Regeling dienstreizen defensie

• 1.

  In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    de minister: de Minister van Defensie;

  • b.

    het BDD: het Besluit dienstreizen defensie;

  • c.

    het IBBAD: het Inkomstenbesluit burgerlijke ambtenaren defensie;

  • d.

    binnenlandse dienstreis: dienstreis in Nederland;

  • e.

    buitenlandse dienstreis:

    • 1.

      een dienstreis van een plaats in Nederland naar een plaats buiten Nederland;

    • 2.

      een dienstreis van een plaats in het land van plaatsing buiten Nederland naar een plaats in Nederland;

    • 3.

      een dienstreis van een plaats in het land van plaatsing buiten Nederland naar een plaats buiten het land van plaatsing;

    • 4.

      een dienstreis binnen het land van plaatsing buiten Nederland;

  • f.

    DIDO: Defensie Intranettoepassing Dienstreis Opdrachten.

• 2.

  Onder commandant, bedoeld in deze regeling wordt verstaan de commandant als bedoeld in de Regeling aanwijzing commandanten defensie.

De groepen, bedoeld in artikel 3 tweede lid, onderdeel d, van het BDD zijn degenen die op individuele basis of in groepsverband zijn ingezet in het kader van een door de minister als zodanig aangemerkte vredes- en humanitaire operatie of andere vorm van daadwerkelijke inzet buiten Nederland.

• 1.

  Wegens reiskosten met openbaar vervoer worden vergoed de kosten die blijkens overgelegde bewijsstukken in verband met de dienstreis zijn gemaakt in het vervoermiddel dat voor de dienstreis in aanmerking komt.

• 2.

  Niet voor vergoeding komen in aanmerking de kosten wegens reizen met lokaal openbaar vervoer in een gebied buiten Nederland.

• 1.

  De dienstreizigers zijn ingedeeld in vier groepen:

  • a)

    groep 1: de secretaris-generaal, de directeuren-generaal alsmede zij die een functie vervullen waaraan is verbonden schaal 17 of een hogere schaal van het BBRA dan wel de rang van schout-bij-nacht, generaal-majoor of een hogere rang;

  • b)

    groep 2: zij die een functie vervullen waaraan is verbonden schaal 14 of een hogere schaal van het BBRA dan wel de rang van kapitein ter zee, kolonel of een hogere rang, voor zover zij niet behoren tot groep 1;

  • c)

    groep 3: zij die een functie vervullen waaraan is verbonden schaal 9 of een hogere schaal van het IBBAD dan wel een hogere rang dan adjudant-onderofficier/vaandrig, voor zover zij niet behoren tot de groepen 1 en 2; en

  • d)

    groep 4: zij die een functie vervullen waaraan is verbonden schaal 8 of een lagere schaal van het IBBAD, dan wel zij die een functie vervullen waaraan is verbonden de rang van adjudantonderofficier/vaandrig of een lagere rang of stand.

• 2.

  Ingeval van een dienstreiziger met een titulaire rang of een rang verbonden aan de fase van een bepaalde opleiding, wordt deze door de commandant ingedeeld in de met deze rang overeenkomende groep.

• 1.

  De indeling in reisklassen, bedoeld in artikel 7, tweede lid, van het BDD, geschiedt volgens bijlage A, Klasse-indeling bij dienstreizen Defensie.

• 2.

  Indien bij een dienstreis met het vliegtuig een in bijlage A genoemde vliegtuigklasse niet voorkomt, bepaalt de commandant de klasse die met de betrokken klasse overeenkomt.

• 3.

  De commandant kan, in voorkomend geval, het reizen met het vliegtuig in een hogere klasse toestaan, indien in de voor de dienstreiziger geldende klasse door plaatsgebrek geen passage kan worden besproken en de reis niet kan worden uitgesteld.

• 4.

  Een dienstreiziger is gehouden te reizen in een lagere dan de voor hem geldende klasse, indien het dienstbelang dit vereist, of dit met het oog op de regeling van de dienstreis nodig wordt geacht.

• 5.

  De commandant kan de persoonsbeveiliger die ter uitvoering van zijn opdracht een dienstreis onderneemt met een of meer dienstreizigers die in een hogere klasse mogen reizen, toestaan in diezelfde klasse te reizen.

• 1.

