Regeling van de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid van 7 september 2001, houdende regels in verband met de verstrekking van reisdocumenten door de burgemeesters

2.4

Onderzoek en Controle

De verplichtingen rondom het jaarlijkse onderzoek naar de beveiliging van de reisdocumenten en de daaruit voortvloeiende aanpassing (actualisering) van het beveiligingsplan zijn beschreven in artikel 93 en artikel 94 van de PUN.

2.4.1

Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?

2.4.2

Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?

2.4.3

Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken?

Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.

2.4.4

Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?

2.4.5

Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden?

Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.

2.4.6

Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?

1.1

De burgemeester

Rondom de beveiliging van reisdocumenten worden verschillende verantwoordelijkheden onderscheiden. In formele zin is de burgemeester verantwoordelijk en hoewel verschillende delen van het proces zijn gedelegeerd, dient hij betrokken te zijn bij het opstellen en actualiseren van het beveiligingsplan en de controle op de uitvoering. Er wordt geadviseerd het beveiligingsplan jaarlijks door de burgemeester c.q. het gemeentebestuur te laten vaststellen nadat de resultaten van het jaarlijkse onderzoek in het plan zijn verwerkt.

1.1.1

Is het beveiligingsbeleid formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?

1.1.2

Is het beveiligingsplan reisdocumenten formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?

1.1.3

Wordt het resultaat van de jaarlijkse evaluatie van het beveiligingsplan reisdocumenten (incl. de correcties) gerapporteerd aan het gemeentebestuur?

1.2

De beveiligingsadviescommissie

In een beveiligingsadviescommissie worden beveiligingsaangelegenheden in de gemeente gecoördineerd. De commissie bewaakt het beveiligingsbeleid en adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging (zie ook bijlage 2).

1.2.1

Is in uw gemeente een beveiligingsadviescommissie ingesteld die het beveiligingsbeleid bewaakt en het bestuur adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging?

1.2.2

Heeft de beveiligingsadviescommissie het afgelopen jaar overlegd over de risico's op de afdeling Burgerzaken en de afstemming van de beveiligingsmaatregelen rondom de reisdocumenten met de beveiligingsmaatregelen op andere afdelingen?

1.2.3

Zijn de afdelingen Burgerzaken, Informatiezaken, Facilitaire zaken in de beveiligingsadviescommissie vertegenwoordigd?

1.2.4

Maakt de (in het kader van de PUN aangestelde) beveiligingsfunctionaris deel uit van deze commissie?

1.3

Het hoofd Burgerzaken

Het hoofd Burgerzaken is als lijnmanager verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de maatregelen die in PUN en het BeveiligingsNet worden beschreven.

1.3.1

Is het onderwerp beveiliging opgenomen in de functiebeschrijving van het hoofd Burgerzaken?

1.3.2

Is de problematiek rondom beveiliging het afgelopen jaar door het hoofd Burgerzaken aan de orde gesteld in het managementoverleg?

1.3.3

Blijkt uit notulen, nota's etc. dat het hoofd Burgerzaken het afgelopen jaar actief is geweest op het terrein van de beveiliging rondom de reisdocumenten?

1.4

Het hoofd informatiezaken

Het hoofd Informatiezaken is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de ICT-beveiligingsmaatregelen. Er wordt geadviseerd het hoofd Informatiezaken (of één van de medewerkers namens hem) als adviseur te betrekken bij het opstellen en evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten, omdat beide plannen een nauwe relatie hebben op het vlak van autorisaties, de reisdocumentenmodule en het reisdocumenten aanvraag- en archief station (RAAS).

1.4.1

Is het hoofd Informatiezaken als adviseur betrokken geweest bij het opstellen en/of evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten?

1.4.2

Heeft het hoofd Informatiezaken positief geadviseerd over het deel van het plan dat een relatie heeft met het ICT beveiligingsplan?

1.5

De Beveiligingsfunctionaris

De beveiligingsmaatregelen moeten worden afgestemd op de gemeente. Daarom is in de PUN (art. 93, lid 10 t/m 15) vastgelegd dat de gemeenten een beveiligingsfunctionaris moeten aanstellen, die zorgdraagt voor het beheer van het beveiligingsplan en die toeziet op de naleving van de daarin beschreven procedures en maatregelen. De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de beveiligingsfunctionaris en de andere taken en verantwoordelijkheden op de afdeling Burgerzaken om te voorkomen dat het hoofd (of één van de medewerkers) van de afdeling Burgerzaken zichzelf vanuit de functie van beveiligingsfunctionaris moet controleren. In bijlage 5 wordt meer geschreven over functiescheiding. In bijlage 3 is een voorbeeld van een functiebeschrijving voor de beveiligingsfunctionaris is opgenomen (PUN art. 93).

1.5.1

Heeft uw gemeente een beveiligingsfunctionaris aangesteld voor het beheer en toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures?

1.5.2

Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris beschreven in een functiebeschrijving?

1.5.3

Is de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording schuldig aan de Burgemeester?

1.5.4

Is de beveiligingsfunctionaris onafhankelijk van de taken en werkprocessen op de afdeling Burgerzaken?

1.5.5

Heeft de beveiligingsfunctionaris voldoende mogelijkheden om zijn taken goed te kunnen vervullen?

Toelichting: Het gaat hier om de vrijheid om onafhankelijk te opereren, maar ook om tijd en budget voor onderhoud en aanpassingen van de bouwkundige beveiligingsmaatregelen en voor instructie, opleidingen, externe adviezen, etc.

1.5.6

Wordt van de aanwijzing of de vervanging van de beveiligingsfunctionaris melding gedaan aan het agentschap BPR?

1.6

De autorisatiebevoegde reisdocumenten

De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) bepaalt welke medewerkers welke handelingen op het RAAS mogen verrichten. Per afgiftepunt moeten er minimaal twee autorisatiebevoegden zijn. Het systeem van sleutels, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes is het instrument waarmee het autorisatiepatroon vorm krijgt. De PUN schrijft voor dat de autorisatiebevoegde reisdocumenten direct verantwoordelijkheid aflegt aan de burgemeester. De ABR is verantwoordelijk, maar het is aan te bevelen dat hij bij het toekennen van de autorisaties in overleg treedt met de beveiligingsfunctionaris. (PUN art. 79)

1.6.1

Heeft uw gemeente tenminste twee ambtenaren per afgiftepunt aangewezen als autorisatiebevoegde reisdocumenten?

1.6.2

Wordt van de aanwijzing of de vervanging van een autorisatiebevoegde reisdocumenten terstond melding gedaan aan de leverancier en aan het agentschap BPR?

1.6.3

Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde reisdocumenten vastgelegd in een functiebeschrijving?

1.6.4

Is de autorisatiebevoegde reisdocumenten rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester?

1.6.5

Overlegt de autorisatiebevoegde reisdocumenten bij het toekennen van autorisaties met de beveiligingsfunctionaris?

1.7

De medewerkers van de afdeling Burgerzaken

De medewerkers van de afdeling Burgerzaken worden geacht zich te houden aan de beveiligingsmaatregelen.

