Artikel
1
1
alle papieren records van de besturende en ondersteunende processen te vervangen door digitale reproducties, waarbij het COA:
-
a.
die papieren records vervangt die de organisatie, in het bijzonder de Raad van toezicht, het Bestuur, de OR en de Units Staf, Administratie & Inkoop, HRM, ICT, Huisvesting en Uitvoeringsprocessen voor de uitvoering van deze processen vanaf juli 1994 hebben gecreëerd en ontvangen, met uitzondering van die records die zich bevinden in het centrale fysieke archief dat het COA extern heeft opgeslagen;
-
b.
de oorspronkelijke papieren records vernietigt binnen een korte termijn nadat zij zijn gedigitaliseerd;
-
c.
de digitale reproducties na de bewaarperioden die de Selectielijst COA 1994–2012 en de Selectielijst COA 2013– voorschrijven, zal vernietigen, met uitzondering van de records die het COA als erfgoed naar het Nationaal Archief zal overbrengen;
2
de kwaliteit en de toegankelijkheid van de digitale reproducties te waarborgen door:
-
a.
het digitaliseren en vervangen van de papieren records uit te voeren volgens de procedures en instructies, die zijn opgenomen in het Handboek vervanging papieren records besturende en ondersteunende processen COA en voorzien in het systematisch toetsen van de kwaliteit van het proces van het digitaliseren en vervangen en van de reproducties en hun metagegevens, alsook in het controleren van de apparatuur en programmatuur die het COA voor het digitaliseren gebruikt.
-
b.
de digitale reproducties op te slaan, te archiveren en te beheren in digitale archieven die, gegeven de toepasselijke archiefwettelijke voorschriften en internationale en nationale normen en standaarden, geschikt zijn voor het veilig, geordend en duurzaam bewaren en beheren van de records van de organisatie.