  Ter bepaling van het omslagpunt, bedoeld in artikel 7, derde lid, van het BDD, worden de door de dienstreiziger gemaakte reiskosten gesaldeerd met de door de dienstreiziger ontvangen reiskostentegemoetkomingen.

• 2.

  De door de dienstreiziger gemaakte reiskosten zijn het totaal van:

  • a)

    de eigen kosten van het abonnement, bedoeld in artikel 7, derde lid, van het BDD, met inachtneming van de eigen bijdrage; en

  • b)

    de werkelijk gemaakte reiskosten voor de dienstreizen.

• 3.

  De door de dienstreiziger ontvangen reiskostentegemoetkomingen zijn het totaal van:

  • a)

    de over de looptijd van het abonnement ontvangen reiskostenvergoedingen voor de gemaakte dienstreizen; en

  • b)

    de eventueel over de looptijd van dit abonnement (te) ontvangen tegemoetkomingen in de kosten van het reizen tussen de woning en de plaats van tewerkstelling.

• 4.

  De eigen bijdrage bedraagt € 48,29 per maand indien een door Defensie verstrekt openbaar vervoerabonnement of een tegemoetkoming voor het dagelijks reizen per openbaar vervoer op basis van een jaar(traject)kaart wordt ontvangen. De eigen bijdrage bedraagt € 59,95 per maand indien een tegemoetkoming voor het dagelijks reizen per openbaar vervoer wordt ontvangen op basis van een maand(traject)kaart.

De vergoeding, bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, van het BDD, per afgelegde kilometer inclusief eventueel meereizende dienstreizigers wordt gevonden door toepassing van bijlage B, tabel 1.

• 1.

  Het aantal kilometers, bedoeld in artikel 9, derde lid, van het BDD, bedraagt 10.000.

• 2.

  De andere kosten, bedoeld in artikel 9, derde lid, van het BDD zijn die voor:

  • a)

    stalling, garage en parkeren;

  • b)

    parkeerbelasting;

  • c)

    het gebruik van een veer of een brug; en

  • d)

    betaalde tol in Nederland.

• 3.

  De betaalde tol in het buitenland wordt vergoed.

Vervallen

Vervallen

• 1.

  De vergoeding, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van het BDD, per afgelegde kilometer met de eigen fiets, wordt gevonden door toepassing van bijlage B, tabel 2.

• 2.

  De noodzakelijke kosten voor stalling van een voor de dienstreis gebruikte fiets en de noodzakelijk gemaakte andere kosten van het gebruik voor de dienstreis van een fiets worden vergoed.

• 1.

  De vergoeding van de verblijfkosten, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van het BDD, bestaat uit:

  • a.

    de vergoeding van maaltijden (de maaltijdcomponenten), te weten:

    • 1.

      de lunchcomponent,

    • 2.

      de dinercomponent,

    • 3.

      de ontbijtcomponent;

  • b.

    de vergoeding van logies (de logiescomponent); en

  • c.

    de vergoeding van kleine uitgaven.

• 2.

  De vergoeding van kleine uitgaven bestaat uit:

  • a.

    indien het betreft een binnenlandse dienstreis:

    • 1°.

      de kleine component, en

    • 2°.

      de grote component;

  • b.

    indien het betreft een buitenlandse dienstreis: de uur component.

• 3.

  Ten aanzien van de maaltijdcomponenten geldt dat slechts aanspraak bestaat op:

  • a.

    de lunchcomponent, indien mede voldaan is aan de voorwaarde dat de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur geheel in de dienstreis valt;

  • b.

    de dinercomponent, indien mede voldaan is aan de voorwaarde dat de tijd tussen 17.30 uur en 20.30 uur geheel in de dienstreis valt; en

  • c.

    de ontbijtcomponent, indien het ontbijt aansluit op een binnen de dienstreis vallend logies; en

  • d.

    de omgekeerde lunchcomponent, indien mede is voldaan aan de voorwaarden dat de tijd tussen 00.00 uur en 03.00 uur geheel in de dienstreis valt en gedurende die tijd geen logies wordt genoten.

• 4.

  De bedragen van de maaltijdcomponenten worden, indien de dienstreiziger de kosten in een horecabedrijf heeft gemaakt, gevonden door toepassing van bijlage C, kolom Horeca. De bedragen van de kleine en grote component en de uur component worden gevonden door toepassing van bijlage C, de desbetreffende kolom.

• 5.

