Reglement raad van toezicht Staatsbosbeheer als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet verzelfstandiging Staatsbosbeheer

1

Conform artikel 4 lid 2 van de Wet ziet de raad van toezicht toe op de werkzaamheden van de directeur. Voor zover de directeur een plaatsvervangend directeur heeft aangewezen richt dit toezicht zich ook op de werkzaamheden van de plaatsvervangend directeur als zodanig.

2

Het toezicht van de raad van toezicht op de werkzaamheden van de directeur omvat ten minste:

• a.

  de realisatie van de doelstellingen van Staatsbosbeheer;

• b.

  de strategie en de risico’s verbonden aan activiteiten;

• c.

  de opzet en de werking van het financieel beheer en de interne risicobeheersings- en controlemechanismen opgezet conform het ‘three lines of defence model’;

• d.

  het ondernemingsplan, het jaarverslag en het financiële verslag.

Van de uitkomsten van het toezicht ter zake doet de raad van toezicht melding in het jaarverslag.

1

Ingevolge artikel 13 lid 2 van de Wet is de directeur verantwoording schuldig aan de raad van toezicht. De directeur verstrekt de raad van toezicht tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van de raad van toezicht en de leden afzonderlijk om van de directeur alle informatie te verlangen die de raad van toezicht nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitvoeren.

2

Indien de raad van toezicht dit nodig acht kan de raad van toezicht informatie inwinnen bij medewerkers van Staatsbosbeheer en externe adviseurs, die de informatie rechtstreeks aan de raad van toezicht verstrekken.

3

De directeur verstrekt ten minste een keer per kwartaal de raad van toezicht een overzicht van de relevante financiële en niet-financiële informatie.

1

De raad van toezicht ziet erop toe dat de directeur geen nevenfuncties vervult die, naar het oordeel van de raad van toezicht, ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie als bestuurder van Staatsbosbeheer. De directeur meldt al zijn nevenfuncties, anders dan onbezoldigde functies uit hoofde van zijn functie als directeur van Staatsbosbeheer, aan de raad van toezicht.

2

Besluiten van of namens de directeur waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdigheid van de belangen van Staatsbosbeheer en die van de directeur behoeven goedkeuring van de raad van toezicht. Dergelijke besluiten worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang.

3

De directeur meldt een situatie als bedoeld in het vorige lid zelf terstond aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaft daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit buiten aanwezigheid van de directeur of sprake is van een tegenstrijdig belang.

1

De directeur draagt er zorg voor dat werknemers de mogelijkheid hebben om vermeende onregelmatigheden binnen Staatsbosbeheer van algemene, operationele of financiële aard te melden aan de directeur of aan een door hem aangewezen functionaris.

2

De directeur rapporteert meldingen van schending van integriteit aan de voorzitter van de raad van toezicht.

3

Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van de directeur betreft, kunnen worden gemeld aan de voorzitter van de raad van toezicht. Deze treedt in de plaats van de directeur met betrekking tot meldingen van integriteitsschending over de directeur.

1

De directeur Staatsbosbeheer draagt zorg voor voldoende ondersteuning van de raad van toezicht, waaronder de vervulling van het ambtelijk secretariaat van de raad van toezicht.

2

De ambtelijk secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de raad van toezicht, in zijn zodanige functie aangesteld of daaruit ontheven door de directeur, na verkregen goedkeuring door de raad van toezicht.

3

De ambtelijk secretaris ondersteunt de voorzitter van de raad van toezicht in de organisatie van de raad van toezicht.

4

De ambtelijk secretaris ziet erop toe dat de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid van de leden van de raad van toezicht ter zake.

1

De raad van toezicht stelt uit zijn midden commissies in die de raad van toezicht nodig acht. De raad van toezicht stelt voor iedere ingestelde commissie een reglement op. Dit reglement geeft aan wat de rol en de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taken uitoefent. De onderdelen van het voorliggende reglement met betrekking tot de auditcommissie gelden als reglement voor de auditcommissie.

2

De raad van toezicht ontvangt van elk van de commissies een verslag van beraadslagingen en bevindingen.

3

De raad van toezicht draagt er zorg voor dat in het jaarverslag wordt vermeld wat de samenstelling is van de diverse commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

1

Er is een auditcommissie welke de raad van toezicht ondersteunt.

2

De raad van toezicht benoemt uit zijn midden twee leden als lid van de auditcommissie, waaronder in ieder geval de financieel expert in de raad van toezicht. Naast deze twee leden kan de raad van toezicht een externe deskundige als lid benoemen. Een eventuele externe deskundige beschikt over relevante expertise die aanvullend is ten opzichte van de deskundigheid van de beide andere leden.

3

De raad van toezicht benoemt de voorzitter van de auditcommissie. Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van toezicht.

1

De auditcommissie ondersteunt de raad van toezicht bij het toezicht op de interne beheersing van de organisatie en op de door de directeur gerapporteerde voortgang en afgelegde financiële verantwoording.

2

De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur van Staatsbosbeheer ten aanzien van:

• a.

  de werking van de interne risicobeheersing en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de financiële informatieverschaffing;

• c.

  de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant;

• d.

  de rol en het functioneren van de interne audit;

• e.

  fiscale zaken, financiering en treasury;

• f.

  de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor Staatsbosbeheer;

• g.

  kwaliteit bedrijfsprocessen;

• h.

  de toepassingen van de informatie- en communicatietechnologie (ICT).

