Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 26 mei 2009, nr. DDI/BO/09/161, tot vaststelling van regels voor het beheer van archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009)

In deze regeling en de daarop gebaseerde procedures en voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  archief: het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie,

• b.

  archiefbescheiden:

  • 1°

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

  • 3°

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke als gevolg van overeenkomsten met of beschikkingen van het ministerie in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; en

  • 4°

    reproducties, ongeacht vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder het eerste, tweede of derde lid bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van artikel 7 van de wet zijn vervaardigd.

• c.

  archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en beschikbaar te stellen,

• d.

  archiefbeheerssysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur, apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden,

• e.

  archiefmedewerker: medewerker die is belast met archiefbeheer,

• f.

  besluit: het Archiefbesluit 1995,

• g.

  CBI: Centrum tot Bevordering van de Import uit ontwikkelingslanden, agentschap van het ministerie, gevestigd te Rotterdam,

• h.

  chef de Poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken,

• i.

  DDI: Directie Documentaire Informatievoorziening,

• j.

  departement: de verzameling organisatieonderdelen die als geheel het ministerie vormen, met uitzondering van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland,

• k.

  deelarchief: het geheel van archiefbescheiden van een organisatieonderdeel,

• l.

  directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004,

• m.

  document: geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op één of meer gegevensdragers,

• n.

  dossiermap: een analoge of digitale houder om archiefbescheiden in hun onderlinge samenhang bijeen te houden,

• o.

  gegeven: weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat,

• p.

  gegevensdrager: medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bv. papier, celluloid, elektromagnetische en optische media,

• q.

  geordende staat: rangschikking van archiefbescheiden zoals beschreven op grond van procedures en voorschriften,

• r.

  goede staat: zodanige staat van de gegevensdrager en de daarop vastgelegde informatie, alsmede een zodanig beheer dat raadpleging nu en in de toekomst mogelijk blijft,

• s.

  informatie: gegevens verzamelt en uitgewerkt om te dienen als communicatie tussen personen,

• t.

  medewerker: persoon bedoeld in artikel 8 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken, niet zijnde een archiefmedewerker,

• u.

  metadata: gegevens die de context, inhoud, structuur en gedrag van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven,

• v.

  minister: de Minister van Buitenlandse Zaken,

• w.

  ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken,

• x.

  ontsluiting: het in toegankelijke staat brengen van archiefbescheiden door het vervaardigen van toegangen en andere hulpmiddelen,

• y.

  opheffing: organisatiewijziging waarbij taken van een organisatieonderdeel worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon,

• z.

  organisatieonderdeel: een onderdeel van het ministerie dat met toegewezen bevoegdheden en middelen één of meerdere taken uitvoert onder ministeriële verantwoordelijkheid en waarvoor een eigen deelarchief wordt gevormd,

• aa.

  overdragen: het verplaatsen van het archiefbeheer naar een ander organisatieonderdeel van het ministerie,

• bb.

  post: Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland als organisatieonderdeel van het ministerie,

• cc.

  privatisering: situatie waarbij taken van een organisatieonderdeel worden overgedragen aan een persoon of organisatie die geen publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid heeft,

• dd.

  reorganisatie: organisatiewijziging waarbij taken van een organisatieonderdeel worden overgedragen aan een ander organisatieonderdeel, dan wel naar een persoon of organisatie buiten het ministerie die publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid heeft,

• ee.

  taak: een opdracht, gebaseerd op algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving, die gericht is op het realiseren van een doel voor het oplossen of verkleinen van een probleem van de omgeving (primaire taak) of op het mogelijk maken van het verrichten van deze eerstgenoemde taak (secundaire taak),

• ff.

  toegankelijke staat: toestand waarbij archiefbescheiden zodanig zijn geordend en van ingangen zijn voorzien dat zij kunnen worden geraadpleegd,

• gg.

  vernietigingstermijn: termijn gedurende welke archiefbescheiden op basis van een geldende selectielijst in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gehouden alvorens te worden vernietigd of overgebracht,

• hh.

  vervanging: reproductie van archiefbescheiden met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan.

