Algemeen Reglement van de Wereldpostunie

1

The representatives of member countries shall meet in Congress not later than four years after the end of the year during which the preceding Congress took place.

2

Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.

3

In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.

4

After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date, the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director General of the International Bureau.

5

When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event, the International Bureau shall perform the functions of the host government.

6

The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.

7

Paragraphs 2 to 5 and article 102 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.

1

Each member country shall be entitled to one vote, subject to the sanctions provided for in article 149.

1

On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:

• 1.1

  determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;

• 1.2

  consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;

• 1.3

  set the date for the entry into force of the Acts;

• 1.4

  adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;

• 1.5

  consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;

• 1.6

  adopt the Union’s strategy;

  • 1.6

    bis approve the draft quadrennial UPU business plan;

• 1.7

  fix the maximum amount of the Union’s expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;

• 1.8

  elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council, in accordance with, inter alia, the electoral procedures laid down in the Congress resolutions pertaining to this matter;

• 1.9

  elect the Director General and Deputy Director General;

• 1.10

  set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.

2

Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.

1

For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.

2

Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.

3

Paragraphs 1 and 2 shall also be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.

1

The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:

• 1.1

  the United Nations;

• 1.2

  Restricted Unions;

• 1.3

  members of the Consultative Committee;

• 1.4

  entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.

2

The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:

• 2.1

  specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;

• 2.2

  any international body, any association or enterprise, or any qualified person.

3

In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.

1

The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.

2

The role of Chair shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect as Chair one of the members belonging to the geographical group of the host member country.

3

The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses. Without prejudice to the foregoing, one seat in the geographical group to which member countries defined as Pacific Island countries and territories (as per the relevant list established by the United Nations) belong shall be reserved for those member countries.

4

Each member of the Council of Administration shall appoint its representative(s). The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.

5

Except as otherwise stipulated in article 110, the office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.

6

The CA shall define, formalize and/or set up the standing groups and task forces or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.

1

The Council of Administration shall have the following functions:

• 1.1.

  Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.

• 1.2.

  Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.

• 1.3.

  Examines the draft quadrennial Union business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial Union business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.

• 1.4.

  Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the Union Business Plan, as described in article 107.1.3.

• 1.5.

  Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 146.3 to 5.

• 1.6.

  Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 151.5.

• 1.7.

  Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.

• 1.8.

  Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.

• 1.9.

  Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.

• 1.10.

  After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.

• 1.11.

  Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.

• 1.12.

  Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.

• 1.13.

  Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.

• 1.14.

  Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.

• 1.15.

  Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:

  • 1.15.1.

    to assume the positions of Vice-Chairs of Congress and Chairs and Vice-Chairs of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and

  • 1.15.2.

    to sit on the Restricted Committees of the Congress.

• 1.16.

  (Deleted.)

• 1.17.

  Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

• 1.18.

  Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.

• 1.19.

  Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142.

• 1.20.

  Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.

• 1.21.

  Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.

• 1.22.

  Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and considers proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

• 1.23.

  Provides control over the activities of the International Bureau.

• 1.24.

  Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.

• 1.25.

  Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.

• 1.26.

  Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

• 1.27.

  Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.

• 1.28.

  Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.

• 1.29.

  Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 123.

• 1.30.

  Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and revokes membership in accordance with those criteria, as further detailed in the relevant rules of procedure referred to in article 123.

• 1.31.

  Lays down the Financial Regulations of the Union.

• 1.32.

  Lays down the rules governing the Reserve Fund.

• 1.33.

  Lays down the rules governing the Special Fund.

• 1.34.

  Lays down the rules governing the Special Activities Fund.

• 1.35.

  Lays down the rules governing the Voluntary Fund.

• 1.36.

  Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.

• 1.37.

  Lays down the Regulations of the Social Fund.

• 1.38.

  Exercises, within the context of article 153, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.

• 1.39.

  Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

1

At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairs from among its members. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2

The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3

The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4

The Chair of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.

5

(Deleted.)

1

Observers

• 1.1.

  To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.

• 1.2.

  Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.

• 1.3.

  Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, also have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Council of Administration as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

2

Principles

• 2.1.

  For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

• 2.2.

  Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

• 2.3.

  In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1

The travel expenses of representatives of members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by their member country. However, other than for meetings that take place during Congress, one representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established, respectively, by the Council of Administration and the United Nations shall be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket and/or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means. The amount reimbursed for travelling by rail or by any other means shall not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.

2

Moreover, in the event that a member country classified as one of the developing or least developed countries according to the aforementioned lists is the Chair of the Council of Administration, one representative thereof shall be entitled to the same reimbursement as set forth in paragraph 1, as well as daily subsistence allowances (to be paid by analogy with the conditions applied to Union staff members), for participation in that capacity in meetings of the Council of Administration, the Postal Operations Council, the Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union and the Management Board of the Provident Scheme of the Union.

1

After each session, the Council of Administration shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

2

The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries of the Union, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

1

The Postal Operations Council shall consist of forty-eight members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.

2

The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. At least one third of the members of each geographical group shall be renewed at each Congress. Without prejudice to the foregoing, one seat in the geographical group to which member countries defined as Pacific Island countries and territories (as per the relevant list established by the United Nations) belong shall be reserved for those member countries.

3

Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative(s). The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.

4

Except as otherwise stipulated in article 116, the office of member of the Postal Operations Council shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.

5

The Postal Operations Council shall define, formalize and/or set up the standing groups, task forces, user-funded subsidiary bodies or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.

1

The Postal Operations Council shall have the following functions:

• 1.1.

  Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.

• 1.2.

  Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.

• 1.3.

  Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.

• 1.4.

  Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.

• 1.5.

  Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.

• 1.6.

  Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.

• 1.7.

  Receives and discusses proposals, opinions and reports from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, examines and comments on proposals and reports from the Consultative Committee for submission to Congress.

• 1.8.

  (Deleted.)

• 1.9.

  Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.

• 1.10.

  Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial Union business plan to be submitted to Congress.

• 1.11.

  Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.

• 1.12.

  Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.

• 1.13.

  Revises the Regulations of the Union; in this regard, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.

• 1.14.

  Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 142; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.

• 1.15.

  Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 141, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.

• 1.16.

  Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.

• 1.17.

  Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.

• 1.18.

  Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 153.

• 1.19.

  Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.

• 1.20.

  Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.

1

At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chair and four Vice-Chairs, and the Committee Chairs/Vice-Chairs/Co-Chairs. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.

2

The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.

3

The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.

4

On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.

5

(Deleted.)

1

Observers

• 1.1.

  In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.

• 1.2.

  Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.

• 1.3.

  Members of the Consultative Committee, as well as the other observers and ad hoc observers referred to in article 105, have the right to attend meetings of the standing groups, task forces and other bodies of the Postal Operations Council as observers, without the right to vote, subject to the provisions of paragraph 2.3.

2

Principles

• 2.1.

  For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

• 2.2.

  Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.

• 2.3.

  In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned, or by its Chair in consultation with the Chair of the Postal Operations Council and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the members of the Consultative Committee and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1

The travel expenses of representatives of members of the Postal Operations Council participating in its meetings shall be borne by their member country. However, other than for meetings that take place during Congress, one representative of each of the member countries classified as least developed countries according to the list established by the United Nations shall be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket and/or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means. The amount reimbursed for travelling by rail or by any other means shall not exceed the price of the economy class return air ticket.

2

Moreover, in the event that a member country classified as one of the least developed countries according to the aforementioned list is the Chair of the Postal Operations Council, one representative thereof shall be entitled to the same reimbursement as set forth in paragraph 1, as well as daily subsistence allowances (to be paid by analogy with the conditions applied to Union staff members), for participation in that capacity in meetings of the Postal Operations Council, the Council of Administration and the Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union.

1

After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.

2

The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.

3

The Postal Operations Council shall make to Congress a comprehensive report on its work, including reports on user-funded subsidiary bodies as provided for in article 152, and send it to member countries of the Union, their designated operators and members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.

1

The Chairman of the CA, the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau shall form the Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union (CCoord).

2

The CCoord shall have the following attributions and functions:

• 2.1

  Contribute to the coordination of the work of the permanent bodies of the Union;

• 2.2

  Meet, when needed, in order to discuss important questions relating to the Union and the postal service and provide the Union’s bodies with an evaluation of such questions;

• 2.3

  Ensure proper implementation of the strategic planning process so that all decisions on the Union’s activities are taken by the appropriate bodies in accordance with the respective responsibilities as specified in the Acts of the Union.

