Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 16 december 2013, nr. MINBUZA-2013.341554 tot vaststelling van beheersregels voor het archiefbeheer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013)

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a.

  archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie.

• b.

  archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.

• c.

  archiefbeheerder: degene die in opdracht van de minister is belast met het archiefbeheer van het ministerie of een onderdeel daarvan.

• d.

  archiefbescheiden:

  • 1°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

  • 3°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.

• e.

  archiefcommissie: de archiefcommissie is onafhankelijk adviseur van de minister inzake het archiefbeheer van het ministerie.

• f.

  chef de poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.

• g.

  chief information officer: de functionaris die verantwoordelijk is voor de departementale strategie en het strategisch beleid voor informatievoorziening en ICT en de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt.

• h.

  directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.

• i.

  directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer voor het ministerie.

• j.

  hoofd regionale service organisatie: hoofd van de regionale service organisatie, die de posten ondersteunt bij de bedrijfsvoering en consulaire zaken.

• k.

  minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.

• l.

  ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bestaande uit het departement, de posten, honorair consuls en het agentschap Centrum tot Bevordering van de Import uit Ontwikkelingslanden (CBI).

• m.

  overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

• n.

  overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.

• o.

  selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

• p.

  verklaring: een door de directeur of chef de poste ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.

• q.

  vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.

• r.

  vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.

De directeur:

• a.

  bepaalt welke informatie van het dienstonderdeel archiefwaardig is;

• b.

  draagt verantwoordelijkheid voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van het dienstonderdeel;

• c.

  bepaalt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van het dienstonderdeel;

• d.

  verleent op verzoek van de directeur Bedrijfsvoering medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

De chef de poste of hoofd rso:

• a.

  bepaalt welke informatie van het dienstonderdeel archiefwaardig is;

• b.

  verantwoordelijk voor het aanbieden van alle archiefwaardige stukken van het dienstonderdeel;

• c.

  draagt verantwoordelijkheid voor het doen archiveren van alle archiefwaardige stukken die door de honorair consuls die onder de post ressorteren worden aangeboden.

• d.

  bepaalt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, het normenkader voor de toetsing op de volledigheid van dossiers van het dienstonderdeel;

• e.

  stelt, in overleg met de directeur Bedrijfsvoering, voor de papieren archieven op de post een noodvernietigingsplan vast.

• f.

  verleent op verzoek van de directeur Bedrijfsvoering medewerking aan het opstellen van procedures, voorschriften en selectielijsten door het beschikbaar stellen van deskundigen op het gebied van de taken en werkprocessen van het organisatieonderdeel.

De medewerker doet de door hem behandelde bescheiden ter archivering toekomen aan de archiefbeheerder.

De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding, de chief information officer en/of de directeur Bedrijfsvoering over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.

Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevatten een voorziening over het archiefbeheer overeenkomstig het gestelde in deze regeling.

De Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2012 wordt ingetrokken.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

De regeling kan worden aangehaald als ‘Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013’.