  Indien de dienstreiziger bij een dienstreis kosten heeft gemaakt voor een maaltijd van overheidswege, bestaat geen aanspraak op enige maaltijdcomponent. De commandant bepaalt op welke plaatsen sprake is van maaltijden of logies van overheidswege.

• 6.

  Indien de dienstreiziger kosten heeft gemaakt voor logies worden de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoed tot ten hoogste het bedrag van de logiescomponent, gevonden door toepassing van bijlage C, kolom ‘logies’.

• 7.

  Indien bij een buitenlandse dienstreis een bewijsstuk van de kosten voor logies en ontbijt wordt overgelegd waaruit niet blijkt welk deel van de kosten voor logies en welk deel van de kosten voor ontbijt zijn gemaakt, worden de op het bewijsstuk vermelde kosten vergoed tot ten hoogste het bedrag van de som van de ontbijt- en logiescomponent.

• 8.

  Onverminderd het eerste tot en met achtste lid, geldt voor de vergoeding van kleine uitgaven dat aanspraak bestaat op:

  • a.

    de kleine component voor ieder vol etmaal dat de binnenlandse dienstreis duurt, alsmede voor een resterend gedeelte van een etmaal dan wel voor een dienstreis van kortere duur dan een etmaal, indien mede voldaan is aan de voorwaarde dat tenminste vier uren in het resterende gedeelte of in de dienstreis vallen;

  • b.

    tweemaal de kleine component voor iedere avond tijdens een binnenlandse dienstreis, indien op de plaats van bestemming van de dienstreis doelmatig gebruik kan worden gemaakt van maaltijden vanwege het ministerie en aansluitend op die avond op die bestemming logies wordt genoten;

  • c.

    de grote component, indien aansluitend op de avond tijdens de binnenlandse dienstreis logies bij een horecabedrijf wordt genoten;

  • d.

    de uur component voor ieder uur of gedeelte van een uur dat de dienstreis buiten het land van plaatsing, dan wel binnen het land van plaatsing buiten Nederland duurt.

• 9.

  Indien bij reizen door verschillende gebieden buiten Nederland tijdens één of meer reisgedeelten geen uitgaven voor maaltijden of logies hoeven te worden gedaan, worden deze reisgedeelten gevoegd bij een volgend of voorafgaand reisgedeelte buiten Nederland in welk geval aanspraak bestaat op de in dat geval van toepassing zijnde uur component.

• 1.

  Andere kosten, bedoeld in artikel 12, tweede lid, van het BDD, die bij een buitenlandse dienstreis worden vergoed zijn de naar het oordeel van de commandant noodzakelijk gemaakte kosten ter zake van:

  • a.

    aan- en verkoop van buitenlandse betaalmiddelen;

  • b.

    vaccinatie;

  • c.

    geleden koersverlies na aftrek van eventueel gemaakte koerswinst;

  • d.

    uitrusting; en

  • e.

    een reisverzekering met dezelfde of nagenoeg dezelfde dekking als die welke geldt indien de reis vanuit Nederland door de commandant bij de hem daarvoor aangewezen reisorganisatie zou zijn geboekt, doch alleen indien de kosten daarvan niet in de prijs van het reisbiljet zijn begrepen en voor die gevallen waarin bedoelde boeking wegens bijzondere omstandigheden niet kon plaatsvinden.

• 2.

  De dienstreiziger die een dienstreis maakt van langere duur dan 7 dagen naar een in bijlage D vermeld gebied, waar tijdens de dienstreis sprake is van tropische hitte of polaire koude, wordt op zijn verzoek een tegemoetkoming in de werkelijk gemaakte kosten voor aanschaf van deze kleding verstrekt tot ten hoogste een bedrag van € 291,15.

• 3.

  Indien een gebied niet staat vermeld in bijlage D, kan de commandant deze bijlage voor zijn dienstonderdeel voor de duur van de desbetreffende dienstreis met dit gebied uitbreiden, indien tijdens de dienstreis sprake is van de in het tweede lid bedoelde klimatologische omstandigheden en dit gebied niet is gelegen binnen Europa. Deze tijdelijke uitbreiding kan eveneens geschieden voor een gebied binnen Europa in een land dat voorkomt in bijlage D.

• 4.