3

On convocation by the Chairman of the CA, the CCoord shall meet twice a year, at Union headquarters. The date and place of the meetings shall be fixed by the Chairman of the CA in agreement with the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau.

1

The aim of the Consultative Committee is to represent the interests of the wider international postal sector, and to provide a framework for effective dialogue between stakeholders.

1

The Consultative Committee shall consist of:

• 1.1

  non-governmental organizations (including organizations representing customers, delivery service providers, postal employees or postal employers); philanthropic entities; standardization, financial and development organizations; suppliers of goods and services to the postal services sector; transportation entities and other private sector entities; and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;

• 1.1bis

  high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee.

• 1.1ter

  (Deleted.)

• 1.2

  (Deleted.)

• 1.3

  (Deleted.)

1bis

All members of the Consultative Committee shall be established (and, if so required by the member country concerned, duly registered) or, in the case of the high-level figures referred to in 1.1bis, have permanent residence, in a Union member country.

2

The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by members of the Consultative Committee, except as otherwise determined by the Council of Administration. In this regard, and as further outlined in the Rules of Procedure of the Consultative Committee, different membership fees may apply depending on the specific legal nature and financial capability of members of the Consultative Committee.

3

The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

1

The Consultative Committee shall consist of:

• 1.1.

  non-governmental organizations (including those representing customers, delivery service providers, postal employees or postal employers); philanthropic entities; standardization, financial and development organizations; suppliers of goods and services to the postal services sector; transportation entities; academic and research institutions; think tanks and similar knowledge-based institutions; and like organizations that have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;

• 1.2.

  high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee.

2

All members of the Consultative Committee shall have their principal place of business (and, if so required by the member country concerned, be duly registered) or, in the case of the high-level figures referred to in 1.2, have permanent residence, in a Union member country.

3

The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by members of the Consultative Committee, except as otherwise determined by the Council of Administration. In this regard, and as further outlined in the Rules of Procedure of the Consultative Committee, different membership fees may apply depending on the specific legal nature and financial capability of members of the Consultative Committee.

4

The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.

1

Membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, in accordance with article 107.1.30.

2

Without prejudice to the requirement set forth in article 120.2, any requests for membership of the Consultative Committee as submitted by the entities or high-level figures referred to in article 120 shall be accompanied by the prior written authorization or recommendation of the corresponding Union member country.

2bis

Revocation of membership of the Consultative Committee shall be determined through a process established by the Council of Administration in accordance with article 107.1.30.

3

Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative(s).

1

The Consultative Committee shall have the following functions:

• 1.1.

  Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council, and their respective bodies. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires, in accordance with articles 109.2.3 and 115.2.3.

• 1.2.

  Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.

• 1.2bis

  Subject to the approval of the Council of Administration, and also subject to examination and comments by the Postal Operations Council when matters of interest to that body are involved, coordinates and facilitates implementation of postal sector projects involving members of the Consultative Committee, potentially in partnership with the governmental authorities of member countries and/or their designated operators.

• 1.3.

  Considers issues affecting the postal sector and provides input on such issues in the form of proposals, opinions and reports to the Council of Administration and Postal Operations Council, and their respective bodies, as appropriate.

• 1.4.

  Submits proposals and reports to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and in the name of the latter and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comments by the Postal Operations Council in accordance with articles 107.1.21 and 113.1.7.

1

The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chair of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chair at that meeting.

2

The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.

3

The Consultative Committee shall meet at least once a year or additionally as deemed appropriate for its work. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chair of the Consultative Committee, in agreement with the Chairs of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.

1

Without prejudice to article 124.2, members of the Consultative Committee have the right to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

2

In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee shall designate representatives, who shall be the only representatives of the Consultative Committee, to formally provide, on behalf of that body, the input referred to in article 122. Such designated representatives shall have the right to attend, on behalf of the Consultative Committee, meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council, as well as their respective Committees, standing groups, task forces and other bodies, as observers without the right to vote, subject to the provisions of articles 109 and 115 and of the Rules of Procedure of Congresses, as relevant to the body concerned.

3

The Chair of the Council of Administration and the Chair of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.

1

Member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.

2

For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.

3

In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting of the Consultative Committee or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by the Consultative Committee or its Chair, in consultation with the Chair of the Council of Administration and the Secretary General. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate. Strictly in so far as prospective meetings are concerned, notification of restrictions shall preferably be sent to the observers and ad hoc observers concerned at least 14 days in advance of the relevant meeting (or as soon as possible in the case of urgent meetings convened less than 14 days following issuance of the relevant invitation by the International Bureau). Accordingly, such notifications shall not apply in the event of exclusions or document access restrictions deemed necessary in the context of an ongoing meeting of the body concerned.

1

After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairs of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views. The Chair of the Consultative Committee, or another designated representative of the Consultative Committee, shall also report on the activities of the Consultative Committee at each plenary session of the Council of Administration and the Postal Operations Council respectively.

2

The Consultative Committee shall make to the Council of Administration and the Postal Operations Council an annual activity report. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration and the Postal Operations Council provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with articles 111 and 117.

3

The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.

0bis

The Director General shall be the legal representative of the Union.

1

The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau.

2

Regarding the classification of posts, appointments and promotions:

• 2.1

  the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades;

• 2.2

  for appointments in grades P 1 to D 2, the Director General shall consider the professional qualifications of the candidates who are nationals of a member country or who exercise their professional activities in a member country, taking into account equitable geographical and language distribution, and gender balance. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau;

• 2.3

  the Director General shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;

• 2.4

  for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, the Director General shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;

• 2.5

  the requirements of equitable geographical and language distribution and gender balance shall rank behind merit in the recruitment process;

• 2.6

  the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.

3

Furthermore, the Director General shall have the following duties:

• 3.1

  acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;

• 3.2

  notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;

• 3.3

  notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;

• 3.4

  prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;

• 3.5

  executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to the Director General by the Acts;

• 3.6

  takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;

• 3.7

  submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;

• 3.8

  following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;

• 3.9

  prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;

• 3.10

  prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;

• 3.11

  (Deleted.)

• 3.12

  acts as an intermediary in relations between:

  • 3.12.1

    the Union and the Restricted Unions;

  • 3.12.2

    the Union and the United Nations;

  • 3.12.3

    the Union and the international organizations whose activities are of interest to the Union;

  • 3.12.4

    the Union and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;

• 3.13

  assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:

  • 3.13.1

    the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;

  • 3.13.2

    the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;

  • 3.13.3

    the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;

• 3.14

  attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.

1

The Deputy Director General shall assist the Director General and shall be responsible to him.

2

If the Director General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director General as mentioned in article 126.3.

1

The secretariat of the Union’s bodies and the Consultative Committee shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director General.

1

The International Bureau shall prepare and make available through the Union website all the documents published, in the language versions specified in article 155, in accordance with the Rules of Procedure of the Council of Administration and Postal Operations Council. The International Bureau shall also indicate, to the representatives of member countries in particular, new e-document publications on the Union website by means of an efficient web-signalling system.

2

Furthermore, the International Bureau shall physically distribute Union publications, such as International Bureau circulars and CA and POC Summary Records, only at the request of an individual member country.

1

The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union.

1

The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

2

In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the postal service; give an opinion or provide dispute settlement services (in the latter case on a paid basis and in accordance with the relevant procedures adopted by the Council of Administration), at the request of the parties involved, on questions in dispute; act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union; and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

3

It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

4

It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.

5

The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries and/or their designated operators for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

1

The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council, the Consultative Committee and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.

2

In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the postal service; give an opinion or provide dispute settlement services (in the latter case on a paid basis and in accordance with the relevant procedures adopted by the Council of Administration), at the request of the parties involved, on questions in dispute; act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union; and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.

3

It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries, designated operators, members of the Consultative Committee and the public, as appropriate, on particular questions. The result of such inquiries shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.

4

It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.

5

The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries, their designated operators and/or members of the Consultative Committee for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.

1

The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to member countries or their designated operators ordering them.

1

Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties.

2

The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union. It shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.

3

The International Bureau shall inform member countries and their designated operators of the existence of the Restricted Unions and the Special Agreements mentioned above.

1

The International Bureau shall publish, with the aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish.

1

The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Management Committee of the Council of Administration, to member countries and/or designated operators, the Restricted Unions and the United Nations.

1

Uiterlijk vier jaar na het einde van het jaar gedurende welk het voorgaande Congres heeft plaatsgevonden, komen de vertegenwoordigers van de lidstaten in Congres bijeen.

2

Elke lidstaat laat zich bij het Congres vertegenwoordigen door een of meerdere gevolmachtigden die door hun Regering met de benodigde bevoegdheden zijn bekleed. Een lidstaat kan zich indien nodig laten vertegenwoordigen door de delegatie van een andere lidstaat. Een delegatie kan naast haar eigen land evenwel slechts één ander land vertegenwoordigen.

3

In beginsel wijst elk Congres het land aan waarin het volgende Congres plaatsvindt. Indien deze aanwijzing praktisch onuitvoerbaar blijkt, is de Raad van Bestuur bevoegd een land aan te wijzen waar het Congres zitting houdt, na overleg met dit land.

4

Na overleg met het Internationaal Bureau stelt de uitnodigende Regering de definitieve datum en exacte plaats van het Congres vast. In beginsel een jaar voor deze datum zendt de uitnodigende Regering een uitnodiging aan de Regering van elke lidstaat. Deze uitnodiging kan hetzij rechtstreeks aan de Regering worden gericht, hetzij door tussenkomst van een andere Regering of door tussenkomst van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

5

Wanneer een Congres bijeen moet komen zonder uitnodigende Regering, treft het Internationaal Bureau, met instemming van de Raad van Bestuur en na overleg met de Regering van de Zwitserse Bondsstaat, de nodige maatregelen om het Congres bijeen te roepen en te organiseren in het land waar de Unie zetelt. In dat geval fungeert het Internationaal Bureau als uitnodigende Regering.

6

De plaats van bijeenkomst van een buitengewoon Congres wordt, na overleg met het Internationaal Bureau, vastgesteld door de lidstaten die het initiatief voor dat Congres hebben genomen.

7

De onder 2 tot en met 5 en artikel 102 voorziene bepalingen zijn van dienovereenkomstige toepassing op buitengewone Congressen.

1

Bij de beraadslagingen beschikt elk land over één stem, onder voorbehoud van de in artikel 149 bedoelde sancties.

1

Op basis van de voorstellen van de lidstaten, de Raad van Bestuur en de Postraad, gaat het Congres over tot:

• 1.1

  vaststelling van het algemeen beleid voor het verwezenlijken van het voorwerp en doel van de Unie zoals uiteengezet in de preambule van de Constitutie en in artikel 1 ervan;

• 1.2

  bestudering en aanneming, in voorkomend geval, van de door de lidstaten en de Raden overeenkomstig artikel 29 van de Constitutie en artikel 138 van het Algemeen Reglement gedane voorstellen tot wijziging van de Constitutie, van het Algemeen Reglement, van het Verdrag en van de overige verdragen;

• 1.3

  vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de Akten;

• 1.4

  aanneming van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan;

• 1.5

  bestudering van de volledige verslagen met betrekking tot de werkzaamheden voorgelegd door respectievelijk de Raad van Bestuur, de Postraad en de Adviescommissie binnen het sinds het voorgaande Congres verstreken tijdvak, overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 111, 117 en 125 van het Algemeen Reglement;

• 1.6

  aanneming van de strategie van de Unie;

• 1.6bis

  aanneming van het ontwerp voor het vierjaarlijks werkplan van de Unie;

• 1.7

  vaststelling van het maximumbedrag van de uitgaven van de Unie, overeenkomstig artikel 21 van de Constitutie;

• 1.8

  verkiezing van de lidstaten die in de Raad van Bestuur en de Postraad zitting hebben, in overeenstemming met, onder andere, de kiesprocedures die zijn vastgelegd in de hierop betrekking hebbende resoluties van het Congres;

• 1.9

  verkiezing van de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal;

• 1.10

  vaststelling, in een resolutie, van het plafond van de door de Unie voor de levering van stukken in het Duits, Chinees, Portugees en Russisch te dragen kosten.

2

Als hoogste orgaan van de Unie houdt het Congres zich tevens bezig met andere aangelegenheden, in het bijzonder op het gebied van postale diensten.

1

Bij de organisatie van de werkzaamheden en het voeren van overleg hanteert het Congres zijn Reglement van Orde.

2

Elk Congres kan zijn Reglement van Orde wijzigen volgens de voorwaarden vastgelegd in het Reglement van Orde.

3

Het eerste en tweede lid zijn van dienovereenkomstige toepassing op Buitengewone Congressen.

1

De volgende instanties worden uitgenodigd als waarnemer deel te nemen aan de plenaire zittingen en commissievergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad:

• 1.1

  de Verenigde Naties;

• 1.2

  Beperkte Unies;

• 1.3

  leden van de Adviescommissie;

• 1.4

  instanties die uit hoofde van een resolutie of besluit van het Congres bevoegd zijn vergaderingen van de Unie bij te wonen als waarnemer.

2

De volgende instanties, indien naar behoren aangewezen door de Raad van Bestuur in overeenstemming met artikel 107.1.12 worden uitgenodigd specifieke bijeenkomsten van het Congres bij te wonen als ad-hocwaarnemer:

• 2.1

  gespecialiseerde organisaties van de Verenigde Naties en andere intergouvernementele organisaties;

• 2.2

  elk internationaal orgaan, elke vereniging of onderneming, of elke daarvoor in aanmerking komende persoon.

3

Naast de waarnemers omschreven onder 1 van dit artikel, kunnen de Adviescommissie en de Postraad in overeenstemming met hun Reglement van Orde ad-hocwaarnemers aanwijzen om hun vergaderingen bij te wonen, indien zulks in het belang is van de Unie en haar organen.

1

De Raad van Bestuur bestaat uit eenenveertig leden die hun functie gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen uitoefenen.

2

De rol van voorzitter wordt van rechtswege toegekend aan de gastheerlidstaat van het Congres. Indien deze lidstaat afstand doet van dit recht, wordt hij van rechtswege lid en beschikt de geografische groep waartoe hij behoort derhalve over een extra zetel waarop de onder 3 bedoelde beperkingen niet van toepassing zijn. In dat geval kiest de Raad van Bestuur een van de leden die behoren tot de geografische groep waarvan de gastheerlidstaat deel uitmaakt tot voorzitter.

3

De veertig overige leden van de Raad van Bestuur worden door het Congres gekozen op basis van een billijke geografische spreiding. Ten minste de helft van de leden wordt bij elk Congres vervangen; geen enkele lidstaat kan door drie achtereenvolgende Congressen worden gekozen. Onverminderd het voorgaande wordt één zetel in de geografische groep waartoe lidstaten behoren die worden omschreven als eilandstaten en -gebieden in de Stille Oceaan (conform de relevante lijst die door de Organisatie van de Verenigde Naties is opgesteld) gereserveerd voor die lidstaten.

4

Elk lid van de Raad van Bestuur benoemt zijn vertegenwoordiger(s). De leden van de Raad van Bestuur nemen metterdaad deel aan zijn activiteiten.

5

Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur is onbezoldigd. De operationele kosten van deze Raad komen ten laste van de Unie.

6

De Raad van Bestuur omschrijft en formaliseert de Permanente Groepen en Taskforces of overige organen die binnen zijn structuur worden ingesteld en/of zet deze op, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de strategie van de Unie en het bedrijfsplan dat door het Congres is aangenomen.

1

De Raad van Bestuur heeft de volgende taken:

• 1.1.

  het toezien op alle activiteiten van de Unie tussen Congressen in, rekening houdend met de besluiten van het Congres, door bestudering van de vraagstukken betreffende regeringsbeleid op postaal gebied en rekening houdend met de internationale beleidslijnen inzake regulering, zoals die welke betrekking hebben op de handel in diensten en mededinging;

• 1.2.

  het bevorderen, coördineren en toezien op alle vormen van postale technische bijstand in het kader van internationale technische samenwerking;

• 1.3.

  het bestuderen van het door het Congres goedgekeurde ontwerp van het vierjarige bedrijfsplan van de Unie en het finaliseren daarvan door de activiteiten vervat in het ontwerp af te stemmen op de feitelijk beschikbare middelen. Dit plan moet, indien van toepassing, tevens afgestemd zijn op de uitkomsten van het door het Congres uitgevoerde prioriteringsproces. Het gefinaliseerde vierjarige bedrijfsplan vormt, na completering en goedkeuring door de Raad van Bestuur, de basis voor de opstelling van het jaarprogramma en de jaarbegroting, alsmede voor de door de Raad van Bestuur en Postraad op te stellen en uit te voeren operationele jaarplannen;

• 1.4.

  het bestuderen en goedkeuren van het jaarprogramma, de begroting en de rekeningen van de Unie, gebaseerd op de definitieve versie van het bedrijfsplan van de Unie zoals beschreven in artikel 107.1.3;

• 1.5.

  het toestaan, indien de omstandigheden zulks vereisen, van de overschrijding van het uitgavenplafond overeenkomstig artikel 146.3 tot en met 146.5;

• 1.6.

  het, op verzoek, toestaan van de keuze van een lagere contributieklasse, overeenkomstig de in artikel 151.5 bedoelde voorwaarden;

• 1.7.

  het, op verzoek van een lidstaat, toestaan van de verandering van geografische groep, met inachtneming van de mening van de lidstaten die lid zijn van de betrokken geografische groepen;

• 1.8.

  het creëren of schrappen van arbeidsplaatsen bij het Internationaal Bureau die uit de reguliere begroting worden gefinancierd, rekening houdend met de beperkingen die samenhangen met het vastgestelde uitgavenplafond;

• 1.9.

  het nemen van beslissingen omtrent met lidstaten te leggen contacten voor het vervullen van zijn taken;

• 1.10.

  het, na overleg met de Postraad, nemen van beslissingen omtrent het aangaan van betrekkingen met organisaties die geen waarnemer zijn in de zin van artikel 105.1 en 105.2.1;

• 1.11.

  het bestuderen van de verslagen van het Internationaal Bureau over de betrekkingen van de UPU met de andere internationale instanties en het nemen van de door hem opportuun geachte maatregelen met betrekking tot het beheer van deze betrekkingen en het hieraan te geven gevolg;

• 1.12.

  het, op een gelegen moment, na overleg met de Postraad en met de Secretaris-Generaal, aanwijzen van gespecialiseerde organisaties van de Verenigde Naties, internationale organisaties, verenigingen, bedrijven en personen die als ad-hocwaarnemer worden uitgenodigd om specifieke zittingen van het Congres en van de Commissies bij te wonen wanneer dat in het belang van de Unie is of de werkzaamheden van het Congres ten goede kan komen, en het belasten van de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau met de verzending van de vereiste uitnodigingen;

• 1.13.

  het aanwijzen van de lidstaat waar het volgende Congres zitting heeft in het in artikel 101.3 bedoelde geval;

• 1.14.

  het, te gelegener tijd en na overleg met de Postraad, vaststellen van het aantal Commissies dat benodigd is om de werkzaamheden van het Congres te verrichten en het vaststellen van hun bevoegdheden;

• 1.15.

  het, na overleg met de Postraad en onder voorbehoud van de goedkeuring van het Congres, aanwijzen van de lidstaten die mogelijk:

  • 1.15.1.

    de positie van vicevoorzitter van het Congres en die van voorzitter en vicevoorzitter van de Commissies op zich kunnen nemen, zo veel mogelijk rekening houdend met een billijke geografische spreiding van de lidstaten;

  • 1.15.2.

    deel kunnen uitmaken van de Besloten Commissies van het Congres;

• 1.16.

  (geschrapt);

• 1.17.

  het in het kader van zijn bevoegdheden in overweging nemen en goedkeuren van elke maatregel die nodig is voor het waarborgen en verhogen van de kwaliteit van de internationale postale dienst en deze moderniseren;

• 1.18.

  het, op verzoek van het Congres, van de Postraad of van de lidstaten, bestuderen van problemen van bestuurlijke, wetgevende en juridische aard die de Unie of de internationale postale dienst aangaan; het is de taak van de Raad van Bestuur te besluiten op bovengenoemde gebieden of het al dan niet opportuun is tussen de Congressen in de door de lidstaten verzochte studies te ondernemen;

• 1.19.

  het doen van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 142;

• 1.20.

  het ter beoordeling aan de Postraad voorleggen van studieonderwerpen, overeenkomstig 113.1.6;

• 1.21.

  het, in overleg met de Postraad, beoordelen en goedkeuren van het strategieontwerp dat aan het Congres moet worden voorgelegd;

• 1.22.

  het in ontvangst nemen van de voorstellen, de aanbevelingen alsmede de verslagen van de Adviescommissie en hierover beraadslagen, en het bestuderen van de voorstellen en verslagen van laatstgenoemde met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

• 1.23.

  het zorg dragen voor de controle van de activiteiten van het Internationaal Bureau;

• 1.24.

  het goedkeuren van de door het Internationaal Bureau opgestelde jaarlijkse verslagen betreffende de activiteiten van de Unie en het financieel beheer en, in voorkomend geval, het leveren van commentaar hierop;

• 1.25.

  het vaststellen, wanneer hij zulks nuttig acht, van de beginselen waarmee de Postraad rekening moet houden bij de bestudering van vraagstukken die belangrijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief van luchtvervoer van post en terpostbezorging van brievenpost in het buitenland), het nauwgezet volgen van de bestudering van deze vraagstukken en het beoordelen en goedkeuren van de op dezelfde onderwerpen betrekking hebbende voorstellen van de Postraad, teneinde te waarborgen dat deze overeenkomen met de eerdergenoemde beginselen;

• 1.26.

  het goedkeuren, in het kader van zijn bevoegdheden, van de aanbevelingen van de Postraad betreffende de aanneming, indien nodig, van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van een besluit ter zake door het Congres;

• 1.27.

  het beoordelen van het door de Postraad opgestelde jaarverslag en, in voorkomend geval, de door deze Raad ingediende voorstellen;

• 1.28.

  het goedkeuren van het vierjarig verslag, dat door het Internationaal Bureau in overleg met de Postraad wordt opgesteld, over de resultaten van de lidstaten betreffende de uitvoering van de door het voorgaande Congres goedgekeurde strategie van de Unie met het oog op de voorlegging ervan aan het volgende Congres;

• 1.29.

  het vaststellen van het kader voor de organisatie van de Adviescommissie en het goedkeuren van de organisatie van de Adviescommissie, overeenkomstig de bepalingen van artikel 123;

• 1.30.

  het vaststellen van de criteria voor toetreding tot de Adviescommissie en het intrekken van het lidmaatschap in overeenstemming met deze criteria, zoals nader uiteengezet in het relevante reglement van orde bedoeld in artikel 123;

• 1.31.

  het vaststellen van het Financieel Reglement van de Unie;

• 1.32.

  het vaststellen van de regels van het Reservefonds;

• 1.33.

  het vaststellen van de regels van het Bijzondere Fonds;

• 1.34.

  het vaststellen van de regels van het Fonds Bijzondere Activiteiten;

• 1.35.

  het vaststellen van de regels van het Vrijwillige Fonds;

• 1.36.

  het vaststellen van de rechtspositie van het personeel en de arbeidsvoorwaarden van de gekozen functionarissen;

• 1.37.

  het vaststellen van het Reglement van het Sociaal Fonds;

• 1.38.

  het binnen het kader van artikel 153 uitoefenen van algemeen toezicht op de instelling en activiteiten van door de gebruikers gefinancierde hulporganen;

• 1.39.

  het aannemen van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan.

1

Tijdens zijn oprichtingsvergadering, die bijeen wordt geroepen en geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Raad van Bestuur, uit zijn leden, vier Vicevoorzitters. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

2

De Raad van Bestuur komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, bijeen op de zetel van de Unie, in overeenstemming met de relevante procedures vervat in zijn Reglement van Orde.

3

De Voorzitter en de Vicevoorzitters, en de Voorzitters, Medevoorzitters en de Vicevoorzitters van de Commissies van de Raad van Bestuur vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Raad van Bestuur voor en geeft hieraan leiding. De Commissie keurt namens de Raad van Bestuur het door het Internationaal Bureau opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten van de Unie goed en neemt alle andere taken op zich die de Raad van Bestuur besluit aan haar op te dragen of die aan de hand van het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

4

De Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigt deze Raad tijdens de zittingen van de Raad van Bestuur wanneer op de agenda punten staan die voor de Postraad van belang zijn.

5

(geschrapt.)

1

Waarnemers

• 1.1.

  Teneinde een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen te waarborgen kan de Postraad vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

• 1.2.

  Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Raad van Bestuur deelnemen.

• 1.3.

  De leden van de Adviescommissie alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 hebben tevens het recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de Permanente Groepen, Taskforces en andere organen van de Raad van Bestuur in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht, onder voorbehoud van het bepaalde onder 2.3.

2

Beginselen

• 2.1.

  Vanwege logistieke redenen kan de Raad van Bestuur het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

• 2.2.

  Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Permanente Groepen of Taskforces wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

• 2.3.

  Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan in samenspraak met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen. Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden).

  Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

1

De reiskosten van vertegenwoordigers van leden van de Raad van Bestuur die deelnemen aan de zittingen van dit orgaan, komen ten laste van hun lidstaat. Een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de door de Raad van Bestuur, respectievelijk de Verenigde Naties opgestelde lijsten worden gerangschikt onder de ontwikkelingslanden of minst ontwikkelde landen heeft, behalve voor de vergaderingen die tijdens het Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket en/of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, in het laatste geval op voorwaarde dat het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat. Hetzelfde recht wordt toegekend aan de vertegenwoordiger van elk lid van de Commissies of andere organen van de Raad wanneer deze buiten het Congres en de zittingen van de Raad vergaderen.

1

Na elke zitting brengt de Raad van Bestuur de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de Beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, in het bijzonder door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

2

De Raad van Bestuur stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

1

De Postraad is samengesteld uit achtenveertig leden die hun taken gedurende het tijdvak tussen twee opeenvolgende Congressen vervullen.

2

De leden van de Postraad worden door het Congres gekozen, aan de hand van een duidelijk omschreven geografische spreiding. Bij elk Congres wordt ten minste een derde van de leden van elke geografische groep vervangen. Onverminderd het voorgaande wordt één zetel in de geografische groep waartoe lidstaten behoren die worden omschreven als eilandstaten en -gebieden in de Stille Oceaan (conform de relevante lijst die door de Organisatie van de Verenigde Naties is opgesteld) gereserveerd voor die lidstaten.

3

Elk lid van de Postraad benoemt zijn vertegenwoordiger(s). De leden van de Postraad nemen metterdaad deel aan de activiteiten van de Raad.

4

De operationele kosten van de Postraad komen ten laste van de Unie. De leden van de Raad ontvangen geen enkele vergoeding.

5

De Postraad omschrijft en formaliseert de Permanente groepen en Taskforces, door de gebruikers gefinancierde hulporganen of overige organen die binnen zijn structuur worden ingesteld en/of zet deze op, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de strategie van de Unie en het bedrijfsplan dat door het Congres is aangenomen.

1

De Postraad heeft de volgende taken:

• 1.1.

  het coördineren van de praktische maatregelen voor de ontwikkeling en de verbetering van de internationale postale diensten;

• 1.2.

  het, onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur in het kader van diens bevoegdheden, ondernemen van elke actie die nodig wordt geacht voor het behouden en verbeteren van de kwaliteit van de internationale postale dienst en om deze te moderniseren;

• 1.3.

  het nemen van beslissingen omtrent te leggen contacten met de lidstaten en hun aangewezen aanbieders voor het vervullen van zijn taken;

• 1.4.

  het treffen van de nodige maatregelen met het oog op de bestudering en verspreiding van de door bepaalde lidstaten en hun aangewezen aanbieders opgedane ervaring en geboekte vooruitgang op het gebied van techniek, exploitatie, economie en beroepsopleiding die de andere lidstaten en hun aangewezen aanbieders aangaan;

• 1.5.

  het, na overleg met de Raad van Bestuur, nemen van passende maatregelen op het gebied van technische samenwerking met alle lidstaten van de Unie en hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder met nieuwe landen en ontwikkelingslanden en hun aangewezen aanbieders;

• 1.6.

  het bestuderen van alle overige vraagstukken die door een lid van de Postraad, door de Raad van Bestuur of door een lidstaat of aangewezen aanbieder aan hem worden voorgelegd;

• 1.7.

  het in ontvangst nemen en bespreken van voorstellen, aanbevelingen alsmede van de verslagen van de Adviescommissie en, voor de vraagstukken die de Postraad aangaan, het bestuderen en van opmerkingen voorzien van de aanbevelingen en verslagen van de Adviescommissie met het oog op de voorlegging ervan aan het Congres;

• 1.8.

  (geschrapt;)

• 1.9.

  het leiden van de bestudering van de belangrijkste exploitatie-, handels-, technische en economische problemen en problemen op het gebied van technische samenwerking die van belang zijn voor alle lidstaten van de Unie of hun aangewezen aanbieders, in het bijzonder vraagstukken die aanzienlijke financiële gevolgen hebben (toeslagen, eindkosten, doorvoerkosten, basistarief luchtvervoer, quota postpakketten en terpostbezorging van briefpostzendingen in het buitenland), het samenstellen van informatie en het formuleren van zienswijzen hieromtrent en het aanbevelen van te nemen maatregelen;

• 1.10.

  het aan de Raad van Bestuur verstrekken van de nodige gegevens voor het opstellen van de aan het Congres voor te leggen ontwerpstrategie van de Unie en het ontwerp voor het vierjaarlijks werkplan van de Unie;

• 1.11.

  het bestuderen van problemen die verband houden met het onderwijs en de beroepsopleiding die de lidstaten en hun aangewezen aanbieders alsmede nieuwe landen en ontwikkelingslanden aangaan;

• 1.12.

  het bestuderen van de huidige situatie en de behoeften in nieuwe landen en ontwikkelingslanden en het opstellen van passende aanbevelingen over de wijze waarop en de middelen waarmee hun postale diensten kunnen worden verbeterd;

• 1.13.

  het herzien van de Regelingen van de Unie; in dit verband blijft de Postraad wat betreft het beleid en de fundamentele beginselen onderworpen aan de richtlijnen van de Raad van Bestuur;

• 1.14.

  het formuleren van voorstellen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan hetzij het Congres, hetzij de lidstaten overeenkomstig artikel 142; de goedkeuring van de Raad van Bestuur is vereist wanneer deze voorstellen betrekking hebben op vraagstukken die onder de bevoegdheid van de Raad vallen;

• 1.15.

  het, op verzoek van een lidstaat, bestuderen van elk voorstel dat deze lidstaat overeenkomstig artikel 141 aan het Internationaal Bureau zendt, het opstellen van het commentaar hierop en het Internationaal Bureau opdragen dit bij het genoemde voorstel te voegen alvorens dit ter goedkeuring voor te leggen aan de lidstaten;

• 1.16.

  het, indien nodig, aanbevelen en eventueel aannemen – na goedkeuring door de Raad van Bestuur en overleg met alle lidstaten – van regelgeving of een nieuwe werkwijze in afwachting van het besluit van het Congres ter zake;

• 1.17.

  het, in de vorm van aanbevelingen (of als bindende bepalingen indien de Akten van de Unie daarin voorzien) aan de lidstaten en hun aangewezen aanbieders, opstellen en aanreiken van normen op het gebied van techniek en exploitatie en op andere gebieden binnen zijn bevoegdheden waarop een uniforme werkwijze onmisbaar is; de Postraad verstrekt dienovereenkomstig, indien nodig, ook wijzigingen van reeds door hem vastgestelde normen;

• 1.18.

  het vaststellen van het kader voor de organisatie van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen en het goedkeuren van de organisatie van deze organen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 153;

• 1.19.

  het jaarlijks in ontvangst nemen en bespreken van verslagen van de door de gebruikers gefinancierde hulporganen;

• 1.20.

  het aannemen van het Reglement van Orde en van de wijzigingen hiervan

1

Tijdens zijn eerste vergadering, die bijeen wordt geroepen en wordt geopend door de Voorzitter van het Congres, kiest de Postraad uit zijn leden een Voorzitter en vier Vicevoorzitters en de Voorzitter/Vicevoorzitters/Medevoorzitters van de Commissies. De Voorzitter en vier Vicevoorzitters komen uit lidstaten van elk van de vijf geografische groepen van de Unie.

2

De Postraad komt tweemaal per jaar, of vaker bij wijze van uitzondering, op de zetel van de Unie bijeen, in overeenstemming met de relevante procedures die zijn vervat in zijn Reglement van Orde.

3

De Voorzitter en de Vicevoorzitters en de Voorzitters, Medevoorzitters en Vicevoorzitters van de Commissies van de Postraad vormen de Commissie van Beheer. Deze Commissie bereidt de werkzaamheden van elke zitting van de Postraad voor en geeft hieraan leiding, en neemt alle taken op zich die de Raad besluit aan haar op te dragen of die tijdens het strategische planningsproces noodzakelijk blijken.

4

Op basis van de door het Congres aangenomen strategie van de Unie en, in het bijzonder, het gedeelte dat betrekking heeft op de strategieën van de permanente organen van de Unie, stelt de Postraad tijdens zijn zitting na het Congres, een basiswerkprogramma op dat een aantal tactieken bevat ter verwezenlijking van de strategieën. Dit basisprogramma, dat een beperkt aantal werkzaamheden op het gebied van actuele onderwerpen van gemeenschappelijk belang behelst, wordt jaarlijks herzien aan de hand van de nieuwe feiten en prioriteiten.

5

(geschrapt.)

1

Waarnemers

• 1.1.

  Teneinde te zorgen voor een doeltreffende samenhang tussen de werkzaamheden van beide organen kan de Raad van Bestuur vertegenwoordigers benoemen om de vergaderingen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer bij te wonen.

• 1.2.

  Lidstaten van de Unie die geen lid zijn van de Raad, alsmede de waarnemers en ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht, aan de plenaire zittingen en aan de vergaderingen van de Commissies van de Postraad deelnemen.

• 1.3.

  De leden van de Adviescommissie alsmede waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 hebben het recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de Permanente Groepen, Taskforces en andere organen van de Postraad in de hoedanigheid van waarnemer zonder stemrecht, onder voorbehoud van het bepaalde onder 2.3.

2

Beginselen

• 2.1.

  Vanwege logistieke redenen kan de Postraad het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemer beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

• 2.2.

  Het kan de waarnemers en ad-hocwaarnemers, op hun verzoek, worden toegestaan medewerking te verlenen aan de ondernomen studies, met inachtneming van de voorwaarden die de Raad kan stellen ter waarborging van het resultaat en de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden. Ook kan op hen een beroep worden gedaan voor het voorzitten van Permanente Groepen of Taskforces wanneer hun kennis of ervaring zulks rechtvaardigt. De deelname van de waarnemers en ad-hocwaarnemers vindt plaats zonder extra kosten voor de Unie.

• 2.3.

  Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door elk betrokken orgaan of door de Voorzitter ervan in samenspraak met de Voorzitter van de Postraad en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt en aan de Postraad. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen opnieuw beoordelen, wanneer opportuun in overleg met de Postraad; Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken leden van de Adviescommissie en de ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden). Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

1

De reiskosten van vertegenwoordigers van leden van de Postraad die deelnemen aan de zittingen van dit orgaan, komen ten laste van hun lidstaat. Een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die overeenkomstig de Verenigde Naties opgestelde lijst worden gerangschikt onder de minst ontwikkelde landen heeft, behalve voor de vergaderingen die tijdens het Congres plaatsvinden, echter recht op de vergoeding van hetzij de prijs van een economyclass-retourvliegticket en/of van een eersteklassetreinkaartje, hetzij van de kosten van de reis met elk ander middel, in het laatste geval op voorwaarde dat het bedrag de prijs van een economyclass-retourvliegticket niet te boven gaat.

1

Na elke zitting brengt de Postraad de lidstaten, hun aangewezen aanbieders, de beperkte Unies en de leden van de Adviescommissie op de hoogte van zijn activiteiten, met name door hun een beknopt verslag alsmede de resoluties en besluiten van de Raad te doen toekomen.

2

De Postraad stelt, ten behoeve van de Raad van Bestuur, een jaarverslag van zijn activiteiten op.

3

De Postraad stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over al zijn activiteiten, met inbegrip van verslagen over door gebruikers gefinancierde hulporganen zoals voorzien in artikel 152, en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan alle lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de leden van de Adviescommissie.

1

De Voorzitter van de Raad van Bestuur, de Voorzitter van de Postraad en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau vormen de Coördinatiecommissie voor de permanente organen van de Unie.

2

De Coördinatiecommissie verricht de volgende taken:

• 2.1

  het helpen coördineren van het werk van de permanente organen van de Unie;

• 2.2

  het, indien nodig, bijeenkomen om kwesties te bespreken die van belang zijn voor de Unie en de postdienst en het verstrekken van een evaluatie van deze kwesties aan de organen van de Unie;

• 2.3

  het waarborgen van de juiste uitvoering van het strategische planningsproces zodat alle besluiten over de activiteiten van de Unie door de juiste organen worden genomen in overeenstemming met hun onderscheiden verantwoordelijkheden zoals vervat in de Akten van de Unie.

3

Op bijeenroeping door de Voorzitter van de Raad van Bestuur komt de Coördinatiecommissie tweemaal per jaar bijeen op de zetel van de Unie. De datum en plaats van de vergaderingen worden door de Voorzitter van de Raad van Bestuur vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitter van de Postraad en de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

1

De Adviescommissie heeft tot doel de belangen van de postale sector in brede zin te behartigen en als kader te dienen voor een doeltreffende dialoog tussen de betrokken partijen.

1

De Adviescommissie omvat:

• 1.1.

  niet-gouvernementele organisaties (waaronder organisaties die cliënten vertegenwoordigen, leveranciers van distributiediensten, werknemers en werkgevers in de postsector), filantropische entiteiten, standaardisatie-, financiële en ontwikkelingsorganisaties, leveranciers van goederen en diensten die voor de postale dienstensector werkzaam zijn, vervoersentiteiten en overige particuliere entiteiten en vergelijkbare organisaties waarin particulieren verenigd zijn, alsmede ondernemingen die een bijdrage wensen te leveren aan de verwezenlijking van de missie en de doelen van de Unie;

• 1.1bis.

  hoge vertegenwoordigers van de postale sector die zijn aanbevolen door de lidstaten of de betrokken organen van de Unie, met inbegrip van de Adviescommissie;

• 1.1ter.

  (Geschrapt.)

• 1.2.

  (Geschrapt.)

• 1.3.

  (Geschrapt.)

1bis

Alle leden van de Adviescommissie moeten gevestigd zijn (en, indien de betreffende lidstaat zulks vereist, naar behoren geregistreerd zijn) of, in het geval van de hoge vertegenwoordigers bedoeld in 1.1bis, duurzaam verblijven, in een lidstaat van de Unie.

2

De operationele kosten van de Adviescommissie worden over de leden van de Adviescommissie omgeslagen, tenzij de Raad van Bestuur anderszins besluit. In dit opzicht, en zoals nader uiteengezet in het Reglement van Orde van de Adviescommissie, kunnen er verschillende lidmaatschapsgelden van toepassing zijn afhankelijk van het specifieke rechtskarakter en financiële mogelijkheden van de leden van de Adviescommissie.

3

De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

1

De Adviescommissie bestaat uit:

• 1.1.

  niet-gouvernementele organisaties (waaronder organisaties die cliënten, leveranciers van distributiediensten, werknemers bij de post of werkgevers bij de post vertegenwoordigen), filantropische entiteiten, normalisatieorganisaties, financiële en ontwikkelingsorganisaties, leveranciers van goederen en diensten die voor de postdienstensector werkzaam zijn, vervoersentiteiten, universitaire instellingen en onderzoeksinstituten, denktanks en soortgelijke kennisinstellingen en -organen die belang hebben bij het bijdragen aan de verwezenlijking van de missie en doelen van de Unie;

• 1.2.

  hoge vertegenwoordigers uit de postsector die worden aanbevolen door lidstaten of organen van de Unie, met inbegrip van de Adviescommissie.

2

Alle leden van de Adviescommissie hebben hun hoofdvestiging (en zijn, indien vereist door de betrokken lidstaat, naar behoren geregistreerd) of, in het geval van een hoge vertegenwoordiger als bedoeld in punt 1.2, hun vaste verblijfplaats in een lidstaat van de Unie.

3

De operationele kosten van de Adviescommissie worden over de leden van de Adviescommissie omgeslagen, tenzij de Raad van Bestuur anders bepaalt. In dit verband, en zoals uiteengezet in het Reglement van Orde van de Adviescommissie, kunnen verschillende lidmaatschapsgelden van toepassing zijn, afhankelijk van de juridische aard en de specifieke financiële mogelijkheden van de leden van de Adviescommissie.

4

De leden van de Adviescommissie krijgen geen enkele vergoeding of beloning.

1

De toetreding tot de Adviescommissie wordt vastgesteld aan de hand van een procedure van indiening respectievelijk inwilliging van verzoeken die door de Raad van Bestuur wordt ingesteld en verloopt overeenkomstig artikel 107.1.30.

2

Onverminderd het bepaalde in artikel 120.2 gaan alle verzoeken om toetreding tot de Adviescommissie zoals ingediend door de entiteiten of hoge vertegenwoordigers bedoeld in artikel 120, vergezeld van de voorafgaande schriftelijke goedkeuring of aanbeveling van de lidstaat van de Unie.

2bis

Herroeping van de toetreding tot de Adviescommissie vindt plaats door middel van een proces dat is vastgesteld door de Raad van Bestuur in overeenstemming met artikel 107.1.30.

3

Elk lid van de Adviescommissie wijst zijn eigen vertegenwoordigers aan.

1

De Adviescommissie heeft de volgende taken:

• 1.1.

  het bestuderen van de desbetreffende documenten en verslagen van de Raad van Bestuur en van de Postraad en hun respectieve organen. Onder uitzonderlijke omstandigheden kan het recht bepaalde teksten en documenten te ontvangen worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist, in overeenstemming met de artikelen 109.2.3 en 115.2.3.

• 1.2.

  het uitvoeren van en bijdragen aan studies over vraagstukken die voor de leden van de Adviescommissie van belang zijn;

• 1.3.

  het bestuderen van vraagstukken betreffende de postale dienstensector en het leveren van bijdragen over deze vraagstukken in de vorm van voorstellen, aanbevelingen en verslagen aan de Raad van Bestuur en de Postraad en hun respectieve organen, in voorkomend geval.

• 1.4.

  (geschrapt.)

• 1.5.

  het indienen van aanbevelingen en verslagen bij het Congres, onder voorbehoud van goedkeuring van de Raad van Bestuur en in naam van laatstgenoemde, en wat de vraagstukken die voor de Postraad van belang zijn betreft, onder voorbehoud van beoordeling en commentaar door deze laatste overeenkomstig de artikelen 107.1.22 et 113.1.7.

1

Na elk Congres wordt de Adviescommissie opnieuw georganiseerd, volgens het door de Raad van Bestuur opgezette kader. De Voorzitter van de Raad van Bestuur zit de organisatievergadering van de Adviescommissie voor, gedurende welke wordt overgegaan tot de verkiezing van de Voorzitter van deze Commissie.

2

De Adviescommissie stelt haar interne organisatie vast en stelt haar eigen Reglement van Orde op, rekening houdend met de algemene beginselen van de Unie en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Raad van Bestuur, na overleg met de Postraad.

3

De Adviescommissie vergadert minimaal eenmaal per jaar of vaker indien dit voor haar werkzaamheden noodzakelijk wordt geacht. De datum en plaats van elke vergadering worden door de Voorzitter van de Adviescommissie vastgesteld, na overeenstemming met de Voorzitters van de Raad van Bestuur en de Postraad en met de Directeur-Generaal van het Internationaal Bureau.

1

Onverminderd artikel 124.2, hebben de leden van de Adviescommissie het recht de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur en de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

2

Ter waarborging van een doeltreffend contact met de organen van de Unie wijst de Adviescommissie vertegenwoordigers aan die de enige vertegenwoordigers zijn van de Adviescommissie zodat zij formeel, in naam van dit orgaan, de bijdragen kunnen leveren waarnaar wordt verwezen in artikel 122. Deze aangewezen vertegenwoordigers hebben het recht om, namens de Adviescommissie de vergaderingen van het Congres, de Raad van Bestuur, de Postraad en hun respectieve commissies, Permanente Groepen, Taskforces en andere organen als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen, met inachtneming van de artikelen 109 en 115 en het Reglement van Orde van het Congres voor zover dit voor het desbetreffende orgaan relevant is.

3

De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Voorzitter van de Postraad vertegenwoordigen deze organen bij de vergaderingen van de Adviescommissie wanneer op de agenda van deze vergaderingen punten staan die voor deze organen van belang zijn.

1

Lidstaten van de Unie, waarnemers en de ad-hocwaarnemers bedoeld in artikel 105 kunnen zonder stemrecht deelnemen aan de zittingen van de Adviescommissie.

2

Vanwege logistieke redenen kan de Adviescommissie het aantal deelnemers per waarnemer en ad-hocwaarnemers beperken. Ook kan de Raad hun spreekrecht tijdens de beraadslagingen beperken.

3

Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen de waarnemers en ad-hocwaarnemers worden uitgesloten van een vergadering of een deel van een vergadering van de Adviescommissie. Ook kan hun recht op het ontvangen van bepaalde documenten worden beperkt indien de vertrouwelijkheid van het onderwerp van de vergadering of van het document dat vereist. Het besluit betreffende een dergelijke beperking kan per geval door de Adviescommissie of de Voorzitter ervan, in overleg met de Voorzitter van de Raad van Bestuur en de Secretaris-Generaal worden genomen. De verschillende gevallen worden aan de Raad van Bestuur bekendgemaakt, en aan de Postraad indien het om vraagstukken gaat die een bijzonder belang voor dit orgaan inhouden. Vervolgens kan de Raad van Bestuur, indien hij zulks nodig acht, de beperkingen, indien opportuun in overleg met de Postraad, opnieuw beoordelen. Uitsluitend voor toekomstige vergaderingen geldt dat kennisgevingen van beperkingen bij voorkeur ten minste veertien dagen vóór de desbetreffende vergadering aan de betrokken waarnemers en ad-hocwaarnemers worden gezonden (of zo spoedig mogelijk in het geval van spoedvergaderingen die minder dan veertien dagen na verzending van de desbetreffende uitnodiging door het Internationaal Bureau worden gehouden). Bijgevolg zijn deze kennisgevingen niet van toepassing in het geval van uitsluitingen of beperkingen van de toegang tot documenten die noodzakelijk worden geacht in het kader van een lopende vergadering van het betrokken orgaan.

1

Na elke zitting brengt de Adviescommissie de Raad van Bestuur en de Postraad op de hoogte van haar activiteiten door de Voorzitters van deze organen, onder andere, een beknopt verslag te zenden van haar vergaderingen alsmede aanbevelingen en zienswijzen. De Voorzitter van de Adviescommissie of een andere aangewezen vertegenwoordiger van de Adviescommissie brengt ook verslag uit over de werkzaamheden van de Adviescommissie op elke plenaire vergadering van respectievelijk de Raad van Bestuur en de Postraad.

2

De Adviescommissie brengt bij de Raad van Bestuur en de Postraad een jaarlijks activiteitenverslag uit. Dit verslag is inbegrepen in de stukken van de Raad van Bestuur en de Postraad die aan de lidstaten van de Unie, aan hun aangewezen aanbieders en aan de beperkte Unies wordt verstrekt overeenkomstig art. 111 en 117.

3

De Adviescommissie stelt ten behoeve van het Congres een verslag op over haar activiteiten en doet dit ten minste twee maanden voor de opening van het Congres toekomen aan de lidstaten en aan hun aangewezen aanbieders.

0bis

De Directeur-Generaal is de wettelijke vertegenwoordiger van de Unie.

1

De Directeur-Generaal organiseert, bestuurt en leidt het Internationaal Bureau.

2

Wat betreft de indeling van functies, benoemingen en bevordering is hij bevoegd tot:

• 2.1.

  het indelen van de functies in de rangen G 1 tot en met D 2, en tot het bevorderen van de functionarissen in deze rangen.

• 2.2.

  Voor benoemingen in de rangen P 1 tot en met D 2 dient hij de beroepsbekwaamheid in acht te nemen van de kandidaten die de nationaliteit hebben van een lidstaat of die hun beroep uitoefenen in een lidstaat, rekening houdend met een billijke geografische spreiding en taalspreiding en genderbalans. De functies in de rang D 2 moeten, met inachtneming van het doorslaggevende criterium van de doeltreffendheid van het Internationaal Bureau, zoveel mogelijk worden vervuld door kandidaten uit andere regio’s dan die waaruit de Directeur-Generaal en de Plaatsvervangend Directeur-Generaal afkomstig zijn.

• 2.3.

  Bij de benoeming van een nieuwe functionaris houdt de Directeur-Generaal er tevens rekening mee dat de personen in de functies van de rangen D 2, D 1 en P 5 ingezetenen van verschillende lidstaten van de Unie moeten zijn.

• 2.4.

  Bij de bevordering van een functionaris van het Internationaal Bureau in de rangen D 2, D 1 en P 5 is de Directeur-Generaal niet verplicht hetzelfde beginsel toe te passen als bij 2.3.

• 2.5.

  De bekwaamheid die tijdens het wervingsproces wordt vastgesteld heeft prioriteit boven de eis van een billijke geografische spreiding en taalspreiding en genderbalans.

• 2.6.

  De Directeur-Generaal brengt de Raad van Bestuur eenmaal per jaar op de hoogte van de benoemingen en bevorderingen in de rangen P 4 tot en met D 2.

3

De Directeur-Generaal heeft voorts de volgende bevoegdheden:

• 3.1.

  het vervullen van de taken van depositaris van de Akten van de Unie en van tussenpersoon bij de procedure voor toetreding en toelating tot de Unie alsmede bij de procedure voor het verlaten ervan;

• 3.2.

  het aan alle regeringen van de lidstaten kennisgeven van de besluiten van het Congres;

• 3.3.

  het aan alle lidstaten en hun aangewezen aanbieders kennisgeven van de door de Postraad vastgestelde of herziene Regelingen;

• 3.4.

  het opstellen van de jaarlijkse ontwerpbegroting van de Unie op het laagst mogelijke niveau dat nog verenigbaar is met de behoeften van de Unie en deze op een gelegen tijdstip ter beoordeling voorleggen aan de Raad van Bestuur; het, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, aan de lidstaten mededelen van de begroting en deze ten uitvoer leggen;

• 3.5.

  het uitvoeren van de specifieke door de organen van de Unie verzochte activiteiten alsmede die welke de Directeur-Generaal uit hoofde van de Akten worden toegewezen;

• 3.6.

  het nemen van initiatieven voor het verwezenlijken van de door de organen van de Unie gestelde doelen, in het kader van het vastgestelde beleid en de beschikbare financiële middelen;

• 3.7.

  het aan de Raad van Bestuur of aan de Postraad voorleggen van suggesties en voorstellen;

• 3.8.

  het, na de afsluiting van het Congres, aan de Postraad voorleggen van voorstellen betreffende de wijzigingen die op de Regelingen moeten worden aangebracht naar aanleiding van de besluiten van het Congres, overeenkomstig het Reglement van Orde van de Postraad;

• 3.9.

  het opstellen, ten behoeve van de Raad van Bestuur en op basis van de door de Raden gegeven richtlijnen, van de ontwerpstrategie van de Unie en het ontwerp voor het vierjaarlijks werkplan die aan het Congres moeten worden voorgelegd;

• 3.10.

  het, ter goedkeuring door de Raad van Bestuur, opstellen van een vierjarig verslag over de resultaten van de lidstaten betreffende de uitvoering van de door het voorgaande Congres goedgekeurde strategie, dat aan het volgende Congres wordt voorgelegd;

• 3.11.

  (Geschrapt.)

• 3.12.

  het optreden als tussenpersoon in de betrekkingen tussen:

  • 3.12.1.

    de Unie en de beperkte Unies;

  • 3.12.2.

    de Unie en de Organisatie van de Verenigde Naties;

  • 3.12.3.

    de Unie en de internationale organisaties wier activiteiten voor de Unie van belang zijn;

  • 3.12.4.

    de Unie en de internationale instanties, verenigingen of ondernemingen waarmee de organen van de Unie overleg wensen te plegen of die zij bij hun werkzaamheden wensen te betrekken;

• 3.13.

  het vervullen van de taak van Secretaris-Generaal van de organen van de Unie en het in die hoedanigheid, met inachtneming van de bijzondere bepalingen van dit Algemeen Reglement, toezien op:

  • 3.13.1.

    de voorbereiding en de organisatie van de werkzaamheden van de organen van de Unie;

  • 3.13.2.

    de opstelling, vervaardiging en verspreiding van stukken, rapporten en verslagen;

  • 3.13.3.

    het functioneren van het secretariaat gedurende de vergaderingen van de organen van de Unie;

• 3.14.

  het bijwonen van zittingen van de organen van de Unie en het zonder stemrecht deelnemen aan de beraadslagingen, met de mogelijkheid zich te laten vertegenwoordigen.

1

De Plaatsvervangend Directeur-Generaal staat de Directeur-Generaal bij en is verantwoording aan hem verschuldigd.

2

In geval van afwezigheid of verhindering van de Directeur-Generaal oefent de Plaatsvervangend Directeur-Generaal zijn bevoegdheden uit. Hetzelfde geldt indien de in artikel 126.3 bedoelde functie van Directeur-Generaal vacant is.

1

Het secretariaat van de organen van de Unie en de Adviesraad wordt verzorgd door het Internationaal Bureau onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal.

1

Het Internationaal Bureau stelt alle stukken op en stelt deze via de website van de Unie beschikbaar in de in artikel 155 genoemde taalversies, in overeenstemming met het Reglement van Orde van de Raad van Bestuur en de Postraad. Het Internationaal Bureau wijst door middel van een efficiënt online signaleringssysteem, met name de vertegenwoordigers van de lidstaten, tevens op nieuwe elektronische publicaties op de website van de Unie.

2

Uitsluitend op verzoek van een afzonderlijke lidstaat verspreidt het Internationaal Bureau daarnaast fysieke publicaties van de Unie, zoals circulaires van het Internationaal Bureau en beknopte verslagen van de Raad van Bestuur en de Postraad.

1

Het Internationaal Bureau stelt een lijst van lidstaten van de Unie op en houdt deze bij; hierin wordt hun contributieklasse vermeld, hun geografische groep en hun positie ten aanzien van de Akten van de Unie.

1

Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

2

Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze of bieden van geschillenbeslechting (in dat laatste geval tegen betaling en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur) over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

3

Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van een onderzoek heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

4

Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

5

Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

1

Het Internationaal Bureau houdt zich te allen tijde ter beschikking van de Raad van Bestuur, van de Postraad, van de Adviescommissie, van de lidstaten en van hun aangewezen aanbieders voor het verstrekken van alle nuttige inlichtingen inzake vraagstukken die met de dienst verband houden.

2

Het Internationaal Bureau is in het bijzonder belast met het bijeenbrengen, coördineren, publiceren en verspreiden van inlichtingen van uiteenlopende aard die van belang zijn voor de postale dienst; het op verzoek van de betrokken partijen uitbrengen van een zienswijze of bieden van geschillenbeslechting (in dat laatste geval tegen betaling en in overeenstemming met de relevante procedures die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur) over geschillen; het gevolg geven aan verzoeken om uitlegging en wijziging van de Akten van de Unie en, in het algemeen, het verrichten van studies en redactionele of documentaire werkzaamheden die de genoemde Akten aan hem toekennen of die hem in het belang van de Unie worden opgedragen.

3

Het Internationaal Bureau verricht eveneens de onderzoeken waarom door de lidstaten en door de door hun aangewezen aanbieders wordt verzocht teneinde de zienswijze van de andere lidstaten en van hun aangewezen aanbieders, de leden van de Adviescommissie en het publiek, in voorkomend geval, met betrekking tot een bepaald vraagstuk te vernemen. De uitkomst van deze onderzoeken heeft niet het karakter van een stemming en is niet formeel bindend.

4

Het Internationaal Bureau kan in de hoedanigheid van clearing office optreden bij de vereffening van rekeningen van uiteenlopende aard die betrekking hebben op de postale dienst.

5

Het Internationaal Bureau waarborgt de vertrouwelijkheid en veiligheid van de commerciële gegevens die lidstaten, hun aangewezen aanbieders en/of de leden van de Adviescommissie verstrekken voor het uitvoeren van zijn taken die voortvloeien uit de Akten of besluiten van de Unie.

1

Het Internationaal Bureau is belast met het doen vervaardigen van internationale antwoordcoupons en met de verstrekking tegen kostprijs hiervan aan de lidstaten of hun aangewezen aanbieders die daarom verzoeken.

1

Twee exemplaren van de Akten van de beperkte Unies en van de ingevolge artikel 8 van de Constitutie gesloten bijzondere verdragen moeten door de Bureaus van deze Unies of, bij gebreke daarvan, door een van de verdragsluitende partijen aan het Internationaal Bureau worden gezonden.

2

Het Internationaal Bureau ziet erop toe dat de Akten van de beperkte Unies en de bijzondere verdragen niet voorzien in minder gunstige voorwaarden voor het publiek dan die welke in de Akten van de Unie zijn voorzien.

Het Internationaal Bureau meldt elke uit hoofde van deze bepaling vastgestelde onregelmatigheid aan de Raad van Bestuur.

3

Het Internationaal Bureau brengt de lidstaten en hun aangewezen aanbieders op de hoogte van het bestaan van bovengenoemde Unies en verdragen.

1

Het Internationaal Bureau publiceert met behulp van de hem ter beschikking gestelde stukken een periodiek in de Duitse, Engelse, Arabische, Chinese, Spaanse, Franse en Russische taal.

1

Het Internationaal Bureau stelt een jaarlijks verslag op van de activiteiten van de Unie en doet dit, na goedkeuring door de Commissie van Beheer van de Raad van Bestuur, toekomen aan de lidstaten en/of hun aangewezen aanbieders, aan de beperkte Unies en aan de Organisatie van de Verenigde Naties.