Besluit:
In deze regeling wordt verstaan onder:
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c. van de Archiefwet 1995;
hoofden van dienst: hoofden van dienst genoemd in het Besluit mandaat, volmacht en machtiging KGG 2025.
minister: Minister van Klimaat en Groene Groei;
De regeling geldt voor de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Minister van Klimaat en Groene Groei ongeacht waar deze taken worden uitgevoerd.
De regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het Ministerie van Klimaat en Groene Groei vermeld in de Bijlage Organisatie van het Ministerie van Klimaat en Groene Groei bij het Besluit mandaat, volmacht en machtiging KGG 2025.
De Secretaris-generaal is verantwoordelijk voor aangelegenheden op het gebied van de Archiefwet 1995, voor zover niet behorend tot een hoofd van dienst.
De Secretaris-generaal stelt selectielijsten als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel b, van de Archiefwet 1995 vast.
De Secretaris-generaal is bevoegd om, in overleg met het betreffende hoofd van dienst, beperkingen te stellen aan de openbaarheid van archiefbescheiden bij de overbrenging als bedoeld in artikel 15 van de Archiefwet 1995.
De Secretaris-generaal vervult de rol van Chief Information Officer (CIO) zoals bedoeld in het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021;
Het hoofd van dienst is verantwoordelijk voor een volledig overzicht van informatie die voortvloeit uit de taken uit het Besluit mandaat, volmacht en machtiging KGG 2025 die onder diens verantwoordelijkheid worden uitgevoerd.
Het hoofd van dienst beheert de informatie van de betreffende dienst in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling.
Het hoofd van dienst treft in overleg met de Secretaris-generaal een voorziening voor de informatie bij:
het opheffen, samenvoegen en het splitsen van overheidsorganen;
het overdragen van taken aan een ander overheidsorgaan;
het instellen van tijdelijke overheidsorganen;
het tijdelijk ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan een rechtspersoon gedurende een zo beperkt mogelijke termijn.
In het informatieoverzicht worden mutaties bijgehouden zoals van vernietiging, overbrenging en overdracht van gegevens.
Het hoofd van dienst is verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid, de bewaar-termijnen en de openbaarheid volgens hoofdstukken drie, vier en vijf van deze regeling.
Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor het toepassen, stimuleren en ondersteunen van het beleid met betrekking tot de informatievoorziening.
In de regeling tot wijziging van de organisatie wordt een voorziening opgenomen voor de archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 4 van de Archiefwet 1995.
De regeling voor de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen, zoals commissies, project- en programmadirecties bevat een voorziening voor de informatievoorziening overeenkomstig de vorige leden.
Het hoofd van dienst zorgt door middel van een overzicht van taken en werkprocessen ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het ministerie werd ontvangen of opgemaakt;
de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of de creatie ervan door het ministerie;
het gedrag van digitale bestanden;
de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd;
de functionele eisen voor de aspecten genoemd in de eerste twee opsommingstekens.
Het hoofd van dienst draagt zorg voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat directoraat-generaal, directie of dienst berustende archiefbescheiden.
Het hoofd van dienst zorgt dat aan de hand van het in het eerste lid bedoelde overzicht digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de informatie leesbaar of waarneembaar is te maken.
Bij het gebruik van een elektronische handtekening worden ten minste de volgende gegevens vastgelegd:
de ondertekenaar;
indien sprake is van een geavanceerde elektronische handtekening, gegevens die de koppeling tussen document en ondertekenaar bewijzen; en
indien sprake is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, de identificatie van het gekwalificeerde middel en het gekwalificeerde certificaat van de elektronische handtekening.
Het hoofd van dienst zorgt ervoor dat de informatiesystemen de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgen, zodanig dat informatie binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens of door middel van een andere ontsluitingsmethode en leesbaar of waarneembaar te maken is.
Het hoofd van dienst zorgt ervoor dat bij het wijzigen of saneren van besturings- of toepassingsprogrammatuur wordt voldaan aan de eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat.
Het hoofd van dienst zorgt ervoor dat bij conversie of migratie van gegevens en bestanden deze kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of het creëren ervan.
Het hoofd van dienst stelt een specificatie op van de gegevens en bestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd.
Het hoofd van dienst laat toetsen op welke wijze aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is voldaan.
Het hoofd van dienst laat van de conversie of migratie namens de minister een verklaring opstellen met de specificatie en de toets waaruit blijkt dat aan de eisen is of wordt voldaan.
Het hoofd van dienst neemt bij het vervangen van archiefbescheiden door reproducties de eisen voor een betrouwbare informatievoorziening in acht.
Het hoofd van dienst voert bij de voorbereiding van het besluit tot vervanging een risicoanalyse uit en neemt daarbij de privacywetgeving en de Auteurswet in acht.
In het besluit tot vervanging van archiefbescheiden wordt inzicht verschaft in het vervangingsproces zoals bedoeld in artikel 26b van de Archiefregeling.
De archiefbescheiden worden opgeslagen in een te valideren en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van duurzame toegankelijkheid kan worden voldaan.
Informatieobjecten worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van veroudering of het in onbruik raken van het type drager.
Bij het overzetten naar nieuwe informatiedragers blijft de relatie tussen de informatieobjecten in stand om de context en de authenticiteit zoals bedoeld in artikel 9 van deze regeling te waarborgen.
Bij het bepalen van de bewaartermijnen van overheidsinformatie worden de wettelijke bewaartermijnen en de belangen van interne en externe belanghebbenden in acht genomen.
De bewaartermijnen worden vastgelegd in selectielijsten zoals bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
De selectielijsten voldoen aan de vereisten van artikel 5 en artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
Vernietiging van informatieobjecten vindt uitsluitend plaats op grond van een geldige selectielijst en na het verstrijken van de bewaartermijn.
Het hoofd van dienst volgt voorafgaand aan de vernietiging een vastgestelde vernietigingsprocedure en legt in een verklaring de voorgenomen vernietiging vast.
Het hoofd van dienst draagt zorg voor de duurzame toegankelijkheid van informatie gepubliceerd op internetsites en sociale media-kanalen van het departement.
Voor het overbrengen van archiefbescheiden die als permanent te bewaren zijn aangemerkt wordt een zo kort mogelijke termijn nagestreefd.
Indien de archiefbescheiden niet in een bestandsformaat zijn opgeslagen dat aan een open standaard voldoet vindt voorafgaand aan de overbrenging overleg plaats met de beheerder van de openbare archiefbewaarplaats over een alternatief bestandsformaat.
Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt bij de overbrenging aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.
In het geval van een verzoek op grond van de Wet open overheid ziet op archiefbescheiden die berusten bij een openbare rijksarchiefbewaarplaats en waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van het belang van de Staat en bondgenoten, blijft de beslissingsbevoegdheid berusten bij de minister.
Het Nationaal Archief in Den Haag is voor het Ministerie van Economische Zaken bestemd voor de overheidsinformatie die voor blijvende bewaring is aangemerkt. Het Nationaal Archief heeft tot taak de rijksarchiefbewaarplaats en de aldaar berustende archiefbescheiden namens de Minister van OCW te beheren.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling informatiebeheer KGG 2025.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.