Regeling archiefbeheer NZa

1

De RvB draagt zorg voor voldoende budget benodigd voor de uitvoering van het archiefbeheer.

2

De RvB draagt zorg voor voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

3

De RvB draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten die voldoen aan de wettelijke vereisten.

1

De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en hij draagt zorg voor de tijdige vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Hierbij wordt het beleid van de NZa gevolgd op het terrein van informatiebeveiliging.

2

De verantwoordelijke is belast met de zorg voor alle analoge en digitale archieven die door de NZa worden beheerd. Daarnaast adviseert en ondersteunt hij de directies en units over de documentaire informatievoorziening. Hierbij hoort onder andere het ontwerpen en onderhouden van de onderhavige regeling en selectielijsten en het voeren van audits op de naleving van de onderhavige regeling.

3

De verantwoordelijke draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

4

De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.

5

De verantwoordelijke en of unitmanager die vanuit zijn of haar functie betrokken is bij de in het eerste lid bedoelde verantwoordelijke, zorgt voor het professionaliseren van de medewerkers van het verantwoordelijk team.

6

Elke directeur of unitmanager is verantwoordelijk voor het correct aanleveren aan het verantwoordelijk team en het laten verwerken van de analoge archiefbescheiden die zich binnen zijn directie of unit bevinden.

7

De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor functioneel beheer dragen samen met de medewerkers van de ICT-leverancier en het verantwoordelijk team zorg voor de inrichting van de informatiesystemen noodzakelijk voor archieftaken, zodanig dat deze voldoen aan de wettelijke vereisten.

1

De verantwoordelijke onderhoudt contacten en voert waar noodzakelijk gezamenlijk periodiek overleg met alle directeuren en unitmanagers over de gang van zaken rondom het archiefbeheer.

2

De verantwoordelijke voert tenminste één maal per jaar overleg met een lid van de RvB over de uitvoering van het archiefbeheer.

3

De verantwoordelijke onderhoudt contacten en voert indien mogelijk en noodzakelijk periodiek overleg met de Erfgoedinspectie te Den Haag en het Nationaal Archief te Den Haag.

1

De verantwoordelijke zorgt dat bij het opmaken dan wel bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, aan de daarvoor geldende eisen uit de wet wordt voldaan.

2

De verantwoordelijke houdt zich aan de minimale eisen zoals bedoeld in de NEN-2082 norm die de toegankelijkheid, ordening en beschikbaarheid van archiefbescheiden borgt.

3

Voor het systematisch en zorgvuldig beheer van archiefbescheiden wordt onder andere gebruik gemaakt van een ordeningsstructuur.

1

Elke medewerker van de NZa draagt zorg voor tijdige en correcte registratie in het daarvoor op dat moment aangewezen informatiesysteem van door hem zelf opgemaakte, ontvangen en verzonden archiefbescheiden.

2

Bij de registratie van de archiefbescheiden in het informatiesysteem legt elke medewerker tenminste de volgende metagegevens vast opdat de archiefbescheiden eenvoudig zijn terug te vinden:

• a.

  Datum van het document;

• b.

  Datum van registratie;

• c.

  Datum ontvangst of verzending;

• d.

  Inkomend / Uitgaand;

• e.

  Communicatiekanaal;

• f.

  Onderwerp van het document;

• g.

  Hoofdcategorie en indien beschikbaar subcategorie;

• h.

  Indien aanwezig kenmerk afzender;

• i.

  Analoog bewaard ja/nee;

• j.

  Bericht- en zaaknummer;

• k.

  Ontvanger;

• l.

  Afzender;

• m.

  Eventuele overige betrokken partijen;

• n.

  Soort workflow.

3

Een directeur of unitmanager, danwel een door een van hen aangewezen medewerker, stelt samen met de verantwoordelijke werkafspraken op voor de registratie van de archiefbescheiden en de bewaking van de hieraan door de verantwoordelijke toegekende voortgangs- en afdoeningstermijnen met betrekking tot zijn of haar directie of unit.

1

De verantwoordelijke beslist over verzoeken van directies en units tot raadpleging of uitlening van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het lenen en raadplegen van archiefbescheiden is voorbehouden aan medewerkers van de directie of unit, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de betreffende directeur of unitmanager.

