Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 16 augustus 2018, nr. 2018-0000665017, houdende vaststelling van de reis- en verblijfkostenvergoedingen voor Rijksambtenaren BES (Reisregeling Rijksambtenaren BES)

1

Het beginpunt en het eindpunt van de dienstreis wordt bepaald door het bevoegd gezag.

2

Als de dienst het toelaat, kan het bevoegd gezag op schriftelijk verzoek en voordat de dienstreis is aangevangen verlenging van een dienstreis tot ten hoogste 72 uur voor privédoeleinden toestaan. Voor zover deze uren onder de werktijden van de ambtenaar vallen, worden deze in mindering gebracht op het aantal vakantie-uren waarop hij ingevolge artikel 8 van het Besluit vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren BES of hoofdstuk IV van het Besluit rechtspositie korps politie BES aanspraak heeft. De ambtenaar draagt zelf de meerkosten die aan de verlenging van de dienstreis en het verblijf verbonden zijn. Besparingen als gevolg van de verlenging komen ten goede aan de staat.

1

Wegens reiskosten per boot en per openbaar vervoer worden vergoed de kosten die blijkens overgelegde bewijsstukken in verband met de dienstreis zijn gemaakt voor het gebruik van daartoe door het bevoegd gezag aangewezen vervoermiddelen. Ingeval van vervoer per vliegtuig worden de kosten voor luchthavenrechten eveneens vergoed.

2

De ambtenaar die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om voor rijksrekening in de eerste klasse te reizen. Voor internationale reizen is het gebruik van de hogesnelheidstrein toegestaan.

3

Als het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden daartoe aanleiding geven, worden toeslagen voor bijzondere treinen, kosten van plaats reservering in treinen en kosten voor het gebruik van een slaapwagen alsmede extra kosten voor bagage als reiskosten vergoed.

4

Voor het vervoer per vliegtuig verstrekt het bevoegd gezag vliegtuigtickets in de economy klasse of, indien beschikbaar, in de economy comfort klasse.

5

Vervoer per vliegtuig in de business klasse is toegestaan, indien de ambtenaar de meerkosten daarvan zelf draagt of indien hiervoor medische redenen zijn, dan wel bijzondere omstandigheden dit naar het oordeel van het bevoegd gezag rechtvaardigen.

6

In geval van een vlucht met een totale vliegtijd van langer dan zes uur is de ambtenaar gerechtigd om twaalf uur te recupereren alvorens hij op de plaats van bestemming zijn werkzaamheden of scholing aanvangt of zijn werkzaamheden in zijn standplaats hervat. Voor zover deze uren onder de werktijden van de ambtenaar vallen, worden deze niet in mindering gebracht op het aantal vakantie-uren waarop hij ingevolge artikel 8 van het Besluit vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren BES of hoofdstuk IV van het Besluit rechtspositie korps politie BES aanspraak heeft.

7

Het zesde lid is niet van toepassing indien de ambtenaar gebruik heeft gemaakt van vervoer per vliegtuig in de business klasse waarvoor hij niet zelf de meerkosten draagt.

8

Het bevoegd gezag kan de ambtenaar die in de economy of economy comfort klasse vliegt uit eigen beweging of naar aanleiding van een gemotiveerd verzoek van die ambtenaar toestaan kosten te declareren voor het gebruik van een business lounge op een vliegveld indien bijzondere redenen daartoe aanleiding geven.

9

Flexibele tickets worden alleen vergoed of verstrekt op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de ambtenaar dat voorafgaand aan de dienstreis is ingediend bij het bevoegd gezag.

10

Vergoedingen waarop aanspraak gemaakt kan worden als gevolg van vertraging tijdens een dienstreis komen toe aan de staat. De ambtenaar verleent het bevoegd gezag alle medewerking bij het identificeren en het geldend maken van aanspraken op dergelijke vergoedingen.

11

Het verzamelen van loyaliteitspunten is toegestaan. Verzamelde punten mogen uitsluitend met inachtneming van door het bevoegd gezag gegeven aanwijzingen ten behoeve van volgende dienstreizen worden aangewend.

1

Indien naar het oordeel van het bevoegd gezag het dienstbelang ermee is gebaat dat tijdens een dienstreis gebruik wordt gemaakt van een gehuurd vervoermiddel of een taxi, worden de aan dat gebruik verbonden kosten met inachtneming van het tweede lid vergoed.

2

De kosten van een gehuurd vervoermiddel uit een andere klasse dan de laagste klasse worden niet vergoed, tenzij het bevoegd gezag voorafgaand aan de dienstreis heeft verklaard dat de huur van een auto uit een hogere klasse noodzakelijk is vanwege meereizende personen of bijzondere bagage.

1

Aan de ambtenaar die tijdens de dienstreis overnachting van overheidswege ontvangt en daarvoor kosten maakt, worden deze kosten vergoed. In geval van de verstrekking van overheidswege geen gebruik is gemaakt, bestaat geen aanspraak op vergoeding, tenzij betrokkene aannemelijk maakt dat hij daarvan geen gebruik heeft kunnen maken.

2

Indien de ambtenaar geen overnachting van overheidswege ontvangt, worden zijn logieskosten tijdens de dienstreis vergoed met inachtneming van artikel 8, eerste, tweede, derde en zevende lid. Indien geen bewijsstukken kunnen worden overlegd waaruit blijkt dat logieskosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid, wordt voor ten hoogste vier overnachtingen per dienstreis een bedrag vergoed van USD 45,00 per nacht.