1.7.1

Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de bepalingen in de PUN en de maatregelen en aanbevelingen in het BeveiligingsNet?

1.7.2

Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de inhoud van het beveiligingsplan voorzover het hun taak en functie betreft?

1.7.3

Werken de medewerkers van de afdeling Burgerzaken conform hetgeen voor hun taak en functie in het beveiligingsplan is opgenomen?

2.1

Beveiligingsbeleid

Het bestuur ontwikkelt op basis van een risico-inschatting een (lange termijn) visie die vertaald wordt in het beveiligingsbeleid. In dit beleid wordt de samenhang verwoord tussen de veiligheidsrisico's, de visie op beveiliging, de verschillende verantwoordelijkheden binnen de gemeente, de instandhouding van een goede beveiligingsattitude (kennis en houding) en de inrichting van de beveiliging in de verschillende sectoren en afdelingen.

2.1.1

Heeft uw gemeente een op schrift gesteld beveiligingsbeleid?

2.1.2

Wordt daarin beschreven hoe (de uitvoering van) het beveiligingsplan van de afdeling Burgerzaken wordt geëvalueerd en gecontroleerd?

2.2

Beveiligingsplan

Het beveiligingsplan bevat de maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektrotechnisch gebied waarmee de beveiliging van de reisdocumenten is vormgegeven. In het beveiligingsplan kan worden verwezen naar andere relevante stukken of andere beveiligingsplannen (bijvoorbeeld een ICT-beveiligingsplan of een plan waarin de toegangsbeveiliging van het gemeentehuis is beschreven). De minimale eisen m.b.t. het beveiligingsplan zijn geformuleerd in de PUN. Dit beveiligingsplan dient jaarlijks te worden geëvalueerd en zonodig aangepast (PUN art. 93).

2.2.1

Heeft uw gemeente een op schrift gesteld plan voor de beveiliging van reisdocumenten?

2.2.2

Zijn alle in de PUN 93 lid 1 a t/m d genoemde elementen in dit plan vastgelegd?

Toelichting: alle elementen zijn maatregelen inzake:

• art. 93 lid 1a: de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen;

• art. 93 lid 1b: de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het tiende lid;

• art. 93 lid 1c: de functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten betrokken functionarissen;

• art. 93 lid 1d: de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.

2.2.3

Bevat het beveiligingsplan een regeling voor functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de verstrekking van de reisdocumenten?

2.2.4

Heeft uw gemeente een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die voldoet aan de voorschriften in het ICT-beveiligingsplan voor de reisdocumentenmodule en het RAAS en is afgestemd op de instructies van de leverancier?

2.2.5

Bevat uw beveiligingsplan een schriftelijke procedure voor de uitgifte van sleutels, key-cards, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes?

2.3

Interne communicatie

Het verdient aanbeveling om de beveiliging op te nemen als vast agendapunt van het periodieke werkoverleg. De volgende onderwerpen kunnen aan de orde komen (niet limitatief): tekortkomingen in de operationele beveiligingsprocedures; voorstellen voor aanpassingen van operationele beveiligingsprocedures; (succes)ervaringen met publiek dat poogt te frauderen; ongewenste of onveilige situaties in de dagelijkse praktijk; gevaarlijk of ongewenst gedrag van medewerkers (ook buiten Burgerzaken). Het verdient tevens aanbeveling om veiligheidskwesties die spelen op de afdeling Burgerzaken te rapporteren aan de Beveiligingsadviescommissie. En omgekeerd dienen de adviezen van deze commissie te worden teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken. Zowel op afdelingsniveau (werkoverleg) als op organisatieniveau (Beveiligingsadviescommissie) is het belangrijk de interne communicatie te voeden met informatie over beveiligingsaangelegenheden bij Burgerzaken in andere gemeenten en deze te relateren aan de eigen situatie. De beveiligingsfunctionaris en/of het hoofd Burgerzaken dienen daartoe een netwerk te onderhouden binnen BPR, VNG, NVvB, etc.

2.3.1

Staat het onderwerp beveiliging op de agenda van het periodieke werkoverleg?

2.3.2

Worden de verslagen van het overleg over beveiligingsonderwerpen ter informatie gezonden aan de beveiligingsfunctionaris?

2.3.3

Worden in het werkoverleg de uitkomsten van de periodieke evaluatie van de beveiligingssituatie besproken?

2.3.4

Zijn er afspraken gemaakt over de communicatie tussen de afdeling Burgerzaken en de Beveiligingsadviescommissie inzake beveiligingsaangelegenheden?

2.3.5

Worden de relevante adviezen van de Beveiligingsadviescommissie teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken?

2.4

Onderzoek en Controle

De PUN schrijft een jaarlijkse evaluatie van de beveiligingsmaatregelen voor (art. 94) die moet worden uitgevoerd aan de hand van het BeveiligingsNet. Eén keer per drie jaar moet de gemeente een externe deskundige inschakelen die moet controleren of dit interne onderzoek goed is uitgevoerd. Het is raadzaam om zowel bij het jaarlijkse onderzoek als bij de driejaarlijkse controle niet alleen te kijken of de maatregelen en procedures feitelijk bestaan, maar ook of ze worden nageleefd op de afdeling. (PUN art. 93 en 94)

2.4.1

Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?

2.4.2

Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?

2.4.3

Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken?

Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.

2.4.4

Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?

2.4.5

Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden?

Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.

2.4.6

Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?

3.1

Antecedentenonderzoek en indiensttreding

Om betrouwbaarheid van personeel te garanderen, is het van belang om zeer zorgvuldige procedures in acht te nemen bij het aannemen van nieuwe medewerkers.

3.1.1

Worden bij vacaturevervulling binnen de afdeling Burgerzaken alle volgende controles uitgevoerd: informeren bij opgegeven referenties, onderzoeken van gaten in het curriculum vitae, controleren van diploma's en getuigschriften op echtheid en het opvragen van een ‘verklaring omtrent het gedrag’?

3.1.2

Beschikt de afdeling Burgerzaken over een standaardintroductieprogramma voor nieuwe of tijdelijke medewerkers?

3.1.3

Wordt gebruik gemaakt van een lijst waarop kan worden aangekruist welke voor de beveiliging relevante (vertrouwelijke) informatie aan de nieuwe medewerker is verstrekt?

3.2

Instructie en beveiligingsbewustzijn

Regelmatige instructie is belangrijk om de betrokken ambtenaren te informeren over risico's en risicobeperkende afspraken en maatregelen (PUN art. 93, lid 7). Ook nieuwe of tijdelijke medewerkers moeten over het onderwerp beveiliging worden geïnformeerd. Voor de instandhouding van een professionele beveiligingsgerichte houding bij de medewerkers is het van belang dat de gemeente duidelijk maakt dat het overtreden of negeren van (beveiligings)afspraken kan leiden tot sancties. (PUN art. 93)

3.2.1

Worden de medewerkers van Burgerzaken tenminste één maal per jaar geïnstrueerd met betrekking tot de met de verstrekking van reisdocumenten samenhangende risico's en risicobeperkende maatregelen?

3.2.2

Is er binnen de gemeente sanctiebeleid ontwikkeld m.b.t. het overtreden van beveiligingsmaatregelen?