2

De verantwoordelijke neemt bij de beoordeling van verzoeken, bedoeld in het eerste lid de bepalingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, de Wmg, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wet langdurige zorg, de Zorgverzekeringswet en overige relevante wet- en regelgeving in acht.

3

De verantwoordelijke houdt bij welke analoge archiefbescheiden worden uitgeleend.

4

Bij een verzoek voor uitlening van analoge archiefbescheiden aan een NZa-medewerker zal steeds een kopie ter beschikking worden gesteld. Indien dat niet mogelijk is onderzoekt de verantwoordelijke of de NZa kan volstaan met het laten inzien van het origineel. Indien dat niet voldoende blijkt dan stelt de verantwoordelijke het origineel ter beschikking.

5

Bij het ter beschikking stellen van een kopie is het bepaalde in het derde lid niet van toepassing.

6

De overdracht van archiefbescheiden aan een andere directie of unit is slechts toegestaan, indien de directeur of unitmanager van de ontvangende directie of unit en de directeur of unitmanager van de overdragende directie of unit hierover overeenstemming hebben bereikt.

7

De directeur of unitmanager van de overdragende directie of unit is verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht. Deze verklaring wordt door beide betrokken directeuren of unitmanagers ondertekend. De verklaringen van overdracht worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

8

Indien er door een NZa-medewerker toegang wordt gevraagd tot digitale archiefbescheiden waar de betreffende medewerker geen authorisatie voor heeft, zal dit ter goedkeuring worden voorgelegd aan de verantwoordelijke unitmanager die eigenaar is van dat archiefbescheiden.

1

De RvB beslist op grond van een advies van de verantwoordelijke en de betreffende directie of unit, over het voornemen tot vervreemding van archiefbescheiden. Een dergelijke vervreemding kan alleen plaatsvinden aan een andere zorgdrager in de zin van de wet.

2

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker maakt van de vervreemding een verklaring op, die een specificatie van de te vervreemden archiefbescheiden bevat en die aangeeft op grond waarvan en op welke manier de vervreemding heeft plaatsgevonden. De RvB ondertekent de verklaring. De verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

3

De vervreemding bedoeld in het eerste lid, vindt niet eerder plaats dan nadat door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een machtiging is afgegeven, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

1

De verantwoordelijke beslist over verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden. De verantwoordelijke pleegt hierover waar nodig overleg met de betreffende directies en units binnen de NZa waaronder de archiefbescheiden vallen.

2

De NZa betrekt bij de beoordeling van verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden de relevante wettelijke voorschriften inzake de Wet openbaarheid van bestuur, de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet langdurige zorg en de Wmg, de Wet hergebruik overheidsinformatie, alsmede de overige relevante wet- en regelgeving.

3

Van de terbeschikkingstelling, bedoeld in het eerste lid, maakt een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker een verklaring op, die een beschrijving van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden bevat. Deze verklaring bevat tevens de informatie over de periode gedurende welke deze archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld en de omvang van de archiefbescheiden.

4

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker registreert welke archiefbescheiden de NZa aan derden ter beschikking stelt en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging.

5

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker stelt een overeenkomst op tussen de NZa en de aanvrager voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden. In deze overeenkomst wordt bepaald voor welk tijdvak de NZa de archiefbescheiden ter beschikking stelt en tegen welke voorwaarden. In de overeenkomst wordt tevens een bepaling opgenomen over de beheerskosten voor de ter beschikking gestelde archiefbescheiden.

6

Indien een verzoek om terbeschikkingstelling wordt toegewezen, stelt de verantwoordelijke een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking. Indien het niet mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen maakt de verantwoordelijke de afweging of het mogelijk is inzage te verlenen in de originele archiefbescheiden. Indien de verantwoordelijke besluit geen inzage te verlenen in de originele archiefbescheiden, wordt het verzoek afgewezen.

1

De directeur van een directie of een unitmanager is in het geval van een interne verhuizing van de directie of unit verantwoordelijk voor het verhuizen van het analoge dynamisch archief van zijn directie of unit.

2

De verantwoordelijke draagt in het geval van een verhuizing van de NZa of een directie of unit van de NZa naar een ander gebouw, zorg voor het verhuizen van de onder de NZa of een verhuizende directie of unit hiervan berustende archiefbescheiden.

