Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 3 november 2024, nr. 48150937, houdende vaststelling van het wetenschapsaccountantsprotocol voor de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, de Koninklijke Bibliotheek en het Biomedical Primate Research Centre (Regeling wetenschapsaccountantsprotocol OCW 2024)

In dit deel van het accountantsprotocol staan de jaarstukken centraal. De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de relevante wet- en regelgeving zoals uitgewerkt in onderdeel 2.3.1 van dit protocol. Het oordeel omtrent de naleving van relevante wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt overeenkomstig Standaard 720 vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening, geen materiële afwijkingen bevat en alle informatie bevat die op grond van de RJO vereist is. Zie punt 2.2.3.

Het begrip omvangbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage materialiteit moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangbasis bij de controle van de jaarrekening is afhankelijk van de te controleren massa: de totale publieke middelen respectievelijk de bestedingen van de aanvullende subsidies. Bij de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening gaat het om de totale publieke middelen. Het totaalbedrag van de bestedingen van de aanvullende subsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de bestedingen van de aanvullende subsidies moeten worden toegepast. Voor het oordeel van de financiële rechtmatigheid is de materialiteitstabel van toepassing. Zie punt 2.1.3 voor de rapportagetolerantie.

De instellingsaccountant voert de controle in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en dit accountantsprotocol uit en richt de controle zodanig in, dat de accountant met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) en onzekerheden voorkomen van materieel belang.

1 juli 2024

Ten aanzien van de in het accountantsprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Zie onderdeel 1.4 van dit protocol voor een algemene toelichting op dit begrip.

In het accountantsprotocol wordt geen materialiteit voorgeschreven voor de getrouwheid. Vanuit OCW is een maximale tolerantie van 2% van het totaal van de baten en 5% van het balanstotaal als dit tot een lagere uitkomst leidt, aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen in de standaarden is opgenomen.

Voor de strekking van het rechtmatigheidsoordeel geldt de volgende materialiteit:

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat gegeven de betrouwbaarheid, in de verantwoording geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) en in de controle geen onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.

De materialiteit is van toepassing voor het oordeel over de financiële rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke uitvoeringsmaterialiteit.

Voor elke post geldt voor de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming de materialiteit op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de materialiteitstabel.

Voor alle in het accountantsprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard rapportagegrens van 0,1% (van de totale publieke middelen). De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden aan OCW in het verslag van bevindingen. Zie verder omgaan met afwijkingen en onzekerheden (onderdeel 2.1.4).

Voor de posten/onderwerpen Treasurybeleid en NWO-subsidies is een specifieke uitvoeringsmaterialiteit (SM) en specifieke rapportagegrens (SR) opgenomen:

• •

  Treasurybeleid (0% SM, 0% SR)

• •

  NWO-subsidies (3% SM, 0,1% SR)

De afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd, worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de evaluatie van afwijkingen bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel. Als de specifieke uitvoeringsmaterialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij de jaarrekening.

Ingeval op grond van RJO, artikel 3h geconsolideerde jaarverslaggeving van meerdere besturen gezamenlijk plaatsvindt, dient de materialiteit (waaronder de specifieke materialiteit en de specifieke rapportagegrens) in dit hoofdstuk te worden toegepast op de enkelvoudige/gesegmenteerde verslaglegging van het instandhoudingsniveau (d.w.z. op het niveau van één bestuur).

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan. Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden.

Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden geldt voor de accountantscontrole van de jaarstukken:

• •

  Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeft de instelling fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie is namelijk gering.

• •

  Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten en onzekerheden. De instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De instelling kan echter dergelijke fouten niet altijd corrigeren. De instellingsaccountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten en onzekerheden (d.w.z. fouten en onzekerheden groter dan de materialiteit) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten en onzekerheden (d.w.z. fouten en onzekerheden kleiner dan de materialiteit) stelt de instellingsaccountant een verslag van bevindingen op zoals opgenomen in onderdeel Accountantsproducten / Rapportering (1.4) met inachtneming van de geldende rapportagegrens.

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de RJO, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving (zoals de WNT) bepalingen bevatten over de wijze waarop een bestuur verslag doet. De rechtspersoon richt de jaarstukken in op basis van de RJO. De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken aan de RJO voldoen.

De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken aan de bepalingen bij en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT)(en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving) voldoet.

Hierbij volgt de instellingsaccountant het door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) opgestelde controleprotocol WNT.

