Besluit van het bestuur van de Dienst voor het kadaster en de openbare registers, houdende regels voor de Raad van Bestuur (Reglement Raad van Bestuur Kadaster 2014)

1

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  directeuren: directeuren als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;

• b.

  directies: de organisatieonderdelen als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van het Reglement inrichting organisatie Kadaster 2014;

• c.

  gebruikersraad: gebruikersraad als bedoeld in artikel 16 van de Organisatiewet Kadaster;

• d.

  secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 2, derde lid;

• e.

  voorzitter: voorzitter als bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

• f.

  directieraad: directieraad als bedoeld in artikel 3, eerste lid, bestaande uit het bestuur en de directeuren.

2

De begripsomschrijvingen, opgenomen in artikel 1 van de Organisatiewet Kadaster, gelden ook voor het onderhavige besluit.

3

Onder belet wordt in dit reglement verstaan:

• a.

  schorsing;

• b.

  ziekte; of

• c.

  onbereikbaarheid

van een lid van het bestuur. In geval van ziekte of onbereikbaarheid is sprake van belet wanneer gedurende een termijn van 3 dagen geen mogelijkheid van contact tussen het bestuurslid en de Dienst heeft bestaan, tenzij het bestuur in een voorkomend geval een andere termijn vaststelt.

1

Er is een Raad van Bestuur, in deze regeling te noemen: het bestuur, gebaseerd op artikel 3 van de Organisatiewet Kadaster.

2

Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3

Het bestuur wordt ondersteund door een secretaris, die tevens hoofd van de afdeling Bestuurszaken is.

4

Het bestuur stelt een verdeling van zijn taken onder zijn leden vast, welke verdeling niet afdoet aan het beginsel van collegiaal bestuur.

5

Het bestuur regelt de vervanging van een bestuurslid bij diens belet, onverminderd het in artikel 2 van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster bepaalde omtrent ontstentenis.

6

Het bestuur neemt met inachtneming van de verdeling van taken en de vervangingsregeling een besluit tot verlening van mandaat en machtiging aan elk bestuurslid.

1

De directieraad vergadert zo vaak als nodig is voor een goede uitoefening van zijn taak, maar in elk geval één keer per maand, op de wijze zoals bepaald in artikel 7.

2

Het bestuur kan zonder de directeuren vergaderen, indien het onderwerp en/of de omstandigheden van het geval zulks vereisen. Het oordeel om zonder de directeuren te vergaderen, berust uitsluitend bij het bestuur.

3

Vergaderingen worden geleid door de voorzitter en zijn niet openbaar, tenzij het bestuur anders bepaalt. De besluiten die in de vergaderingen van de directieraad worden genomen alsook de besluiten in de vergaderingen van het bestuur worden opgenomen in een besluitenlijst als bedoeld in het zesde lid. Van het verdere verloop van vergaderingen wordt voorzover nodig een verslag gemaakt.

4

De voorzitter kan besluiten dat aan vergaderingen kan worden deelgenomen door middel van videoconferentie of een ander, vergelijkbaar elektronisch communicatiemiddel. De voorzitter zorgt voor passende voorzieningen zodat de elektronische communicatie op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier plaatsvindt.

5

Het bestuur kan in dringende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter, ook buiten vergaderingen schriftelijke besluiten nemen. De voorzitter bepaalt in die gevallen de wijze waarop het besluit wordt genomen. Van een buiten vergadering genomen schriftelijk besluit wordt door de voorzitter mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering van de directieraad. De op dat besluit betrekking hebbende stukken worden gevoegd bij de agenda van die vergadering.

6

De secretaris zorgt ervoor dat een lijst van de door het bestuur genomen besluiten wordt opgesteld en namens de voorzitter wordt toegezonden aan de bestuursleden en de directeuren.

1

De oproeping voor vergaderingen geschiedt door of namens de voorzitter. De voorzitter bepaalt plaats en tijd van vergaderingen, alsmede de wijze van oproeping.

2

Zowel bestuursleden als directeuren kunnen agendapunten indienen bij de secretaris. Agendapunten en daarbij behorende stukken worden uiterlijk drie werkdagen voor een vergadering bij de secretaris ingediend. Stukken dienen zoveel mogelijk te zijn voorzien van een daartoe bestemd aanbiedingsformulier, dat is ingevuld en ondertekend. De secretaris gaat na of de stukken volledig zijn en toetst tevens marginaal of zij rijp zijn voor behandeling.

3

De secretaris maakt een conceptagenda en legt die voor aan de voorzitter. De voorzitter stelt de agenda vast.

4

De secretaris zorgt ervoor dat de agenda met bijbehorende stukken uiterlijk twee werkdagen voor een vergadering bij de bestuursleden en de directeuren is.

