Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 29 januari 2024, nr. 2024-0000013768, houdende de inrichting van de Rijksschoonmaakorganisatie alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie (Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit RSO)
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2023 (OMV RSO 2023)
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a.
de directie: de directie Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) van het Ministerie SZW;
b.
de directeur: de directeur van de Rijksschoonmaakorganisatie;
c.
het afdelingshoofd: de functionaris die leidinggeeft aan een afdeling;
d.
de clustermanager: de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder een afdelingshoofd en die leidinggeeft aan het aan hem toegewezen cluster;
e.
de dienstverleningsmanager: de functionaris die rechtstreeks ressorteert onder het afdelingshoofd Operatie en die leiding geeft aan de aan hem toegewezen verzorgingsregio.
2
In afwijking van het eerste lid, onder d, ressorteert de manager Human Resources Ondersteuning rechtstreeks onder de manager Human Resources.
§
2
Organisatie
Artikel
2
1
De directie bestaat uit de volgende afdelingen:
a.
de afdeling Operatie;
b.
de afdeling Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning (BV& BO).
2
Aan het hoofd van iedere afdeling staat een afdelingshoofd.
3
De afdeling Operatie bestaat uit de volgende organisatieonderdelen:
a.
het cluster Dienstverlening, met aan het hoofd de manager Dienstverlening;
b.
het cluster Verzorgingsregio’s, met aan het hoofd van iedere verzorgingsregio een dienstverleningsmanager (DVM).
4
De afdeling Bedrijfsvoering en Bestuursondersteuning bestaat uit de volgende clusters:
a.
het cluster Human Resources (HR), met aan het hoofd de manager HR die wordt bijgestaan door de manager Human Resources Ondersteuning (HRO);
b.
het cluster Financiën, Facilitair & Inkoop (FF&I), met aan het hoofd de manager FF&I;
c.
het cluster Planning & Control (P&C), met aan het hoofd de manager P&C;
d.
het cluster Bestuursondersteuning (BO), met aan het hoofd het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning.
5
Het team accountmanagement valt rechtstreeks onder aansturing van de directeur RSO.
§
3
Verantwoordelijkheden
Artikel
3
Elk van de afdelingshoofden is verantwoordelijk voor:
a.
het bijdragen aan de strategische en bestuurlijke advisering over de doorontwikkeling van de RSO;
b.
het bijdragen aan het jaarplan en het meerjarenplan van de directie RSO;
c.
het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het jaarplan van de eigen afdeling;
d.
het uitoefenen van budgethouderschap ten aanzien van aan de afdeling toegewezen budgetten;
e.
het leiding geven aan de eigen afdeling, waaronder begrepen de personeelsaangelegenheden ten aanzien van de medewerkers die rechtstreeks onder hen ressorteren, de coaching van de medewerkers en het bevorderen van de sociale en functionele cohesie van de eigen afdeling;
f.
het voeren van functioneel beheer op systemen waarvan het afdelingshoofd de hoofdgebruiker is;
g.
het afleggen van verantwoording aan de directeur over de hiervoor onder a tot en met f genoemde verantwoordelijkheden.
Artikel
4
Elk van de clustermanagers en dienstverleningsmanagers is verantwoordelijk voor:
a.
het leveren van bijdragen aan het afdelingsjaarplan;
b.
het hiërarchisch aansturen van en dragen van de P-verantwoordelijkheid voor de medewerkers van het cluster;
c.
de leiding, planning en inzet van medewerkers en de toegekende budgetten en de voortgangsbewaking hiervan voor het eigen organisatieonderdeel;
d.
het sturen op en de realisatie van de doelen van het cluster/de verzorgingsregio binnen de gegeven strategische richting;
e.
het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd over de hiervoor onder a tot en met d genoemde verantwoordelijkheden.
Afdeling Operatie
Artikel
5
Naast het in artikel 3 gestelde, is het afdelingshoofd Operatie verantwoordelijk voor:
a.
het doorontwikkelen van de afdeling Operatie, waarbij invulling wordt gegeven aan de visie en waarden van de Rijksschoonmaakorganisatie;
b.
het aansturen van het cluster Verzorgingsregio’s;
c.
het accorderen van (addenda op) de dienstverleningsafspraken, voorafgaand aan definitieve vaststelling door de directeur;
d.
het mede vormgeven (samen met de directeur van de RSO) aan strategisch relatiemanagement met opdrachtgevers en leveranciers.
Artikel
6
Naast het in artikel 4 gestelde is de manager Dienstverlening verantwoordelijk voor:
a.
het inrichten van de operationele bedrijfsadministratie, waaronder het beheer van de informatie over dienstverleningsafspraken, het ruimtebeheer van de panden en ruimtes en het beheer van de afspraken over de budgetten met betrekking tot de panden;
b.
het zorgdragen voor correcte uitvoering van de werkzaamheden door de medewerkers binnen het cluster;
c.
het zorgdragen voor correcte uitvoering van DVA beheer;
d.
verdere professionalisering van de schoonmaakdienstverlening.