• ii.

  wet: de Archiefwet 1995, en

• jj.

  zaak: eindigend complex van handelingen betreffende een bepaald geval of gebeurtenis.

Directeur DDI is verantwoordelijk voor:

• a.

  Het voorbereiden en opstellen van (strategische) beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van archiefbeheer en het bijdragen aan kennismanagement;

• b.

  Het onderhouden van contacten, voeren van overleg en het vertegenwoordigen van het ministerie in departementale, interdepartementale en internationale gremia op het gebied van archiefbeheer;

• c.

  Het formuleren van technische en functionele eisen die betrekking hebben op archiefbescheiden, het beheer van deze archiefbescheiden en de hulpmiddelen die hierbij gebruikt worden;

• d.

  Het opstellen van de beheersregeling documentaire informatievoorziening, alsmede het opstellen, onderhouden en vaststellen van procedures en voorschriften ter nadere uitwerking van deze regeling;

• e.

  Het houden van toezicht op de staat van archiefbescheiden van het ministerie en de wijze en kwaliteit van het archiefbeheer, opdat wordt voldaan aan wet- en regelgeving waaronder deze regeling en de daarop gebaseerde procedures en voorschriften en het hierover rapporteren aan de Secretaris-Generaal;

• f.

  Het ondersteunen en adviseren van Chefs de Poste bij de inrichting en uitvoering van het archiefbeheer;

• g.

  Uitvoering van het archiefbeheer op het departement overeenkomstig daartoe afgesloten dienstverleningsovereenkomst als bedoeld in artikel 4, tweede lid;

• h.

  Het beheren van de (centrale) archiefruimten van het departement;

• i.

  Het opstellen, onderhouden en doen vaststellen van selectielijsten voor het ministerie; en

• j.

  Het verzorgen van opleidingen voor medewerkers met taken op het gebied van archiefbeheer.

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het zo spoedig mogelijk na behandeling aanbieden aan het archief van inkomende documenten en kopieën van uitgaande documenten die zij gebruiken bij de uitvoering van hun werkzaamheden.

Archiefmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het verrichten of laten verrichten van archiefbeheer.

De directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor de afdoening van documenten binnen de gestelde termijn, dan wel binnen een redelijke termijn, een en ander met in achtneming van hetgeen gesteld in wet- en regelgeving.

De bepalingen in deze regeling zijn van toepassing op alle archiefbescheiden van het ministerie, tenzij voor archiefbescheiden, waaronder bijzondere archiefbescheiden, op grond van wet- en regelgeving afwijkende bepalingen gelden.

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevatten een voorziening omtrent het archiefbeheer, overeenkomstig het gestelde in deze regeling.

Bij verhuizing van het organisatieonderdeel is directeur DDI of de desbetreffende Chef de Poste verantwoordelijk voor:

• a.

  De meeverhuizing van het deelarchief van het organisatieonderdeel; en

• b.

  Het aanpassen of realiseren van voorzieningen die het mogelijk maken het archiefbeheer van het deelarchief na de verhuizing onverminderd voort te zetten.

De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van de toepassingsprogrammatuur, maakt onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.

Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen vastleggen van tenminste de volgende gegevens:

• a.

  De benaming van toepassingsprogrammatuur waarmee digitale archiefbescheiden worden ontvangen en opgemaakt, inclusief versienummer; en

• b.

  De beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur.

Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen inrichten, onderhouden en bewaren van toepassingsprogrammatuur, besturingsprogrammatuur en apparatuur, met inbegrip van nieuwere versies, zodanig dat de authenticiteit, leesbaarheid, betrouwbaarheid en beveiliging van de daarin opgeslagen archiefbescheiden wordt gewaarborgd gedurende hun vernietigingstermijn.

Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen vastleggen van eisen ten aanzien van:

• a.

  De inhoud, vorm, structuur en het gedrag van digitale archiefbescheiden, voor zover deze kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;

• b.

  Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden werden ontvangen of opgemaakt; en

• c.

  De samenhang met andere door het ministerie ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden.

De Beheersregels documentaire informatievoorziening BZ 2005 worden ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009.