1

De RvB besluit over de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties van de voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden.

2

De verantwoordelijke coördineert de vervanging van archiefbescheiden. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties kan slechts plaatsvinden indien het te vervangen originele archiefbescheiden, met behoud van de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens, volledig kan worden gereproduceerd.

3

Van de vervanging wordt door een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker een verklaring opgesteld. De verantwoordelijke ondertekent deze verklaring. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden en geeft aan op grond waarvan en op welke manier de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaringen van vervanging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

1

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker is belast met het ontwerpen en onderhouden van de selectielijst, het voorleggen ervan aan de RvB en het ter vaststelling ervan aanbieden aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op grond van artikel 5, tweede lid, onderdeel c, van de wet.

2

De in het eerste lid bedoelde medewerker betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst de directeur of unitmanager die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop de selectielijst betrekking heeft.

3

Eén keer per twee jaar vindt door de verantwoordelijke actualisatie plaats van de selectielijst. Actualisatie van de selectielijst vindt tevens plaats bij een ingrijpende reorganisatie, privatisering, externe verzelfstandiging of opheffing van onderdelen van de NZa dan wel van de NZa als geheel.

4

In het geval van selectie voorafgaand aan vernietiging van archiefbescheiden voorziet de verantwoordelijke de archiefbescheiden van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

5

De verantwoordelijke zorgt voor de selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.

6

De verantwoordelijke is bevoegd tot het beslissen over het (laten) uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden.

7

De vernietiging van archiefbescheiden vindt jaarlijks plaats.

8

De verantwoordelijke of de eigenaar van de betreffende archiefbescheiden stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor de betreffende directie of unit een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden vindt afstemming plaats met de verantwoordelijke unit.

9

De vernietiging en bewaring van de in archiefbescheiden en hun metadata vervatte persoonsgegevens worden door de verantwoordelijke getoetst aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en hetgeen is bepaald in Boek 7, titel 7, afdeling 5, van het Burgerlijk Wetboek.

10

Van de vernietiging van archiefbescheiden wordt door een door de verantwoordelijke aangewezen medewerker een verklaring opgemaakt, waarin duidelijk wordt aangegeven om welke archiefbescheiden het gaat en op grond waarvan de vernietiging heeft plaatsgevonden. De verantwoordelijke of de door de verantwoordelijke aangewezen medewerker ondertekent de verklaring van vernietiging. De verklaringen van vernietiging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

11

De verantwoordelijke draagt de te vernietigen analoge archiefbescheiden over aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste en veilige vernietiging van archiefbescheiden.

1

De directeur of unitmanager draagt analoge archiefbescheiden een jaar na de beëindiging van de administratieve afhandeling van dat archiefbescheiden over aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke slaat de ontvangen archiefbescheiden op in het semi-statisch archief.

2

Bij de overdracht van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, stelt de betreffende directie of unit een verklaring van overdracht op. De verklaringen van overdracht worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

3

In afwijking van het eerste en tweede lid, draagt een directeur of unitmanager overeenkomsten en documenten zoals bankgaranties die door de NZa dan wel externe partijen zijn opgesteld en die betrekking hebben op zijn directie, unit of taken, binnen een maand na ondertekening respectievelijk ontvangst, over aan de verantwoordelijke. In het geval het overeenkomsten en bankgaranties betreffen die een accountant ten behoeve van de accountantscontrole moet raadplegen danwel in moet zien, zal een directeur of unitmanager de accountant hiervoor verwijzen naar de verantwoordelijke.

1

De verantwoordelijke is belast met het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

2

De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen goede, geordende en toegankelijke staat zoals de wet voorschrijft.

3

Een door de verantwoordelijke aangewezen medewerker maakt van de overbrenging een verklaring op die tenminste een specificatie van de over te brengen archiefbescheiden bevat. De RvB ondertekent de verklaringen van overbrenging. De verklaringen van overbrenging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

4

De overbrenging vindt naar behoefte plaats, maar niet later dan na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. Indien een archiefbescheiden nog met regelmaat wordt geraadpleegd, is het mogelijk overbrenging uit te stellen. Hiervoor is op grond van artikel 13, derde en vierde lid, van de wet, een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

5

De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden kunnen door de verantwoordelijke in overleg met de beheerder van het Nationaal Archief ook vervroegd worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

6

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet worden de bijhorende metadata overgebracht.