Artikel
7
Naast het in artikel 4 gestelde zijn de dienstverleningsmanagers verantwoordelijk voor:
a.
de organisatie van de operationele schoonmaakwerkzaamheden en alle bijbehorende processen in de eigen verzorgingsregio;
b.
het voeren van accountgesprekken en het in overleg treden met individuele opdrachtgevers in het eigen verzorgingsgebied op operationeel niveau;
c.
de tactische en operationele voorbereiding van de start of wijziging van schoonmaakdienstverlening bij opdrachtgevers die aansluiten op de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie.
Afdeling Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning
Artikel
8
Naast het in artikel 3 gestelde is het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning verantwoordelijk voor:
a.
het doorontwikkelen van de afdeling Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning, waarbij invulling wordt gegeven aan de visie en waarden van de Rijksschoonmaakorganisatie;
b.
het opstellen en monitoren van het jaarplan en meerjarenplan, de managementinformatie, de sturingsinformatie en de jaarverantwoording en het jaarverslag;
c.
het stellen van kaders en het adviseren op het gebied van de bedrijfsvoeringsaspecten, zoals vastgesteld door de directeur, mede op basis van rijksbrede en departementale kaders;
d.
de regievoering op de dienstverlening belegd bij of afgenomen via rijkspartners op het gebied van de bedrijfsvoeringsaspecten;
e.
het aanbesteden in overleg met RIS en/of Inkoopcategorie, het contracteren, het contractmanagement en de voortgangsbewaking van de dienstverlening die door externe leveranciers wordt verricht;
f.
het aansturen van het cluster Bestuursondersteuning;
g.
het bestellen, accorderen, betaalbaar stellen en verzenden van uitgaande facturen en het beheer hierop.
Artikel
9
1
Naast het in artikel 4 gestelde is de manager Human Resources verantwoordelijk voor:
a.
de implementatie en nadere uitwerking van kaderstelling, het advies met betrekking tot organisatie en personeel en de daaraan verbonden juridische aspecten, mede op basis van rijksbrede en departementale kaders;
b.
het adviseren en ondersteunen van de directeur in zijn hoedanigheid als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
2
De manager Human Resources wordt bijgestaan door de rechtstreeks onder hem ressorterende manager Human Resources Ondersteuning, die verantwoordelijk is voor:
a.
de inrichting en uitvoering van de administratieve ondersteuning met betrekking tot organisatie en personeel;
b.
het afleggen van verantwoording aan de manager Human Resources over de onder a genoemde verantwoordelijkheden.
Artikel
10
Naast het onder artikel 4 gestelde is de manager Financiën, Facilitair & Inkoop verantwoordelijk voor:
a.
het voeren van een correcte financiële, facilitaire en inkoopadministratie waarmee doelmatigheid en rechtmatigheid van handelen gewaarborgd worden;
b.
toepassing van rijksbreed beleid, inclusief het nemen van besluiten binnen het gestelde financiële mandaat en het eventueel opstellen van nadere kaders, processen of uitvoeringsbeleid specifiek ten aanzien van financieel beheer, contractmanagement en inkoop, alsook de facilitaire administratie op het gebied van vervoer en ICT-middelen en -systemen.
Artikel
11
Naast het onder artikel 4 gestelde is de manager Planning & Control verantwoordelijk voor:
a.
het zorgdragen voor de regie op de (RSO)cyclus van plannen, begroten, verantwoorden en bijsturen, inclusief de inrichting van het integraal risicomanagement;
b.
het zorgdragen voor correct beheer en onderhoud van het tariferingsmodel;
c.
het verder professionaliseren en optimaliseren van de administratieve organisatie en het uitoefenen van controle op de deugdelijkheid van de administratieve organisatie.
§
4
Bevoegdheden
Artikel
12
1
Aan de afdelingshoofden, clustermanagers en dienstverleningsmanagers wordt volmacht en machtiging verleend met betrekking tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal.
2
Voor de clustermanagers en dienstverleningsmanagers ziet het in het eerste lid gestelde op:
a.
het geven van een waarschuwing;
b.
het doorvoeren van wijzigingen in de arbeidsovereenkomst betreffende arbeidsduur, taken, het (tijdelijk) opdragen van andere werkzaamheden en wijziging van de werklocatie van de medewerker;
c.
het geven van een waarschuwing of het stopzetten dan wel opschorten van betaling van het maandinkomen wegens niet-meewerken aan re-integratie bij ziekteverzuim;
d.
het toekennen of wijzigen van toelagen en het niet-toekennen van periodieken;
e.
het toekennen en wijzigen van verlof.
3
In aanvulling op het eerste lid, wordt aan de afdelingshoofden volmacht en machtiging verleend tot:
a.
het aangaan of wijzigen van al dan niet tijdelijke arbeidsovereenkomsten en detacheringsovereenkomsten van onder hen ressorterende functionarissen die vallen onder de laatstelijk afgesloten collectieve
b.
arbeidsovereenkomst voor rijksambtenaren, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal, dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;
c.
het beëindigen van arbeidsovereenkomsten wanneer dit binnen de proeftijd geschiedt, wanneer de arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt, of wanneer deze eindigt op verzoek van de medewerker;
d.
het toekennen van extra periodieken en gratificaties (boter-bij-de-vis).