3.2.3

Zijn de medewerkers ervan op de hoogte dat het overtreden van beveiligingsmaatregelen consequenties kan hebben?

3.2.4

Zijn de onderwerpen beveiligingsattitude en professionele integriteit vaste onderdelen van de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken?

3.3

Autorisaties binnen de ICT voorzieningen

Autorisaties in het RAAS mogen slechts worden verstrekt aan bevoegde medewerkers van de afdeling Burgerzaken. De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) beheert de autorisaties, d.w.z. dat hij:

• de autorisaties uitreikt;

• de autorisaties en eventuele wijzigingen daarin aanmeldt bij de producent;

• registreert aan wie welke autorisatie is verstrekt;

• toezicht houdt op het zorgvuldig gebruik van de autorisaties.

(PUN art. 80)

3.3.1

Is de ABR de enige die autorisaties voor het RAAS verstrekt?

Toelichting: De ABR vraagt de autorisaties aan, geeft ze uit en beheert ze. Het verdient aanbeveling dat de ABR bij de beslissing wie te autoriseren, overlegt met de beveiligingsfunctionaris.

3.3.2

Heeft uw gemeente een procedure voor het aanwijzen of het vervangen van de ABR en zijn plaatsvervanger?

3.3.3

Heeft uw gemeente de persoonsgebonden identificatiekaarten en bijbehorende PIN-codes opgenomen in een procedure vergelijkbaar met een sleutelprocedure?

Toelichting: In bijlage 7 is een aantal aandachtspunten opgenomen voor het schrijven van een sleutel/codeprocedure.

3.3.4

Bestaat er in uw gemeente een instructie die ambtenaren verbiedt persoonsgebonden identificatiekaarten uit te lenen c.q. PIN-codes aan anderen (ook collega's) bekend te maken?

Toelichting: In art. 80 lid 4 staat dat de identificatiekaarten op naam worden uitgegeven. De bedoeling van de PUN is uiteraard dat kaarten ook slechts door de houder worden gebruikt. Een instructie die dit benadrukt kan als basis dienen om medewerkers op deze verantwoordelijkheid te wijzen.

3.4

Bevoegdheid tot het in ontvangst nemen van reisdocumenten en bijschrijvingstickers

De medewerkers die de gepersonaliseerde documenten in ontvangst nemen dienen te zijn aangemeld bij de distributeur. Deze aanmelding maakt feitelijk deel uit van het autorisatieschema. (PUN art. 81)

3.4.1

Zijn per afgiftepunt tenminste drie ambtenaren geautoriseerd tot het in ontvangst nemen van de levering gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers?

3.4.2

Bewaart de gemeente een kopie van de gewaarmerkte postmachtigingen, waarmee de ontvangstgemachtigden zijn aangemeld bij het bestelkantoor van de PTT?

Toelichting: De postmachtiging dient te worden gewaarmerkt met een dienststempel en een handtekening door of namens de burgemeester.

3.5

Bevoegdheid tot verstrekken van documenten

In de PUN is vastgelegd dat het in behandeling nemen van de aanvraag en de uitreiking van gepersonaliseerde reisdocumenten slechts mag geschieden door gemeenteambtenaren die daartoe door of namens de burgemeester zijn aangewezen (PUN art. 78). Op locaties die niet onder gemeentelijk beheer staan, mogen deze handelingen slechts worden verricht door bezoldigde ambtenaren. Het belang van deze maatregel is, dat van niet bezoldigde ambtenaren de betrouwbaarheid niet voldoende gegarandeerd is. De inzet van niet bezoldigde ambtenaren (bijvoorbeeld vakantiekrachten en uitzendkrachten) is mogelijk, maar wel moet uiterste zorgvuldigheid worden betracht. Op niet tot de gemeente behorende afgiftepunten is de inzet van niet bezoldigde ambtenaren niet toegestaan. In paragraaf 3.1 van dit BeveiligingsNet staan aanbevelingen voor het antecedentenonderzoek voor personeel op de afdeling Burgerzaken.

(PUN art. 78 en 82)

3.5.1

Zijn alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken daartoe aangewezen door de burgemeester of een door hem daartoe aangewezen ambtenaar?

3.5.2

Worden op afgiftepunten die niet onder het beheer van de gemeente vallen de handelingen m.b.t. het aanvragen en uitreiken van reisdocumenten slechts verricht door bezoldigde ambtenaren van de gemeente?

Indien uw gemeente geen gebruik maakt van dergelijke locaties, beantwoord dan deze vraag met ‘ja’.

3.5.3

Heeft uw gemeente een registratie van bevoegdheden van alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken?

Toelichting: Deze registratie dient in overeenstemming te zijn met de functionele beschrijvingen m.b.t. het aanvraagsysteem reisdocumenten en met de bepalingen m.b.t. functiescheiding.

3.5.4

Bestaat er een actuele administratie van de parafen van de personen die tot parafering van aanvraagformulieren bevoegd zijn?

Toelichting: Deze parafenregistratie moet in ieder geval net zo lang bewaard worden als de administratie van de aanvraagformulieren waarin de parafen zijn geplaatst.

3.6

Functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken

De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen (PUN art. 93 lid 1c). Slechts indien dit door een te geringe personele capaciteit onmogelijk is, kan tijdelijk van dit voorschrift worden afgeweken. In die gevallen moet worden vastgelegd wat daarvan de reden is, wanneer het heeft plaatsgevonden en wie de handelingen hebben verricht. Tevens moeten de aanvraagformulieren en afschriften van de gegevens over de aldus verstrekte documenten worden bewaard en moet na afloop van de periode een daartoe aangewezen ambtenaar, die niet betrokken was bij de verstrekking, het proces controleren. Tijdens de jaarlijkse controle dient te worden nagegaan of deze bijzondere procedure naar behoren wordt toegepast.(PUN art. 93)

3.6.1

Is er in uw gemeente te allen tijde functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ beantwoordt, dan vloeit hier automatisch uit voort dat u ook de vragen 3.6.2 t/m 3.6.6 met ‘ja’ beantwoordt.

3.6.2

Is, op momenten waarop er geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, de reden daarvan gelegen in een te geringe personele capaciteit?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.

3.6.3

Wordt er, in situaties waarin geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, schriftelijk vastgelegd wat daarvan de reden is, gedurende welke periode niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan en wie de ambtenaren zijn die in deze periode belast zijn met de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.

3.6.4

Worden de aanvraagformulieren bewaard en afschriften gemaakt van de gegevens van de documenten die zijn verstrekt in de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.

3.6.5

Wordt na afloop van de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan, gecontroleerd of de in art. 93 lid 4 en 5 bedoelde verslagen en gegevens aanwezig zijn en of de verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.

3.6.6

Wordt deze controle uitgevoerd door een ambtenaar die in de desbetreffende periode niet betrokken is geweest bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers?

Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.

3.7

Functiescheiding tussen aanvraag en verstrekking

Naast de functiescheiding tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen stelt de PUN dat zoveel mogelijk tevens functiescheiding dient te bestaan tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing om het document aan deze aanvrager te verstrekken. (PUN art. 93)

3.7.1

Is er in uw gemeente functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing tot verstrekking van de reisdocumenten?