1

De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht. Ten minste eenmaal per jaar overlegt de auditcommissie buiten aanwezigheid van de directeur met de externe accountant.

2

De directeur, dan wel namens hem de financieel directeur, woont in principe de vergaderingen van de auditcommissie bij. De directeur kan zich laten bijstaan door medewerkers. De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen buiten aanwezigheid van genoemde functionarissen.

3

De auditcommissie kan informatie en advies inwinnen bij externen voor zover de kosten daarvan het door de raad van toezicht vastgestelde bedrag niet te boven gaan.

4

De auditcommissie heeft het recht bij functionarissen van Staatsbosbeheer alle relevante informatie in te winnen die nodig is voor de uitoefening van haar (toezichthoudende) taken. De betrokken functionarissen van Staatsbosbeheer zijn gehouden de gevraagde informatie te verschaffen voor zover zij in het kader van hun functie geacht mogen worden daarover te kunnen beschikken.

1

De raad van toezicht ontvangt een verslag van beraadslagingen en bevindingen van de auditcommissie.

2

De raad van toezicht draagt er zorg voor dat in het jaarverslag wordt vermeld wat de samenstelling is van de auditcommissie, het aantal vergaderingen, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

1

De raad van toezicht vergadert op een door de raad van toezicht zelf te bepalen plaats in Nederland.

2

De raad van toezicht vergadert zo dikwijls een meerderheid van de raad van toezicht dit verlangt, maar ten minste vier maal per jaar.

3

De oproep voor de vergaderingen geschiedt schriftelijk of per e-mail door de secretaris namens de voorzitter. De oproep gaat vergezeld van een opgave van de in de vergadering te behandelen onderwerpen en van de stukken die voor de behandeling van die onderwerpen van belang zijn. De agenda wordt voorbereid door de secretaris en vastgesteld door de voorzitter. De vergaderstukken worden ten minste één week voor de vergadering verzonden. Met instemming van de voorzitter van de raad van toezicht kan hiervan worden afgeweken.

4

De raad van toezicht nodigt als regel de directeur uit om zijn vergaderingen bij te wonen.

5

De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar.

6

De voorzitter leidt de vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter in een vergadering treedt de plaatsvervangend voorzitter als voorzitter op.

7

Van het verhandelde in de vergadering van de raad van toezicht worden notulen gehouden door de ambtelijk secretaris.

8

Indien leden frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van toezicht, worden zij daarop aangesproken door de voorzitter. Het jaarverslag vermeldt welke leden frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de raad van toezicht.

1

De raad van toezicht neemt zijn besluiten in een vergadering waarbij ten minste de helft van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Een lid van de raad van toezicht kan zich door een ander lid van de raad van toezicht bij schriftelijke of elektronische volmacht doen vertegenwoordigen.

2

Ten aanzien van de besluitvorming wordt unanimiteit nagestreefd. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, wordt bij meerderheid van stemmen besloten.

3

Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem.

4

Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

5

Stemming geschiedt mondeling, tenzij bij een stemming over personen een of meerdere leden anonieme stemming verlangen. In dat geval wordt gestemd met gesloten briefjes.

6

De leden van de raad van toezicht beraadslagen en stemmen zonder last of ruggenspraak.

7

De raad van toezicht kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits dit schriftelijk of via de e-mail geschiedt en alle leden van de raad van toezicht instemmen met deze procedure. Van een dergelijk besluit worden notulen opgesteld en vastgesteld in de eerstvolgende vergadering.

1

De leden van de raad van toezicht zijn gebonden aan de integriteitsregels zoals vastgesteld voor de organisatie van Staatsbosbeheer.

2

Een lid van de raad van toezicht meldt aan de voorzitter van de raad van toezicht wanneer, in relatie tot een onderwerp dat aan de orde komt in de raad van toezicht, sprake is van mogelijk tegenstrijdige belangen van enerzijds Staatsbosbeheer en anderzijds van hemzelf of personen of organisaties met wie hij in een nauwe persoonlijke, familie of zakelijke betrekking staat. De voorzitter van de raad van toezicht doet een melding als hier bedoeld in voorkomend geval bij de plaatsvervangend voorzitter van de raad van toezicht. Bij een melding wordt alle relevante informatie overgelegd. Wanneer de voorzitter respectievelijk de plaatsvervangend voorzitter van de raad van toezicht, zo nodig na overleg met de overige leden van de raad van toezicht, van oordeel is dat inderdaad sprake is van tegenstrijdige belangen, neemt het desbetreffende lid van de raad van toezicht niet deel aan de beraadslagingen en stemmingen over het aan de orde zijnde onderwerp.

1

In geval van onduidelijkheid over de uitleg van enige bepaling uit dit reglement is het oordeel van de voorzitter van de raad van toezicht daaromtrent beslissend.

2

Dit reglement is vastgesteld bij besluit van de raad van toezicht d.d. 10 november 2015 en treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

3

Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de raad van toezicht.

4

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement raad van toezicht Staatsbosbeheer.

5

Dit reglement wordt bekendgemaakt in de Staatscourant en gepubliceerd op de website van Staatsbosbeheer.

6

Het ‘Reglement voor de Raad van Toezicht’ en het ‘Reglement taakverdeling tussen Raad van Toezicht en directie Staatsbosbeheer’, zoals gepubliceerd in de Staatscourant 1998 nr. 103 komen met ingang van 1 januari 2016 te vervallen.