3

In dit artikel wordt verstaan onder overnachting van overheidswege: overnachting verstrekt vanwege het bevoegd gezag, het rijk of een ander Caribisch Nederlands of Europees Nederlands publiekrechtelijk lichaam of semipubliekrechtelijk lichaam, dan wel opleidingsinstituut.

1

De vergoeding voor verblijfskosten tijdens dienstreizen naar het Europese deel van Nederland bestaat uit:

• a.

  USD1,74 voor ieder uur dat de dienstreis duurt (urencomponent);

• b.

  een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot ten hoogste USD145,00 per overnachting (logiescomponent);

• c.

  USD13,92 voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienst- of scholingsreis valt (ontbijtcomponent);

• d.

  USD23,20 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienst- of scholingsreis valt (lunchcomponent);

• e.

  USD37,12 voor iedere periode van 18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt (dinercomponent).

2

Voor de berekening van de vergoeding voor verblijfskosten tijdens andere dienstreizen dan dienstreizen in het Europese deel van Nederland, wordt uitgegaan van de tarieflijst, met dien verstande dat de daarin genoemde bedragen worden omgerekend in US dollars met behulp van de door de Europese Centrale Bank vastgestelde referentiewisselkoers.

3

De vergoeding, bedoeld in het tweede lid, bestaat uit:

• a.

  een bedrag ter grootte van 1,5% van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst (urencomponent) voor ieder uur dat de dienstreis duurt;

• b.

  een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot ten hoogste per overnachting het daarvoor opgenomen bedrag in de tarieflijst (logiescomponent);

• c.

  een ontbijtvergoeding ter grootte van 12 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt (ontbijtcomponent);

• d.

  een lunchvergoeding ter grootte van 20 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt (lunchcomponent);

• e.

  een dinervergoeding ter grootte van 32 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt (dinercomponent).

4

De aanspraak op de in het eerste lid, onder c, d en e, en in het derde lid, onder c, d en e, genoemde vergoedingen bestaat slechts voor zover voor het verkrijgen van een ontbijt, lunch, onderscheidenlijk diner kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.

5

In afwijking van het eerste en derde lid bestaat geen aanspraak op vergoeding voor maaltijden, voor zover tijdens de dienstreis gelegenheid bestaat al dan niet tegen betaling maaltijden van overheidswege te ontvangen, tenzij de ambtenaar aannemelijk maakt dat hij daarvan geen gebruik heeft kunnen maken. Indien kosten zijn gemaakt voor maaltijden van overheidswege, worden deze kosten met inachtneming van het eerste of derde lid vergoed. Onder maaltijden van overheidswege wordt verstaan: volledige maaltijden, verstrekt vanwege het bevoegd gezag, het rijk of een ander Caribisch Nederlands of Europees Nederlands publiekrechtelijk lichaam of semipubliekrechtelijk lichaam, dan wel opleidingsinstituut.

6

In afwijking van het eerste en derde lid bestaat geen vergoeding voor verblijfskosten voor een reisgedeelte per intercontinentale vlucht.

7

Indien een bewijsstuk van kosten voor logies en ontbijt wordt overlegd waaruit niet blijkt welk deel van de kosten voor logies en welk deel van de kosten voor ontbijt zijn gemaakt, worden de op het bewijsstuk vermelde kosten vergoed, voor zover deze niet meer bedragen dan de som van de vergoedingen, genoemd in het eerste lid, onder b en c, of in het derde lid, onder b en c.

1

Bij een dienstreis binnen het Caribisch deel van Nederland van meer dan dertig dagen draagt het bevoegd gezag zo mogelijk zorg voor een ingerichte woning in het openbaar lichaam van bestemming. De volgende zaken worden door het bevoegd gezag vergoed: huur, water, elektra en internet.

2

Ingeval de ambtenaar door toepassing van het eerste lid de beschikking heeft over een ingerichte woning, bedraagt de vergoeding voor verblijfkosten in afwijking van artikel 8, vanaf de dag dat de ambtenaar het openbaar lichaam van bestemming bereikt per dag USD 55,00.

1

Ter vervanging van de vergoedingen, bedoeld in de artikelen 3, 4, 5, 6, 7 en 8, kan het bevoegd gezag voor de reiskosten en de verblijfkosten, zowel afzonderlijk als tezamen, met inachtneming van het tweede en derde lid, vaste reissommen per maand of kwartaal vaststellen.

2

Bij de berekening van het bedrag van een vaste reissom als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de veelvuldigheid en de duur der dienstreizen en de daarmee samenhangende gemiddelde verblijfkosten die de dienstuitoefening of scholing van de ambtenaar in de regel vereist. De vaste reissom bedraagt niet meer dan de vergoeding die hij vervangt.

3

Een vaste reissom wordt in ieder geval herzien, zodra wijziging van betekenis optreedt in de factoren waarmee bij de vaststelling ervan rekening is gehouden.

1

Het declareren van de reiskosten en de verblijfkosten geschiedt op een door het bevoegd gezag voorgeschreven wijze, onder overlegging van de vereiste bewijsstukken. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de ambtenaar de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft.

2

De ambtenaar vraagt zijn vliegtickets en hotelovernachtingen zo vroeg mogelijk aan, maar uiterlijk 21 dagen voor vertrek van de eerste vlucht. Indien dit niet mogelijk is, geeft hij voorafgaand aan de boeking een schriftelijke, gemotiveerde verklaring hiervoor aan het bevoegd gezag.

3

Het bevoegd gezag kan aanwijzingen geven over preferred suppliers.