Algemeen

Met betrekking tot het onderdeel bestuursverslag stelt de instellingsaccountant vast dat:

• •

  het bestuursverslag alle wettelijk verplichte elementen (op grond van de RJO en

• •

  opgenomen in paragraaf 2.2.3 Bestuursverslag) bevat (aanwezigheidstoets);

• •

  de in de jaarrekening en in het bestuursverslag opgenomen informatie op elkaar aansluit (consistentietoets);

• •

  de inhoud van het bestuursverslag overeenkomt met de opgedane kennis van de instelling, waaronder de bevindingen over de interne beheersing (signaleren materiële afwijkingen bestuursverslag).

Ten aanzien van rapportering is hetgeen aan het einde van deze paragraaf is opgenomen ook op voorgaande bepalingen van toepassing.

In artikel 4, lid 6, van de RJO is opgenomen dat de Minister jaarlijks thema’s kan aanwijzen, waarover het bestuur in het bestuursverslag rapporteert met betrekking tot de wijze waarop middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald.

In bijlage 3 van de RJO is de set van gegevens ten behoeve van de continuïteitsparagraaf als onderdeel van het bestuursverslag opgenomen. Voor dit onderdeel van het bestuursverslag wordt in aanvulling op bovenstaande werkzaamheden nog specifiek van de instellingsaccountant gevraagd vast te stellen dat:

• •

  de (meerjaren)begroting is ontleend aan de planning & control cyclus;

• •

  de (meerjaren)begroting is voorzien van een advies door de raad van toezicht op grond van geldend afspraken;

• •

  de continuïteitsparagraaf is opgesteld op het niveau van de (geconsolideerde) jaarrekening.

In het kader van ontleend aan de planning & control cyclus stelt de instellingsaccountant minimaal de aansluiting vast tussen de interne informatie en de informatie, die is opgenomen in de continuïteitsparagraaf (reconstrueerbaarheid van de informatie). Indien de accountant vaststelt dat de meerjarenbegroting hieraan niet voldoet, dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen.

Rapportering

De instellingsaccountant neemt, indien niet voldaan is aan de wettelijke bepalingen, een tekstpassage hieromtrent op in de controleverklaring onder de “Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie”.

1 juli 2024

De instellingsaccountant heeft te maken met verschillende typen wet- en regelgeving.

Voor de inrichting en de indiening van de jaarrekening geldt de RJO en op basis daarvan de inrichtingsvoorschriften BW2/RJ, zoals aangegeven in onderdeel 1.1 (begripsbepalingen).

De geldende regelgeving op het moment van toetsing en de daarop gebaseerde besluiten en beschikkingen die die betrekking hebben op de verkrijging of de besteding van rijksgelden, worden in de controle betrokken. Aanvullende subsidies van OCW, die niet zijn opgenomen in de algemene subsidietoewijzing op grond van de jaarlijkse begrotingsafspraken, worden verstrekt op grond van de geldende kaderregeling. Als een instelling daartoe verplicht is op grond van een besluit van de Minister van OCW worden deze aanvullende subsidies in de jaarrekening verantwoord in een verantwoordingsmodel G als bedoeld in bijlage 4 van de RJO.

Hieronder vindt u een limitatief overzicht van (aanvullende) informatie die bij de controle en het onderzoek door de instellingsaccountant relevant is. De relevante bepalingen in de wet- en regelgeving zijn limitatief uitgewerkt in bijlage I van dit protocol. Beoogd is om volledig te zijn, maar het abusievelijk niet opnemen van een bepaling betekent niet dat een instelling zich er niet aan hoeft te houden. Wel betekent het dat de instellingsaccountant bij de controle kan uitgaan van het kader.

De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving en de aanbestedingswet- en regelgeving vallen dus buiten het kader voor de financiële rechtmatigheid. Deze overige wet- en regelgeving neemt de instellingsaccountant wel mee in de werkzaamheden ten aanzien van de getrouw beeld verklaring in het kader van Standaard 250 ‘Het in aanmerking nemen van wet- en regelgeving bij een controle van financiële overzichten’.

Limitatief overzicht van voor de bekostiging en de verslaggeving relevante wet- en regelgeving, naar de situatie per 1 januari 2024:

De toetspunten die voor de accountantscontrole relevant zijn, zijn limitatief uitgewerkt in bijlage 1 Kader Financiële Rechtmatigheid OCW wet- en regelgeving 2024

• a)

  de regeling Beleggen lenen en derivaten OCW, die medio 2016 is gepubliceerd en van toepassing is op alle bekostigde onderwijsinstellingen, KB en KNAW, wordt bij subsidiebeschikking ook voor NWO formeel van toepassing

• b)

  Indien van toepassing verklaard

• c)

  Per instelling is er een document waarin de toepassing van de RJO is vastgelegd. NWO: Brief AD/359312 dd. 17-01-2012, KB: Brief KB 11-032010, KNAW: Brief AD/167322 dd. 09-11-2009 en BPRC: Brief AD/167420 dd. 09-11-2009

Aanvullend controlecriterium: EU verdrag oneerlijke concurrentie.