3.8

Opvang en ondersteuning

Medewerkers in ‘risicofuncties’ moeten weten dat zij ondersteuning kunnen krijgen van een vertrouwenspersoon of van een externe hulpverlener. Bijvoorbeeld als ze ‘last’ ervaren van publiek, met geweld zijn bedreigd, gevraagd zijn om mee te werken aan een strafbaar feit, of als ze het gevoel hebben dat ze in een positie worden gemanoeuvreerd waarin anderen hun kennis of hun bevoegdheden kunnen misbruiken. Het verdient aanbeveling om hiervoor beleid te ontwikkelen en afspraken te maken voor de opvang van medewerkers. Dit beleid maakt onderdeel uit van het beveiligingsplan.

3.8.1

Bestaan er op de afdeling Burgerzaken of bij uw gemeente afspraken m.b.t. de opvang en ondersteuning van slachtoffers van agressief publiek of van pogingen tot beïnvloeding door kwaadwillenden?

3.8.2

Bestaan er afspraken dat bij openlijke incidenten (collega's en leidinggevenden weten ervan) de hulpverlener ongevraagd contact zoekt met betrokkenen?

3.8.3

Kan een medewerker een vertrouwenspersoon raadplegen voor melding van ‘ongewenste beïnvloeding door derden’ zonder dat collega's of leidinggevenden hier weet van hebben?

3.9

Inschakelen van c.q ondersteuning door politie

Het verdient aanbeveling schriftelijke afspraken te maken met de politie over hoe er gereageerd zal worden in geval van een vraag om ondersteuning vanaf de afdeling Burgerzaken. Daarin kan worden vastgelegd binnen welke tijd de politie kan of zal arriveren, welke acties door de politie worden ondernomen, wat de politie verwacht van de medewerkers van de afdeling Burgerzaken en welke mogelijkheden worden benut om te communiceren tussen de politie en medewerkers binnen het gebouw. Bij (pogingen tot) fraude door publiek is het van belang dat de aanvrager kan worden gehoord door de politie en dat het Openbaar Ministerie onderzoek kan instellen. Dit vraagt om afspraken tussen gemeente, politie en Openbaar Ministerie over prioriteitstelling en over de wijze waarop op pogingen tot fraude zal worden gereageerd. In dit deel van het BeveiligingsNet wordt ingegaan op de organisatorische kanten van de alarmopvolging. In het hoofdstuk over bouwkundige en electrotechnische voorzieningen wordt ingegaan op de alarmopvolging na inbraakmeldingen of via een alarmknop.

3.9.1

Zijn er afspraken vastgelegd over ondersteuning door de politie bij agressieve incidenten op de afdeling Burgerzaken?

3.9.2

Zijn er afspraken met de politie en/of het Openbaar Ministerie hoe te handelen als een aanvrager verdacht wordt van (een poging tot) fraude?

3.9.3

Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld door het bevoegd gezag?

3.9.4

Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld in het driehoeksoverleg tussen de korpsbeheerder, de korpschef en de hoofdofficier van Justitie?

3.9.5

Zijn alle medewerkers die met agressieve incidenten of (het vermoeden van) fraude te maken kunnen krijgen op de hoogte gesteld van de afgesproken werkwijze?

Toelichting: Hier wordt niet alleen gedoeld op medewerkers van de afdeling Burgerzaken, maar ook van aanliggende afdelingen en de receptiebalie.

3.9.6

Wordt regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) getoetst of deze afspraken nog bekend zijn bij alle betrokkenen?

3.9.7

Wordt de alarmopvolging periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) besproken met de betrokken partijen en/of getest?

3.10

Veiligheid op decentrale afgiftepunten

Op alle afgiftepunten (wijkservicecentra, hulpsecretarieën, etc.) dienen de medewerkers van de afdeling Burgerzaken te allen tijde, dus ook buiten reguliere kantoortijden (avond- of weekendopenstelling) veilig te kunnen werken. Lokaal moeten risico's worden ingeschat (diefstal van documenten of geld, maar ook agressie van publiek en de persoonlijke veiligheid van medewerkers op weg van en naar het werk etc.) en moeten afspraken worden gemaakt om die risico's af te dekken.

3.10.1

Zijn op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken mogelijkheden aanwezig om interne of externe hulp in te roepen?

3.10.2

Zijn alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken voorzien van vluchtroutes waarlangs het personeel in geval van onraad de afdeling kan verlaten?

3.10.3

Is de bezetting van alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken afgestemd op een inschatting van lokale risico's in de buurt?

3.10.4

Is bij het bepalen van de openingstijden van de afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken rekening gehouden met een inschatting van lokale risico's in de buurt?

weekendopenstelling, voldoende beveiligd naar de mening van de medewerkers?

3.10.6

Kan op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken altijd, dus ook tijdens de avond- of weekendopenstelling, in noodgevallen ondersteuning worden ingeroepen?

4.1

Inbraakwerende voorzieningen op de afdeling

De technische beveiliging rondom de opslag van reisdocumenten, materialen en apparatuur is gebaseerd op het principe van ‘compartimentering’. Bouwkundige en elektrotechnische middelen moeten inbraak in een vroeg stadium signaleren en vertragen. Omdat de voor de aanvraag, verstrekking en uitgifte van reisdocumenten benodigde apparatuur (en soms de materialen) op de afdeling achterblijven, moet de afdeling tegen inbraak en diefstal worden beveiligd. Voor adviezen aangaande inbraakwerende voorzieningen kan een gecertificeerd NCP beveiligingsbedrijf worden ingeschakeld. De Stichting Kwaliteitsborging Preventie, onderdeel van het Nationaal Centrum voor Preventie (NCP), publiceert een actuele lijst van gecertificeerde NCP beveiligingsbedrijven op www.ncpreventie.nl. Het verdient aanbeveling om de afdeling Burgerzaken te laten certificeren door één van deze NCP Beveiligingsbedrijven.

4.1.1

Heeft de gemeente een NCP beveiligingscertificaat voor de bouwkundige en elektrotechnische voorzieningen op de afdeling Burgerzaken?

4.1.2

Zijn alle relevante deuren van de afdeling Burgerzaken braakwerend en afsluitbaar?

4.1.3

Is de afdeling Burgerzaken voorzien van inbraakwerende beglazing en/of zijn alle gevelopeningen afgeschermd?

Toelichting: Het gaat hier om de ramen op de begane grond en de eerste verdieping en op plaatsen die via aangrenzende daken en goten etc. benaderbaar zijn.

4.2

Inbraakvertragende en brandwerende voorzieningen

Buiten werktijden moeten de gepersonaliseerde reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen (dus ook stempels en formulieren) worden opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening (zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis) met een indicatie waardeberging van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Deze indicatie waardeberging moet gezien worden in het licht van de overige beveiligingsmaatregelen (braakwerendheid en afsluitbaarheid van de afdeling, het inbraakdetectiesysteem en de alarmopvolging), waardoor het gerealiseerde beveiligingsniveau veel hoger is dan de genoemde indicatie van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Tijdens werktijden moeten de documenten, materialen en apparatuur onder voortdurend toezicht staan, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.(PUN art. 91)

4.2.1

Worden in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00)?

