Regeling van het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand van 28 mei 2025 betreffende de archiefbeheersregels voor de Raad voor Rechtsbijstand

1

Het bestuur is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Raad voor Rechtsbijstand.

2

De CIO is namens de zorgdrager op ambtelijk niveau verantwoordelijk voor het archiefbeheer.

Dit houdt in dat de CIO op het gebied van archiefbeheer de volgende taken en verantwoordelijkheden heeft:

• a.

  vaststellen van beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders, alsmede beheersinstrumenten zoals algemene voorschriften en procedures;

• b.

  de prioriteiten bepalen voor het archiefbeheer in afstemming met het hoofd CIO Office;

• c.

  verantwoording afleggen aan interne en externe toezichthouders over de staat van de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer.

3

Het Hoofd CIO Office is verantwoordelijk voor de afdeling waar het interne toezicht op, coördinatie van en advisering over het archiefbeheer is belegd en stuurt deze afdeling aan.

4

Het Hoofd CIO rapporteert over het toezicht op het archiveringsysteem en de archiveringsfunctie in de Planning en Control cyclus.

5

De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van de processen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

6

De proceseigenaar is de functionaris met wie afspraken worden gemaakt over de vorming en het beheer van archiefbescheiden voor de processen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

1

Een commissie of voorziening vormt zelfstandig een eigen archief.

2

Het secretariaat van een commissie maakt afspraken met de Raad voor Rechtsbijstand over het archiefbeheer dat de commissie of voorziening uitvoert.

3

Het secretariaat van een commissie treedt uiterlijk op het moment van opheffing van de commissie in overleg met de digitaal archivaris over het in beheer overdragen van het archief aan de Raad voor Rechtsbijstand.

1

De behandelend medewerker voegt alle archiefbescheiden die op een zaak betrekking hebben in een dossier behorende bij de zaak.

2

De behandelend medewerker zorgt ervoor dat bij de registratie van archiefbescheiden de metadata vastgelegd wordt die is voorgeschreven in een door de Raad voor Rechtsbijstand vastgesteld metadataschema.

3

De behandelend medewerker controleert bij het afhandelen van de zaak of:

• a.

  alle archiefbescheiden die tot de zaak behoren, in het dossier aanwezig zijn;

• b.

  het dossier en alle daarin behorende archiefbescheiden juist zijn geregistreerd.

4

De behandelend medewerker voegt alle nog niet in het dossier aanwezige archiefbescheiden toe als hij constateert dat bij het afhandelen van de zaak alle archiefbescheiden nog niet in het dossier aanwezig zijn.

5

De behandelend medewerker verwijdert alle in het dossier aanwezige archiefbescheiden van de zaak die niet in het dossier van de zaak aanwezig behoren te zijn.

1

Een register waarvan de Raad voor Rechtsbijstand de enige houder is, valt onder de zorg van de Raad voor Rechtsbijstand.

2

De Raad voor Rechtsbijstand is geen zorgdrager voor een register waarvoor het enkel als beheerder/uitvoerder is aangewezen door een of meerdere houders van dat register.

3

De Raad voor Rechtsbijstand is voor een register waarvan het medehouder is, enkel zorgdrager voor het gedeelte van het register dat betrekking heeft op de taakuitvoering van de Raad voor Rechtsbijstand.

4

De Raad voor Rechtsbijstand is als (mede)houder van een register verantwoordelijk voor het inwinnen en bijhouden van authentieke gegevens in het register en het borgen van de kwaliteit van die gegevens.

1

De zorgdrager ontwerpt een selectielijst waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

2

Het ontwerpen van een nieuwe selectielijst voldoet aan de in artikelen 2 tot en met 5, Archiefbesluit 1995 genoemde criteria.

3

De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst in ieder geval inhoudelijk deskundigen ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a.

  de organisatie en de taken van de Raad voor Rechtsbijstand;

• b.

  archiefbeheer;

• c.

  privacywet- en regelgeving;

• d.

  een onafhankelijke, externe deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie van de Raad voor Rechtsbijstand voor deze relatie;

• e.

  de algemene rijksarchivaris.

1

De zorgdrager kan besluiten tot de vervanging van archiefbescheiden. Dit wordt vastgelegd in een vervangingsbesluit.

2

De zorgdrager ondertekent het vervangingsbesluit.

3

Het vervangingsbesluit wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

4

Een Handboek vervanging wordt als bijlage aan het vervangingsbesluit toegevoegd.

Het Handboek vervanging geeft in ieder geval inzicht in de aspecten van het vervangingsproces die zijn genoemd in artikel 26b van de Archiefregeling 2009 voor de vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

5

Vervanging van archiefbescheiden vindt plaats met een juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is een onlosmakelijk onderdeel van het vervangingsproces.

6

De reproducties worden aangemerkt als archiefbescheiden.

7

De zorgdrager maakt een verklaring op van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in de zin van artikel 8, Archiefbesluit 1995.