  De tegemoetkoming, bedoeld in het tweede lid, wordt niet verstrekt indien:

  • a.

    de dienstreiziger tijdens de dienstreis de beschikking kan hebben over geschikte militaire kleding, tenzij dit door de commandant als ondoelmatig in verband met de aard van de dienstreis wordt geoordeeld; of

  • b.

    de dienstreis plaatsvindt binnen 5 jaar nadat een tegemoetkoming, bedoeld in het tweede lid, voor kleding voor hetzelfde klimaat is verstrekt.

De op grond van artikel 13, eerste lid, onderdeel d, van het BDD, aan te wijzen activiteiten zijn:

• a.

  een sollicitatiereis, indien de uitnodiging daartoe uitgaat van een tot aanstellen bevoegd gezag binnen het ministerie;

• b.

  een bezoek aan de bedrijfsarts, de militair geneeskundige dienst of de door of vanwege deze dienst aangewezen persoon of instantie, of de bedrijfsmaatschappelijk werker;

• c.

  door de commandant aangewezen representatieve verplichtingen, waaronder in ieder geval het bezoek ten gevolge van:

  • 1.

    de ziekte of het ongeval van een collega;

  • 2.

    het bijwonen van het huwelijk van een collega;

  • 3.

    het bijwonen van de uitreiking van een koninklijke onderscheiding aan een collega;

  • 4.

    het bijwonen van de receptie ter zake van een diensttijdjubileum van een collega;

  • 5.

    het bijwonen van de afscheidsreceptie van een collega; of

  • 6.

    het bijwonen van de begrafenis of de crematie van een gewezen collega.

• d.

  een door de commandant aangewezen deelname aan een sportwedstrijd, centrale training of in groepsverband aan een wandelmars of -tocht.

• 1.

  In geval van een detachering heeft de dienstreiziger die de status heeft van:

  • a.

    militair: aanspraak op vergoeding van reiskosten bij of krachtens het Verplaatsingskostenbesluit militairen;

  • b.

    burgerlijk ambtenaar defensie:

    • 1.

      indien het betreft een detachering in Nederland: aanspraak op vergoeding van reiskosten bij of krachtens het Verplaatsingskostenbesluit burgerlijke ambtenaren defensie, met dien verstande dat de tegemoetkoming geldende met ingang van de dag van detachering in de plaats treedt van de tegemoetkoming, geldende vóór de dag van ingang van de detachering,

    • 2.

      indien het betreft een detachering in een gebied buiten Nederland: aanspraak op vergoeding van reiskosten op de voet van het Verplaatsingskostenbesluit militairen.

• 2.

  Onder onvermijdbaar doorlopende kosten, bedoeld in artikel 14, eerste lid, van het BDD worden verstaan de kosten:

  • a.

    van een niet van overheidswege verstrekte maandtrajectkaart over het voor de detachering geldende traject, die doorloopt na de datum van detachering;

  • b.

    van een ander niet van overheidswege verstrekt abonnement voor het reizen met het openbaar vervoer, dat doorloopt na de datum van detachering, voor de duur van de periode dat dit abonnement niet kosteloos kan worden beëindigd.

• 3.

  Voor de toepassing van het eerste lid, wordt in de daar genoemde algemeen verbindende voorschriften verstaan onder:

  • a.

    ‘commandant’: de commandant, bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de Regeling dienstreizen Defensie;

  • b.

    ‘datum van verplaatsing, de detachering of van de indiensttreding’: de datum van de detachering, bedoeld in artikel 14, van het BDD.

• 4.

  Voor de aanspraak op:

  • a.

    vergoeding van reiskosten als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, wordt de militair, indien dagelijks reizen niet mogelijk is, gelijk gesteld aan de militair met verplichte huisvesting van rijkswege;

  • b.

    vergoeding van reiskosten als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, wordt de ambtenaar gelijk gesteld aan de verhuis plichtige ambtenaar.

• 5.

  Indien eerst achteraf blijkt dat een dienstreis een detachering wordt, is dit artikel, met uitzondering van het tweede lid, niet van toepassing op de reeds verstreken dagen.

• 1.

  De eigen bijdrage, bedoeld in artikel 14, tweede lid, van het BDD, wordt voor de dienstreiziger met de status van militair bij een detachering binnen Nederland, gesteld op:

  • a.

    bij het voorzien in verblijf door het ministerie: hetgeen hij is verschuldigd op grond van de Regeling huisvesting en voeding militairen;

  • b.

    bij het voorzien in verblijf vanwege het ministerie: hetgeen hij is verschuldigd op grond van de Regeling huisvesting en voeding militairen, met dien verstande dat in afwijking van die regeling de eigen bijdrage voor voeding voor de militair voor wie geen vrijstelling geldt, wordt gesteld op € 236,05.