4
In aanvulling op het eerste en tweede lid, wordt uitsluitend aan de directeur volmacht en machtiging verleend tot het verrichten van de volgende handelingen:
a.
het verlenen van ontslag op staande voet en het sluiten van beëindigingsovereenkomsten;
b.
het opleggen van een disciplinaire straf of ordemaatregel conform de CAO Rijk;
c.
het toekennen van bewuste beloningen;
d.
het voeren van gerechtelijke procedures en indiening van ontslagaanvragen bij het UWV.
5
Alle overige personele beslissingen voor zover deze niet staan beschreven in het eerste tot en met het vierde lid, zijn uitsluitend voorbehouden aan de directeur RSO.
Artikel
13
1
De afdelingshoofden zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten of bestellingen ter waarde van ten hoogste € 75.000,– inclusief btw per overeenkomst of bestelling betreffende:
a.
het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;
b.
activiteiten ten behoeve van de sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen onderdeel, binnen de daarvoor geldende departementale dan wel binnen de door de directeur vastgestelde financiële kaders;
c.
activiteiten ten behoeve van de re-integratie en arbeidsomstandigheden van onder hen ressorterende medewerkers.
2
In aanvulling op het eerste lid, zijn afdelingshoofden gevolmachtigd tot het afroepen van personele inhuur, zoals uitzendkrachten, binnen de door de directeur vastgestelde kaders en ter waarde van ten hoogste € 200.000,– inclusief btw. Dit bedrag is per overeenkomst per ingehuurde medewerker inclusief alle verlengingen voor de gehele duur van het contract.
Artikel
14
1
De clustermanagers, dienstverleningsmanager en de manager HRO zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten en bestellingen ter waarde van ten hoogste € 15.000,– inclusief btw per overeenkomst of bestelling betreffende:
a.
het opleiden van de onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het opleidingsplan van de directie;
b.
activiteiten ten behoeve van sociale en functionele cohesie, representatieve aangelegenheden, vergaderingen en recepties voor het eigen verzorgingsgebied binnen de daarvoor geldende departementale dan wel door de directeur vastgestelde (financiële) kaders;
c.
activiteiten ten behoeve van de re-integratie en arbeidsomstandigheden van onder hen ressorterende medewerkers binnen de kaders van het re-integratieproces.
2
In aanvulling op het eerste lid zijn de dienstverleningsmanagers gevolmachtigd tot:
a.
het afroepen van uitzendkrachten ten behoeve van het eigen verzorgingsgebied binnen de door de afdelingsmanager Operatie vastgestelde kaders;
b.
het doen van bestellingen met betrekking tot de schoonmaakdienstverlening binnen de door de afdelingsmanager Operatie vastgestelde (financiële) kaders.
Artikel
15
1
Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door het afdelingshoofd Operatie.
2
Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de directeur en het afdelingshoofd Operatie, worden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning.
3
Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de directeur en zowel het afdelingshoofd Operatie als het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning, worden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door een specifiek daartoe aangewezen functionaris.
4
In uitzondering op het eerste tot en met het derde lid, worden bij afwezigheid of verhindering van de directeur, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als bestuurder in de contacten met de Ondernemingsraad waargenomen door de plaatsvervangend secretaris-generaal SZW.
5
In uitzondering op het eerste tot en met het derde lid, wordt het door de secretaris-generaal SZW verleende mandaat aan de directeur voor het afnemen van de eed en belofte, bij afwezigheid of verhindering van de directeur, niet doorverleend aan diens waarnemers.
6
Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd Operatie worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als afdelingshoofd Operatie waargenomen door de manager Dienstverlening.
7
Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning (geheel of gedeeltelijk en afhankelijk van de situatie) waargenomen door (één van) de managers van de afdeling P&C, HR en FF&I.
8
Bij afwezigheid of verhindering van de manager Dienstverlening worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als manager Dienstverlening waargenomen door de senior regisseur Dienstverlening. Uitsluitend financiële aangelegenheden gerelateerd aan DVA-beheer kunnen in deze situatie worden waargenomen door de coördinator DVA-beheer.
9
Bij afwezigheid of verhindering van de manager Human Resources worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als manager Human Resources waargenomen door de manager Human Resources Ondersteuning.
10
Bij afwezigheid of verhindering van de manager Facilitair, Financiën en Inkoop worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als manager FF&I waargenomen door de coördinator van het team Financieel Beheer.
11
Bij afwezigheid of verhindering van de manager Planning & Control worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden als manager P&C, waargenomen door de Business Controller.
12
Bij afwezigheid of verhindering van een dienstverleningsmanager worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden geheel of gedeeltelijk waargenomen door een of meer aan te wijzen dienstverleningsmanagers.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.
3
Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Rijksschoonmaakorganisatie 2023 (OMV RSO 2023).
Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.