Toelichting: De situatie na de introductie van de nieuwe generatie reisdocumenten nodigt uit tot het gebruik van verplaatsbare opslagvoorzieningen (waarin de gepersonaliseerde documenten op nummer of op alfabet worden opgeslagen). Voorzieningen die niet zijn verankerd hebben geen beveiligingswaarde en mogen dus niet worden gebruikt om documenten, materialen etc. buiten werktijden in op te slaan. Ook niet als ze in een gedetecteerde (kluis)ruimte zijn geplaatst.

4.2.2

Bevindt deze voorziening zich in een afgesloten beveiligde ruimte?

4.2.3

Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich onder voortdurend toezicht?

4.2.4

Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich op een afsluitbare plek die voor onbevoegden onbereikbaar is?

Toelichting: Als de afdeling als geheel afgesloten is, wordt dit beschouwd als voor onbevoegden onbereikbaar.

4.2.5

Is het RAAS zodanig opgesteld dat het intoetsen van PIN-codes en het verzenden van gegevens naar de producent onzichtbaar is voor onbevoegden?

Toelichting: De persoonsgebonden PIN-codes dienen zorgvuldig te worden beveiligd. Het intoetsen van codes kan makkelijk van afstand (vanuit de hal, maar ook van buiten het gemeentehuis) worden geobserveerd.

4.3

Inbraaksignalerende voorzieningen

Vroegtijdige signalering van inbraakpogingen is essentieel in het beveiligingsconcept. Op de afdeling Burgerzaken zijn veel goederen en gegevens van waarde aanwezig. De plaats waar de voorraad reisdocumenten, de materialen, programmatuur, opslagmedia en het RAAS zijn opgeslagen, moet voorzien zijn van een elektronisch inbraakalarmeringssysteem dat voorziet in een zogenoemde gecontroleerde vaste-lijn-verbinding met een door de rijksoverheid toegelaten alarmcentrale. (PUN art. 91)

4.3.1

Zijn in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen beveiligd middels een elektronisch inbraakalarm dat een gecontroleerde lijnverbinding heeft naar een alarmcentrale?

Toelichting: Op de transmissieleiding tussen de opslagplaats en de alarmcentrale moet voortdurend dataverkeer mogelijk zijn. Daarom moet deze lijn worden beschermd tegen storingen of sabotage. De functionele eisen zijn opgenomen in NEN EN 50136-1-1. De opslag van reisdocumenten valt daarmee in het AL1 traject (van de NCP classificatie), dat een praktisch continue bewaakte transmissieweg omvat. AL1 wordt uitgewerkt in de eisen m.b.t. controleperiodes, de maximale transmissietijd, meldingstijd, testtijd, beschikbaarheid etc.

4.3.2

Is het detectiesysteem in uw gemeente geïnstalleerd en/of gecontroleerd door een erkend beveiligingsbedrijf?

Toelichting: Erkende bedrijven kunnen helpen om ter plekke specifieke oplossingen te bedenken. Om materialen en apparatuur etc. die buiten werktijden op de afdeling achterblijven te beveiligen, is het bijvoorbeeld vaak aan te raden de productieruimte en de afdeling Burgerzaken m.b.v. bewegingsmelders tot een logische groep in het beveiligingssysteem te groeperen die separaat in- en uitgeschakeld kan worden.

4.3.3

Is op de afdeling Burgerzaken een beveiligde sleutelkast aanwezig?

Toelichting: Een sleutelkast kan extra worden beveiligd door deze in de gedetecteerde ruimte te plaatsen of met eigen middelen te beveiligen (bijvoorbeeld d.m.v. een magneet- of trilcontact waarmee manipulatie kan worden gedetecteerd).

4.4

Afspraken met de alarmcentrale

Een alarmsysteem moet voortdurend in optimale staat verkeren. Juist bij storingen is de afdeling zeer kwetsbaar. Wanneer snelle en adequate service niet gegarandeerd is, kunnen kwaadwillenden hiervan gebruik maken. De gemeente heeft voor wat het technische aspect betreft te maken met twee partijen: de alarmcentrale, die moet zorgen voor de alarmafhandeling en waarschuwt bij storingen, en de installateur van de alarminstallatie, die verantwoordelijk is voor het onderhoud en het oplossen van technische storingen.

4.4.1

Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale 24 uur per dag service levert?

4.4.2

Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale storingen binnen 4 uur onderzoekt en zo snel mogelijk verhelpt?

4.4.3

Wordt het alarmsysteem periodiek (minstens 1 × per jaar) getest?

4.4.4

Is gedurende uitval, storing of onderhoud van het alarmsysteem manbewaking in het gemeentehuis gegarandeerd?

4.5

Alarmopvolging

Bij een melding van de alarminstallatie moet bekend zijn wie wat moet doen en wie moet worden gewaarschuwd.

4.5.1

Is er in uw gemeente een alarmopvolgingsprocedure die in werking treedt als het inbraaksignaleringssysteem een alarm genereert?

4.5.2

Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen welke ambtenaren binnen de gemeente gewaarschuwd moeten worden?

4.5.3

Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wie er in het gebouw op onderzoek uitgaat?

4.5.4

Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wanneer de politie wordt ingeschakeld?

4.6

Interne alarmknoppen

Als de veiligheid van het personeel en/of het publiek in gevaar is – bijvoorbeeld in geval van agressie of bedreiging door publiek – kan via een interne alarmmelding (bijvoorbeeld aan de receptie of interne dienst) snel hulp worden ingeroepen. Indien nodig kan via 1-1-2 hulp van politie worden ingeroepen.

4.6.1

Zijn op de afdeling Burgerzaken (aan de balie en in de backoffice) alarmknoppen aangebracht waarmee interne hulp kan worden ingeroepen?

5.1

ICT-voorzieningen

Het RAAS is zo beveiligd dat ongeautoriseerde toegang niet mogelijk is. Er mogen geen wijzigingen aan het systeem aangebracht worden anders dan door de producent is aangegeven. De ICT-voorzieningen mogen niet via het gemeentelijk netwerk benaderbaar zijn.

5.1.1

Is de netwerkomgeving waarop het RAAS aansluit op hetzelfde niveau beveiligd als dat van de GBA?

5.1.2

Is de beveiliging van het netwerk en de datacommunicatie tussen het RAAS en de reisdocumentenmodule op hetzelfde niveau als voor het GBA berichtenverkeer?

5.1.3

Worden de systeemmeldingen op het RAAS dagelijks bekeken en afgehandeld?

5.1.4

Zijn er procedures om onregelmatigheden op het RAAS af te handelen?

5.1.5

Is in deze procedures opgenomen dat de ABR betrokken is bij de afhandeling van onregelmatigheden?