• 2.

  De eigen bijdrage, bedoeld in artikel 14, tweede lid, van het BDD, bedraagt voor de dienstreiziger met de status van burgerlijk ambtenaar defensie bij een detachering binnen Nederland:

  • a.

    voor huisvesting: bij het voorzien in verblijf door of vanwege het ministerie: een maandelijkse eigen bijdrage van 3,6 procent van het voor hem geldende salaris, met inachtneming van het maximumbedrag, genoemd in artikel 7, tweede lid, van de Regeling huisvesting en voeding militairen, voor de ambtenaar die geen eigen huishouding voert als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel h, van het Verplaatsingskostenbesluit burgerlijke ambtenaren defensie,

  • b.

    voor voeding:

    • 1°.

      bij het voorzien in verblijf door het ministerie: de aldaar verschuldigde maaltijdprijzen,

    • 2°.

      bij het voorzien in verblijf vanwege het ministerie: € 236,05.

• 3.

  De bijdrage, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, en het tweede lid wordt voor een periode korter dan een maand naar tijdsgelang berekend, waarbij een maand wordt gesteld op dertig dagen.

• 4.

  Het gestelde in artikel 15, vijfde lid, is bij een detachering in Nederland van overeenkomstige toepassing.

• 5.

  Bij een detachering als bedoeld in artikel 14, tweede lid, juncto vierde lid, onderdeel b, van het BDD, bestaat aanspraak op een verblijfkostenvergoeding overeenkomstig paragraaf 3, met dien verstande dat met ingang van de eenenzestigste dag, of zoveel eerder als daartoe naar het oordeel van de commandant aanleiding is, de bedragen van de maaltijdcomponenten en de uur component, bedoeld in artikel 12, vierde lid, worden gehalveerd.

Voor de militair van de Koninklijke Marechaussee die in opdracht van de Commandant Koninklijke Marechaussee in het kader van de uitoefening van taken op grond van de Politiewet 2012 of de Vreemdelingenwet 2000 deze taken verricht op een andere locatie dan de standplaats voor een langere duur dan vier weken en als gevolg hiervan niet dagelijks reist tussen de woning en de plaats van tewerkstelling en voor zijn huisvesting gebruik dient te maken van hotelvoorzieningen, geldt de gehele periode van tewerkstelling als een dienstreis, waarbij huisvesting en voeding door en voor rekening van Defensie worden verstrekt. De vergoedingen vinden plaats op grond van artikelen 3 tot en met 11 en 12, tweede lid, onderdeel a, van deze regeling. Gedurende de periode van tewerkstelling bestaat geen aanspraak op vergoedingen op basis van het Verplaatsingskostenbesluit militairen.

De commandant kan voor de in deze regeling bedoelde vergoedingen een voorschot verstrekken.

• 1.

  De reisdeclaratie wordt voldaan tot het bedrag, waarop volgens de door de dienstreiziger vermelde gegevens op grond van het BDD en de Regeling dienstreizen defensie aanspraak kan worden gemaakt of wordt gemaakt.

• 2.

  Voor het indienen van de reisdeclaratie wordt gebruik gemaakt van DIDO. Bij het indienen worden de procedures en instructies als vermeld in DIDO gevolgd.

• 3.

  De commandant bepaalt welke bewijsstukken bij de reisdeclaratie worden gevoegd. Het betreft in ieder geval de betalingsbewijzen inzake de gemaakte kosten:

  • a.

    van het reizen per trein;

  • b.

    verband houdende met het reizen met dienstvervoer;

  • c.

    van (trein)taxigebruik of het gebruik van een gehuurd motorrijtuig;

  • d.

    van logies in een gebied buiten Nederland; en

  • e.

    bedoeld in artikel 13.

Indien het bedrag van een component behorend bij een binnen de dienstreis vallend gebied buiten Nederland niet in bijlage C staat vermeld, bepaalt de Hoofddirecteur Personeel van het Ministerie van Defensie. dit bedrag aan de hand van de geldende rekenregels.

Vervallen

Deze regeling treedt in werking op de dag waarop het Besluit dienstreizen defensie in werking treedt.

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling dienstreizen defensie.