Bij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening gehouden met:
-
a.
Reikwijdte vervangingsproces met opgave organisatieonderdelen en categorieën archiefbescheiden:
Het vervangingsproces heeft betrekking op de categorieën vreemdelingen- en naturalisatiedossiers, beleidsdossiers en bedrijfsvoeringdossiers met langdurige bewaartermijnen. Het vervangingsproces heeft betrekking op de archieven van de gehele organisatie van de IND met de volgende directies:
-
•
Hoofddirectie en Bestuurszaken;
-
•
Bedrijfsvoering;
-
•
Strategie en Uitvoeringsadvies;
-
•
Dienstverlenen;
-
•
Regulier Verblijf- en Nederlanderschap;
-
•
Asiel en Bescherming;
-
•
Juridische Zaken;
-
•
Informatievoorziening.
-
•
Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorieën archiefbescheiden:
-
•
Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen van migranten tot verblijf in Nederland met toewijzing of afwijzing tot gevolg.
-
•
Besluiten en correspondentie over het erkennen van een persoon als referent.
-
•
Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen door migranten voor het verkrijgen van het Nederlanderschap.
-
•
Besluiten en correspondentie voor uitvoeringsbeleid en bedrijfsvoeringaangelegenheden.
-
b.
Inrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur.
Voor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdelingen van de IND en Justid gebruik gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn ingesteld op de volgende basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit (1-bit), grijswaarden (8-bit).
-
c.
Software en gekozen instellingen:
De scan-omgevingen van de IND en Justid maken gebruik van software die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.
-
d.
Criteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit
De bestuursrechtelijke besluitvorming van het migratieproces of verkrijging van het Nederlanderschap omvat grotendeels taal- of tekstdocumenten, waarin de factor kleur geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces. Deze documenten worden zwart/wit gescand. Bij documenten waar de factor kleur betekenis heeft, bijvoorbeeld identiteitsdocumenten of foto’s worden kleurinstellingen toegepast.
-
e.
Wijze waarop reproductie tot stand komt
-
•
Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A.
-
•
Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit groep 4, Optical Character Recognition (OCR).
-
•
Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.
-
•
Reproductie per batch.
-
f.
Inrichting controle op juiste en volledige weergaven en herstel fouten
-
•
Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd en wordt het document opnieuw gescand.
-
•
Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk en zelfstandig de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde documenten onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de scanmedewerker en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden ze door de controle medewerker geverifieerd en goedgekeurd.
-
g.
Proces vernietiging
-
h.
Kwaliteitsprocedures
-
•
Bij de scanafdelingen van de IND en Justid worden interne werkbeschrijvingen bijgehouden voor scanmedewerkers in de vorm van handboeken voor de uitvoering van het digitaliseringsproces. Hierin is onder meer opgenomen dat er service- en gebruiksonderhoud periodiek dient plaats te vinden met een controle op de juiste scaninstellingen.
-
•
De scanafdeling van de IND digitaliseert archiefbescheiden uit het primair proces, de scanafdeling van Justid digitaliseert archiefbescheiden uit het secundair proces.