5.2

Back-up systeem voor het RAAS

Opgeslagen informatie moet worden beschermd tegen storingen van het systeem, brand, etc. Als er iets met het systeem gebeurt, kan na een herstart teruggekeerd worden naar de actuele situatie. (PUN art. 92)

5.2.1

Wordt dagelijks een back-up gemaakt van de in de reisdocumentenmodule en de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens?

5.2.2

Worden voor dagelijkse back-ups ‘om en om’ drie tapes of meer gebruikt, waarvan er altijd één op het afgiftepunt wordt bewaard in de braakwerende kast met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 · 1.000,00)?

6.1

Verificatie van de identiteit van de aanvrager

Het aanvragen van een reisdocument is een fraudegevoelig moment, met name op het terrein van de identiteitsverificatie. Een onrechtmatige verstrekking heeft grote gevolgen, omdat documenten op een valse naam c.q. valse identiteit moeilijk kunnen worden opgespoord. Iedere aanvraag van een reisdocument is uniek en mag niet verworden tot een routinehandeling. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Door bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie van het oude document te maken, kan de ambtenaar in de backoffice nog een aanvullende check uitvoeren op de identiteitsverificatie. Bij de identiteitsverificatie in de frontoffice worden de volgende elementen gecontroleerd:

• a)

  de echtheidskenmerken in het oude document;

• b)

  de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document (vergelijking van de informatie in de GBA);

• c)

  de vergelijking van de foto op het oude document met de nieuwe foto (foto-foto);

• d)

  d) de vergelijking van de foto's met de persoon van de aanvrager (foto-persoon);

• e)

  e) vergelijking van de handtekening op het oude document en het aanvraagformulier.

(PUN art. 22 en 38)

6.1.1

Worden bij de identiteitsverificatie de echtheidskenmerken in het oude document gecontroleerd?

6.1.2

Worden bij de identiteitsverificatie de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?

6.1.3

Wordt bij de identiteitsverificatie een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd?

Toelichting: De eisen waaraan de nieuwe foto moet voldoen, zijn beschreven in PUN art. 28. In bijlage 9 zijn tips voor foto-foto en foto-persoon vergelijking opgenomen.

6.1.4

Wordt bij de identiteitsverificatie de handtekening van de aanvrager in het oude document vergeleken met die op het aanvraagformulier?

6.1.5

Worden, in geval er twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, nadere identificerende vragen gesteld?

Toelichting: Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.

6.1.6

Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van de aanvrager kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?

6.1.7

Wordt een kopie gemaakt van het oude document dat wordt opgeslagen in het aanvraagdossier?

Toelichting: In gevallen waarin functiescheiding bestaat tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de verstrekking kan de verstrekkende ambtenaar een aanvullende check op de identiteitsverificatie verrichten aan de hand van de kopie van het oude document in het aanvraagdossier.

6.2

Vermissing bij de aanvraag

Indien de aanvrager geen oud document kan overleggen, dient hij een door de Nederlandse politie opgemaakt proces-verbaal te overleggen en een verklaring van vermissing te ondertekenen. (PUN art. 27 en 61)

6.2.1

Wordt, indien het oude document is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet is ingenomen, dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld?

6.2.2

Wordt, in geval van vermissing of inname van het oude document, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing af te leggen c.q. een schriftelijke verklaring omtrent de inname over te leggen ten overstaan van de ambtenaar die de aanvraag in ontvangst neemt?

6.2.3

Wordt een gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal van de vermissing opgemaakt door de Nederlandse politie dan wel een door de betreffende autoriteit afgegeven schriftelijke verklaring van inname, als integraal onderdeel toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of inname?

6.2.4

Wordt de datum waarop de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt afgelegd dan wel de schriftelijke verklaring omtrent de inname wordt overgelegd, alsmede het nummer van het proces-verbaal van de politie vastgelegd op het aanvraagformulier?

6.2.5

Wordt de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de toegevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname bewaard in de reisdocumentenadministratie?

6.2.6

Wordt van de vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?

6.3

Identiteitsverificatie op basis van het oude aanvraagformulier

Als de aanvrager geen oud document kan inleveren, als er twijfel is over de gegevens in het getoonde reisdocument of als er onvoldoende zekerheid over de identiteit van de aanvrager bestaat, moeten de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens behorende bij het ‘oude’ document (niet zijnde een nooddocument) worden geraadpleegd. Als deze gegevens zich elders bevinden, dienen ze te worden opgevraagd en moet in de aanvraag worden vermeld bij welke autoriteit de gegevens zijn opgevraagd (PUN art. 22, lid 2 en 3). Slechts als de identiteit van de aanvrager met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een ander op grond van artikel 30 van de paspoortwet aan de aanvrager uitgereikt geldig reisdocument kan bij vermissing van een eerder uitgereikt reisdocument het raadplegen van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie achterwege blijven (PUN art. 22 en 102).

6.3.1

Worden – indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, de in het overgelegde reisdocument vermelde gegevens afwijken van de gegevens die over de aanvrager in de basisadministratie zijn opgenomen dan wel anderszins onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager – de in de reisdocumenten-administratie opgenomen gegevens behorende bij het eerder aan betrokkene uitgereikte document (niet zijnde een nooddocument) geraadpleegd?

Toelichting: Indien de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen (vanaf 1 oktober 2001) dient het originele oude aanvraagformulier te worden opgevraagd.

6.3.2

Wordt, bij het vaststellen van de identiteit op basis van de gegevens in het originele aanvraagformulier dat is opgevraagd bij een andere autoriteit, in de aanvraag vermeld van welke autoriteit de gegevens zijn ontvangen?

6.3.3

Wordt, na de identiteitsverificatie, het originele aanvraagformulier bewaard als onderdeel van de reisdocumentenadministratie, behorende bij het uitgereikte nieuwe reisdocument?

Toelichting: Deze verplichting geldt alleen in situaties waarin de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen, dus vóór 1 oktober 2001. Voor aanvraagformulieren van na die datum wordt gewerkt met een digitale kopie van het aanvraagformulier.

6.3.4

Wordt, alvorens een origineel oud aanvraagformulier wordt verstrekt aan een gemeente die daarom ingevolge de PUN artikel 22 lid 3 vraagt, van het betreffende aanvraagformulier een kopie gemaakt die wordt bewaard in het reisdocumentenarchief?

6.4

Identiteitsverificatie bij een eerste aanvraag of bijschrijving

De eerste aanvraag van een reisdocument is een kwetsbaar moment. De identiteitsverificatie moet geschieden op basis van andere informatie dan die uit een door de Nederlandse overheid verstrekt reisdocument c.q. een origineel aanvraagformulier. (PUN art. 22)

6.4.1

Wordt een aanvrager aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, gevraagd andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?

6.4.2

Wordt naar de identiteit van een aanvrager, aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, die geen andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening overlegt of over wiens identiteit desondanks twijfel blijft bestaan, een gericht onderzoek ingesteld?

Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.

6.5

Identificerende vragen

Een ondersteunend element van de identiteitsverificatie is het stellen van identificerende vragen. Bij een reguliere aanvraag worden vaak vragen gesteld om te checken of de informatie in de GBA nog actueel is (bijvoorbeeld “woont u nog op …”.) Dit type vragen is onvoldoende om de identiteit vast te stellen. Het stellen van vragen moet dus zorgvuldig gebeuren. (Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.)

