Regeling van de Minister van Financiën van 16 december 2021, nr. 2021-238261, houdende beheersregels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Financiën (Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022)

1

Het Ministerie van Financiën heeft een departementaal CIO-stelsel conform artikel 9 van het CIO-stelsel Rijksdienst 2021.

2

De departementale CIO Financiën:

• a.

  stelt departementale strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het beheer van overheidsinformatie vast;

• b.

  vertegenwoordigt de zorgdrager in het strategisch informatieoverleg (SIO) met het Nationaal Archief;

• c.

  laat toezien op het naleven van het gestelde in deze regeling.

3

De CIO van een verzorgingsgebied:

• a.

  stelt waar nodig nadere (beleids-)kaders en uitgangspunten op voor het beheer van overheidsinformatie binnen het eigen verzorgingsgebied;

• b.

  ziet toe op het naleven van het gestelde in deze regeling binnen het eigen verzorgingsgebied;

• c.

  is verantwoordelijk voor de verankering van archiveringsprincipes in de architectuur- en ontwerpfunctie (archivering bij ontwerp);

• d.

  is verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn van een toepasbare vastgestelde selectielijst.

1

De archiefbeheerders van het Ministerie van Financiën zijn:

• a.

  de directeur Digitalisering en Informatisering van het cluster secretaris-generaal voor het kernministerie en de inspectie belastingen, toeslagen en douane;

• b.

  de directeur-generaal Belastingdienst voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen;

• c.

  de directeur-generaal Douane voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen;

• d.

  de directeur-generaal Toeslagen voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen.

2

De archiefbeheerders zijn verantwoordelijk voor het ontwerpen en inrichten van de archieffunctie en zorgen voor:

• a.

  een kwaliteitszorgsysteem;

• b.

  voldoende personeel en financiële middelen;

• c.

  bekendmaking van deze regeling binnen hun verzorgingsgebied en het vastleggen van de afspraken hierover met de archiefbeherende onderdelen;

• d.

  de toepassing van een vastgestelde selectielijst;

• e.

  het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hen vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.

3

Gelet op artikel 5 van het Mandaatbesluit Ministerie van Financiën 2020 kunnen de archiefbeheerders bevoegdheden voor het beheer van overheidsinformatie ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen.

4

De uitvoering van het beheer van overheidsinformatie beleggen de archiefbeheerders bij de onder hun verantwoordelijkheid vallende archiefbeherende onderdelen of door een (externe) partij die werkt onder dienstverleningsafspraken.

5

De archiefbeheerders leggen over het beheer van overheidsinformatie verantwoording af aan de plaatsvervangend secretaris-generaal.

6

De archiefbeheerder van het kernministerie coördineert de actualisering van deze regeling voor het departement.

1

De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken die aan hen zijn opgedragen door de archiefbeheerder, en zorgen voor:

• a.

  de aanwezigheid van voldoende en deskundig personeel hiervoor;

• b.

  het maken afspraken met de archiefbeheerders hierover.

2

Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben toegang tot de overheidsinformatie in de voorzieningen voor document- en archiefbeheer die nodig is voor het uitvoeren van hun taken.

1

Archiefvormende onderdelen zijn:

• a.

  de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen (directies);

• b.

  tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de Minister vallen;

• c.

  zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid, zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen van het ministerie voor wat betreft de archieven van voor de verzelfstandiging of privatisering.

2

De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor:

• a.

  het maken van afspraken met de verantwoordelijk archiefbeheerder over het beheer van de onder hen berustende overheidsinformatie;

• b.

  het uitvoeren van maatregelen om de onder hen berustende overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden;

• c.

  het in beheer overdragen van de onder hen berustende overheidsinformatie aan hun archiefbeherend onderdeel, in overeenstemming met de gemaakte afspraken met de archiefbeheerder over de duurzame toegankelijkheid van de onder hen berustende overheidsinformatie.

1

Bij de instelling van raden, commissies, samenwerkingsverbanden en programma- en/of projectorganisaties, worden in het instellingsbesluit de afspraken vastgelegd over het beheer van overheidsinformatie.

2

Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de archiefbeherende onderdelen, worden geïnformeerd over de instelling, voor vaststelling van het instellingsbesluit.

3

De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties beheren hun overheidsinformatie in overleg met de betrokken archiefbeheerder.

4

De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, hun overheidsinformatie in beheer overdragen aan de betrokken archiefbeheerder.

1

Er worden met externe private partijen, die in opdracht van het ministerie werken en daarbij overheidsinformatie produceren, door de opdrachtgever nadere afspraken gemaakt over het beheer hiervan.

2

Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht overheidsinformatie van het ministerie zal creëren of ontvangen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te bevatten over het beheer van de overheidsinformatie en eventuele overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

1

De archiefbeheerder kan besluiten over te gaan tot vervanging van overheidsinformatie door gelijkluidende reproducties, tenzij het overheidsinformatie betreft die is uitgesloten van vervanging. De vernietiging van de te vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.

2

Van vervanging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring of besluit opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

1

Vernietiging van overheidsinformatie vindt uitsluitend plaats na verstrijken van de daarvoor in een selectielijst vastgestelde termijn, of na vervanging van de betreffende overheidsinformatie door reproducties. Tenzij er sprake is van een noodprocedure waardoor vernietiging eerder heeft plaatsgevonden.

2

Het archiefvormend onderdeel geeft aan of vernietiging tijdelijk moet worden opgeschort, en zo ja op welke grond, of dat overheidsinformatie op grond van artikel 5, eerste lid, onderdeel e, van het Archiefbesluit 1995 alsnog bewaard moet blijven.

3

Van vernietiging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

1

De archiefbeheerder maakt nadere afspraken met de archiefbeherende onderdelen over het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats.

2

Bij de overbrenging kan de archiefbeheerder, in overleg met de algemeen rijksarchivaris, voor een bepaalde periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van de over te brengen overheidsinformatie. Van te stellen beperkingen aan de openbaarheid wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een besluit tot beperking van de openbaarheid opgemaakt en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

3

Van de overbrenging van overheidsinformatie wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een verklaring of opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

4

Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de overbrenging naar een archiefbewaarplaats van nog veelvuldig geraadpleegde overheidsinformatie worden opgeschort.

5

Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet 1995 op de niet overgebrachte overheidsinformatie van toepassing.

1

Het archiefbeherend onderdeel maakt van conversie, migratie of emulatie een verklaring op.

2

De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door de archiefbeheerder.

1

Een archiefbeheerder kan, in overleg met het archiefvormend onderdeel, besluiten tot vervreemding van overheidsinformatie die onder zijn verantwoordelijkheid valt.

2

Voor vervreemding is een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tenzij dit plaatsvindt als gevolg van een wettelijk voorschrift.

3

Indien overheidsinformatie ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komt te berusten, betrekt het archiefvormend onderdeel bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van beheer van overheidsinformatie van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerde functionaris.

4

Van de vervreemding wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.

1

De archiefbeheerder is, bij een verandering in de organisatie van het ministerie door opheffing, samenvoeging, splitsing of door overdracht van taken, verantwoordelijk voor het treffen van maatregelen betreffende de bestemming en het beheer van overheidsinformatie met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie.

2

Indien er sprake is van een reorganisatie die de verzorgingsbieden van meerdere archiefbeheerders raakt, maken zij onderling afspraken over de te treffen maatregelen zoals bedoeld in het vorige lid.

3

Als deze maatregelen bestaan uit het ter beschikking stellen van de overheidsinformatie dan wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.