Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 5 september 2018, nr. 2018-0000116778, houdende de inrichting van de directie Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering, alsmede de doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directie Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering (Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit DSU 2018)

De hoofden van de afdelingen Uitvoering I en Uitvoering II zijn verantwoordelijk voor:

• a.

  het uitvoeren van de subsidie- en bekostigingsregelingen en andere opdrachten binnen het uitvoeringsdomein van de directie;

• b.

  het beoordelen van subsidieaanvragen, -rapportages en -declaraties;

• c.

  het vaststellen van subsidies;

• d.

  het uitvoeren van subsidieverleningen;

• e.

  het terugvorderen in het kader van onverschuldigd betaalde bedragen;

• f.

  het verlenen van voorschotten;

• g.

  het geven van voorlichting aan (potentiële) aanvragers;

• h.

  het onderhouden van contacten met subsidie aanvragers, inclusief het brengen van werkbezoeken;

• i.

  het voeren van de regelingenadministratie en het bewaken van de voortgang van individuele projecten;

• j.

  het bewaken en verbeteren van uitvoeringsinstrumenten;

• k.

  het opstellen van tussentijdse betalingsaanvragen en eindafrekeningen aan de Europese Commissie;

• l.

  het opstellen van dienstverleningsafspraken met (potentiële) opdrachtgevers;

• m.

  het opstellen van periodieke en financiële rapportages ten behoeve van opdrachtgevers, met uitzondering van de Geïntegreerde Verplichtingen- en Kasadministratiemodellen;

• n.

  het leveren van informatie en deskundigheid over de ontwikkelingen in het veld;

• o.

  het uitvoeren van controles op projecten;

• p.

  het beschrijven en periodiek toetsen van de werking van het misbruik en oneigenlijk gebruik;

• q.

  het vooraf formuleren van de eisen waaraan de beheersstructuur van subsidievragende instanties moet voldoen;

• r.

  het uitvoeren of laten uitvoeren van bijzondere onderzoeken in geval van vermoedens van onregelmatigheden en fraude;

• s.

  het vooraf formuleren van eisen voor een systeem van controle en toezicht op regelingen die voor opdrachtgevers worden uitgevoerd;

• t.

  het opleveren van informatie aan verschillende instanties voor het doen van meldingen betreffende onregelmatigheden in het kader van het structuurbeleid en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen;

• u.

  het opstellen van managementinformatie over de uitkomsten van controles;

• v.

  het adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid over te nemen acties ter voorbereiding en naar aanleiding van controles en audits betreffende de uitvoering;

• w.

  het beoordelen en afhandelen van verzoeken tot vergoeding van schade geleden als gevolg van de implementatie van artikel 7 van Richtlijn 2003/88/EG.

Het hoofd van de afdeling Financiële Zaken is verantwoordelijk voor:

• a.

  het uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de uitvoering van de planning- en controlcyclus, inclusief het opstellen van rapportages aan de plaatsvervangend secretaris-generaal;

• b.

  het adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid met betrekking tot het risicomanagement over de bedrijfsprocessen en de beheersing daarvan;

• c.

  het uitvoeren van de controllersrol binnen UVB;

• d.

  het uitvoeren van de cyclus van voorbereiding, uitvoering en rapportage van de begroting van UVB;

• e.

  het verzorgen van periodieke financiële rapportages en managementinformatie;

• f.

  het adviseren over de inrichting van de bedrijfsprocessen en de administratieve organisatie;

• g.

  het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden, waaronder de inkoop en het beheer van contracten en het tijdschrijfsysteem;

• h.

  het voorbereiden van rapportages aan de Europese Commissie, waaronder declaraties voor de technische bijstand;

• i.

  het uitvoeren van de financiële administratie, van de door de directie uitgevoerde regelingen, alsmede het mede-ontwikkelen en mede-onderhouden van de daarvoor noodzakelijke systemen en het maandelijks opstellen van de Geïntegreerde Verplichtingen- en Kasadministratiemodellen.

Het hoofd van de afdeling Diensten, Informatie en Advies is verantwoordelijk voor:

• a.

  het samen met de afdelingen Uitvoering I en Uitvoering II opstellen en actueel houden van uitvoeringsbeleid;

• b.

  de acquisitie, voorbereiding en implementatie van nieuwe opdrachten;

• c.

  het adviseren van potentiële opdrachtgevers;

• d.

  het strategisch adviseren van de directeur Uitvoering van Beleid;

• e.

  het deelnemen aan diverse (internationale) gremia;

• f.

  de continuïteit en de verdere ontwikkeling van de ICT-infrastructuur, onder andere door het vervullen van de opdrachtgeverrol richting ontwikkelaars en het onderhouden van contacten met leveranciers;

• g.

  het uitvoering geven aan het functioneel beheer voor de UVB;

• h.

  de informatiebeveiliging;

• i.

  de interne en externe communicatie van UVB, onder andere door het onderhouden van contacten met opdrachtgevers en de Europese Commissie;

• j.

  de informatieoverdracht aan subsidieaanvragers, door het organiseren van seminars en het verzorgen van nieuwsbrieven en promotiemateriaal;

• k.

  het afhandelen van klachten;

• l.

  het gestalte geven aan het kennismanagement binnen de directie Uitvoering van Beleid, door middel van deskundigheidsbevordering en de ontwikkeling van personeel door middel van onder andere opleidingsplannen;

• m.

  de voorbereiding en verslaglegging met betrekking tot de bijeenkomsten van het managementteam van de directie Uitvoering van Beleid;

• n.

  het voeren van de regie over taken op het gebied van postverwerking, archiefbeheer en documentaire informatievoorziening;

• o.

  bedrijfsmatige ondersteuning in samenspraak met FMH en OBP;

• p.

  het adviseren over monitoring en evaluatie van regelingen binnen het uitvoeringsdomein van de directie.

Alle afdelingshoofden zijn, naast de specifieke verantwoordelijkheden, ook verantwoordelijk voor de directe aansturing van de onder hen ressorterende functionarissen en het jaarlijks opstellen van een jaarplan voor de eigen afdeling.