8

De verklaring van vervanging wordt blijvend bewaard in het archief.

1

Vernietiging van archiefbescheiden vindt enkel plaats op grond van een geldige selectielijst of na vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 8 van deze regeling.

2

De proceseigenaar moet schriftelijk akkoord gaan met de voorgenomen vernietiging van archiefbescheiden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

3

De proceseigenaar kan, mits onderbouwd, aangeven welke archiefbescheiden tijdelijk langer moeten worden bewaard.

4

Archiefbescheiden kunnen in ieder geval tijdelijk langer worden bewaard als:

• a.

  gewijzigde wet- en/of regelgeving een langere bewaartermijn voorschrijft waarin de op dat moment geldende selectielijst niet voorziet;

• b.

  deze nodig zijn voor de taakuitvoering van de Raad.

5

De zorgdrager maakt een verklaring op van de vernietiging van archiefbescheiden als bedoeld in de zin van artikel 8, Archiefbesluit 1995.

6

De verklaring van vernietiging wordt blijvend bewaard in het archief.

7

De zorgdrager kan besluiten om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging.

De geldende selectielijst moet hiervoor een grondslag bieden. Het besluit kan ook zijn gebaseerd op de zgn. selectiemethodiek ‘hotspotmonitor’.

8

Het besluit om archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging uit te zonderen van vernietiging, bevat in ieder geval een specificatie van de archiefbescheiden en de grondslag voor het uitzonderen van vernietiging.

9

De zorgdrager ondertekent het besluit voor het uitzonderen van archiefbescheiden van vernietiging.

10

Het besluit om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

11

Het besluit om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging, wordt blijvend bewaard in het archief.

1

De archiefbescheiden worden voorafgaand aan de overbrenging in een goede, geordende en toegankelijke staat gebracht die voldoet aan de eisen van de beheerder van de archiefbewaarplaats.

2

De zorgdrager bepaalt in een Besluit beperkingen openbaarheid of er beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van over te brengen archiefbescheiden als bedoeld in artikel 15, eerste lid, Archiefwet 1995. Hiervoor geldt onderstaande:

• a.

  voorafgaand aan het besluit moet advies worden gevraagd aan de algemene rijksarchivaris;

• b.

  de zorgdrager verwerkt het advies in het besluit;

• c.

  als de zorgdrager in het besluit afwijkt van het advies van de algemene rijksarchivaris, dan moet dit worden onderbouwd;

• d.

  het besluit bevat in ieder geval een specificatie van de archiefbescheiden die aan de openbaarheid zijn beperkt, de termijn van de openbaarheidsbeperking en de grondslag van de openbaarheidsbeperking;

• e.

  de zorgdrager ondertekent het besluit;

• f.

  het besluit wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

3

De zorgdrager maakt een verklaring van overbrenging op als bedoeld in de zin van artikel 9, lid 3, Archiefbesluit 1995 en voegt een eventueel Besluit openbaarheid beperkingen als bijlage toe.

4

De zorgdrager ondertekent de verklaring van overbrenging.

5

De verklaring van overbrenging wordt blijvend bewaard in het archief.

6

De zorgdrager dient een onderbouwd verzoek in bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor opschorting van overbrenging (voor een periode van hoogstens 10 jaar per opschorting). De minister besluit of een machtiging voor de opschorting wordt verleend.

1

De zorgdrager is bevoegd om te besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2

Voor de vervreemding van informatie is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

4

De zorgdrager betrekt bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding in ieder geval inhoudelijk deskundigen ten aanzien van de onderstaande onderwerpen als archiefbescheiden door vervreemding niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats:

• a.

  de organisatie en de taken;

• b.

  het archiefbeheer;

• c.

  privacywet- en regelgeving;

• d.

  de algemene rijksarchivaris.

3

De zorgdrager geeft aan bij het aanvragen van een machtiging, en in het besluit tot vervreemding, op welke wijze rekening is gehouden met de in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 genoemde belangen.

4

Het besluit tot vervreemding wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

5

De zorgdrager maakt een verklaring van vervreemding op als bedoeld in de zin van artikel 8, Archiefbesluit 1995.

6

De zorgdrager ondertekent de verklaring van vervreemding.

7

De verklaring van vervreemding wordt blijvend bewaard in het archief.

1

Bij een organisatieverandering zoals een reorganisatie, (gedeeltelijke) opheffing van een of meerdere taken of (gedeeltelijke) privatisering van een of meerdere taken, wordt vastgelegd of, en zo ja, wat de implicaties zijn voor het beheer van de betrokken archiefbescheiden.

2

Bij een organisatieverandering als bedoeld in het vorige lid, worden maatregelen getroffen voor het beheer van de betrokken archiefbescheiden.

3

Bij het treffen van maatregelen als bedoeld in het vorige lid, wordt rekening gehouden met het genoemde in het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie.