Besluit om over te gaan tot routinematige of retrospectieve digitale vervanging van archiefbescheiden van de Justitiële Informatiedienst, die:
deel uitmaken van de werkprocessen van de Justitiële Informatiedienst;
volgens de geldende selectielijst voor vernietiging of bewaring in aanmerking komen.
De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en die worden ontvangen of opgemaakt na inwerkingtreding van dit besluit.
Besluit dat bij de overweging om tot vervanging over te gaan, rekening is gehouden met de waarde van de archiefbescheiden, zoals aangegeven in artikel 2, lid 1 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.
De digitale vervanging geschiedt op de wijze en volgens de specificaties zoals omschreven in bijlage 1 bij dit besluit.
De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd of bewaard gedurende de vastgestelde bewaartermijnen volgens de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling 2009 in het DMS-systeem DigiJust of bij langdurige archivering in het elektronisch archief, het Centraal Digitaal Depot Plus.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt gepubliceerd.
Dit besluit wordt aangehaald als Besluit Vervanging Archiefbescheiden Justid 2024.
Toelichting bij artikel 2:
Bij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening gehouden met:
De taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
De verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van cultureel erfgoed; en
Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Toelichting bij artikel 4 lid 2:
Overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling wordt in dit besluit inzicht geboden in de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:
Reikwijdte vervangingsproces met opgave organisatieonderdelen en categorieën archiefbe-scheiden:
Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorieën archiefbescheiden:
Primair proces:
correspondentie over juridische, privacy- en beveiligings-aangelegenheden;
afspraakdocumenten en overeenkomsten met ketenpartners;
Secundair proces:
correspondentie over bedrijfsvoeringstaken op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën en Facilitaire Zaken en Archief (PIOFACH).
De routinematige en retrospectieve vervanging heeft betrekking op de periode vanaf 2006 waarvan het belang van raadpleging voor het werkproces van Justid nog aanwezig is. De routinematige en retrospectieve vervanging betreft archiefbescheiden die betrekking hebben op de archieven van de gehele organisatie van Justid met de volgende directies:
Bedrijfsvoering;
Ketenvoorzieningen en innovatie;
Ketenstrategie;
Dienstverlening;
Informatiehuishouding.
Dit vervangingsbesluit is niet van toepassing op de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand.
Inrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur.
Voor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdeling van Justid in Zutphen gebruik gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn standaard minimaal ingesteld op de volgende basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit (1-bit). Bij het vaststellen van het contrast en de helderheid worden de waarden automatisch vastgesteld.
Software en gekozen instellingen:
De scanomgeving van Justid maakt gebruik van software die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.
Criteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit.
Voor de bestuursrechtelijke besluitvormig worden grotendeels taal- of tekstdocumenten gehanteerd, waarin de factor kleur geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces. Deze documenten worden zwart/gescand. Bij documenten waar de kleur betekenis heeft, bijvoorbeeld identiteitsdocumenten of foto’s worden kleurinstellingen toegepast.
Wijze waarop reproductie tot stand komt:
Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A.
Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit groep 4, Optical Character Recognition (OCR).
Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.
Reproductie per batch.
Inrichting controle op juiste en volledige weergave en herstel fouten:
Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd en wordt het document opnieuw gescand.
Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde documenten onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de scanmedewerker en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden ze door de controlemedewerker geverifieerd en goedgekeurd.
Proces vernietiging:
De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van minimaal twee weken en maximaal 26 weken daadwerkelijk worden vernietigd door een leverancier die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten.
Kwaliteitsprocedures:
Bij de scanafdeling van Justid in Zutphen worden interne werkbeschrijvingen bijgehouden voor scanmedewerkers voor de uitvoering van het digitaliseringsproces. Herin is onder meer opgenomen dat er service- en gebruiksonderhoud periodiek dient plaats te vinden met een controle op de juiste scaninstellingen.