Overheidsgelden mogen niet zodanig worden aangewend dat er oneerlijke concurrentie ontstaat. Van de instellingsaccountant wordt geen marktonderzoek hiernaar verlangd. Wel stelt de accountant vast dat minimaal een kostendekkend tarief is berekend.

Hier geldt als aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.

De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in de jaarverslaggeving heeft voldaan aan verslaggevingseisen van artikel 4, artikel 5, lid 4 en 5, artikelen 6, 7, 8, 9 en 10 van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.

Het voorschrijven van een controle- en rapportagetolerantie verhoudt zich lastig tot werkzaamheden van de instellingsaccountant die zijn gericht op het vaststellen van elementen van administratieve organisatie en interne beheersing. In dit geval wordt hiermee bedoeld dat de instellingsaccountant ongeacht de materialiteit vaststelt dat de instelling de hieronder bedoelde vastlegging toereikend heeft uitgevoerd. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen, zoals aangegeven in onderdeel 1.4 (Accountantsproducten / rapportering).

Indien sprake is van geoormerkte aanvullende subsidies van OCW stelt de accountant op grond van de bekostigingsvoorschriften/subsidievoorwaarden/subsidieverplichtingen vast dat de (geoormerkte) aanvullende subsidie rechtmatig is besteed. De instellingsaccountant richt de controle zodanig in dat de accountant een redelijke mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang groter dan 3% van de totale besteding van de geoormerkte aanvullende subsidies in het betreffende controlejaar.

Met betrekking tot de accountantscontrole over de door de Minister en Ministerie van Economische Zaken (EZ) verleende subsidies zijn OCW, EZ en NWO overeengekomen dat de accountantscontrole met betrekking tot de rechtmatigheid van de bestedingen van EZ-subsidies kan worden opgenomen in de controle van de instellingsaccountant van NWO bij de jaarrekening.

1 juli 2024

Algemeen

NWO verstrekt subsidies aan onderwijsinstellingen die vallen onder het onderwijsaccountantsprotocol OCW en aan OWB-instellingen die vallen onder het wetenschapsaccountantsprotocol OCW. Onder deze subsidies worden ook begrepen de subsidies van Technologiestichting STW (STW) en Zorg Organisatie Nederland en Medische wetenschap (ZonMw), voor zover de NWO subsidievoorwaarden van kracht zijn. De financiële verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van de onderwijsinstellingen en OWB-instellingen.

Begunstigde instelling

De accountant van de begunstigde onderwijsinstelling controleert de rechtmatigheid van de besteding van de subsidiegelden in het kader van de jaarrekeningcontrole overeenkomstig het onderwijsaccountantsprotocol OCW. De accountant van de begunstigde OWB-instelling controleert overeenkomstig het wetenschapsaccountantsprotocol OCW. De instelling stuurt, indien van toepassing, een verslag van bevindingen van de accountant van de begunstigde naar NWO.

Voor deze post geldt een specifieke uitvoeringsmaterialiteit en specifieke rapportagegrens. Zie 2.1.3 van dit protocol voor OWB-instellingen en 2.1.3 van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW voor onderwijsinstellingen. Het totaalbedrag van de bestedingen van deze NWO-subsidies wordt gezien als een afgescheiden controlemassa. De controlecriteria vloeien voort uit de afzonderlijke subsidiebeschikkingen. De accountant van de begunstigde controleert de rechtmatigheid van de besteding van deze subsidiegelden.

NWO

De instellingsaccountants van de onderwijsinstellingen vallen onder de reikwijdte van de jaarlijkse review door de Inspectie van het Onderwijs. NWO neemt kennis van de uitkomsten van de reviews van het voorgaande jaar bij hoger onderwijs in het kader van de toetsing van de naleving van de rechtmatigheid. NWO heeft de bevoegdheid tot controle van de boeken respectievelijk tot onderzoek bij de instelling naar de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen.

De instellingsaccountant van NWO stelt vast of de getroffen maatregelen van interne beheersing rondom de NWO-subsidies voldoende waarborgen bieden voor een rechtmatige besteding. Ook dient de accountant na te gaan of de interne controle door NWO zodanig is opgezet dat hierin alle voor NWO relevante rechtmatigheidsaspecten worden geraakt.

KB verstrekt subsidies aan (bibliotheek) instellingen voor de taken die in artikel 9 van de WSOB worden genoemd. De financiële verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van subsidieontvanger. De accountant stelt vast of KB de bekostiging/subsidie van OCW rechtmatig heeft besteed.

De geaffilieerde instellingen van de KB krijgen een rijksbijdrage toegekend. De instellingsaccountant controleert of deze bijdrage aan die instellingen onverwijld is overgemaakt.