7

Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de verantwoordelijke met de unitmanager Juridische Zaken over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid na overbrenging. Dit zal in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats plaats vinden.

8

De overbrenging van archiefbescheiden wordt vastgelegd in een door de verantwoordelijke ondertekende verklaring die specificaties van de archiefbescheiden en eventuele beperkingen aan de openbaarheid bevat. Een exemplaar van deze verklaring wordt gearchiveerd.

1

De verantwoordelijke stelt in opdracht van de RvB een controleplan op dat aangeeft wanneer de verantwoordelijke audits op het archiefbeheer bij alle directies en units uitvoert.

2

De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat bij iedere directie of unit een maal per twee jaar een audit wordt uitgevoerd dan wel zoveel vaker als op grond van de controlebevindingen door de verantwoordelijke noodzakelijk wordt geacht.

3

De directeur of unitmanager van de directie of unit waar de audit wordt uitgevoerd, verleent alle door de verantwoordelijke nodig geachte medewerking aan de uitvoering van de in het eerste en tweede lid bedoelde audit.

4

Naar aanleiding van de in het eerste lid bedoelde audit stelt de verantwoordelijke een rapport op, dat een duidelijk overzicht bevat van de wijze waarop de directie of unit de archieftaken uitvoert. In het rapport wordt ook een overzicht gegeven van gesignaleerde problemen en het rapport kan adviezen bevatten.

5

De verantwoordelijke stelt naar aanleiding van de in het eerste en tweede lid bedoelde audit het rapport vast na overleg met betrokken partijen. Vervolgens zendt de verantwoordelijke het rapport naar de RvB.

6

De verantwoordelijke stelt aan de hand van de rapporten van de afzonderlijke units en directies ten behoeve van de tweejaarlijkse audit bij de RvB een totaalrapport op.

1

De in dit artikel opgenomen bepalingen voor digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden als de te vernietigen digitale archiefbescheiden.

2

De verantwoordelijke maakt afspraken met de unitmanager die eigenaar is van de informatiesystemen, over de te volgen procedure voor het maken van back-ups van de data, de besturingsprogrammatuur en de documentatie van de toepassingsprogrammatuur. De back-up procedure voorziet in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse back-ups en een jaarlijkse full back-up, en zorgt dat het risico op verlies van digitale archiefbescheiden kleiner wordt. De verantwoordelijke bewaakt en monitort de back-up procedure.

3

Alle digitale archiefbescheiden wordt zo veel mogelijk opgeslagen in open bestandsformaat. Dat betekent dat bestanden zo veel mogelijk vrij toegankelijk zijn voor alle NZa-medewerkers.

4

Indien gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur of besturingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden zal de verantwoordelijke in samenwerking met de unitmanager die leiding geeft aan de unit functioneel beheer deze digitale archiefbescheiden converteren dan wel migreren.

5

De verantwoordelijke maakt in samenspraak met de unitmanager die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer, een verklaring op van de conversie of migratie van de digitale archiefbescheiden, die tenminste een beschrijving van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden is of kan worden voldaan.

1

De verantwoordelijke zorgt ervoor dat de NZa beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij de NZa berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur.

2

Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie samen met de nieuwe versie daarvan bewaard.

3

De verantwoordelijke zorgt samen met de medewerkers die werkzaam zijn bij de unit die als taak informatiemanagement heeft, voor een actuele architectuurplaat.

1

De verantwoordelijke draagt er, in samenspraak met de RvB, zorg voor dat in geval van calamiteiten die dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk worden overgebracht naar veilige locaties.

2

De verantwoordelijke stelt de Erfgoedinspectie hiervan onverwijld op de hoogte.

3

De verantwoordelijke stelt een instructie vast voor de wijze waarop de voorwaarden waaronder in geval van calamiteiten zoals oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden, noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt. Het gaat daarbij om zowel archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen als om archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

4

De RvB stelt een calamiteitenplan vast waarin zij, met inachtneming van dit artikel, aangeeft hoe te handelen in geval van calamiteiten zoals brand, waterschade of aardbeving.