6.5.1

Bevat het beveiligingsplan een op schrift vastgelegde procedure waarin is vastgelegd hoe te werk te gaan als identificerende vragen worden gesteld?

6.5.2

Wordt bij het stellen van identificerende vragen gebruik gemaakt van een gestructureerde vragenlijst?

6.5.3

Bestaat er een norm over het minimale aantal antwoorden dat de aanvrager tenminste juist moet beantwoorden?

6.5.4

Wordt op een formulier vastgelegd welke identificerende vragen zijn gesteld en hoe de aanvrager heeft geantwoord?

6.5.5

Wordt het formulier met antwoorden op identificerende vragen opgeslagen in de reisdocumentenadministratie?

6.6

Verschijning van de aanvrager in persoon

Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager speelt de controle van de foto en de handtekening van de aanvrager een grote rol. Daarom dient de aanvrager in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier aan de balie te ondertekenen. Slechts indien de aanvrager daartoe door leeftijd of handicap niet in staat is, kan hiervan worden afgeweken. In dat geval dient dit met vermelding van reden in de aanvraag te worden vermeld (PUN art. 29 en 30). Geadviseerd wordt het laten ondertekenen van het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis te laten verrichten door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar. (PUN art. 29 en 30)

6.6.1

Wordt slechts, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen, van de mogelijkheid gebruik gemaakt zijn handtekening op een andere plek dan in het gemeentehuis op het aanvraagformulier te plaatsen?

6.6.2

Wordt, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier te ondertekenen, hiervan altijd met vermelding van redenen in het aanvraagformulier melding gemaakt?

6.6.3

Wordt, indien de aanvrager het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis moet ondertekenen, de identiteitsverificatie gedaan door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar?

6.6.4

Bezitten de ambtenaren die in voorkomende gevallen onderdelen van het aanvraagproces buiten het gemeentehuis voor hun rekening nemen, de daarvoor benodigde kennis en vaardigheden?

Toelichting: Deze ambtenaar moet in staat zijn de controles uit te voeren die horen bij de identiteitsverificatie, nl. de echtheidskenmerken in het oude document en de foto-foto en foto-persoon vergelijking.

6.7

Identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen

Met name om het risico van kindersmokkel en onterechte gezinshereniging te beperken, dient de identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen met de grootste zorgvuldigheid te gebeuren. Voor elke bijschrijving van een kind dient een afzonderlijke aanvraag te worden opgemaakt. De identiteit wordt op dezelfde wijze vastgesteld als bij een reguliere eerste aanvraag. Bijschrijving van kinderen is eveneens een situatie waarin geen zekerheid kan worden ontleend aan een oud identiteitsdocument. De gegevens moeten worden geverifieerd in de gemeentelijke basisadministratie of met andere bewijsstukken. (PUN art. 34)

6.7.1

Worden de persoonsgegevens van het kind zowel als de persoonsgegevens van de houder van het reisdocument waarin het kind moet worden bijgeschreven, altijd geverifieerd met behulp van de GBA en/of met andere bewijsstukken?

6.7.2

Worden, indien het bij te schrijven kind niet als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, de persoonsgegevens geverifieerd in de gemeente waar het wel is ingeschreven dan wel aan de hand van bewijsstukken die door degene die het verzoek tot bijschrijving doet, worden overgelegd?

6.7.3

Wordt, indien twijfel bestaat aan de identiteit van het bij te schrijven kind, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld?

Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.

6.7.4

Wordt van overgelegde identiteitsdocumenten en/of andere bewijsstukken altijd melding gemaakt in het aanvraagformulier?

6.7.5

Worden identificerende vragen zo mogelijk gesteld aan het bij te schrijven kind zelf?

Toelichting: Identificerende vragen dienen bij voorkeur niet aan ouders, verzorgers etc. te worden gesteld.

6.7.6

Wordt een bij te schrijven kind zoveel mogelijk gevraagd andere (identiteits)documenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?

6.7.7

Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van het bij te schrijven kind kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?

6.8

Verklaring van toestemming

Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een minderjarige dient een verklaring van toestemming te worden overgelegd van degenen die het gezag over het kind uitoefenen. Behalve de ouders kan dit een voogd zijn (bij een minderjarige) of de Raad voor de Kinderbescherming c.q. de Voogdijraad (indien de minderjarige voorlopig aan deze is toevertrouwd). Indien één van de ouders weigert een verklaring van toestemming af te geven, kan deze op verzoek van de andere ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Als een verklaring van toestemming door één of beide ouders dan wel door de voogd of de Raad voor de Kinderbescherming wordt geweigerd, kan deze op verzoek van de minderjarige van zestien jaar of ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Een verklaring van toestemming hoeft niet te worden overgelegd bij de aanvraag van een Europese identiteitskaart door, of ten behoeve van, een minderjarige die de leeftijd van twaalf jaren heeft bereikt. Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een onder curatele gestelde wordt een verklaring van toestemming van de curator overgelegd. (PUN art. 31 en 32)

6.8.1

Wordt in de schriftelijke verklaring van toestemming tevens de naam en de handtekening opgenomen van degene die de aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame indient?

6.8.2

Wordt in de aanvraag melding gemaakt van de overlegging van de betreffende verklaring van toestemming?

6.8.3

Wordt de identiteit van de degene, die het gezag over de minderjarige uitoefent, of van de curator vastgesteld als ware hij de aanvrager zelf?

6.8.4

Wordt, als degene die een verklaring van toestemming moet afgeven niet in persoon verschijnt, de aanvraag slechts in behandeling genomen indien uit overgelegde stukken met zekerheid kan worden afgeleid dat de verklaring van toestemming van de betreffende persoon afkomstig is?

6.8.5

Wordt bij het vaststellen van de bevoegdheid tot het afgeven van de verklaring van toestemming gebruik gemaakt van de door de betreffende persoon overgelegde stukken en de omtrent het gezag of de curatele in de basisadministratie opgenomen gegevens?

6.8.6

Wordt, indien onzekerheid bestaat over de bevoegdheid van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld?

7.1

Beslissing op de aanvraag

De beslissing op de aanvraag is feitelijk de juridische verstrekking van het nieuwe reisdocument. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Daarbij kan het zinvol zijn om bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie te maken van het oude document zodat de verstrekkende ambtenaar nog een aanvullende check op de identiteitsverificatie kan verrichten. De verstrekkende ambtenaar controleert of het aanvraagformulier volledig en correct is ingevuld en parafeert ten bewijze van de verstrekking. (PUN art. 40 en 93)

7.1.1

Controleert de verstrekkende ambtenaar de aanvraaggegevens die in de reisdocumentenmodule zijn vastgelegd?

7.1.2

Controleert de verstrekkende ambtenaar de signaleringslijst alvorens hij de beslissing op de aanvraag neemt?

