Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap – TH/NR-020

In deze regeling wordt, tenzij anders vermeld, verstaan onder:

• Aanmelding:

  Aanmelding van de Wlz-uitvoerder conform artikel 4.1.1, eerste lid, van de Wlz.

• Beleidsbepalers:

  Personen die het dagelijks beleid van de Wlz-uitvoerder bepalen. Hieronder zijn ieder geval te verstaan de statutair bestuurders.

• BW:

  Burgerlijk Wetboek.

• Blz:

  Besluit langdurige zorg.

• Compliancefunctie:

  Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan activiteiten om erop toe te zien dat de rechtspersoon wettelijke voorschriften en interne afspraken en procedures naleeft.

• Functie:

  Beschreven hoedanigheid, dan wel samenstel van positionering, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ingericht ten behoeve van een eveneens beschreven doel, c.q. resultaat.

• Interne auditfunctie:

  Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan periodieke controleactiviteiten om te waarborgen dat de organisatie-inrichting en de processen, procedures en maatregelen van de rechtspersoon effectief zijn.

• Interne toezichthouders:

  Personen die statutair zijn belast met toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de rechtspersoon en de daarmee verbonden onderneming.

• Medebeleidsbepalers:

  Personen die het dagelijks beleid mede bepalen dan wel een (leidinggevende) functie vervullen direct onder het echelon van de beleidsbepalers (en verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen) of wier werkzaamheden het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden. Hieronder worden in ieder geval begrepen de sleutelfunctiehouders.

• NZa:

  Nederlandse Zorgautoriteit.

• Onafhankelijkheid in mind:

  In besluitvorming en gedrag zich aantoonbaar onafhankelijk tonen (opstellen) ten opzichte van deelbelangen.

• Onafhankelijkheid in state:

  Afwezigheid van relevante persoonlijke, hiërarchische of institutionele banden tussen de betrokkene en degene (persoon of organisatie) waarmee een relatie wordt onderhouden door hetzij de Wlz-uitvoerder, hetzij betrokkene vanuit de functie bij de Wlz-uitvoerder.

• Risicobeheerfunctie:

  Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan risicobeheeractiviteiten en -processen die erop gericht zijn om de risico’s binnen vooraf gestelde aanvaardbare grenzen te houden.

• Sleutelfunctiehouder:

  Persoon die eindverantwoordelijk is voor één van de functies van compliance, interne audit of risicobeheer.

• Uitbestede werkzaamheden:

  De werkzaamheden die worden uitgevoerd door personen of organisaties die geen (hiërarchisch of rechtstreeks) onderdeel uitmaken van de rechtspersoon van de Wlz-uitvoerder, onafhankelijk of deze personen of organisaties onderdeel uitmaken van de groep waarvan de Wlz-uitvoerder deel uitmaakt.

• Wlz:

  Wet langdurige zorg.

• Wmg:

  Wet markordening gezondheidszorg.

• Zorgverzekeraar:

  Zorgverzekeraar als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, van de Zvw.

• Zvw:

  Zorgverzekeringswet.

Voor overige begrippen die in deze nadere regel voorkomen en die niet hierboven worden vermeld, wordt verwezen naar de Beleidsregel definities Wlz.

Deze regeling beoogt regels te stellen ten aanzien van de informatie die een Wlz-uitvoerder moet indienen bij de NZa ten tijde van de aanmelding en, ten aanzien van reeds aangemelde Wlz-uitvoerders waarvan eerder is vastgesteld dat zij voldoende zijn voorbereid op uitvoering van de Wlz, bij wijzigingen in die feiten en omstandigheden zoals die bij aanmelding zijn getoetst door de NZa. Voornoemde informatie gebruikt de NZa in de beoordeling of doorlopend wordt voldaan aan de eisen die bij of krachtens de Wlz worden gesteld aan Wlz-uitvoerders.

