.

    de overeenkomst, bedoeld in artikel 9, vierde lid;

  • i.

    de vastlegging, bedoeld in artikel 11, derde lid.

Artikel

25

§

6

Opleiding

Artikel

26

Een trustkantoor draagt er zorg voor dat alle personen die werkzaamheden voor het trustkantoor verrichten, voor zover relevant voor de uitoefening van hun taken, bekend zijn met de bepalingen van de wet en deze regeling en periodiek opleidingen genieten die hen in staat stellen de verplichtingen ingevolge de wet en deze regeling goed en volledig uit te voeren.

§

7

Slotbepalingen

Artikel

28

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën,J.R.V.A.Dijsselbloem