7.2

Nader onderzoek en inschakelen politie

De problematiek rondom fraude met en misbruik van reisdocumenten (look-alikes, meervoudige vermissingen, diefstal, etc.) is zorgelijk. Indien de ambtenaar twijfel houdt over de identiteit van de aanvrager en/of als hij onregelmatigheden aan het oude document vermoedt, moet de aanvraag worden aangehouden of kan worden besloten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Het is in dat geval aan te raden nader onderzoek in te stellen, zo nodig in samenwerking met de politie.

7.2.1

Zijn in de beveiligingsprocedures afspraken opgenomen over extra controle in geval van (meervoudige) vermissingen?

Toelichting: Mogelijke afspraken zijn:

• altijd onderzoek met twee collega's bij (meervoudige) vermissingen;

• altijd alle oude aanvraagformulieren opvragen bij meervoudige vermissingen.

7.2.2

Zijn er procedures wat te doen in geval van twijfel bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager?

7.2.3

Wordt in geval van blijvende twijfel over de identiteit van de aanvrager de aanvraag gestopt en nader onderzoek gedaan in samenwerking met de politie?

Toelichting: Hier wordt bedoeld twijfel die voortkomt uit de beoordeling van de aangeboden documenten.

7.2.4

Wordt, als blijkt dat de aanvrager niet degene is voor wie hij zich uitgeeft, daarvan altijd aangifte gedaan bij de politie?

8.1

Ontvangst van zendingen

M.b.t. het ontvangen van gepersonaliseerde documenten, bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten dienen heldere afspraken te worden vastgelegd. Het gaat hier om afspraken m.b.t. de plaats en het tijdstip van de levering, de controles die daarbij moeten worden uitgevoerd, de ambtenaren die hiertoe zijn geautoriseerd en de werkwijze bij onregelmatigheden in de levering. (PUN art. 43)

8.1.1

Vindt de (dagelijkse) levering plaats op het daartoe met de distributeur afgesproken tijdstip?

Toelichting: Deze afspraken zijn van belang, omdat de (dagelijkse) ontvangst moet geschieden door bevoegde ambtenaren en deze moeten kunnen rekenen op regelmaat.

8.1.2

Worden de documenten slechts in ontvangst genomen door tot ontvangst gemachtigde ambtenaren?

8.1.3

Toont de tot ontvangst gemachtigde ambtenaar de gewaarmerkte postmachtiging en legitimeert hij zich, op verzoek van de distributeur, met een identiteitsdocument of een rijbewijs?

Toelichting: De distributeur mag de zending niet overdragen indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel niet kan aantonen dat hij bevoegd is de zending in ontvangst te nemen.

8.2

Controle van de zending bij in ontvangst nemen

Alvorens de levering in ontvangst te nemen, dienen de tot ontvangst bevoegde ambtenaren een aantal controles uit te voeren op de uitwendige staat van het geleverde pakket. (PUN art. 44)

8.2.1

Controleert de tot ontvangst bevoegde ambtenaar, alvorens de distributielijst te tekenen, in het bijzijn van de distributeur of de zending voor hem bestemd is en of het pakket onbeschadigd is?

8.3

Onregelmatigheden bij de ontvangst van een zending

Indien er zich bij de ontvangst van een zending of bij de controle van de inhoud onregelmatigheden voordoen, gelden specifieke procedures. In bijlage D van de PUN staan deze procedures beschreven. (PUN art. 44)

8.3.1

Wordt, indien er sprake is van afwijkingen of beschadigingen van het te overhandigen pakket, hiervan een proces-verbaal opgemaakt?

8.3.2

Wordt, indien het pakket beschadigd is, in het bijzijn van de distributeur in een voor het publiek afgesloten ruimte gecontroleerd of er documenten ontbreken?

Toelichting: Hier wordt ook gedoeld op bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten.

8.3.3

Wordt ook in geval van beschadiging het pakket in ontvangst genomen?

8.3.4

Wordt het afschrift van het proces-verbaal van de afwijking of beschadiging van de zending door de autoriteit bewaard?

8.3.5

Wordt, indien de zending niet voor het afgiftepunt bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, gehandeld overeenkomstig bijlage D?

Toelichting: Het in kennis stellen van de leverancier en het agentschap BPR geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C9.

8.4

Controle in het RAAS

Na controle van de uitwendige staat van het geleverde pakket wordt de inhoud van de zending vergeleken met het door de leverancier verzonden electronische bericht betreffende de zending. Als alles is gecontroleerd en akkoord bevonden, wordt dit feit in het RAAS vastgelegd. (PUN art. 45)

8.4.1

Controleert een daartoe bevoegde ambtenaar of de ontvangen documenten overeenkomen met de electronisch vooraangemelde documenten?

Toelichting: Er dient te worden gecontroleerd of de feitelijke zending overeenkomt met de documentnummers in het door de leverancier verzonden elektronische bericht betreffende de zending.

8.5

Identiteitsverificatie bij uitreiken

Het is nodig zekerheid te verkrijgen over de vraag of degene aan wie het document wordt uitgereikt dezelfde is als degene wiens identiteit is vastgesteld bij de aanvraag. Om fraude te voorkomen, dient ook bij uitreiking de identiteit zorgvuldig te worden vastgesteld. Mocht de aanvrager op het moment van aanvraag kans hebben gezien de ambtenaar te misleiden (look-alike), dan kan dit wellicht bij de uitreiking alsnog worden opgemerkt. Ter voorkoming van fraude is in de PUN vastgelegd, dat functiescheiding dient te bestaan tussen de bij de verstrekking en de uitreiking betrokken ambtenaren (Art. 93 lid 1c) en bij voorkeur tussen de bij de aanvraag en de verstrekking betrokken ambtenaren. Het document moet dus door een andere ambtenaar worden uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag (de verstrekking) heeft genomen. Er wordt geadviseerd bij het uitreiken opnieuw de persoonsgegevens te vergelijken met de informatie in de GBA, een foto-foto en foto-persoon vergelijking uit te voeren en de handtekening te controleren.

8.5.1

Worden, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?

8.5.2

Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd?

8.5.3

Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de handtekening gecontroleerd?

8.6

Uitreiken bij tussentijdse verhuizing

Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken verhuist naar een andere gemeente moet de uitreiking geschieden in de gemeente waar de aanvrager is ingeschreven op het moment van uitreiken. (PUN art. 51 en 54)

8.6.1

Wordt, als de aanvrager ten tijde van de uitreiking in de basisadministratie van een andere gemeente staat ingeschreven, het reisdocument per aangetekende post gestuurd naar de betreffende gemeente?

8.6.2

Wordt bij uitreiking van dit document een kennisgeving gestuurd naar de gemeente waarin de aanvraag is ingediend en wordt de uitreiking in de reisdocumentenmodule vastgelegd?

8.7

Vermissing bij uitreiking

Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken zijn oude document kwijtraakt (vermissing of inname), wordt bij de uitreiking gehandeld als ware het document bij de aanvraag vermist (PUN art. 52). De procedure zoals beschreven in PUN art. 27 is dan van toepassing. (PUN art. 27, 52 en 61)

8.7.1

Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, dit feit, het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt alsnog in de aanvraag opgenomen?

Toelichting: Indien deze gegevens op het moment van de uitreiking niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek schort de uitreiking op.

8.7.2

Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of de inname af te leggen?