Deze regeling is van toepassing op Wlz-uitvoerders als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wlz.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel a, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon behoort tot een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het BW waarvan ten minste één zorgverzekeraar deel uitmaakt levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i.

  een organogram en beschrijving van de groep, inclusief positionering van de Wlz-uitvoerder en de zeggenschapsstructuur;

• ii.

  actueel bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel ten aanzien van de onder i bedoelde informatie.

Om te beoordelen of de statuten van de rechtspersoon voldoen aan het bij en krachtens artikel 4.1.2 van de Wlz gestelde levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i.

  de meest actuele statuten van de Wlz-uitvoerder.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel c, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate organisatiestructuur heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i.

  een organogram van de Wlz-uitvoerder;

• ii.

  een overzicht met de namen van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;

• iii.

  een beschrijving van de organisatiestructuur, waaronder governancestructuur omvattende de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• iv.

  een beschrijving van de positionering van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders binnen de Wlz-uitvoerder;

• v.

  een beschrijving van de positionering van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer binnen de Wlz-uitvoerder of de groep;

• vi.

  een beschrijving van de inrichting van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, alsmede de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en) en documenten indien deze functies zijn uitbesteed;

• vii.

  de gehanteerde procedures voor werving en toetsing van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• viii.

  de (maximale) zittingsperiode als gemeld in artikel 5 sub v. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031) waarvoor de beleidsbepaler of interne toezichthouder wordt (her)benoemd;

• ix.

  het schriftelijk opleidingsbeleid en het kennis- en opleidingsplan als bepaald in artikel 5 sub ix van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031) alsmede de vastlegging van de uitvoering hiervan.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel d, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• ii.

  een beschrijving van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed en de wijze van samenstelling van dit orgaan;

• iii.

  een beschrijving van de besluitvormingsprocessen en frequentie van vergaderen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders zijn georganiseerd;

• iv.

  een beschrijving van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders, ter borging van onafhankelijke uitvoering;

• v.

  de functieprofielen van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• vi.

  de interne reglementen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders zijn georganiseerd en van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel e, van het Blz genoemde eis dat de rechten en verplichtingen binnen de rechtspersoon adequaat zijn vastgelegd, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan;

• i.

  de informatie die beschikbaar wordt gesteld aan verzekerden over hun rechten en verplichtingen;

• ii.

  een beschrijving van de wijze waarop verzekerden worden geïnformeerd over hun rechten en verplichtingen;

• iii.

  een beschrijving van de wijze waarop rechten en verplichtingen die door de organisatie worden aangegaan, worden vastgelegd.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel g, van het Blz genoemde eis dat de bedrijfsvoering van de rechtspersoon op een inzichtelijke wijze is vastgelegd en is afgestemd op de werkzaamheden die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal uitvoeren of laten uitvoeren, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i.

  een beschrijving van de werkzaamheden van de Wlz-uitvoerder en de wijze waarop deze zijn ingericht in de organisatie;

• ii.

  indien van toepassing, een beschrijving van het voorgenomen gebruik van volmacht/uitbesteding, inclusief de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en);

• iii.

  het handboek Administratieve Organisatie;

• iv.

  het Interne Controleplan, inclusief risicoanalyse;

• v.

  het beleid ten aanzien van de (onafhankelijke) werking van het risicobeheersysteem, compliance en interne audit.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel f, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon beschikt over adequate rapportagelijnen en over een adequaat systeem van informatievoorziening en communicatie, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i.

  een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de functies compliance, interne audit en risicobeheer rapporteren aan de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;

• ii.

  een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aan elkaar rapporteren;

• iii.

  een beschrijving van het informatiesysteem dat wordt gebruikt voor de Wlz en op welke wijze dit is gescheiden van het informatiesysteem van de overige onderdelen van de groep;

• iv.

  een beschrijving van procedures en maatregelen om de continuïteit, integriteit, voortdurende beschikbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen;

• v.

  een beschrijving van de systematiek van het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen;

• vi.

  het beleid en de richtlijnen van ieder van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer.

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel h, van het Blz genoemde eis dat, gegeven de verwachte beheerskosten die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal maken, zal kunnen worden voorzien in een recht- en doelmatige uitvoering van de wet, levert de Wlz-uitvoerder bij aanmelding ten minste aan;

• i.

  een beschrijving en onderbouwing van de verwachte te maken beheerskosten voor de eerste 3 jaar.

Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen

dat de geschiktheid van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz buiten twijfel staat:

• i.

  levert de Wlz-uitvoerder bij benoeming ten minste aan:

  • a.

    de gehanteerde procedure voor de werving en de toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;

  • b.

    het functieprofiel en aandachtgebied van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) na benoeming in de beoogde functie bij de Wlz-uitvoerder;

  • c.

    de beschrijving en onderbouwing van de besluitvorming ten aanzien van de geschiktheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de beoogde functie bij de Wlz-uitvoerder, waaronder tenminste de beoordeling op de aspecten genoemd in artikel 10 sub i. tot en met vi. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031);

  • d.

    de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);

  • e.

    een toelichting op de voorbereiding van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor de functie door de Wlz-uitvoerder waarbij rekening wordt gehouden met de aanwezige opleiding en ervaring;

  • f.

    de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;

  • g.

    de verdeling van de portefeuilles tussen beleidsbepalers danwel interne toezichthouders;

  • h.

    de (persoons)gegevens en documenten van de te benoemen (mede)beleidsbepalers of interne toezichthouders:

    • 1.

      naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));

    • 2.

      geboortedatum en geboorteplaats;

    • 3.

      nationaliteit;

    • 4.

      privéadres;

    • 5.

      functie(s);

    • 6.

      beoogde ingangsdatum functie(s);

    • 7.

      curriculum vitae;

    • 8.

      een beschrijving van relevante geldige diploma’s voor de functie bij de Wlz-uitvoerder waarvan de juistheid en geldigheid is getoetst door de Wlz-uitvoerder;

  • i.

    indien een toetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking houdende de uitkomst van deze beoordeling.

• ii.

  levert de Wlz-uitvoerder bij herbenoeming in dezelfde functie aan:

  • a.

    de gehanteerde procedure voor hertoetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) en de uitkomst hiervan, alsmede de documenten waarin de uitkomst hiervan is vastgelegd;

  • b.

    de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de geschiktheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie, waaronder tenminste de beoordeling op de aspecten genoemd in artikel 10 sub i. tot en met vii. van de Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap (TH/BR-031), danwel de melding dat er geen relevante feiten of omstandigheden zijn;

  • c.

    de wijze waarop is vastgesteld dat de benodigde kennis actueel is gehouden, inclusief een overzicht van de gevolgde opleidingen, trainingen of andere vormen van permanente educatie of scholing;

  • d.

    de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);

  • e.

    de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;

  • f.

    de (persoons)gegevens van de te herbenoemen (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s):

    • 1.

      naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));

    • 2.

      geboortedatum en geboorteplaats;

    • 3.

      nationaliteit;

    • 4.

      privéadres;

    • 5.

      functie(s);

    • 6.

      overige (hoofd- of neven)functies;

    • 7.

      beoogde ingangsdatum van herbenoeming;

  • g.

    indien een hertoetsing heeft plaatsgevonden door een andere toezichthouder dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.

• iii.

  levert de Wlz-uitvoerder bij een relevante functiewijziging van een (mede)beleidsbepaler en/of interne toezichthouder(s) ten minste aan:

  • a.

    de gehanteerde procedure voor toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor deze functie en de uitkomst hiervan, alsmede de documenten waarin de uitkomst hiervan is vastgelegd;

  • b.

    het functieprofiel en aandachtgebied van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) voor en na de wijziging;

  • c.

    de besluitvorming met onderbouwing en overwegingen voor de benoeming van betrokkene;

  • d.

    de kennis en competenties die in vergelijking met de vorige functie aanvullend benodigd zijn voor een goede invulling;

  • e.

    een op de betrokkene toegespitst opleidingsprogramma voor het verkrijgen van kennis en competenties;

  • f.

    de procedure voor beoordeling en de uitkomst hiervan voor onafhankelijkheid in state en de tijdsbesteding die benodigd is voor de beoogde functie, beide in relatie tot de (neven)functies van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);

  • g.

    de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zie bijlagen 1 en 2) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;

  • h.

    de (persoons)gegevens van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) van wie de functie wijzigt:

    • 1.

      naam (achternaam, voorletter(s), titel(s));

    • 2.

      geboortedatum en geboorteplaats;

    • 3.

      nationaliteit;

    • 4.

      privéadres;

    • 5.

      bestaande en toekomstige functie(s);

    • 6.

      overige (hoofd- of neven)functies;

    • 7.

      de beoogde ingangsdatum van functiewijziging;

  • i.

    indien een hertoetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.

Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de betrouwbaarheid van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz buiten twijfel staat:

• i.

  levert de Wlz-uitvoerder bij benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) en indien DNB of AFM niet heeft getoetst ten minste aan:

  • a.

    indien de Wlz-uitvoerder uitsluitend zelf de betrouwbaarheid heeft getoetst:

    • 1.

      de gehanteerde procedure (op basis van pre-employment screening) voor toetsing van de betrouwbaarheid van de (mede) beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) waaronder in ieder geval de aan de te benoemen persoon voorgelegde vragen, bevindingen uit openbare bronnen en ingeschakelde referenties;

    • 2.

      de overwegingen en besluitvorming ten aanzien van de betrouwbaarheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) en de interne toezichthouder(s);

    • 3.

      een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;

  • b.

    indien een toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door een andere toezichthouder (dan DNB of AFM):

    • 1.

      de aan de toezichthouder overlegde informatie en documentatie voor de toetsing van de betrouwbaarheid van de (mede) beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s);

    • 2.

      de beschikking van de toezichthouder inhoudende de uitkomst van deze beoordeling;

    • 3.

      de eigen overwegingen en besluitvorming van de Wlz-uitvoerder ten aanzien van de conclusies van de betrouwbaarheid;

    • 4.

      een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand.

• ii.

  levert de Wlz-uitvoerder bij herbenoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) in dezelfde functie aan:

  • a.

    de gehanteerde procedure (op basis van in-employment screening) voor hertoetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) alsmede de uitkomst hiervan, waarbij tenminste de aspecten als genoemd in artikel 4.1.2 lid 3 van het Blz zijn betrokken;

  • b.

    de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie;

  • c.

    een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;

  • d.

    indien een hertoetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.

• iii.

  levert de Wlz-uitvoerder bij functiewijziging van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) aan:

  • a.

    de gehanteerde procedure (op basis van in-employment screening) voor hertoetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepaler(s) of interne toezichthouder(s) alsmede de uitkomst hiervan waarbij tenminste de aspecten als genoemd in artikel 4.1.2 lid 3 van de Blz zijn betrokken;

  • b.

    de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) bij de Wlz-uitvoerder;

  • c.

    een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd door de Wlz-uitvoerder en niet ouder is dan één maand;

  • d.

    indien een (her)toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsvonden door (een) andere toezichthouder(s) dan DNB of AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling.

Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Regeling informatieverstrekking statuten en toetsing (mede)beleidsbepalers Wlz-uitvoerder, met kenmerk TH/NR-015, ingetrokken.

Toepasselijkheid voorafgaande regeling

De Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap, met kenmerk TH/NR-015, blijft van toepassing op besluiten en aangelegenheden die hun grondslag vinden in die regeling en die betrekking hebben op de periode waarvoor die regeling gold.

Inwerkingtreding / Bekendmaking

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin de beleidsregel ingevolge artikel 5, aanhef en onder e, van de Bekendmakingswet, wordt geplaatst.

De regeling ligt ter inzage bij de NZa en is te raadplegen op www.nza.nl.

Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap – TH/NR-020.