Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11 juni 2012, nr. CIO/12/043, tot vaststelling van beheersregels voor het archiefbeheer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Beheersregeling archiefbeheer BZ 2012)

1

De Directeur Informatiediensten en de Chefs de Poste beheren de archiefbescheiden zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden geen noemenswaardige achteruitgang van de archiefbescheiden is te constateren.

2

Voor zover instabiele, minder goed houdbare materialen zijn gebruikt, conserveert of vervangt de Directeur Informatiediensten en de Chef de Poste de betreffende archiefbescheiden.

3

De materialen die het ministerie gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2009.

4

Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

1

Afgesloten archiefdelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimtes.

2

De Directeur Informatiediensten en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het aanwijzen, inrichten, onderhouden en beveiligen van archiefruimtes voor de opslag van dynamische en semi-statische archiefdelen.

3

De Directeur Informatiediensten is verantwoordelijk voor het (doen) inrichten, onderhouden en beveiligen van de centrale archiefruimte van het ministerie of andere daartoe aangewezen ruimtes, overeenkomstig de Archiefregeling 2009.

4

De Directeur Informatiediensten en Chefs de Poste dragen zorg voor het zodanig situeren en inrichten van archiefruimten dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van calamiteiten zo min mogelijk gevaar lopen.

1

Registratie van bij het ministerie inkomende en uitgaande documenten vindt plaats door het desbetreffende organisatieonderdeel.

2

Bij de documentregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid vastgelegd.

1

Archiefbescheiden worden op logisch samenhangende wijze geordend, zodanig dat:

• a.

  de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden,

• b.

  de archiefbescheiden binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn,

• c.

  de selectie, bedoeld in artikel 14, op eenvoudige wijze kan plaatsvinden.

2

Bij de dossierregistratie worden ten minste de verplichte metagegevens uit het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid vastgelegd.

1

De Directeur Informatiediensten houdt bij het ontwerpen van een selectielijst, bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder c, rekening met:

• a.

  de taak van het ministerie,

• b.

  de verhouding van het ministerie tot andere overheidsorganen,

• c.

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

• d.

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

2

Selectielijsten worden opgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar.

3

De artikelen 3 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 zijn van overeenkomstige toepassing.

1

Archiefbescheiden zijn beschikbaar ter raadpleging voor de medewerkers van het ministerie, tenzij deze zijn aangemerkt als gerubriceerde informatie of privacygevoelige informatie bevatten.

2

Van de beschikbaarstelling van dossiers wordt een administratie bijgehouden door de archiefbeheerder.

3

Het verwijderen van archiefbescheiden uit dossiers is niet toegestaan.

1

Archiefbescheiden worden door de Directeur of Chef de Poste op verzoek ter beschikking gesteld aan derden met inachtneming van de wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet openbaarheid van bestuur.

2

Verzoeken tot beschikbaarstelling van archiefbescheiden stemt de Directeur of Chef de Poste af met de Directeur Juridische Zaken.

3

Indien het verzoek tot beschikbaarstelling wordt ingewilligd kan de aanvrager de desbetreffende archiefbescheiden gedurende een periode van maximaal twee maanden tijdens kantooruren komen inzien.

4

Indien de aard of mate van beschikbaarstelling of gebruik van de opgevraagde archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele archiefbescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld.

5

Van de beschikbaarstelling als bedoeld in het eerste lid wordt een administratie bijgehouden.

1

Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien:

• a.

  de archiefbescheiden voorkomen op een vastgestelde selectielijst,

• b.

  noodvernietiging, als bedoeld in artikel 22, moet worden toegepast,

• c.

  de archiefbescheiden ingevolge artikel 18 zijn vervangen.

2

Voordat vernietiging plaatsvindt, dienen Directeur Informatiediensten en de Directeur of Chef de Poste van het dienstonderdeel dat de archiefbescheiden heeft gevormd schriftelijk toestemming te hebben verleend.

3

Vernietiging geschiedt zodanig dat het niet mogelijk is op enige wijze nog informatie uit de archiefbescheiden te herleiden.

4

Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden.

1

De Chief Information Officer kan besluiten tot de vervanging van archiefbescheiden.

2

Vervanging van archiefbescheiden geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

3

Van de vervanging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden.

1

Directeuren en Chefs de Poste kunnen in overleg met Directeur Informatiediensten archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar het Nationaal Archief vervreemden.

2

Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijke voorschrift.

3

Bij vervreemding als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de belangen genoemd in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995.

4

Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde archiefbescheiden.

1

De Directeur Informatiediensten is belast met het archiefbeheer van alle semi-statische archiefbescheiden.

2

De Directeur of Chef de Poste draagt semi-statische archiefbescheiden over aan de Directeur Informatiediensten.

3

Overdracht van semi-statische archiefbescheiden geschiedt op basis van door de Directeur Informatiediensten vastgestelde procedures en voorschriften.

4

Van de overdracht wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgedragen semi-statische archiefbescheiden.

1

De semi-statische archiefbescheiden worden indien zij de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt binnen een periode van 10 jaar door directeur Informatiediensten in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het Nationaal Archief.

2

De over te brengen semi-statische archiefbescheiden zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

3

Met de over te brengen semi-statische archiefbescheiden, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren overgedragen.

4

Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte semi-statische archiefbescheiden.

5

In de verklaring kunnen beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen semi-statische archiefbescheiden worden gesteld.