5

De agenda bevat in ieder geval de volgende punten:

• a.

  bespreking van het conceptverslag van de voorgaande vergadering en de vaststelling van het verslag van die vergadering;

• b.

  terugkoppeling van overleggen met de minister, raad van toezicht en gebruikersraad, alsmede van bestuurlijke overleggen met stakeholders;

• c.

  conceptagenda’s voor overleggen met de Minister, raad van toezicht en gebruikersraad;

• d.

  besluitenlijst, en

• e.

  een periodieke verantwoording per directie.

1

Uitgangspunt bij de besluitvorming door het bestuur is dat voorzover mogelijk met inachtneming van de standpunten van de leden van de directieraad naar consensus wordt gestreefd alvorens het bestuur zijn besluiten neemt.

2

Indien geen of naar het oordeel van het bestuur niet tijdig consensus wordt bereikt, neemt het bestuur zijn besluit op basis van alle naar het oordeel van het bestuur relevante gegevens. Daarbij neemt het bestuur ook in ogenschouw hetgeen in de beraadslagingen in de directieraad naar voren is gekomen.

3

Het bestuur neemt zijn besluiten bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, dan wordt het desbetreffende agendapunt aangehouden tot een volgende vergadering. In de tussentijd kan het bestuur de voorzitter van de raad van toezicht raadplegen.

4

In een vergadering van de directieraad kan besluitvorming plaatsvinden wanneer ten minste een bestuurslid en ten minste de helft van de directeuren aanwezig zijn. Indien echter naar het oordeel van de voorzitter het belang van de Dienst uitstel van de besluitvorming niet toestaat, deelt de voorzitter dit onder opgave van redenen mee waarna het beslispunt in stemming kan worden gebracht.

5

Bestuursleden onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

1

De voorzitter gaat tijdig voor de agendering na of het te nemen besluit betreft een beslissing waarvoor het bestuur de voorafgaande instemming van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om:

• a.

  beslissingen als bedoeld in artikel 13, tweede lid, van de Organisatiewet Kadaster, te weten besluiten met betrekking tot de reglementen, bedoeld in de artikelen 9, 16 en 17 van die wet, en belangrijke reorganisaties, en

• b.

  beslissingen tot het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening als bedoeld in artikel 7, derde lid, tweede zin, van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

2

Indien instemming als bedoeld in het eerste lid vereist is, gaat de voorzitter niet over tot besluitvorming dan nadat is vastgesteld dat het bestuur de schriftelijke bevestiging van de verkregen voorafgaande instemming van de raad van toezicht heeft ontvangen.

3

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ingeval het bestuur voor het nemen van beslissingen een verklaring van geen bedenkingen van de raad van toezicht nodig heeft waarbij het gaat om beslissingen tot het verrichten van werkzaamheden als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Organisatiewet Kadaster en voor beslissingen als bedoeld in artikel 7, eerste lid, juncto derde lid van de Regeling sturing van en toezicht op het Kadaster.

4

In geval een van de bestuursleden zich overeenkomstig artikel 5, vijfde lid, dient te onthouden van beraadslagen en medestemmen, overlegt het resterende bestuurslid of de resterende leden met de voorzitter van de raad van toezicht, waarna besluitvorming plaatsvindt langs de lijn van het plaatsvervangend voorzitterschap dan wel overeenkomstig het besluit verlening mandaat en machtiging leden Raad van Bestuur Kadaster 2014..

1

In vergaderingen van de directieraad nemen de directeuren deel aan de beraadslagingen en hebben zij in die vergaderingen voor wat betreft de besluitvorming een adviserende stem.

2

In vergaderingen van de directieraad wordt naar consensus gestreefd als bedoeld in artikel 5, eerste lid, in elk geval over de sturing van de Dienst, waaronder:

• a.

  vraagstukken die bijdragen aan de integrale sturing van de Dienst;

• b.

  vraagstukken die de taken van een directie overstijgen althans raakvlakken hebben met de taken van een andere directie;

• c.

  vraagstukken ten aanzien waarvan besluiten moeten worden genomen die de bevoegdheden van een directeur dan wel, in geval een bestuurslid met het leiding geven aan een directie is belast, van dat bestuurslid overstijgen althans de bevoegdheden van meerdere leidinggevenden als hier in dit onderdeel bedoeld raken;

• d.

  vraagstukken die de strategie van de Dienst raken, en

• e.

  vraagstukken die van politiek gevoelige of anderszins zwaarwegende aard zijn.

3

De directeuren onthouden zich van het beraadslagen en het uitbrengen van een adviserende stem over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot in de derde graad persoonlijk aangaan.

1

De secretaris draagt zorg voor een conceptverslag, dat een zakelijke weergave van het besprokene bevat. Het conceptverslag wordt meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering.

2

De secretaris draagt zorg voor een actiepuntenlijst. Deze lijst bevat de acties die door de bestuursleden en de directeuren dienen te worden ondernomen en een planning voor die acties.

3

Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.